Projekteinstellungen

Übersicht

Mit den Projekteinstellungen kannst du das Verhalten deines Projekts konfigurieren, einschließlich allgemeiner Informationen, Budget-Tracking, Teamzuweisungen, Tarife und erweiterter Funktionen.

Erforderliche Berechtigung

Eigentümer/Manager: vollständiger Bearbeitungszugriff auf alle Projekteinstellungen
Mitglied: nur Lesezugriff (kann nicht bearbeiten)
Betrachter: nur Lesezugriff (kann nicht bearbeiten)

Auf Projekteinstellungen zugreifen

Navigiere zu Projekte in der Seitenleiste
Finde dein Projekt in der Projektliste
Klicke auf das ⚙️-Einstellungssymbol oder den Projektnamen
Navigiere zum Tab Einstellungen

Allgemeine Einstellungen

Projektinformationen

Projektname

Bearbeiten: Klicke auf das Stiftsymbol zum Umbenennen
Einschränkungen: Maximal 200 Zeichen
Auswirkung: aktualisiert sich überall in der App (Timer, Berichte usw.)
Historie: Namensänderungen werden im Prüfprotokoll erfasst (ENTERPRISE)

Beschreibung

Zweck: detaillierte Projekterklärung
Sichtbarkeit: alle Arbeitsbereichsmitglieder können sie sehen
Zeichenlimit: 1000 Zeichen
Formatierung: Klartext (kein Markdown)

Kundenname

Zweck: Projekte nach Kunde organisieren
Kundenberichte: Berichte nach Kunde filtern (PRO+)
Optional: kann bei internen Projekten leer bleiben

Projektfarbe

Zweck: visuelle Identifikation im Timer und in Berichten
Farbwähler: 20 vordefinierte Farben + benutzerdefinierter Hex-Wert
Standard: bei Erstellung zufällig zugewiesen
Auswirkung: aktualisiert sich in Echtzeit über alle Ansichten hinweg

Projektstatus

Aktiv / Inaktiv

Aktiv: Projekt erscheint im Timer-Dropdown und in Berichten
Inaktiv: im Timer verborgen, aber in der Projektliste zugänglich
Anwendungsfall: Projekt vorübergehend pausieren, ohne es zu archivieren

Abrechenbar / Nicht abrechenbar

Abrechenbar: Zeiteinträge zählen zur Rechnungsstellung
Nicht abrechenbar: interne Arbeit, nicht abgerechnet
Standard: Abrechenbar (aktiviert)
Auswirkung der Änderung: betrifft nur zukünftige Zeiteinträge

Änderung des Abrechnungsstatus

Die Änderung des Abrechnungsstatus wirkt sich NICHT rückwirkend auf bestehende Zeiteinträge aus. Verwende die Massenbearbeitung (PRO+), um historische Einträge zu aktualisieren.

Deadline & Zeitplan

Projekt-Deadline

Deadline festlegen:

Datumsauswahl: angestrebtes Fertigstellungsdatum wählen
Zeitzone: verwendet die Arbeitsbereichs-Zeitzone
Optional: kann leer bleiben

Deadline-Warnungen (PRO+):

E-Mail-Warnungen: 7 Tage vorher, 3 Tage vorher, am Tag der Deadline
In-App-Benachrichtigungen: Echtzeit-Deadline-Erinnerungen
Dashboard-Widget: zeigt Projekte, deren Deadline naht

Überfällige Deadline:

Warnanzeige: rote Markierung bei überfälligen Projekten
Berichte: Bericht über überfällige Projekte (PRO+)

Zeiterfassung

Insgesamt erfasste Zeit:

zeigt die Summe aller Zeiteinträge für dieses Projekt
Format: Stunden und Minuten (z. B. „47h 32m")
Echtzeit: aktualisiert sich, während das Team Zeit erfasst

Geschätzte Stunden (PRO+):

erwartete Projektdauer festlegen
Fortschrittsbalken: visueller Fortschritt vs. Schätzung
Warnungen: bei Erreichen von 80%, 100%

Budgetverwaltung (PRO+)

PRO+-Funktion

Budget-Tracking ist nur in PRO- und ENTERPRISE-Paketen verfügbar.

Budgettypen

Festbudget

Definition: Gesamtprojektkosten (z. B. 5.000€)
Berechnung: Summe aller abrechenbaren Zeit × Tarife
Warnungen: ausgelöst bei 80%, 90%, 100% verbraucht

Stundenbudget

Definition: maximale abrechenbare Stunden (z. B. 100 Stunden)
Berechnung: Summe aller abrechenbaren Zeiteinträge
Warnungen: ausgelöst bei 80%, 90%, 100% verbrauchten Stunden

Kein Budget

Standard: keine Budgetbeschränkungen
Anwendungsfall: zeitlich unbegrenzte Projekte, Retainer

Budget-Konfiguration

Budget festlegen:

Navigiere zu Projekteinstellungen → Tab Budget
Budgettyp wählen (Fest oder Stundenbasiert)
Betrag/Stunden eingeben
Budget-Warnungen aktivieren
Änderungen speichern

Budget-Warnungen:

80%-Schwelle: Warnhinweis
90%-Schwelle: kritische Warnung
🚨 100%-Schwelle: Budgetüberschreitungswarnung
E-Mail-Benachrichtigungen: an Projektinhaber/Manager gesendet

Budget-Berichterstattung:

Budget vs. Ist: Echtzeitvergleich
Verbrauchsrate: durchschnittliche Ausgaben pro Tag/Woche
Prognose: prognostizierter Abschluss basierend auf aktueller Rate
Export: Budgetbericht (PDF, Excel)

Siehe Projektbudgets für detailliertes Budgetmanagement.

Team & Zugriffssteuerung

Projekt-Teammitglieder (PRO+)

Mitglieder zuweisen:

Projekteinstellungen → Tab Team
Klicke auf „Mitglied hinzufügen"
Arbeitsbereichsmitglied auswählen
Rolle zuweisen (Inhaber, Manager, Mitglied, Betrachter)
Speichern

Projektrollen:

Projektinhaber: volle Kontrolle (kann das Projekt löschen)
Projektmanager: kann Aufgaben, Zeiteinträge verwalten
Projektmitglied: kann Zeit erfassen, Aufgaben ansehen
Projektbetrachter: Nur-Lese-Zugriff

Arbeitsbereichs- vs. Projektrollen

Projektrollen sind von Arbeitsbereichsrollen getrennt. Ein Arbeitsbereichs-Mitglied kann für bestimmte Projekte Projektmanager sein.

Mitglied entfernen:

Mitglied im Tab Team finden
Schaltfläche „Entfernen" klicken
Entfernung bestätigen
Mitglied verliert den Projektzugriff (historische Daten bleiben erhalten)

Zeiteintrag-Berechtigungen

Wer Zeiteinträge erstellen kann:

alle Projekt-Teammitglieder (Rollen Inhaber, Manager, Mitglied)
nicht Betrachter (nur lesend)

Wer Zeiteinträge bearbeiten/löschen kann:

eigene Einträge: Projektmitglieder (und höher)
beliebige Einträge: Projektmanager und -inhaber
Massenbearbeitung: PRO+-Paket erforderlich

Tarifkonfiguration

Projekttarif

Projektspezifischen Tarif festlegen:

Projekteinstellungen → Tab Tarife
Stundensatz eingeben (z. B. 75€/Stunde)
Währung auswählen (Standard: Arbeitsbereichswährung)
Änderungen speichern

Tarifhierarchie (höchste zu niedrigste Priorität):

Aufgabentarif ← höchste Priorität
Benutzer-Projekt-Tarif ← bestimmter Benutzer bei diesem Projekt
Projekttarif ← diese Einstellung
Benutzertarif ← Standardtarif des Benutzers
Arbeitsbereichstarif ← niedrigste Priorität

Auswirkung:

neue Zeiteinträge verwenden den zum Zeitpunkt des Eintrags aktiven Tarif
Tarifänderung wirkt sich nicht auf historische Einträge aus
Massenbearbeitung (PRO+) verwenden, um alte Einträge zu aktualisieren

Siehe Tarifverwaltung für die vollständige Tarifhierarchie.

Zeiteintrag-Einstellungen

Aufgabenanforderungen

Aufgabe für Zeiteintrag erforderlich:

Aktiviert: Benutzer müssen bei der Zeiterfassung eine Aufgabe auswählen
Deaktiviert: Aufgabenauswahl optional

Empfohlen für:

detaillierte Projektverfolgung
Abrechnung auf Aufgabenebene
granulare Berichterstattung

Nicht empfohlen für:

einfache Zeiterfassung
Projekte mit nur einer Aufgabe

Zeitrundung

Rundung auf Projektebene:

überschreibt die Arbeitsbereichs-Rundungseinstellungen
Optionen: Keine, 5 Min., 10 Min., 15 Min., 30 Min.
Methode: mathematisch, immer aufrunden, immer abrunden

Beispiel (15-Min.-Rundung, mathematisch):

Minuten → 15 Minuten
Minuten → 15 Minuten
Minuten → 30 Minuten

Vorlagen (ENTERPRISE)

ENTERPRISE-Funktion

Projektvorlagen sind nur im ENTERPRISE-Paket verfügbar.

Als Vorlage speichern

Vorlage erstellen:

Projekteinstellungen → Tab Erweitert
Klicke auf „Als Vorlage speichern"
Vorlagennamen eingeben (z. B. „Website-Redesign-Vorlage")
Auswählen, was einbezogen werden soll:

Projekteinstellungen
Aufgaben
Tarife
Teamzuweisungen

Vorlage speichern

Vorlageninhalt:

Projektname (als Präfix)
Beschreibung
Abrechnungsstatus
Budgettyp (Beträge werden nicht kopiert)
alle Aufgaben (ohne Zeiteinträge)
Tarifkonfiguration
Teamstruktur

Vorlage verwenden

Projekt aus Vorlage erstellen:

Projekte → Neues Projekt
Klicke auf „Vorlage verwenden"
Vorlage aus der Liste auswählen
Name und Einstellungen anpassen
Projekt erstellen

Zeitersparnis:

keine manuelle Aufgabenerstellung
vorkonfigurierte Tarife
Team bereits zugewiesen
Einstellungen vorausgefüllt

Archivierung (ENTERPRISE)

ENTERPRISE-Funktion

Projektarchivierung ist nur im ENTERPRISE-Paket verfügbar.

Projekt archivieren

Wann archivieren:

Projekt abgeschlossen
wird nicht mehr aktiv bearbeitet
soll aus aktiven Listen ausgeblendet werden
Daten für Berichte erhalten

Archivierungsprozess:

Projekteinstellungen → Tab Erweitert
Klicke auf „Projekt archivieren"
Bestätigungsdialog
Projektnamen zur Bestätigung eingeben
Klicke auf „Archivieren"

Was passiert:

Projekt im Timer-Dropdown verborgen
Projekt in der aktiven Projektliste verborgen
historische Daten bleiben erhalten
über die Ansicht „Archivierte Projekte" zugänglich
kann jederzeit entarchiviert werden
weiterhin in Berichten enthalten (wenn Filter Archiviertes einschließt)

Projekt entarchivieren:

Navigiere zu Projekte → Archiviert
archiviertes Projekt finden
Klicke auf „Entarchivieren"
Projekt kehrt in die aktive Liste zurück

vs. Löschen

Archivierung bewahrt alle Daten und ist umkehrbar. Löschen ist dauerhaft und entfernt alle Zeiteinträge und Aufgaben.

Benutzerdefinierte Felder (ENTERPRISE)

ENTERPRISE-Funktion

Benutzerdefinierte Felder sind nur im ENTERPRISE-Paket verfügbar.

Benutzerdefinierte Felder hinzufügen:

Projekteinstellungen → Tab Benutzerdefinierte Felder
Klicke auf „Feld hinzufügen"
Feld konfigurieren:

Feldname: z. B. „Bestellnummer"
Feldtyp: Text, Zahl, Datum, Dropdown, Checkbox
Erforderlich: optional oder verpflichtend

Feld speichern

Feldtypen:

Text: Freitext (z. B. Kundenreferenz)
Zahl: numerische Werte (z. B. Bestellnummer)
Datum: Datumsauswahl (z. B. Vertragsbeginn)
Dropdown: vordefinierte Optionen (z. B. Abteilung)
Checkbox: Ja/Nein (z. B. NDA erforderlich)

Anwendungsfälle:

Kundenreferenznummern
Abteilungscodes
Kostenstellen
Compliance-Tracking
benutzerdefinierte Kategorisierung

Integrationen (ENTERPRISE)

Kalendersynchronisierung

Projekt mit Kalender synchronisieren:

exportiert die Deadline zu Google Kalender / Outlook
aktualisiert sich automatisch
enthält die Projektbeschreibung

Webhooks

Demnächst verfügbar — ENTERPRISE

Webhook-Unterstützung ist für eine zukünftige Version geplant. Dieser Abschnitt beschreibt die geplante Funktionalität — siehe die Roadmap für den erwarteten Zeitrahmen.

Projekt-Ereignisse:

project.created
project.updated
project.deleted
project.deadline.approaching
project.budget.threshold

Webhook-URL: in Projekteinstellungen → Integrationen eingeben

Gefahrenzone

Projekt löschen

Dauerhafte Aktion

Das Löschen eines Projekts ist unwiderruflich. Alle Zeiteinträge, Aufgaben und Einstellungen werden dauerhaft gelöscht.

Löschvorgang:

Zum unteren Ende der Projekteinstellungen scrollen
Schaltfläche „Projekt löschen" (rot) klicken
Projektnamen zur Bestätigung eingeben
Passwort eingeben
Klicke auf „Projekt dauerhaft löschen"

Was gelöscht wird:

alle Zeiteinträge dieses Projekts
alle Aufgaben
alle Projekteinstellungen
Budgetverlauf
Teamzuweisungen

Was erhalten bleibt:

nichts (vollständige Löschung)

Vor dem Löschen:

Alle Daten exportieren: Berichte → Export → Dieses Projekt
Team benachrichtigen: Mitglieder im Voraus warnen
Stattdessen archivieren: Archivierung (ENTERPRISE) für Umkehrbarkeit in Betracht ziehen

Alternative: Archivieren (ENTERPRISE)

bewahrt alle Daten
verbirgt aus aktiven Ansichten
kann entarchiviert werden
kein Datenverlust

Fehlerbehebung