Budgets de projet
Les budgets de projet sont uniquement disponibles dans les niveaux PRO et ENTERPRISE. Passer à un niveau supérieur →
Vue d'ensemble
Les budgets de projet vous aident à surveiller les dépenses, prévenir les dépassements et garantir une livraison de projet rentable. CADENSA prend en charge les budgets fixes (coût total) et les budgets horaires (basés sur le temps).
Avantages :
- Prévenir les dépassements de budget
- Visibilité en temps réel des dépenses
- Alertes automatiques aux seuils
- Suivi de la rentabilité
- Notifications des parties prenantes
Types de budget
Budget fixe
Définition : Limite monétaire totale pour le projet.
Exemple : Projet de refonte de site à 5 000 €
Comment ça fonctionne :
- Définir un budget fixe : 5 000 €
- L'équipe suit le temps sur le projet
- Entrées de temps × tarifs horaires = coût
- Quand le coût atteint 4 000 € (80 %), alerte déclenchée
- Quand le coût atteint 5 000 € (100 %), budget épuisé
Idéal pour :
- Contrats à prix fixe
- Projets sur devis
- Projets en régie plafonnée
Configuration :
Budget Type: Fixed
Amount: €5,000
Currency: EUR
Alerts: 80%, 90%, 100%
Budget horaire
Définition : Heures facturables maximales allouées au projet.
Exemple : Forfait consulting de 100 heures
Comment ça fonctionne :
- Définir un budget horaire : 100 heures
- L'équipe suit le temps sur le projet
- Somme des entrées de temps = heures utilisées
- Quand 80 heures utilisées (80 %), alerte déclenchée
- Quand 100 heures utilisées (100 %), budget épuisé
Idéal pour :
- Contrats de forfait
- Contrats au temps et matériaux
- Planification de capacité
Configuration :
Budget Type: Hourly
Hours: 100
Alerts: 80%, 90%, 100%
Rate (optional): €50/hour (for cost calculation)
Aucun budget
Définition : Aucune restriction ou suivi de budget.
Quand utiliser :
- Projets internes
- Travail à durée indéterminée
- Activités non facturables
- Projets R&D
Par défaut : Les nouveaux projets n'ont pas de budget jusqu'à ce que vous en définissiez un.
Configurer un budget
Configuration initiale
Étape 1 : Naviguer vers les paramètres de budget du projet
- Allez dans Projets → Sélectionnez votre projet
- Naviguez vers l'onglet Paramètres
- Cliquez sur la section Budget
Étape 2 : Choisissez le type de budget
- Sélectionnez Fixe, Horaire, ou Aucun budget
Étape 3 : Configurez le budget
Pour un budget fixe :
- Montant : Saisissez le budget total (ex. 5000)
- Devise : EUR, USD, HUF, etc. (par défaut : devise de l'espace de travail)
- Inclure le non-facturable : Inclure/exclure le temps non-facturable dans les calculs
Pour un budget horaire :
- Heures : Saisissez les heures maximales (ex. 100)
- Tarif (optionnel) : Définissez un tarif pour le calcul des coûts
- Inclure le non-facturable : Inclure/exclure les heures non-facturables
Étape 4 : Alertes automatiques Les alertes de budget sont automatiquement envoyées aux seuils suivants :
- Seuil 75 % :
Alerte d'avertissement - Seuil 90 % : Avertissement critique
- Seuil 100 % : Alerte de budget dépassé
(Vous ne pouvez pas personnaliser ces seuils ; ils sont fixes.)
Étape 5 : Paramètres de notification
- Destinataires e-mail : Propriétaire du projet, gestionnaires, e-mails spécifiques
- Notifications in-app : Alertes en temps réel
- Intégration Slack : ENTERPRISE uniquement
Étape 6 : Enregistrez le budget
- Cliquez sur le bouton "Enregistrer le budget"
- Le suivi du budget commence immédiatement
Suivi du budget
Tableau de bord du budget en temps réel
Disponible dans : Paramètres du projet → Onglet Budget
Informations affichées :
Aperçu du budget :
- Budget total : 5 000 € (ou 100 heures)
- Dépensé : 3 200 € (ou 64 heures)
- Restant : 1 800 € (ou 36 heures)
- Pourcentage utilisé : 64 %
- Statut : Dans les délais / À risque / Dépassé
Barre de progression visuelle :
[████████████░░░░░░ ░░] 64%
Dans les délais (0-79%)
À risque (80-99%)
Dépassé (100%+)
Décomposition du budget
Par membre de l'équipe :
| Membre | Heures | Coût | % du budget |
|---|---|---|---|
| Jean (Gestionnaire) | 20h | 1 600 € | 32 % |
| Anne (Designer) | 25h | 1 250 € | 25 % |
| Paul (Développeur) | 19h | 950 € | 19 % |
| Total | 64h | 3 800 € | 76 % |
Par tâche (si les tâches sont utilisées) :
| Tâche | Heures | Coût | Statut |
|---|---|---|---|
| Design | 25h | 1 250 € | Terminée |
| Développement | 30h | 1 500 € | En cours |
| Tests | 9h | 450 € | À faire  |
Par période :
- Semaine 1 : 800 €
- Semaine 2 : 1 200 €
- Semaine 3 : 1 000 €
- Semaine 4 : 800 € (en cours)
Alertes de budget
Seuils d'alerte
Avertissement 75 %
- Quand : Le budget atteint 75 % (3 750 € sur 5 000 €)
- Action : E-mail envoyé au propriétaire/gestionnaire du projet
- Message : "Le projet XYZ a atteint 75 % du budget (3 750 € / 5 000 €)"
- Recommandation : Vérifiez le travail restant, ajustez la portée si nécessaire
Critique 90 %
- Quand : Le budget atteint 90 % (4 500 € sur 5 000 €)
- Action : E-mail + notification in-app
- Message : "Critique : le projet XYZ à 90 % du budget (4 500 € / 5 000 €)"
- Recommandation : Vérification immédiate, informez le client
Dépassé 100 %
- Quand : Le budget atteint 100 % (5 000 € sur 5 000 €)
- Action : E-mail + notification in-app
- Message : "Budget dépassé ! Le projet XYZ à 100 % (5 000 € / 5 000 €)"
- Recommandation : Arrêtez le travail, discutez avec le client, ajustez le budget
Les seuils d'alerte de budget (75 %, 90 %, 100 %) sont déclenchés automatiquement — vous ne pouvez pas les personnaliser. Chaque seuil se déclenche une fois par projet ; l'alerte se réinitialise lorsque le budget est ajusté.
Destinataires des alertes
Destinataires par défaut :
- Propriétaire du projet
- Gestionnaires du projet
- Propriétaire de l'espace de travail (pour les alertes à 110 %)
Destinataires personnalisés (ENTERPRISE) :
- Ajoutez des adresses e-mail spécifiques
- Parties prenantes du client
- Équipe financière
- Chefs de département
Fréquence des alertes :
- Première alerte : Immédiate
- Rappels : Quotidiens au seuil et au-delà
- Escalade : L'alerte à 110 % est envoyée à la direction supérieure
Ajustements de budget
Augmenter le budget
Quand augmenter :
- Extension de portée (approuvée par le client)
- Demandes de changement
- Complexité imprévue
- Extensions approuvées par le client
Comment augmenter :
- Paramètres du projet → Budget
- Cliquez sur "Ajuster le budget"
- Saisissez le nouveau montant (ex. 5 000 € → 7 000 €)
- Ajoutez une raison d'ajustement (pour la piste d'audit)
- Enregistrez les modifications
Impact :
- Les seuils d'alerte sont recalculés
- Le pourcentage du budget se met à jour
- Les alertes historiques restent dans le journal
- Piste d'audit créée (ENTERPRISE)
Exemple :
Original Budget: €5,000
Spent: €4,800 (96% - exceeded alert sent)
New Budget: €7,000
Updated Spent: €4,800 (69% - back on track)
Diminuer le budget
Quand diminuer :
- Réduction de portée
- Coupes budgétaires du client
- Annulation partielle du projet
Comment diminuer :
- Même processus que pour augmenter
- Saisissez un montant inférieur
- Ajoutez une raison
- Enregistrez
Avertissement :
- Si les dépenses actuelles dépassent le nouveau budget, une alerte à 100 % est déclenchée immédiatement
- Impossible de diminuer en dessous des dépenses actuelles (erreur de validation)
Rapports de budget
Rapports intégrés
Rapport de résumé de budget :
- Tous les projets avec budgets
- Comparaison budget vs réel
- Sur/sous budget par projet
- Export : CSV, PDF, Excel
Rapport d'écart de budget :
- Projets au-dessus du budget (rouge)
- Projets dans les délais (vert)
- Projets sous le budget (bleu)
- Montant et pourcentage de l'écart
Rapport de prévision de budget (ENTERPRISE) :
- Date d'achèvement projetée
- Coût final estimé
- Basé sur le taux de combustion
- Scénarios hypothétiques
Rapports de budget personnalisés (ENTERPRISE)
Créez le vôtre :
- Naviguez vers Rapports → Rapports personnalisés
- Sélectionnez le modèle Rapport de budget
- Configurez :
- Plage de dates
- Projets à inclure
- Regroupement (par client, équipe, département)
- Métriques (coût, heures, écart)
- Enregistrez et planifiez
Rapports de budget planifiés :
- Hebdomadaire : Chaque lundi matin
- Mensuel : Premier jour du mois
- Personnalisé : Selon la fréquence souhaitée
Bonnes pratiques de budget
À faire
- Définissez les budgets à l'avance - Avant le démarrage du projet
- Utilisez des estimations conservatives - Prévoyez une marge (10-20 %)
- Surveillez régulièrement - Révisions hebdomadaires du budget
- Communiquez tôt - Alertez les clients à 80 %, pas à 100 %
- Suivez le non-facturable - Incluez les frais généraux internes
- Documentez les ajustements - Ajoutez toujours une raison pour les modifications
- Utilisez les budgets de tâche - Décomposez le budget du projet par tâche (ENTERPRISE)
- Vérifiez la rentabilité - Comparez budget vs revenus
À ne pas faire
- N'ignorez pas les alertes - Agissez immédiatement sur les avertissements à 80 %
- Ne cachez pas les dépassements - Transparence avec les clients
- N'ajustez pas sans raison - La piste d'audit est importante
- Ne définissez pas de budgets irréalistes - Prépare à l'échec
- N'oubliez pas la marge de sécurité - Le travail imprévu arrive toujours
- Ne sautez pas la documentation - Consignez les changements de portée
- Ne mélangez pas facturable/non-facturable - Des projets séparés pour plus de clarté
Scénarios de budget
Scénario 1 : Site web à prix fixe (10 000 $)
Configuration :
Budget Type: Fixed
Amount: $10,000
Estimated Hours: 125 hours (at $80/hour)
Team: 2 developers, 1 designer
Répartition du budget :
- Design : 2 500 $ (25 %)
- Développement : 6 000 $ (60 %)
- QA/Tests : 1 000 $ (10 %)
- Gestion de projet : 500 $ (5 %)
Suivi :
- Revues de budget hebdomadaires
- Alertes à 80 % (8 000 $), 90 % (9 000 $), 100 % (10 000 $)
- Mises à jour client toutes les deux semaines
Résultat :
- Coût final : 9 200 $ (92 %)
- Sous le budget : 800 $
- Marge bénéficiaire : 8 %
Scénario 2 : Forfait (40 heures/mois)
Configuration :
Budget Type: Hourly
Hours: 40 hours/month
Rate: €75/hour
Total Value: €3,000/month
Recurring: Yes (monthly reset)
Utilisation :
- Semaine 1 : 8 heures (20 %)
- Semaine 2 : 12 heures (30 %)
- Semaine 3 : 15 heures (37,5 %)
- Semaine 4 : 5 heures (12,5 %)
Total : 40 heures (100 % utilisé)
Mois suivant : Le budget se réinitialise à 40 heures
Scénario 3 : Régie plafonnée (50 000 $)
Configuration :
Budget Type: Fixed (cap)
Amount: $50,000
Billing: Time & Materials
Team Rate: $125/hour
Maximum Hours: 400 hours
Suivi :
- Facturation mensuelle basée sur les heures réelles
- Le budget suit vers le plafond de 50 000 $
- Approbation du client requise pour tout travail au-delà du plafond
Communication :
- Facture mensuelle : heures réelles × tarif
- Alerte de budget à 80 % (40 000 $) : discuter de la portée restante
- Alerte de budget à 90 % (45 000 $) : ordre de modification formel ou clôture du projet
Dépannage
Le budget ne suit pas correctement
Problème : Le montant dépensé ne correspond pas à ce qui est attendu.
Causes :
- Temps non-facturable inclus/exclu incorrectement
- Changements de tarif non pris en compte
- Erreurs dans les entrées de temps manuelles
Solutions :
- Vérifiez le paramètre "Inclure le non-facturable"
- Vérifiez les tarifs des entrées de temps
- Vérifiez que toutes les entrées de temps sont rattachées au projet
- Exportez le journal de temps pour une vérification manuelle
Les alertes ne sont pas envoyées
Problème : Aucun e-mail lorsqu'un seuil est atteint.
Causes :
- Notifications par e-mail désactivées
- Mauvaises adresses e-mail
- Dossier spam
Solutions :
- Paramètres du projet → Budget → Alertes
- Vérifiez les adresses e-mail
- Vérifiez le dossier spam/courrier indésirable
- Ajoutez noreply@cadensa.io à vos contacts
Impossible de définir un budget
Problème : La section Budget est grisée ou non disponible.
Raison : Le niveau FREE ne comprend pas le suivi de budget.
Solution : Passez au niveau PRO ou ENTERPRISE.
Prochaines étapes
- Gestion des tarifs → - Configurer les tarifs de projet et de tâche
- Rapports → - Générer des rapports de budget (PRO+)
- Facturation → - Passer à un niveau supérieur pour les fonctionnalités budget
- Suivi du temps → - Suivre le temps par rapport au budget
Besoin d'aide ?
- E-mail : support@cadensa.io
- Communauté : community.cadensa.io
- FAQ : FAQ Budget