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Funktionen & Möglichkeiten FAQ

Wie erfasse ich Zeit?​

Zwei Hauptmethoden:

Methode 1: Timer (automatisch)

  1. Grüne Schaltfläche „Timer starten" klicken
  2. Projekt und Aufgabe auswählen
  3. An der Aufgabe arbeiten
  4. „Stopp" klicken, wenn fertig
  5. Zeiteintrag automatisch erstellt

Methode 2: Manueller Eintrag

  1. „+ Eintrag hinzufügen" klicken
  2. Ausfüllen: • Datum • Projekt • Aufgabe • Start-/Endzeit (oder Dauer) • Beschreibung (optional)
  3. „Speichern" klicken
  4. Eintrag hinzugefügt

Vollständiger Leitfaden: Zeiterfassung →

Kann ich Zeit über mehrere Projekte hinweg erfassen?​

Ja! Jederzeit zwischen Projekten wechseln:

Mit Timer:

Timer für Projekt A läuft:
1. „Stopp" bei Projekt A klicken
2. Zeit gespeichert: 1 Std. 30 Min.
3. „Timer starten" klicken
4. Projekt B auswählen
5. Timer für Projekt B startet

Manuelle Einträge:

Mehrere Einträge für denselben Zeitraum hinzufügen:
• 9:00–11:00 → Projekt A (Kundenbesprechung)
• 11:00–13:00 → Projekt B (Entwicklung)
• 14:00–16:00 → Projekt C (Designarbeit)

Was passiert, wenn ich vergesse, den Timer zu stoppen?​

Kein Problem! Einfach zu beheben:

Timer läuft über Nacht:

Lösung:
1. Zu „Timer" navigieren
2. Laufenden Timer sehen
3. Auf „Bearbeiten" klicken
4. Tatsächliche Endzeit anpassen
5. „Speichern" klicken

Automatische Stopp-Funktion:

  • Timer über 12 Stunden werden automatisch gestoppt
  • Benachrichtigung gesendet
  • Zeit für Überprüfung markiert

Kann ich Zeiteinträge bearbeiten oder löschen?​

Ja! Volle Kontrolle über deine Einträge:

Eintrag bearbeiten:

1. Eintrag in der Liste finden
2. „..." → „Bearbeiten" klicken
3. Ändern:
 • Datum
 • Projekt/Aufgabe
 • Start-/Endzeit
 • Dauer
 • Beschreibung
 • Abrechenbar-Status
4. „Änderungen speichern" klicken

Eintrag löschen:

  1. Eintrag finden
  2. „..." → „Löschen" klicken
  3. Löschung bestätigen
  4. Eintrag entfernt

Massenbearbeitung (PRO+):

  1. Mehrere Einträge auswählen (Checkbox)
  2. „Massenaktionen" klicken
  3. Optionen: • Projekt ändern • Abrechenbar-Status ändern • Tags hinzufügen • Ausgewählte löschen
  4. Auf alle ausgewählten anwenden

Berechtigungen:

FREE/PRO: • Eigene Einträge bearbeiten: • Eigene Einträge löschen: • Fremde Einträge bearbeiten:

ENTERPRISE: • Manager können Team-Einträge bearbeiten • Admins können alle Einträge bearbeiten • Audit-Log erfasst alle Änderungen

Weitere Infos: Massenbearbeitung →

Was ist abrechenbare vs. nicht abrechenbare Zeit?​

Abrechenbare Zeit: Zeit, die du Kunden in Rechnung stellst Nicht abrechenbar: Interne Zeit (Verwaltung, Besprechungen usw.)

Beispiel:

Kunden-Website-Projekt:
┌─────────────────────────────────────────┐
│ Abrechenbare Stunden:                   │
│ • Entwicklung: 20 Std. @ 50€/h = 1.000€ │
│ • Design: 10 Std. @ 60€/h = 600€        │
│ • Kundenbesprechungen: 3 Std. @ 50€/h = 150€ │
│ Gesamt abrechenbar: 33 Std. = 1.750€    │
│                                         │
│ Nicht abrechenbare Stunden:             │
│ • Interne Besprechungen: 2 Std.         │
│ • Verwaltung/E-Mails: 1 Std.            │
│ • Lernen/Schulung: 3 Std.               │
│ Gesamt nicht abrechenbar: 6 Std. = 0€   │
│                                         │
│ Rechnungsbetrag: 1.750€                 │
│ Gesamtzeit: 39 Std.                     │
│ Auslastung: 33 / 39 Std. = 84,6%        │
└─────────────────────────────────────────┘

So stellst du es ein:

Pro Eintrag:
• „Abrechenbar" beim Erstellen umschalten
• ☑ Abrechenbar (in Rechnung enthalten)
• ☐ Nicht abrechenbar (interne Zeit)

Projekt-Standard:
• Einstellungen → Projekt → Standard-Abrechenbarkeit
• Alle Einträge standardmäßig abrechenbar
• Kann pro Eintrag überschrieben werden

Berichte:

Berichte filtern nach:
• Nur abrechenbare Stunden (für Rechnungsstellung)
• Nur nicht abrechenbare (Gemeinkostenanalyse)
• Beides (Gesamtzeit)

Wie erstelle ich ein Projekt?​

Schnelle Projekterstellung:

Schritte:

  1. „+ Neues Projekt" klicken
  2. Details ausfüllen: ┌────────────────────────────────────┐ │ Projektname: Website-Relaunch │ │ Kunde: ABC GmbH (optional) │ │ Budget: 80 Stunden (optional) │ │ Stundensatz: 50€ (optional) │ │ Farbe: Blau │ │ Startdatum: 1. Jan. 2026 │ │ Deadline: 31. März 2026 │ └────────────────────────────────────┘
  3. „Projekt erstellen" klicken
  4. Aufgaben hinzufügen (optional): • Design: 20 Std. Budget • Entwicklung: 40 Std. Budget • Testing: 10 Std. Budget • Deployment: 10 Std. Budget

Projektvorlagen (ENTERPRISE):

Vorkonfigurierte Vorlagen: • Website-Projekt (Standardphasen) • Mobile App (agile Sprints) • Beratungsprojekt (stundenbasierte Erfassung) • Festpreisprojekt (meilensteinbasiert)

  1. „Aus Vorlage erstellen" klicken
  2. Vorlage auswählen
  3. Nach Bedarf anpassen
  4. Projekt mit Aufgaben erstellt

Vollständiger Leitfaden: Projekte erstellen →

Kann ich Budgets für Projekte festlegen?​

Ja! Mehrere Budgettypen:

Zeitbudget:

Maximale Stunden für ein Projekt festlegen: • Gesamt: 80 Stunden • Pro Aufgabe:

  • Design: 20 Std.
  • Entwicklung: 40 Std.
  • Testing: 10 Std.
  • Deployment: 10 Std.

Budget-Warnungen: • 50% verbraucht: ℹ️ Benachrichtigung • 80% verbraucht: Warnung • 100% verbraucht: Alarm • Budget überschritten: 🚨 Erfassung stoppen (optional)

Geldbudget (PRO+):

Maximale Kosten festlegen:
• Gesamt: 4.000€
• Berechnet: Stunden × Satz
• Beispiel: 80 Std. × 50€/h = 4.000€

Bisher verbraucht:
• 45 Std. erfasst
• 45 Std. × 50€/h = 2.250€
• Verbleibendes Budget: 1.750€ (43,75%)

Budget-Anzeige:

┌─────────────────────────────────────────┐ │ Projekt Website-Relaunch │ │ │ │ Zeitbudget: 45 / 80 Std. [▓▓▓░░] 56% │ │ Geldbudget: 2.250€ / 4.000€ 56% │ │ │ │ Status: Im Plan │ │ Verbleibend: 35 Std. (1.750€) │ │ Voraussichtl. Abschluss: 15. Feb. 2026 │ └─────────────────────────────────────────┘

Weitere Infos: Projektbudgets →

Wie erstelle ich Berichte?​

Berichtstypen:

Einfache Berichte (FREE):

1. Zu „Berichte" navigieren
2. „Zeitübersicht" auswählen
3. Zeitraum wählen
4. Filtern nach:
 • Projekt
 • Benutzer
 • Abrechenbar/nicht abrechenbar
5. „Bericht erstellen" klicken
6. CSV exportieren

Erweiterte Berichte (PRO+):

Verfügbare Berichte:
• Detaillierter Zeitbericht (alle Einträge)
• Projektzusammenfassung (nach Projekt)
• Benutzerzusammenfassung (nach Teammitglied)
• Kundenzusammenfassung (nach Kunde)
• Rentabilitätsbericht (Umsatz vs. Kosten)
• Budget vs. Ist
• Auslastungsbericht (abrechenbar %)

Exportformate:
• PDF (formatiert, professionell)
• CSV (Excel-kompatibel)
• Excel (XLSX mit Formeln)

Benutzerdefinierte Berichte (ENTERPRISE):

Eigene Berichte erstellen:
1. Berichte → „Benutzerdefinierten Bericht erstellen"
2. Daten auswählen:
 ☑ Zeiteinträge
 ☑ Projekte
 ☑ Benutzer
 ☑ Budgets
3. Spalten wählen
4. Filter hinzufügen
5. Nach Projekt/Benutzer/Datum gruppieren
6. Vorlage speichern
7. Automatische Zustellung planen

Geplante Berichte (PRO+):

Automatische E-Mail-Zustellung:
• Wöchentlich, jeden Montag 9 Uhr
• Monatlich am ersten Tag des Monats
• Benutzerdefinierter Zeitplan

Empfänger:
• Teammitglieder
• Kunden (externe Freigabe)
• Stakeholder

Vollständiger Leitfaden: Berichte →

Kann ich Teammitglieder einladen?​

Ja! Ganz einfach zusammenarbeiten:

Mitglieder einladen:

  1. Einstellungen → Arbeitsbereich → Mitglieder
  2. „+ Mitglied einladen" klicken
  3. E-Mail eingeben: sarah@beispiel.de
  4. Rolle auswählen: • Admin (voller Zugriff) • Manager (verwaltet Projekte/Team) • Mitglied (erfasst Zeit, sieht Zugewiesenes) • Betrachter (nur Lesezugriff)
  5. „Einladung senden" klicken
  6. Mitglied erhält E-Mail
  7. Registriert sich und tritt bei

Rollen & Berechtigungen:

┌─────────────────────────────────────────┐ │ Rolle Erfassen Bearbeiten Verwalten Admin │ │ Zeit Projekte │ ├─────────────────────────────────────────┤ │ Admin │ │ Manager Team │ │ Mitglied Eigene Ansicht │ │ Betrachter Ansicht │ └─────────────────────────────────────────┘

Abrechnung:

FREE: Nur 1 Benutzer
PRO: Bis zu 20 Benutzer
• 12€/Benutzer/Monat
• Jederzeit hinzufügen/entfernen
• Anteilige Abrechnung

ENTERPRISE: Unbegrenzte Benutzer

Weitere Infos: Mitglieder einladen →

Was ist der Unterschied zwischen Arbeitsbereichen und Projekten?​

Arbeitsbereich: Container der obersten Ebene (wie eine Firma) Projekt: Arbeit innerhalb eines Arbeitsbereichs (wie ein Kundenprojekt)

Hierarchie:

Arbeitsbereich: „Marketing-Agentur"
├── Projekt: „Website Kunde A"
│ ├── Aufgabe: Design
│ ├── Aufgabe: Entwicklung
│ └── Aufgabe: Testing
├── Projekt: „Kampagne Kunde B"
│ ├── Aufgabe: Strategie
│ ├── Aufgabe: Kreation
│ └── Aufgabe: Reporting
└── Projekt: „Intern: Verwaltung"
 └── Aufgabe: Besprechungen

Weiterer Arbeitsbereich: „Freelance-Arbeit"
├── Projekt: „Freelance-Kunde 1"
└── Projekt: „Freelance-Kunde 2"

Anwendungsfälle:

Mehrere Arbeitsbereiche:

Szenario: Freelancer + Agenturjob
• Arbeitsbereich 1: „Freelance-Projekte"
 - Persönliche Kunden
 - FREE-Plan
• Arbeitsbereich 2: „Agentur ABC"
 - Projekte des Arbeitgebers
 - Dieser bezahlt PRO

Ein Arbeitsbereich, viele Projekte:

Szenario: Kleine Agentur
• Arbeitsbereich: „DesignCo"
 - Alle Teammitglieder
 - Alle Kunden als Projekte
 - PRO-Plan

Arbeitsbereich-Limits:

FREE: 1 Arbeitsbereich
PRO: 3 Arbeitsbereiche
ENTERPRISE: Unbegrenzt

Weitere Infos: Arbeitsbereiche erstellen →

Kann ich CADENSA auf dem Handy nutzen?​

Ja! Mobile Apps verfügbar:

PRO+ Mobile Apps:

📱 iOS-App (iPhone/iPad)
• Download: App Store
• Zeit unterwegs erfassen
• Timer starten/stoppen
• Berichte ansehen
• Erfordert PRO- oder ENTERPRISE-Plan

📱 Android-App
• Download: Google Play
• Gleiche Funktionen wie iOS
• Offline-Modus
• Synchronisation bei Verbindung

Mobile Web (FREE):

🌐 app.cadensa.io
• Funktioniert im mobilen Browser
• Responsives Design
• Alle Funktionen verfügbar
• Kein Download nötig
• Funktioniert im FREE-Plan

Mobile Funktionen:

Timer starten/stoppen Manuelle Einträge hinzufügen Bestehende Einträge bearbeiten Zeitberichte ansehen Projektbudgets prüfen Echtzeit-Benachrichtigungen (in der App) Offline-Erfassung (PRO+ Apps)

Offline-Modus (PRO+ Apps):

Kein Internet? Kein Problem!
1. Zeit offline erfassen
2. Einträge werden lokal gespeichert
3. Automatische Synchronisation bei Verbindung
4. Konfliktlösung

Integriert sich CADENSA mit anderen Tools?​

Integrationen — Demnächst verfügbar

Native Integrationen mit beliebten Tools sind in Entwicklung und werden bald für PRO- und ENTERPRISE-Pläne verfügbar sein.

Aktuell verfügbar — alle Pläne:

• CSV-Export (Excel-kompatibel)
• Zeiteinträge-Import per CSV
• DSGVO-Datenexport (JSON)

Demnächst (PRO & ENTERPRISE):

  • Google Kalender — Kalendertermine als Zeiteinträge synchronisieren
  • Slack — Zeiterfassung direkt aus Slack
  • Zapier — 3.000+ Apps verbinden
  • Webhooks — Echtzeit-Ereignisbenachrichtigungen
  • API-Zugriff — eigene Integrationen erstellen

Wir informieren dich, sobald Integrationen verfügbar sind.

Kann ich Zeiteinträge genehmigen?​

Ja! Genehmigungsworkflow (ENTERPRISE):

Genehmigungsprozess:

1. Teammitglied erfasst Zeit
2. Reicht zur Genehmigung ein
3. Manager prüft
4. Genehmigt oder lehnt ab
5. Genehmigt = abrechenbar/Lohnabrechnung

Beispiel-Workflow:

Mitarbeiter: John Zeiteinträge Montag-Freitag: • 8 Std. Montag • 7,5 Std. Dienstag • 8 Std. Mittwoch • 8 Std. Donnerstag • 6 Std. Freitag Gesamt: 37,5 Std.

  1. John klickt „Zur Genehmigung einreichen"
  2. Manager Sarah erhält Benachrichtigung
  3. Sarah prüft die Einträge
  4. Sarah genehmigt 37,5 Std.
  5. Johns Stundenzettel gesperrt
  6. Bereit für Lohnabrechnung/Abrechnung

Genehmigungsstatus:

📝 Entwurf – noch nicht eingereicht ⏳ Ausstehend – wartet auf Genehmigung Genehmigt – vom Manager bestätigt Abgelehnt – Korrektur erforderlich

Vollständiger Leitfaden: Zeitgenehmigung →

Nächste Schritte​

Hilfe benötigt?​