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Projektbudgets

PRO+-Funktion

Projektbudgets sind nur in PRO- und ENTERPRISE-Paketen verfügbar. Upgrade zum Freischalten →

Übersicht​

Projektbudgets helfen dabei, Ausgaben zu überwachen, Kostenüberschreitungen zu verhindern und eine profitable Projektlieferung sicherzustellen. CADENSA unterstützt sowohl Fixbudgets (Gesamtkosten) als auch Stundenbudgets (zeitbasiert).

Vorteile:

  • Budgetüberschreitungen verhindern
  • Ausgabentransparenz in Echtzeit
  • Automatische Warnungen bei Schwellenwerten
  • Rentabilitäts-Tracking
  • Stakeholder-Benachrichtigungen

Budgettypen​

Festbudget​

Definition: Gesamtfinanzielle Obergrenze für das Projekt.

Beispiel: 5.000€ Website-Redesign-Projekt

So funktioniert es:

  1. Festbudget festlegen: 5.000€
  2. Team erfasst Zeit im Projekt
  3. Zeiteinträge × Stundensätze = Kosten
  4. Bei Erreichen von 4.000€ (80%) wird eine Warnung ausgelöst
  5. Bei Erreichen von 5.000€ (100%) ist das Budget erschöpft

Am besten geeignet für:

  • Festpreisverträge
  • Angebotsbasierte Projekte
  • Cost-Plus-Projekte mit Obergrenze

Konfiguration:

Budgettyp: Fest
Betrag: 5.000€
Währung: EUR
Warnungen: 80%, 90%, 100%

Stundenbudget​

Definition: Maximale abrechenbare Stunden, die dem Projekt zugewiesen sind.

Beispiel: 100-Stunden-Beratungs-Retainer

So funktioniert es:

  1. Stundenbudget festlegen: 100 Stunden
  2. Team erfasst Zeit im Projekt
  3. Summe der Zeiteinträge = verbrauchte Stunden
  4. Bei 80 verbrauchten Stunden (80%) wird eine Warnung ausgelöst
  5. Bei 100 verbrauchten Stunden (100%) ist das Budget erschöpft

Am besten geeignet für:

  • Retainer-Vereinbarungen
  • Zeit-&-Material-Verträge
  • Kapazitätsplanung

Konfiguration:

Budgettyp: Stundenbasiert
Stunden: 100
Warnungen: 80%, 90%, 100%
Tarif (optional): 50€/Stunde (zur Kostenberechnung)

Kein Budget​

Definition: Keine Budgetbeschränkungen oder -verfolgung.

Wann verwenden:

  • Interne Projekte
  • Zeitlich unbegrenzte Arbeit
  • Nicht abrechenbare Aktivitäten
  • F&E-Projekte

Standard: Neue Projekte haben kein Budget, bis du eines festlegst.

Ein Budget einrichten​

Ersteinrichtung​

Schritt 1: Zu den Projektbudget-Einstellungen navigieren

  1. Gehe zu Projekte → wähle dein Projekt aus
  2. Navigiere zum Tab Einstellungen
  3. Klicke auf den Abschnitt Budget

Schritt 2: Budgettyp wählen

  • Wähle Fest, Stundenbasiert oder Kein Budget

Schritt 3: Budget konfigurieren

Für Festbudget:

  • Betrag: Gesamtbudget eingeben (z. B. 5000)
  • Währung: EUR, USD, HUF usw. (Standard: Arbeitsbereichswährung)
  • Nicht abrechenbar einbeziehen: nicht abrechenbare Zeit in Berechnungen einbeziehen/ausschließen

Für Stundenbudget:

  • Stunden: Maximale Stunden eingeben (z. B. 100)
  • Tarif (optional): Tarif zur Kostenberechnung festlegen
  • Nicht abrechenbar einbeziehen: nicht abrechenbare Stunden einbeziehen/ausschließen

Schritt 4: Automatische Warnungen Budget-Warnungen werden automatisch bei folgenden Schwellenwerten gesendet:

  • 75%-Schwelle: Warnhinweis
  • 90%-Schwelle: kritische Warnung
  • 100%-Schwelle: Budgetüberschreitungswarnung (Du kannst diese Schwellenwerte nicht anpassen; sie sind fest.)

Schritt 5: Benachrichtigungseinstellungen

  • E-Mail-Empfänger: Projektinhaber, Manager, bestimmte E-Mail-Adressen
  • In-App-Benachrichtigungen: Echtzeitwarnungen
  • Slack-Integration: nur ENTERPRISE

Schritt 6: Budget speichern

  • Klicke auf die Schaltfläche „Budget speichern"
  • Das Budget-Tracking beginnt sofort

Budget-Tracking​

Echtzeit-Budget-Dashboard​

Verfügbar in: Projekteinstellungen → Tab Budget

Angezeigte Informationen:

Budgetübersicht:

  • Gesamtbudget: 5.000€ (oder 100 Stunden)
  • Verbraucht: 3.200€ (oder 64 Stunden)
  • Verbleibend: 1.800€ (oder 36 Stunden)
  • Prozentual verbraucht: 64%
  • Status: Im Plan / Gefährdet / Überschritten

Visueller Fortschrittsbalken:

[████████████░░░░░░░░] 64% Im Plan (0-79%) Gefährdet (80-99%) Überschritten (100%+)

Budget-Aufschlüsselung​

Nach Teammitglied:

MitgliedStundenKosten% des Budgets
John (Manager)20h1.600€32%
Jane (Designerin)25h1.250€25%
Bob (Entwickler)19h950€19%
Gesamt64h3.800€76%

Nach Aufgabe (wenn Aufgaben verwendet werden):

AufgabeStundenKostenStatus
Design25h1.250€Erledigt
Entwicklung30h1.500€In Bearbeitung
Testing9h450€Zu erledigen

Nach Zeitraum:

  • Woche 1: 800€
  • Woche 2: 1.200€
  • Woche 3: 1.000€
  • Woche 4: 800€ (aktuell)

Budget-Warnungen​

Warnungsschwellen​

75%-Warnung

  • Wann: Budget erreicht 75% (3.750€ von 5.000€)
  • Aktion: E-Mail an Projektinhaber/Manager
  • Nachricht: „Projekt XYZ hat 75% des Budgets erreicht (3.750€ / 5.000€)"
  • Empfehlung: verbleibende Arbeit überprüfen, Umfang bei Bedarf anpassen

90%-kritisch

  • Wann: Budget erreicht 90% (4.500€ von 5.000€)
  • Aktion: E-Mail + In-App-Benachrichtigung
  • Nachricht: „Kritisch: Projekt XYZ bei 90% Budget (4.500€ / 5.000€)"
  • Empfehlung: sofortige Überprüfung, Kunden informieren

100%-überschritten

  • Wann: Budget erreicht 100% (5.000€ von 5.000€)
  • Aktion: E-Mail + In-App-Benachrichtigung
  • Nachricht: „Budget überschritten! Projekt XYZ bei 100% (5.000€ / 5.000€)"
  • Empfehlung: Arbeit stoppen, mit Kunden besprechen, Budget anpassen
Feste Schwellenwerte

Budget-Warnschwellen (75%, 90%, 100%) werden automatisch ausgelöst – du kannst sie nicht anpassen. Jede Schwelle wird pro Projekt einmal ausgelöst; die Warnung wird zurückgesetzt, sobald das Budget angepasst wird.

Warnungsempfänger​

Standardempfänger:

  • Projektinhaber
  • Projektmanager
  • Arbeitsbereichsinhaber (bei 110%-Warnungen)

Benutzerdefinierte Empfänger (ENTERPRISE):

  • bestimmte E-Mail-Adressen hinzufügen
  • Kunden-Stakeholder
  • Finanzteam
  • Abteilungsleiter

Warnungshäufigkeit:

  • Erste Warnung: sofort
  • Erinnerungen: täglich ab Erreichen der Schwelle
  • Eskalation: 110%-Warnung an höheres Management gesendet

Budgetanpassungen​

Budget erhöhen​

Wann erhöhen:

  • Scope Creep (vom Kunden genehmigt)
  • Änderungswünsche
  • unvorhergesehene Komplexität
  • kundenseitig genehmigte Erweiterungen

So erhöhst du:

  1. Projekteinstellungen → Budget
  2. Klicke auf „Budget anpassen"
  3. Neuen Betrag eingeben (z. B. 5.000€ → 7.000€)
  4. Anpassungsgrund hinzufügen (für die Nachvollziehbarkeit)
  5. Änderungen speichern

Auswirkung:

  • Warnungsschwellen werden neu berechnet
  • Budgetprozentsatz wird aktualisiert
  • historische Warnungen bleiben im Protokoll erhalten
  • Prüfprotokoll wird erstellt (ENTERPRISE)

Beispiel:

Ursprüngliches Budget: 5.000€
Verbraucht: 4.800€ (96% - Überschreitungswarnung gesendet)
Neues Budget: 7.000€
Aktualisiert verbraucht: 4.800€ (69% - wieder im Plan)

Budget verringern​

Wann verringern:

  • reduzierter Umfang
  • Budgetkürzungen des Kunden
  • (teilweise) Projektabsage

So verringerst du:

  1. gleicher Prozess wie beim Erhöhen
  2. niedrigeren Betrag eingeben
  3. Grund hinzufügen
  4. speichern

Warnung:

  • Wenn die aktuellen Ausgaben > neues Budget sind, wird sofort eine 100%-Warnung ausgelöst
  • kann nicht unter die aktuellen Ausgaben reduziert werden (Validierungsfehler)

Budgetberichte​

Integrierte Berichte​

Budget-Zusammenfassungsbericht:

  • alle Projekte mit Budgets
  • Budget-vs.-Ist-Vergleich
  • über/unter Budget nach Projekt
  • Export: CSV, PDF, Excel

Budget-Abweichungsbericht:

  • Projekte über Budget (rot)
  • Projekte im Plan (grün)
  • Projekte unter Budget (blau)
  • Abweichungsbetrag und -prozentsatz

Budget-Prognosebericht (ENTERPRISE):

  • prognostiziertes Abschlussdatum
  • geschätzte Endkosten
  • basierend auf der Verbrauchsrate
  • Was-wäre-wenn-Szenarien

Benutzerdefinierte Budgetberichte (ENTERPRISE)​

Eigene erstellen:

  1. Navigiere zu Berichte → Benutzerdefinierte Berichte
  2. Wähle die Vorlage Budgetbericht
  3. Konfiguriere:
  • Zeitraum
  • einzuschließende Projekte
  • Gruppierung (nach Kunde, Team, Abteilung)
  • Metriken (Kosten, Stunden, Abweichung)
  1. speichern und planen

Geplante Budgetberichte:

  • Wöchentlich: jeden Montagmorgen
  • Monatlich: am ersten Tag des Monats
  • Individuell: beliebige gewünschte Häufigkeit

Budget-Best-Practices​

Empfehlenswert​

  • Budgets im Voraus festlegen - vor Projektbeginn
  • Konservative Schätzungen verwenden - Puffer einplanen (10-20%)
  • Regelmäßig überwachen - wöchentliche Budgetüberprüfungen
  • Frühzeitig kommunizieren - Kunden bei 80% informieren, nicht erst bei 100%
  • Nicht abrechenbare Zeit erfassen - interne Gemeinkosten einbeziehen
  • Anpassungen dokumentieren - immer einen Grund für Änderungen angeben
  • Aufgabenbudgets verwenden - Projektbudget nach Aufgabe aufschlüsseln (ENTERPRISE)
  • Rentabilität überprüfen - Budget vs. Umsatz vergleichen

Nicht empfehlenswert​

  • Warnungen nicht ignorieren - bei 80%-Warnungen sofort handeln
  • Überschreitungen nicht verbergen - Transparenz gegenüber Kunden
  • Nicht ohne Grund anpassen - Prüfprotokoll ist wichtig
  • Keine unrealistischen Budgets festlegen - führt zum Scheitern
  • Puffer nicht vergessen - unerwartete Arbeit kommt immer vor
  • Dokumentation nicht überspringen - Umfangsänderungen protokollieren
  • Abrechenbar/nicht abrechenbar nicht vermischen - separate Projekte zur Klarheit

Budget-Szenarien​

Szenario 1: Festpreis-Website ($10.000)​

Einrichtung:

Budgettyp: Fest
Betrag: $10.000
Geschätzte Stunden: 125 Stunden (bei $80/Stunde)
Team: 2 Entwickler, 1 Designer

Budgetzuteilung:

  • Design: $2.500 (25%)
  • Entwicklung: $6.000 (60%)
  • QA/Testing: $1.000 (10%)
  • Projektmanagement: $500 (5%)

Überwachung:

  • wöchentliche Budget-Check-ins
  • Warnungen bei 80% ($8.000), 90% ($9.000), 100% ($10.000)
  • zweiwöchentliche Kunden-Updates

Ergebnis:

  • Endkosten: $9.200 (92%)
  • unter Budget: $800
  • Gewinnmarge: 8%

Szenario 2: Retainer (40 Stunden/Monat)​

Einrichtung:

Budgettyp: Stundenbasiert
Stunden: 40 Stunden/Monat
Tarif: 75€/Stunde
Gesamtwert: 3.000€/Monat
Wiederkehrend: Ja (monatliche Zurücksetzung)

Nutzung:

  • Woche 1: 8 Stunden (20%)
  • Woche 2: 12 Stunden (30%)
  • Woche 3: 15 Stunden (37,5%)
  • Woche 4: 5 Stunden (12,5%)

Gesamt: 40 Stunden (100% verbraucht)

Nächster Monat: Budget wird auf 40 Stunden zurückgesetzt

Szenario 3: Zeit & Material mit Obergrenze ($50.000)​

Einrichtung:

Budgettyp: Fest (Obergrenze)
Betrag: $50.000
Abrechnung: Zeit & Material
Team-Tarif: $125/Stunde
Maximale Stunden: 400 Stunden

Tracking:

  • monatliche Rechnungsstellung basierend auf tatsächlichen Stunden
  • Budget verfolgt die $50.000-Obergrenze
  • Kundenfreigabe für Arbeit über die Obergrenze hinaus erforderlich

Kommunikation:

  • monatliche Rechnung: tatsächliche Stunden × Tarif
  • Budget-Warnung bei 80% ($40.000): verbleibenden Umfang besprechen
  • Budget-Warnung bei 90% ($45.000): formeller Änderungsauftrag oder Projektabschluss

Fehlerbehebung​

Budget wird nicht korrekt verfolgt​

Problem: verbrauchter Betrag stimmt nicht mit den Erwartungen überein.

Ursachen:

  • nicht abrechenbare Zeit falsch ein-/ausgeschlossen
  • Tarifänderungen nicht berücksichtigt
  • manuelle Zeiteintragsfehler

Lösungen:

  1. Einstellung „Nicht abrechenbar einbeziehen" prüfen
  2. Zeiteintragstarife überprüfen
  3. prüfen, ob alle Zeiteinträge dem Projekt zugeordnet sind
  4. Zeitprotokoll zur manuellen Überprüfung exportieren

Warnungen werden nicht gesendet​

Problem: keine E-Mail beim Erreichen der Schwelle.

Ursachen:

  • E-Mail-Benachrichtigungen deaktiviert
  • falsche E-Mail-Adressen
  • Spam-Ordner

Lösungen:

  1. Projekteinstellungen → Budget → Warnungen
  2. E-Mail-Adressen überprüfen
  3. Spam-/Junk-Ordner prüfen
  4. noreply@cadensa.io zu den Kontakten hinzufügen

Budget kann nicht festgelegt werden​

Problem: Budget-Abschnitt ist ausgegraut oder nicht verfügbar.

Grund: Das FREE-Paket beinhaltet kein Budget-Tracking.

Lösung: Auf PRO- oder ENTERPRISE-Paket upgraden.

Nächste Schritte​

Brauchst du Hilfe?​