Manuelle Zeiterfassung

Übersicht

Mit der manuellen Zeiterfassung kannst du Arbeitsstunden rückwirkend erfassen oder nachtragen, wenn du vergessen hast, den Timer zu starten. Dies ist nützlich, um Zeit im Nachhinein zu erfassen, Fehler zu korrigieren oder Zeit aus anderen Quellen einzugeben.

Wann manuelle Erfassung verwenden

• Timer-Start vergessen - Arbeit nach Abschluss erfassen
• Offline-Arbeit - Internet war nicht verfügbar
• Import aus anderen Systemen - historische Daten migrieren
• Schnelleinträge - kurze Aufgaben, die sich nicht lohnen zu timen
• Korrekturen - Timer-Fehler beheben

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Manuelle Zeiteinträge erstellen

Schritt 1: Zur manuellen Erfassung navigieren

1. Gehe zu Timer in der Seitenleiste
2. klicke auf den Tab „Manuelle Erfassung"
3. klicke auf die Schaltfläche „Zeiteintrag hinzufügen" oder „Neuer Eintrag"

Schritt 2: Eintragsdetails ausfüllen

Pflichtfelder

Datum

• Datumsauswahl: den Arbeitstag wählen
• Bereich: vergangene Daten können eingegeben werden (innerhalb des Verlaufslimits deines Pakets)
• Format: JJJJ-MM-TT
• Zeitzone: verwendet die Arbeitsbereichs-Zeitzone
• Beispiel: 2026-01-25

Startzeit

• Zeitauswahl: wann du mit der Arbeit begonnen hast
• Format: 24-Stunden (13:30) oder 12-Stunden (1:30 PM), je nach Präferenzen
• Genauigkeit: minutengenau
• Beispiel: 09:00, 14:30

Endzeit

• Zeitauswahl: wann du die Arbeit beendet hast
• Validierung: muss nach der Startzeit liegen
• nur derselbe Tag: kann nicht über Mitternacht hinausgehen (separate Einträge erstellen)
• Beispiel: 11:30, 17:00

Dauer (automatisch berechnet)

• wird automatisch aus Start- und Endzeit berechnet
• Format: Stunden und Minuten (z. B. 2h 30m)
• Beispiel: 09:00 - 11:30 = 2h 30m

Projekt

• Dropdown: aus Arbeitsbereichsprojekten auswählen
• Erforderlich: ein Projekt muss ausgewählt werden
• Filter: zeigt nur aktive Projekte
• Suche: tippen, um die Projektliste zu filtern

Aufgabe (optional/erforderlich je nach Projekteinstellungen)

• Dropdown: Aufgaben für das ausgewählte Projekt
• Bedingt: erforderlich, wenn beim Projekt „Aufgabe für Zeiteintrag erforderlich" aktiviert ist
• Filter: zeigt nur aktive Aufgaben; Aufgabensichtbarkeit hängt von Zuständigen ab (siehe unten)
• Neu erstellen: Aufgabe direkt aus dem Eintrag heraus schnell erstellen (PRO+)

Aufgabensichtbarkeit im Selektor

Das Aufgaben-Dropdown zeigt nur Aufgaben, an denen du arbeiten darfst:

• Aufgabe ohne Zuständige → für alle Projektmitglieder sichtbar
• Aufgabe mit Zuständigen → nur für zugewiesene Mitglieder sichtbar

Dies stellt sicher, dass Teammitglieder nur für sie relevante Aufgaben sehen.

Optionale Felder

Beschreibung

• Textfeld: Woran hast du gearbeitet?
• Zeichenlimit: 1000 Zeichen
• Best Practice: sei spezifisch für bessere Berichte
• Beispiele:
• „Endpunkt für Benutzerauthentifizierung implementiert"
• „Fehler #123 behoben: Login-Weiterleitungsproblem"
• „Arbeit" (zu vage)
• „Zeug" (nicht hilfreich)

Abrechenbar

• Umschalter: Abrechenbar oder Nicht abrechenbar
• Standard: übernimmt die Projekteinstellung
• Überschreiben: kann pro Eintrag geändert werden
• Auswirkung: beeinflusst Rechnungsstellung und Berichte

Tarif-Überschreibung (PRO+)

• Betrag: individueller Stundensatz für diesen Eintrag
• Währung: verwendet die Arbeitsbereichswährung
• Standard: verwendet die Tarifhierarchie (Aufgabe > Benutzer-Projekt > Projekt > Benutzer > Arbeitsbereich)
• Anwendungsfall: unterschiedlicher Tarif für Überstunden, Sonderarbeit

Tags (ENTERPRISE)

• Mehrfachauswahl: benutzerdefinierte Tags hinzufügen
• Beispiele: „dringend", „kundenanruf", „meeting", „recherche"
• Filterung: in Berichten und Exporten verwenden
• Neu erstellen: Tags spontan hinzufügen

Schritt 3: Eintrag speichern

Klicke auf die Schaltfläche „Zeiteintrag speichern".

Was passiert:

• Eintrag erstellt und zum Zeitprotokoll hinzugefügt
• Dashboard aktualisiert sich mit neuen Stunden
• abrechenbarer Betrag berechnet (falls Tarif festgelegt)
• Benachrichtigungen gesendet (falls aktiviert)

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Google-Kalender-Import

Google Kalender muss verbunden sein

Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn Google Kalender verbunden ist. Verbinde ihn unter Einstellungen → Integrationen → Google Kalender.

Wenn dein Google Kalender verbunden ist, kannst du einen neuen Zeiteintrag direkt aus einem Kalenderereignis vorausfüllen — keine manuelle Eingabe erforderlich.

So importierst du ein Kalenderereignis

1. Öffne den Dialog „Zeiteintrag hinzufügen"
2. klicke auf die Schaltfläche „Aus Kalender importieren" oben im Formular
3. eine Liste der heutigen und morgigen Ereignisse erscheint (ganztägige Ereignisse ausgeschlossen)
4. klicke auf ein Ereignis, um es vorauszufüllen:
   • Beschreibung — aus dem Ereignistitel
   • Startzeit — aus dem Ereignisbeginn
   • Endzeit — aus dem Ereignisende
5. überprüfe und passe die vorausgefüllten Felder nach Bedarf an
6. wähle ein Projekt/eine Aufgabe, dann klicke auf „Erstellen"

tipp

Alle vorausgefüllten Felder bleiben vor dem Speichern bearbeitbar. Der Kalender-Import ist ein Ausgangspunkt, keine Festlegung.

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Paketlimits

Paket	Max. Zeiteinträge pro Arbeitsbereich	Verlaufszugriff
FREE	100	30 Tage
PRO	1.000	365 Tage (1 Jahr)
ENTERPRISE	Unbegrenzt	Unbegrenzt

FREE-Paket-Limit

Das FREE-Paket begrenzt nicht die Anzahl der Zeiteinträge. Seine Limits sind 5 Teammitglieder, 2 Arbeitsbereiche sowie 10 Projekte / 50 Aufgaben pro Arbeitsbereich.

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Zeiteinträge bearbeiten

Eigene Einträge bearbeiten

Wer bearbeiten kann:

• Inhaber, Manager, Mitglied (nur eigene Einträge)

So bearbeitest du:

1. Eintrag im Zeitprotokoll finden
2. auf das Stiftsymbol oder die Eintragszeile klicken
3. Felder ändern
4. auf „Änderungen speichern" klicken

Bearbeitbare Felder:

• alle Felder außer dem Datum (siehe Hinweis unten)
• Start-/Endzeit
• Projekt und Aufgabe
• Beschreibung
• Abrechnungsstatus
• Tarif (PRO+)

Datum ändern

Um das Datum zu ändern, lösche den Eintrag und erstelle einen neuen. Dies bewahrt die Integrität des Prüfpfads.

Einträge anderer bearbeiten (Manager+)

Wer bearbeiten kann:

• Inhaber, Manager (jeder Eintrag im Arbeitsbereich)

Anwendungsfälle:

• Teamfehler korrigieren
• Beschreibungen standardisieren
• Abrechnungsstatus aktualisieren
• korrekte Tarife anwenden

Prüfpfad (ENTERPRISE):

• alle Bearbeitungen mit Wer/Wann/Was protokolliert
• Originalwerte bleiben erhalten
• vollständiger Verlauf zugänglich

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Zeiteinträge löschen

Löschvorgang

Wer löschen kann:

• Inhaber, Manager: jeden Eintrag
• Mitglied: nur eigene Einträge
• Betrachter: kann nicht löschen

So löschst du:

1. Eintrag im Zeitprotokoll finden
2. auf das Papierkorb-Symbol klicken
3. Bestätigungsdialog erscheint
4. auf „Eintrag löschen" klicken

Was gelöscht wird:

• Zeiteintrag-Datensatz
• Berechnung des abrechenbaren Betrags
• Eintrag aus allen Berichten

Was erhalten bleibt (ENTERPRISE):

• Prüfprotokoll der Löschung
• wer ihn gelöscht hat
• wann er gelöscht wurde

Dauerhafte Aktion

Das Löschen von Zeiteinträgen ist dauerhaft. Erwäge, stattdessen zu bearbeiten, um den Verlauf zu bewahren.

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Massen-Manuelle Erfassung (PRO+)

PRO+-Funktion

Die massenhafte Erstellung von Zeiteinträgen erfordert das PRO- oder ENTERPRISE-Paket.

CSV-Import

Zeiteinträge aus einer CSV-Datei importieren:

Schritt 1: CSV vorbereiten

Lade die Vorlage herunter oder verwende dieses Format:

date,start_time,end_time,project,task,description,billable
2026-01-20,09:00,11:30,Website Redesign,Design,Homepage-Mockup,true
2026-01-20,13:00,17:00,Website Redesign,Development,Header implementiert,true
2026-01-21,09:00,12:00,Internal,Meeting,Team-Standup,false

Erforderliche Spalten:

• date (JJJJ-MM-TT)
• start_time (HH:MM)
• end_time (HH:MM)
• project (Projektname)

Optionale Spalten:

• task (Aufgabenname)
• description (Text)
• billable (true/false)
• rate (Zahl, PRO+)
• tags (kommagetrennt, ENTERPRISE)

Schritt 2: CSV hochladen

1. Navigiere zu Timer → Manuelle Erfassung
2. klicke auf die Schaltfläche „CSV importieren"
3. CSV-Datei auswählen
4. Spalten zuordnen (falls nötig)
5. Einträge in der Vorschau ansehen
6. auf „Importieren" klicken

Validierung:

• gültige Daten und Zeiten
• Projekte existieren
• Aufgaben existieren (falls angegeben)
• Warnungen bei verdächtigen Einträgen (z. B. 12+ Stunden-Tage)
• Fehler verhindern den Import

Importergebnisse:

✓ Erfolgreich importiert: 45 Einträge
⚠ Warnungen: 3 Einträge
✗ Fehlgeschlagen: 2 Einträge

Detailliertes Protokoll ansehen →

Schnellkopie

Aktuelle Einträge duplizieren:

1. Eintrag im Zeitprotokoll finden
2. auf das Symbol „Kopieren" klicken
3. Datum/Uhrzeit anpassen
4. auf „Als neuen Eintrag speichern" klicken

Anwendungsfälle:

• wiederkehrende tägliche Aufgaben
• ähnliche Arbeitsmuster
• wöchentliche Meetings

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Zeitrundung

Rundungsregeln auf manuelle Einträge anwenden.

Rundungsoptionen

Arbeitsbereichs-/Projekteinstellungen:

• Keine - genaue Zeit (Standard)
• 5 Minuten - rundet auf die nächsten 5 Min.
• 10 Minuten - rundet auf die nächsten 10 Min.
• 15 Minuten - rundet auf die nächsten 15 Min.
• 30 Minuten - rundet auf die nächsten 30 Min.

Rundungsmethoden:

• Mathematisch - Standardrundung (< 0,5 abrunden, ≥ 0,5 aufrunden)
• Immer aufrunden - rundet immer auf
• Immer abrunden - rundet immer ab

Beispiele (15-Minuten-Rundung, mathematisch):

Eintrag: 09:00 - 11:08 (2h 8m)
Gerundet: 2h 15m

Eintrag: 14:00 - 16:22 (2h 22m)
Gerundet: 2h 15m

Eintrag: 09:00 - 11:23 (2h 23m)
Gerundet: 2h 30m

Wann Rundung gilt:

• manuelle Einträge (falls Einstellung aktiviert)
• Timer-Einträge (falls Einstellung aktiviert)
• Massenimporte (falls Einstellung aktiviert)

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Validierungsregeln

Eintragsvalidierung

Automatische Prüfungen:

Zeitvalidierung:

• Endzeit vor Startzeit
• Dauer > 24 Stunden
• Dauer > 12 Stunden (Warnung)
• überlappende Einträge (Warnung)
• zukünftige Daten — standardmäßig erlaubt (kann pro Arbeitsbereich in den Einstellungen eingeschränkt werden)

Projekt-/Aufgabenvalidierung:

• Projekt existiert nicht
• Projekt archiviert (ENTERPRISE)
• Aufgabe erforderlich, aber nicht angegeben
• Aufgabe gehört nicht zum Projekt

Paketvalidierung:

• Eintragslimit erreicht (FREE: 100, PRO: 1000)
• Datum außerhalb des Verlaufszugriffs (FREE: 30 Tage)

Abrechnungsvalidierung:

• abrechenbarer Eintrag ohne Tarif
• nicht abrechenbarer Eintrag bei abrechenbarem Projekt

Überlappungserkennung

Warnung bei überlappenden Einträgen:

⚠ Warnung: Überlappender Zeiteintrag erkannt

Bestehend: 2026-01-25 09:00 - 11:00 (Website-Redesign)
Neu: 2026-01-25 10:00 - 12:00 (Marketing-Kampagne)

Überlappungszeitraum: 10:00 - 11:00 (1 Stunde)

Möchtest du fortfahren?
[Abbrechen] [Trotzdem speichern]

Überlappungsrichtlinie:

• standardmäßig erlaubt (nur Warnungen)
• kann blockiert werden (Arbeitsbereichseinstellung, ENTERPRISE)
• wird protokolliert (ENTERPRISE)

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Best Practices

Empfehlenswert

• in Beschreibungen spezifisch sein - „Login-Fehler #123 behoben" statt „Fehlerbehebung"
• Zeit zeitnah eingeben - nicht wochenlang mit dem Nachtragen warten
• konsistentes Projekt/Aufgabe verwenden - erleichtert die Berichterstattung
• vor dem Speichern überprüfen - Daten und Zeiten doppelt prüfen
• wichtige Arbeit taggen - Tags zur Filterung verwenden (ENTERPRISE)
• korrekten Abrechnungsstatus festlegen - beeinflusst die Rechnungsstellung
• Aufgabennamen verwenden - bessere Granularität für Berichte

Nicht empfehlenswert

• keine überlappenden Einträge erstellen - verursacht Verwirrung
• keine vagen Beschreibungen verwenden - „Arbeit", „Zeug", „Sachen"
• nicht ausgiebig rückdatieren - beeinträchtigt die Genauigkeit
• Abrechnungsstatus nicht vergessen - nicht abrechenbare Arbeit kann nicht abgerechnet werden
• Einträge nicht duplizieren - zuerst auf bestehende prüfen
• nicht manuell runden - Systemrundung verwenden

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Manuelle-Erfassung-Szenarien

Szenario 1: Timer-Start vergessen

Situation: 2 Stunden gearbeitet, vergessen, den Timer zu starten.

Lösung:

1. Navigiere zur manuellen Erfassung
2. heutiges Datum eingeben
3. Start: wann du begonnen hast (z. B. 09:00)
4. Ende: wann du fertig warst (z. B. 11:00)
5. Projekt und Aufgabe auswählen
6. Beschreibung hinzufügen
7. speichern

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Szenario 2: Import aus einer Tabellenkalkulation

Situation: 3 Monate lang Zeit in Excel erfasst, möchte importieren.

Lösung:

1. Excel als CSV exportieren
2. Spalten formatieren: date, start_time, end_time, project, description
3. Navigiere zu Timer → Manuelle Erfassung
4. auf „CSV importieren" klicken
5. Datei hochladen
6. Spalten zuordnen
7. Vorschau überprüfen
8. importieren (kann PRO+-Paket erfordern)

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Szenario 3: Timer-Fehler korrigieren

Situation: Timer lief versehentlich über Nacht (16 Stunden erfasst).

Lösung:

1. fehlerhaften Eintrag im Zeitprotokoll finden
2. auf Bearbeiten (Stiftsymbol) klicken
3. Endzeit korrigieren (z. B. 17:00 statt 09:00 am nächsten Tag)
4. Dauer überprüfen (sollte ~8 Stunden sein)
5. Änderungen speichern

Alternative: löschen und neuen manuellen Eintrag mit korrekten Zeiten erstellen.

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Szenario 4: Langen Eintrag aufteilen

Situation: 8-Stunden-Eintrag muss auf zwei Projekte aufgeteilt werden.

Lösung:

1. ursprünglichen Eintrag bearbeiten: Endzeit auf den Mittelpunkt ändern (z. B. 09:00-13:00)
2. neuen manuellen Eintrag erstellen: verbleibende Zeit verwenden (z. B. 13:00-17:00)
3. dem zweiten Projekt zuweisen
4. prüfen, dass die Gesamtdauer mit dem Original übereinstimmt

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Szenario 5: Import aus Google Kalender

Situation: du hast ein Google-Kalender-Meeting und möchtest es schnell als Zeiteintrag erfassen.

Lösung:

1. Google Kalender unter Einstellungen → Integrationen → Google Kalender verbinden (einmalige Einrichtung)
2. den Dialog „Zeiteintrag hinzufügen" öffnen
3. auf „Aus Kalender importieren" oben klicken
4. das Meeting aus den heutigen oder morgigen Ereignissen auswählen
5. Beschreibung, Start- und Endzeit werden automatisch vorausgefüllt
6. Projekt/Aufgabe auswählen und auf „Erstellen" klicken

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Fehlerbehebung

Manueller Eintrag kann nicht erstellt werden

Problem: Schaltfläche „Zeiteintrag hinzufügen" deaktiviert oder ausgegraut.

Ursachen:

• Arbeitsbereichslimit erreicht (FREE: 100, PRO: 1000)
• keine Berechtigung (Betrachter-Rolle)
• keine aktiven Projekte

Lösungen:

1. Paketlimits prüfen: bei Bedarf upgraden
2. Rolle prüfen: Mitglied-Rolle oder höher erforderlich
3. zuerst ein Projekt erstellen, falls keines existiert
4. alte Einträge löschen (FREE-Paket)

Eintrag wird nicht gespeichert

Problem: „Speichern" geklickt, aber der Eintrag erscheint nicht.

Ursachen:

• Validierungsfehler (Fehlermeldungen prüfen)
• Endzeit vor Startzeit
• erforderliche Aufgabe fehlt
• Netzwerkproblem

Lösungen:

1. Fehlermeldung sorgfältig lesen
2. Validierungsfehler beheben
3. Internetverbindung prüfen
4. Seite aktualisieren
5. Support kontaktieren, falls das Problem weiterhin besteht

Falsche Zeitzone

Problem: Zeiten erscheinen in der falschen Zeitzone.

Ursache: Diskrepanz zwischen Arbeitsbereichs- und Browser-Zeitzone.

Lösung: Zeiten werden in der Arbeitsbereichs-Zeitzone gespeichert. Prüfe die Arbeitsbereichseinstellungen, um sicherzustellen, dass die richtige Zeitzone eingestellt ist.

Doppelte Einträge

Problem: versehentlich einen doppelten Eintrag erstellt.

Lösung:

1. Duplikat im Zeitprotokoll finden
2. auf das Papierkorb-Symbol klicken, um zu löschen
3. Löschung bestätigen
4. nur einen korrekten Eintrag behalten

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Nächste Schritte

• Timer-Nutzung → - lerne, den automatischen Timer zu verwenden
• Massenbearbeitung → - mehrere Einträge gleichzeitig bearbeiten (PRO+)
• Berichte → - Zeitberichte erstellen
• Tarifverwaltung → - Abrechnungstarife einrichten

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Brauchst du Hilfe?

• E-Mail: support@cadensa.io
• Community: community.cadensa.io
• FAQ: Zeiterfassung-FAQ