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Budgets de projet

Fonctionnalité PRO+

Les budgets de projet sont uniquement disponibles dans les niveaux PRO et ENTERPRISE. Passer à un niveau supérieur →

Vue d'ensemble​

Les budgets de projet vous aident à surveiller les dépenses, prévenir les dépassements et garantir une livraison de projet rentable. CADENSA prend en charge les budgets fixes (coût total) et les budgets horaires (basés sur le temps).

Avantages :

  • Prévenir les dépassements de budget
  • Visibilité en temps réel des dépenses
  • Alertes automatiques aux seuils
  • Suivi de la rentabilité
  • Notifications des parties prenantes

Types de budget​

Budget fixe​

Définition : Limite monétaire totale pour le projet.

Exemple : Projet de refonte de site à 5 000 €

Comment ça fonctionne :

  1. Définir un budget fixe : 5 000 €
  2. L'équipe suit le temps sur le projet
  3. Entrées de temps × tarifs horaires = coût
  4. Quand le coût atteint 4 000 € (80 %), alerte déclenchée
  5. Quand le coût atteint 5 000 € (100 %), budget épuisé

Idéal pour :

  • Contrats à prix fixe
  • Projets sur devis
  • Projets en régie plafonnée

Configuration :

Type de budget : Fixe
Montant : 5 000 €
Devise : EUR
Alertes : 80%, 90%, 100%

Budget horaire​

Définition : Heures facturables maximales allouées au projet.

Exemple : Forfait consulting de 100 heures

Comment ça fonctionne :

  1. Définir un budget horaire : 100 heures
  2. L'équipe suit le temps sur le projet
  3. Somme des entrées de temps = heures utilisées
  4. Quand 80 heures utilisées (80 %), alerte déclenchée
  5. Quand 100 heures utilisées (100 %), budget épuisé

Idéal pour :

  • Contrats de forfait
  • Contrats au temps et matériaux
  • Planification de capacité

Configuration :

Type de budget : Horaire
Heures : 100
Alertes : 80%, 90%, 100%
Tarif (optionnel) : 50 €/heure (pour le calcul des coûts)

Aucun budget​

Définition : Aucune restriction ou suivi de budget.

Quand utiliser :

  • Projets internes
  • Travail à durée indéterminée
  • Activités non facturables
  • Projets R&D

Par défaut : Les nouveaux projets n'ont pas de budget jusqu'à ce que vous en définissiez un.

Configurer un budget​

Configuration initiale​

Étape 1 : Naviguer vers les paramètres de budget du projet

  1. Allez dans Projets → Sélectionnez votre projet
  2. Naviguez vers l'onglet Paramètres
  3. Cliquez sur la section Budget

Étape 2 : Choisissez le type de budget

  • Sélectionnez Fixe, Horaire, ou Aucun budget

Étape 3 : Configurez le budget

Pour un budget fixe :

  • Montant : Saisissez le budget total (ex. 5000)
  • Devise : EUR, USD, HUF, etc. (par défaut : devise de l'espace de travail)
  • Inclure le non-facturable : Inclure/exclure le temps non-facturable dans les calculs

Pour un budget horaire :

  • Heures : Saisissez les heures maximales (ex. 100)
  • Tarif (optionnel) : Définissez un tarif pour le calcul des coûts
  • Inclure le non-facturable : Inclure/exclure les heures non-facturables

Étape 4 : Configurez les alertes

  • Seuil 80 % : Alerte d'avertissement
  • Seuil 90 % : Avertissement critique
  • Seuil 100 % : Alerte de budget dépassé
  • Seuil 110 % : Alerte de dépassement grave

Étape 5 : Enregistrez le budget

  • Cliquez sur le bouton "Enregistrer le budget"
  • Le suivi du budget commence immédiatement

Suivi du budget​

Tableau de bord du budget en temps réel​

Informations affichées :

Aperçu du budget :

  • Budget total : 5 000 € (ou 100 heures)
  • Dépensé : 3 200 € (ou 64 heures)
  • Restant : 1 800 € (ou 36 heures)
  • Pourcentage utilisé : 64 %
  • Statut : Dans les délais / À risque / Dépassé

Barre de progression visuelle :

[████████████░░░░░░░░] 64% Dans les délais (0-79%) À risque (80-99%) Dépassé (100%+)

Alertes de budget​

Seuils d'alerte​

Avertissement 80 %

  • Quand : Le budget atteint 80 % (4 000 € sur 5 000 €)
  • Action : E-mail envoyé au propriétaire/responsable du projet
  • Recommandation : Vérifiez le travail restant, ajustez la portée si nécessaire

Critique 90 %

  • Quand : Le budget atteint 90 % (4 500 € sur 5 000 €)
  • Action : E-mail + notification in-app
  • Recommandation : Vérification immédiate, informez le client

Dépassé 100 %

  • Quand : Le budget atteint 100 % (5 000 € sur 5 000 €)
  • Action : E-mail + in-app + résumés quotidiens jusqu'à résolution
  • Recommandation : Arrêtez le travail, discutez avec le client, ajustez le budget

Dépassement grave 110 % 🚨

  • Quand : Le budget atteint 110 % (5 500 € sur 5 000 €)
  • Action : Escalade au propriétaire de l'espace de travail
  • Recommandation : Action urgente requise

Ajustements de budget​

Augmenter le budget​

Quand augmenter :

  • Extension de portée (approuvée par le client)
  • Demandes de changement
  • Complexité imprévue

Comment augmenter :

  1. Paramètres du projet → Budget
  2. Cliquez sur "Ajuster le budget"
  3. Saisissez le nouveau montant (ex. 5 000 € → 7 000 €)
  4. Ajoutez une raison d'ajustement (pour la piste d'audit)
  5. Enregistrez les modifications

Rapports de budget​

Rapports intégrés​

Rapport de résumé de budget :

  • Tous les projets avec budgets
  • Comparaison budget vs réel
  • Sur/sous budget par projet
  • Export : CSV, PDF, Excel

Rapport de prévision de budget (ENTERPRISE) :

  • Date d'achèvement projetée
  • Coût final estimé
  • Basé sur le taux de combustion
  • Scénarios hypothétiques

Décomposition par membre de l'équipe​

MembreHeuresCoût% du budget
Jean (Gestionnaire)20h€1 60032 %
Anne (Designer)25h€1 25025 %
Paul (Développeur)19h€95019 %
Total64h€3 80076 %

Décomposition par tâche​

TâcheHeuresCoûtStatut
Design25h€1 250Terminée
Développement30h€1 500En cours
Tests9h€450À faire

Bonnes pratiques de budget​

À faire​

  • Définissez les budgets à l'avance - Avant le démarrage du projet
  • Utilisez des estimations conservatives - Prévoyez une marge (10-20 %)
  • Surveillez régulièrement - Révisions hebdomadaires du budget
  • Communiquez tôt - Alertez les clients à 80 %, pas à 100 %
  • Documentez les ajustements - Ajoutez toujours une raison pour les modifications
  • Vérifiez la rentabilité - Comparez budget vs revenus

À ne pas faire​

  • N'ignorez pas les alertes - Agissez immédiatement sur les avertissements à 80 %
  • Ne cachez pas les dépassements - Transparence avec les clients
  • N'ajustez pas sans raison - La piste d'audit est importante
  • Ne définissez pas de budgets irréalistes - Prépare à l'échec
  • N'oubliez pas la marge de sécurité - Le travail imprévu arrive toujours

Dépannage​

Le budget ne suit pas correctement​

Causes :

  • Temps non-facturable inclus/exclu incorrectement
  • Changements de tarif non pris en compte
  • Erreurs dans les entrées de temps manuelles

Solutions :

  1. Vérifiez le paramètre "Inclure le non-facturable"
  2. Vérifiez les tarifs des entrées de temps
  3. Vérifiez que toutes les entrées de temps sont rattachées au projet

Les alertes ne sont pas envoyées​

Solutions :

  1. Paramètres du projet → Budget → Alertes
  2. Vérifiez les adresses e-mail
  3. Vérifiez le dossier spam/courrier indésirable
  4. Ajoutez noreply@cadensa.io à vos contacts

Impossible de définir un budget​

Raison : Le niveau FREE ne comprend pas le suivi de budget.

Solution : Passez au niveau PRO ou ENTERPRISE.

Prochaines étapes​

Besoin d'aide ?​