Tarifverwaltung
Übersicht
CADENSAs Tarifverwaltungssystem bietet flexible Abrechnungsoptionen mit einer hierarchischen Struktur. Lege Standardtarife auf Arbeitsbereichsebene fest, passe sie pro Projekt oder Benutzer an und überschreibe sie auf Aufgabenebene für maximale Kontrolle über deine Abrechnung.
Kernkonzepte:
- Tarifhierarchie - Mehrere Ebenen mit klarer Rangfolge
- 🔄 Flexible Überschreibung - Spezifischere Tarife haben Vorrang
- Mehrere Tariftypen - Stundensatz, Pauschale, gemischt
- Automatische Berechnung - Abrechenbare Beträge werden automatisch berechnet
- Bereichsbasiert - Arbeitsbereich, Benutzer, Projekt, Benutzer-Projekt, Aufgabe
Tarifhierarchie
Rangfolge
CADENSA verwendet eine spezifisch-zu-allgemein-Hierarchie. Der spezifischste Tarif gewinnt immer:
Priorität (höchste zu niedrigste):
1. ⭐ Aufgabentarif
└─ Spezifischer Tarif für eine Aufgabe
2. Benutzer-Projekt-Tarif
└─ Bestimmter Benutzer bei bestimmtem Projekt
3. 📁 Projekttarif
└─ Standardtarif für das gesamte Projekt
4. Benutzertarif
└─ Standardtarif für einen Benutzer (über alle Projekte hinweg)
5. 🏢 Arbeitsbereichstarif
└─ Rückfalltarif für den gesamten Arbeitsbereich
Beispielrechnung:
Arbeitsbereichstarif: 40€/Stunde
Benutzertarif (John): 50€/Stunde
Projekttarif: 45€/Stunde
Benutzer-Projekt-Tarif: 55€/Stunde (John am Website-Projekt)
Aufgabentarif: 60€/Stunde (Frontend-Aufgabe)
Ergebnis für John an der Frontend-Aufgabe:
→ 60€/Stunde (Aufgabentarif gewinnt)
Ergebnis für John an anderen Aufgaben im Website-Projekt:
→ 55€/Stunde (Benutzer-Projekt-Tarif gewinnt)
Ergebnis für John an anderen Projekten:
→ 50€/Stunde (Benutzertarif gewinnt)
Tarifbereiche
1. Arbeitsbereichstarif (Stufe: Alle)
Standard-Rückfalltarif für den gesamten Arbeitsbereich.
Arbeitsbereichstarif festlegen:
- Zu Arbeitsbereichseinstellungen → Abrechnung navigieren
- Abschnitt „Standard-Stundensatz" finden
- Tarif eingeben:
50,00€ - Währung auswählen:
EUR - „Einstellungen speichern" klicken
Wann er gilt:
- Kein spezifischerer Tarif ist gesetzt
- Neue Projekte erben diesen Tarif
- Rückfall für alle Zeiteinträge
Anwendungsfall: Einzelner Freelancer mit einheitlichem Tarif für alle Arbeiten.
2. Benutzertarif (Stufe: PRO+)
Standardtarif für ein bestimmtes Teammitglied.
Benutzertarif festlegen:
- Zu Team → Mitglieder navigieren
- Auf Benutzer klicken (z. B. „John Doe")
- Zum Tab „Abrechnung" gehen
- Stundensatz eingeben:
50,00€ - „Speichern" klicken
Wann er gilt:
- Benutzer arbeitet an einem Projekt ohne projektspezifischen Tarif
- Überschreibt den Arbeitsbereichstarif
- Nützlich für unterschiedliche Erfahrungsstufen
Beispiel:
Team-Tarife:
- Junior-Entwickler: 35€/Stunde
- Mid-Level-Entwickler: 50€/Stunde
- Senior-Entwickler: 75€/Stunde
- Designer: 60€/Stunde
- Manager: 85€/Stunde
Anwendungsfall: Agentur mit Teammitgliedern auf unterschiedlichen Abrechnungsstufen.
3. Projekttarif (Stufe: PRO+)
Standardtarif für alle Arbeiten an einem bestimmten Projekt.
Projekttarif festlegen:
- Zu Projekte navigieren
- Auf Projekt klicken (z. B. „Website-Relaunch")
- Zu Einstellungen → Abrechnung gehen
- Standard-Stundensatz eingeben:
55,00€ - „Speichern" klicken
Wann er gilt:
- Jeder Benutzer arbeitet an diesem Projekt (sofern kein Benutzer-Projekt-Tarif gesetzt ist)
- Überschreibt Arbeitsbereichs- und Benutzertarife
- Nützlich für kundenspezifische Preisgestaltung
Anwendungsfall: Premium-Kunde benötigt einen höheren Tarif als Standardprojekte.
4. Benutzer-Projekt-Tarif (Stufe: PRO+)
Spezifischer Tarif für einen Benutzer bei einem bestimmten Projekt.
Benutzer-Projekt-Tarif festlegen:
- Zu Projekt → Team navigieren
- Benutzer in der Projektteamliste finden
- Tarifsymbol neben dem Benutzer klicken
- Stundensatz eingeben:
60,00€ - „Speichern" klicken
Wann er gilt:
- Bestimmter Benutzer arbeitet an bestimmtem Projekt
- Spezifischste Kombination vor Aufgabenebene
- Überschreibt alle Tarife außer dem Aufgabentarif
Beispiel:
Projekt: Website-Relaunch
- John Doe: 60€/Stunde (Senior bei kritischem Projekt)
- Sarah Johnson: 55€/Stunde (Premium-Tarif Designerin)
- Mike Chen: 45€/Stunde (Junior-Entwicklertarif)
Projekt: Interne Tools
- John Doe: 50€/Stunde (Standardtarif)
- Sarah Johnson: 50€/Stunde (Standardtarif)
Anwendungsfall: Senior-Entwickler berechnet einen Aufschlag für risikoreiche Kundenprojekte.
5. Aufgabentarif (Stufe: ENTERPRISE)
Spezifischer Tarif für eine Aufgabe, unabhängig davon, wer daran arbeitet.
Aufgabentarif festlegen:
- Zu Projekt → Aufgaben navigieren
- Auf Aufgabe klicken (z. B. „Datenbankmigration")
- Zum Abschnitt „Abrechnung" gehen
- Stundensatz eingeben:
100,00€ - „Aufgabe speichern" klicken
Wann er gilt:
- Jeder, der an dieser bestimmten Aufgabe arbeitet
- Höchste Priorität in der Hierarchie
- Überschreibt alle anderen Tarife
Anwendungsfall: Notfall-Bugfix oder spezialisierte Arbeit erfordert einen Premium-Tarif.
Beispiel:
Projekt: Website-Relaunch
Standard: 50€/Stunde
Aufgaben:
- Design (Normal): 50€/Stunde (Projekttarif)
- Entwicklung (Normal): 50€/Stunde (Projekttarif)
- Notfallkorrektur (Kritisch): 100€/Stunde (Aufgabentarif-Überschreibung)
- Kundenpräsentation: 75€/Stunde (Aufgabentarif-Überschreibung)
Tariftypen
Stundentarife
Häufigste Abrechnungsmethode.
Funktionsweise:
- Tarif pro Arbeitsstunde
- Erfasste Zeit × Stundensatz = abrechenbarer Betrag
- Unterstützt Dezimalstellen (z. B. 50,50€/Stunde)
Beispiel:
Zeiteintrag:
- Dauer: 3 Std. 45 Min. (3,75 Stunden)
- Tarif: 50€/Stunde
- Abrechenbar: 187,50€
Geeignet für:
- Laufende Projekte
- Beratungstätigkeit
- Retainer-Vereinbarungen
- Unvorhersehbaren Umfang
Pauschaltarife
Festpreis pro Aufgabe oder Projekt.
Funktionsweise:
- Einmaliger Festpreis
- Nicht zeitbasiert
- Auf Projekt- oder Aufgabenebene festgelegt
Beispiel:
Aufgabe: Logo-Design
- Pauschaltarif: 1.500€
- Erfasste Zeit: 12 Std. 30 Min. (für interne Nachverfolgung)
- Abrechenbar: 1.500€ (unabhängig von der Zeit)
Geeignet für:
- Lieferobjekt-basierte Arbeit
- Definierten Umfang
- Vorhersehbare Ergebnisse
- Paketangebote
Siehe Pauschaltarife → für Details.
Gemischte Tarife
Kombination aus Stunden- und Pauschaltarif.
Funktionsweise:
- Manche Aufgaben stundenbasiert, andere pauschal
- Flexible Projektpreisgestaltung
- Unterschiedliche Abrechnung je Aufgabentyp
Beispiel:
Projekt: Website-Relaunch
- Design-Aufgaben: Pauschal 3.000€
- Entwicklungs-Aufgaben: Stundensatz 60€/Stunde
- Überarbeitungen: Stundensatz 75€/Stunde
Geeignet für:
- Komplexe Projekte
- Hybride Vereinbarungen
- Teilweise definierten Umfang
Siehe Gemischte Tarife → für Details.
Währungsunterstützung
Unterstützte Währungen
Alle Stufen unterstützen die folgenden 7 Währungen:
- 🇪🇺 EUR (Euro)
- 🇺🇸 USD (US-Dollar)
- 🇬🇧 GBP (Britisches Pfund)
- 🇭🇺 HUF (Ungarischer Forint)
- 🇵🇱 PLN (Polnischer Zloty)
- 🇷🇴 RON (Rumänischer Leu)
- 🇨🇿 CZK (Tschechische Krone)
Währung festlegen
Arbeitsbereichsebene:
- Arbeitsbereichseinstellungen → Abrechnung
- Währung auswählen:
EUR - Alle Tarife verwenden diese Währung
Mehrwährungsfähigkeit (ENTERPRISE):
Automatische Mehrwährungsumrechnung und Wechselkursverwaltung sind für eine zukünftige Version geplant. Derzeit wird eine einzelne Arbeitsbereichswährung unterstützt.
- Unterschiedliche Währungen pro Kunde
- Automatische Umrechnung (bei Eintragserstellung)
- Wechselkursverfolgung
Tarifsichtbarkeit & Berechtigungen
Wer kann Tarife einsehen?
Die Tarifsichtbarkeit hängt von der Rolle ab:
| Rolle | Eigenen Tarif sehen | Tarife anderer sehen | Tarife bearbeiten |
|---|---|---|---|
| Owner |  | Alle | Alle |
| Manager | | Alle | Projekttarife |
| Member | |  | |
| Viewer | | | |
Einstellungen: Arbeitsbereichseinstellungen → Datenschutz → Tarifsichtbarkeit
- ☐ Tarife allen Teammitgliedern anzeigen
- ☑ Tarife nur Managern und höher anzeigen (empfohlen)
- ☐ Tarife vor allen außer dem Owner verbergen
Tarifverlauf & Audit
Tarifänderungen nachverfolgen (ENTERPRISE)
Jede Tarifänderung wird protokolliert:
📋 Tarifverlauf - John Doe
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Datum Bereich Alter Tarif Neuer Tarif Geändert von │
├─────────────────────────────────────────────────────────┤
│ 25. Jan. 2026 Benutzertarif 45€/h 50€/h Owner │
│ 15. Jan. 2026 Projekttarif 50€/h 55€/h Manager │
│ 1. Jan. 2026 Benutzertarif 40€/h 45€/h Owner │
│ 1. Dez. 2025 Benutzertarif 35€/h 40€/h Owner │
└─────────────────────────────────────────────────────────┘
Auswirkungsanalyse:
- Bestehende Zeiteinträge: Behalten den ursprünglichen Tarif
- Neue Zeiteinträge: Verwenden den neuen Tarif
- Rückwirkende Änderungen: Optional (ENTERPRISE) (Demnächst verfügbar)
Anwendungsfälle:
- Gehaltserhöhungen
- Kundentarif-Anpassungen
- Compliance-Audits
- Historische Abrechnungsgenauigkeit
Tarifvorlagen (ENTERPRISE)
Tarifvorlagen erstellen
Wiederverwendbare Tarifkonfigurationen:
Beispiel: Agentur-Tarifvorlage
Vorlagenname: „Standard-Agenturtarife"
Arbeitsbereichstarif: 40€/Stunde
Benutzertarife:
- Junior-Entwickler: 35€/Stunde
- Entwickler: 50€/Stunde
- Senior-Entwickler: 75€/Stunde
- Designer: 60€/Stunde
- Projektmanager: 85€/Stunde
Projekttyp-Tarife:
- Kundenarbeit: +10% (× 1,1)
- Intern: Basistarif
- F&E: Basistarif
- Notfall: +50% (× 1,5)
Vorlage anwenden:
- Neuen Arbeitsbereich erstellen
- „Tarifvorlage anwenden" auswählen
- Vorlage wählen
- Tarife werden automatisch konfiguriert
Tarifberechnungen
Automatischer abrechenbarer Betrag
CADENSA berechnet automatisch:
Beispiel 1: Einfacher Stundensatz
Zeiteintrag:
- Benutzer: John Doe
- Projekt: Website-Relaunch
- Dauer: 2 Std. 30 Min. (2,5 Stunden)
- Tarif: 50€/Stunde
Berechnung:
2,5 Stunden × 50€/Stunde = 125,00€
Beispiel 2: Hierarchie-Überschreibung
Tarife:
- Arbeitsbereich: 40€/Stunde
- Benutzer (John): 50€/Stunde
- Projekt: 55€/Stunde
- Benutzer-Projekt: 60€/Stunde
Zeiteintrag:
- Benutzer: John Doe
- Projekt: Website-Relaunch
- Dauer: 3 Std. 15 Min. (3,25 Stunden)
- Angewandter Tarif: 60€/Stunde (Benutzer-Projekt gewinnt)
Berechnung:
3,25 Stunden × 60€/Stunde = 195,00€
Beispiel 3: Aufgaben-Überschreibung (ENTERPRISE)
Tarife:
- Benutzer-Projekt: 60€/Stunde
- Aufgabe (Notfall): 100€/Stunde
Zeiteintrag:
- Benutzer: John Doe
- Projekt: Website-Relaunch
- Aufgabe: Notfall-Bugfix
- Dauer: 1 Std. 30 Min. (1,5 Stunden)
- Angewandter Tarif: 100€/Stunde (Aufgabentarif gewinnt)
Berechnung:
1,5 Stunden × 100€/Stunde = 150,00€
Tarifrundung
Rundungsoptionen
Arbeitsbereichseinstellungen → Abrechnung → Tarifrundung:
Keine (Standard):
Berechnung: 2,75h × 50,50€/Stunde = 138,875€
Ergebnis: 138,88€ (Standardrundung)
Auf nächste 5€ runden:
Berechnung: 2,75h × 50,50€/Stunde = 138,875€
Ergebnis: 140,00€ (auf nächste 5€ gerundet)
Auf nächste 10€ runden:
Berechnung: 2,75h × 50,50€/Stunde = 138,875€
Ergebnis: 140,00€ (auf nächste 10€ gerundet)
Immer aufrunden:
Berechnung: 2,75h × 50,50€/Stunde = 138,875€
Ergebnis: 139,00€ (immer aufgerundet)
Best Practices
Do's
- Arbeitsbereichstarif zuerst festlegen - Rückfall für alle Einträge
- Benutzertarife für Erfahrungsstufen nutzen - Junior/Mid/Senior-Stufen
- Projekttarife für Kunden anwenden - Kundenspezifische Preise
- Tarifänderungen dokumentieren - Audit-Trail führen (ENTERPRISE)
- Tarife vierteljährlich überprüfen - Marktanpassungen
- Änderungen kommunizieren - Team über Tarifänderungen informieren
- Berechnungen testen - Abrechenbare Beträge auf Korrektheit prüfen
Don'ts
- Keine Tarife unkonfiguriert lassen - Einträge werden mit 0€ abrechenbar
- Nicht rückwirkend ändern - Kann Abrechnung verwirren
- Nicht überkomplizieren - Einfachsten passenden Bereich verwenden
- Währung nicht vergessen - Arbeitsbereichswährung prüfen
- Nicht vor dem Team verbergen - Transparenz schafft Vertrauen (wo angemessen)
- Aufgabentarife nicht überall verwenden - Für Ausnahmen reservieren (ENTERPRISE)
Häufige Szenarien
Szenario 1: Einzelner Freelancer
Einrichtung:
- Arbeitsbereichstarif: 50€/Stunde
- Alle Projekte erben den Arbeitsbereichstarif
- Einfache, konsistente Abrechnung
Ergebnis: Alle Zeiteinträge automatisch mit 50€/Stunde abrechenbar.
Szenario 2: Kleine Agentur (3-5 Personen)
Einrichtung:
- Arbeitsbereichstarif: 40€/Stunde (Rückfall)
- Benutzertarife:
- Junior-Entwickler: 35€/Stunde
- Senior-Entwickler: 60€/Stunde
- Designer: 55€/Stunde
- Projekttarife:
- Premium-Kunde: 70€/Stunde (überschreibt Benutzertarife)
Ergebnis: Flexible Abrechnung basierend auf Teammitglied und Kundenwert.
Szenario 3: Enterprise (20+ Personen)
Einrichtung:
- Arbeitsbereichstarif: 50€/Stunde (Rückfall)
- Benutzertarife: Individuelle Tarife pro Mitarbeiter
- Projekttarife: Kundenspezifische Tarife
- Benutzer-Projekt-Tarife: Premium-Tarife für Schlüsselpersonal bei kritischen Projekten
- Aufgabentarife: Aufschläge für Notfälle/Spezialarbeiten
Ergebnis: Maximale Flexibilität mit klarer Hierarchie.
Fehlerbehebung
Zeiteintrag zeigt 0€ abrechenbar
Problem: Eintrag erfasst, aber abrechenbarer Betrag ist 0,00€.
Ursachen:
- Kein Tarif auf irgendeiner Ebene festgelegt
- Eintrag als nicht abrechenbar markiert
- Fehler bei der Tarifberechnung
Lösungen:
- Arbeitsbereichstarif festlegen (Einstellungen → Abrechnung)
- Abrechenbar-Umschalter am Eintrag prüfen
- Eintrag bearbeiten und erneut speichern, um neu zu berechnen
- Prüfen, ob Benutzer/Projekt einen Tarif zugewiesen hat
Falscher Tarif angewandt
Problem: Eintrag verwendet unerwarteten Tarif.
Ursache: Missverständnis der Tarifhierarchie.
Lösung:
- Prüfen, welche Tarife gesetzt sind (Arbeitsbereich, Benutzer, Projekt, Benutzer-Projekt, Aufgabe)
- Hierarchie beachten: Aufgabe > Benutzer-Projekt > Projekt > Benutzer > Arbeitsbereich
- Spezifischen Tarif zum Überschreiben bearbeiten
- Tarif in den Zeiteintragsdetails überprüfen
Tarif kann nicht bearbeitet werden
Problem: Tariffeld deaktiviert.
Ursachen:
- Unzureichende Berechtigungen (Manager+-Rolle erforderlich)
- Eintrag bereits genehmigt (ENTERPRISE)
- Projekt archiviert
Lösungen:
- Owner-/Manager-Rolle anfragen
- Genehmigung des Eintrags aufheben, um zu bearbeiten (ENTERPRISE)
- Projektarchivierung aufheben (ENTERPRISE)
Nächste Schritte
- Stundentarife → - Detaillierte Verwaltung von Stundentarifen
- Pauschaltarife → - Festpreis-Abrechnung
- Gemischte Tarife → - Kombination aus Stunden- und Pauschaltarif
- Projektbudgets → - Budgetverfolgung mit Tarifen
- Berichte → - Abrechenbaren Umsatz analysieren
Hilfe benötigt?
- E-Mail: support@cadensa.io
- Community: community.cadensa.io
- FAQ: Tarifverwaltung FAQ