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Massenbearbeitung von Zeiteinträgen

PRO+-Funktion

Die Massenbearbeitung erfordert das PRO- oder ENTERPRISE-Paket. FREE-Paket-Benutzer müssen Einträge einzeln bearbeiten.

Übersicht​

Mit der Massenbearbeitung kannst du mehrere Zeiteinträge auswählen und gleichzeitig ändern. Das spart Zeit, wenn du dieselbe Änderung an vielen Einträgen vornehmen musst, z. B. die Projektzuweisung ändern, den Abrechnungsstatus aktualisieren oder Tags anwenden.

Verfügbare Aktionen:

  • mehrere Einträge als abrechenbar/nicht abrechenbar markieren
  • Einträge einem anderen Projekt neu zuweisen
  • Aufgabenzuweisung ändern
  • Tags hinzufügen oder entfernen
  • mehrere Einträge gleichzeitig löschen

So verwendest du sie​

  1. Gehe zu Zeit → Zeiterfassung (Listenansicht)
  2. aktiviere das Kontrollkästchen links neben einem oder mehreren Einträgen
  3. eine Massenaktions-Symbolleiste erscheint oben in der Tabelle
  4. wähle Bearbeiten (öffnet das Massenbearbeitungsfeld) oder Löschen
  5. lege im Bearbeitungsfeld die zu ändernden Felder fest und bestätige

Auf die Massenbearbeitung zugreifen​

Massenbearbeitungsmodus aktivieren​

Von der Zeiteinträge-Seite:

  1. Navigiere zu Timer → Zeiteinträge
  2. klicke auf die Schaltfläche „Massenbearbeitung" in der Symbolleiste
  3. Kontrollkästchen erscheinen neben jedem Eintrag

Tastenkombination:

  • Strg + B - Massenbearbeitungsmodus umschalten

Visuelle Anzeige:

┌─────────────────────────────────────────┐ │ Massenbearbeitungsmodus │ │ 5 Einträge ausgewählt │ │ │ │ [Projekt ändern] [Als abrechenbar markieren] │ │ [Tarif anwenden] [Löschen] [Abbrechen] │ └─────────────────────────────────────────┘

Einträge auswählen​

Auswahlmethoden​

Einzelauswahl:

  • Kontrollkästchen neben jedem Eintrag anklicken
  • ausgewählte Einträge werden hervorgehoben
  • Zähler aktualisiert sich: „5 Einträge ausgewählt"

Alle auswählen (aktuelle Seite):

  • Kontrollkästchen in der Tabellenkopfzeile anklicken
  • alle sichtbaren Einträge werden ausgewählt
  • paginierte Ergebnisse: nur die aktuelle Seite

Alle auswählen (alle Seiten):

  • auf „Alle auswählen" klicken
  • Bestätigung: „Alle 47 Einträge über alle Seiten hinweg auswählen?"
  • „Ja" zum Bestätigen klicken

Bereichsauswahl:

  • Kontrollkästchen des ersten Eintrags anklicken
  • Umschalt gedrückt halten
  • Kontrollkästchen des letzten Eintrags anklicken
  • alle dazwischenliegenden Einträge werden ausgewählt

Zuerst filtern, dann auswählen:

  1. Filter anwenden (Zeitraum, Projekt, Abrechnungsstatus)
  2. auf „Alle auswählen" klicken
  3. nur gefilterte Einträge werden ausgewählt

Abwählen:

  • Kontrollkästchen erneut anklicken, um einen einzelnen Eintrag abzuwählen
  • auf „Alle abwählen" klicken, um die Auswahl zu löschen

Massenoperationen​

1. Projekt ändern​

Einträge einem anderen Projekt neu zuweisen.

Anwendungsfall: versehentlich Zeit auf das falsche Projekt erfasst.

Schritte:

  1. Einträge auswählen
  2. auf die Schaltfläche „Projekt ändern" klicken
  3. ein Dropdown mit der Projektliste erscheint
  4. neues Projekt auswählen
  5. Bestätigungsdialog:
Projekt für 5 Einträge ändern?
Von: Website-Redesign
Zu: Marketing-Kampagne

[Abbrechen] [Bestätigen]
  1. auf „Bestätigen" klicken

Validierung:

  • das Zielprojekt muss existieren
  • das Zielprojekt muss aktiv sein
  • Warnung, wenn das Projekt einen anderen Standard-Abrechnungsstatus hat
  • Warnung, wenn Aufgaben im neuen Projekt nicht existieren

Aufgabenbehandlung:

  • Aufgaben werden automatisch geleert (wenn sie im neuen Projekt nicht existieren)
  • Option zur Neuzuweisung zu einer äquivalenten Aufgabe (falls vorhanden)

2. Aufgabe ändern​

Einträge innerhalb desselben Projekts einer anderen Aufgabe neu zuweisen.

Anwendungsfall: falsche Aufgabe bei der Zeiterfassung ausgewählt.

Schritte:

  1. Einträge auswählen (dasselbe Projekt empfohlen)
  2. auf die Schaltfläche „Aufgabe ändern" klicken
  3. das Dropdown zeigt Aufgaben aus den Projekten der Einträge
  4. neue Aufgabe auswählen
  5. Änderung bestätigen

Validierung:

  • Warnung, wenn Einträge mehrere Projekte umfassen
  • zeigt nur Aufgaben, die in den ausgewählten Projekten existieren
  • Option, die Aufgabe zu leeren (auf null setzen)

3. Als abrechenbar/nicht abrechenbar markieren​

Abrechnungsstatus im Stapel ändern.

Anwendungsfall: Kunde hat Vertragsbedingungen geändert, vergangene Arbeit muss als abrechenbar markiert werden.

Schritte:

  1. Einträge auswählen
  2. auf die Schaltfläche „Als abrechenbar markieren" oder „Als nicht abrechenbar markieren" klicken
  3. Bestätigungsdialog:
12 Einträge als abrechenbar markieren?

Dies wirkt sich auf Rechnungsstellung und Berichte aus.

[Abbrechen] [Bestätigen]
  1. auf „Bestätigen" klicken

Auswirkung:

  • abrechenbarer Betrag wird neu berechnet
  • Berichte werden aktualisiert
  • 🧾 wirkt sich auf die Rechnungsstellung aus

Visuelles Feedback:

  • „12 Einträge auf abrechenbar aktualisiert"
  • aktualisierte Einträge blinken grün auf

4. Tarif anwenden (PRO+)​

Stundensatz auf mehrere Einträge anwenden.

Anwendungsfall: Tarif vergessen festzulegen, muss rückwirkend angewendet werden.

Schritte:

  1. Einträge auswählen
  2. auf die Schaltfläche „Tarif anwenden" klicken
  3. Tarifbetrag eingeben
  4. Währung auswählen (oder Arbeitsbereichsstandard verwenden)
  5. Gesamtabrechenbaren Betrag als Vorschau ansehen
  6. bestätigen

Beispiel:

┌─────────────────────────────────────────┐ │ Tarif auf 8 Einträge anwenden │ ├─────────────────────────────────────────┤ │ │ │ Stundensatz: [50,00€] │ │ Währung: EUR │ │ │ │ Gesamtdauer: 18h 30m │ │ Gesamt abrechenbar: 925,00€ │ │ │ │ Bestehende Tarife werden überschrieben. │ │ │ │ [Abbrechen] [Tarif anwenden] │ └─────────────────────────────────────────┘

Validierung:

  • Warnung, wenn Einträge bereits Tarife haben (werden überschrieben)
  • Warnung, wenn Einträge als nicht abrechenbar markiert sind
  • Tarif muss eine positive Zahl sein

Tarifhierarchie: Tarif auf Eintragsebene (hier angewendet) > Aufgabentarif > Benutzer-Projekt-Tarif > Projekttarif > Benutzertarif > Arbeitsbereichstarif

5. Mehrere Einträge löschen​

Ausgewählte Einträge dauerhaft löschen.

Anwendungsfall: versehentlich doppelte Einträge erstellt.

Schritte:

  1. zu löschende Einträge auswählen
  2. auf die Schaltfläche „Löschen" (Papierkorb-Symbol) klicken
  3. Bestätigungsdialog:

┌─────────────────────────────────────────┐ │ 5 Einträge löschen? │ ├─────────────────────────────────────────┤ │ │ │ Diese Aktion kann nicht rückgängig │ │ gemacht werden. │ │ │ │ Einträge: │ │ - 2026-01-20 09:00-11:30 (Website) │ │ - 2026-01-20 13:00-17:00 (Website) │ │ - 2026-01-21 09:00-12:00 (Intern) │ │ ... │ │ │ │ [Abbrechen] [Dauerhaft löschen] │ └─────────────────────────────────────────┘

  1. „DELETE" zur Bestätigung eingeben (ENTERPRISE: Sicherheitsmaßnahme)
  2. auf „Dauerhaft löschen" klicken

Was gelöscht wird:

  • Zeiteinträge
  • zugehörige abrechenbare Beträge
  • Einträge aus Berichten

Was erhalten bleibt (ENTERPRISE):

  • Prüfprotokoll der Löschung
  • wer gelöscht hat
  • wann gelöscht wurde
  • 📝 ursprüngliche Eintragsdetails
Dauerhafte Aktion

Löschung ist dauerhaft. Erwäge stattdessen das Archivieren oder Markieren als nicht abrechenbar, wenn du Aufzeichnungen bewahren möchtest.

6. Beschreibungen aktualisieren (PRO+)​

Beschreibungen im Stapel anhängen oder ersetzen.

Anwendungsfall: Projektcode zu allen Einträgen für die Kundenverfolgung hinzufügen.

Schritte:

  1. Einträge auswählen
  2. auf die Schaltfläche „Beschreibungen bearbeiten" klicken
  3. Modus wählen:
  • Anhängen: Text am Ende bestehender Beschreibungen hinzufügen
  • Voranstellen: Text am Anfang hinzufügen
  • Ersetzen: gesamte Beschreibung ersetzen

Beispiel Anhängen:

Original: „Login-Funktion implementiert"
Anhängen: „ [PROJ-123]"
Ergebnis: „Login-Funktion implementiert [PROJ-123]"

Beispiel Ersetzen:

Original: (verschiedene Beschreibungen)
Ersetzen: „Kundenmeeting"
Ergebnis: alle Einträge lauten nun „Kundenmeeting"

7. Tags hinzufügen (ENTERPRISE)​

Tags auf mehrere Einträge zur Kategorisierung anwenden.

Anwendungsfall: alle Kundenanrufe für die Quartalsüberprüfung taggen.

Schritte:

  1. Einträge auswählen
  2. auf die Schaltfläche „Tags hinzufügen" klicken
  3. bestehende Tags auswählen oder neue erstellen
  4. Mehrfachauswahl: kundenanruf, abrechenbar, dringend
  5. auf „Tags anwenden" klicken

Tag-Operationen:

  • Tags hinzufügen - zu bestehenden Tags hinzufügen
  • Tags ersetzen - bestehende Tags überschreiben
  • Tags entfernen - bestimmte Tags von Einträgen entfernen

Anwendungsfälle:

  • Projektphasen (Discovery, Design, Entwicklung, Testing)
  • Arbeitstypen (Meeting, Coding, Review, Dokumentation)
  • Kundentypen (Prioritätskunde, Retainer, Einmalig)
  • Abrechnungskategorien (Eilauftrag, Standard, ermäßigt)

Massenbearbeitungsfilter​

Vor der Massenbearbeitung filtern​

Wende zuerst Filter an, um bestimmte Einträge auszuwählen, und verwende dann die Massenbearbeitung.

Verfügbare Filter:

Zeitraum

  • letzte 7 Tage
  • letzte 30 Tage
  • dieser Monat
  • benutzerdefinierter Zeitraum

Projekt

  • einzelnes Projekt
  • mehrere Projekte (Mehrfachauswahl)

Aufgabe

  • bestimmte Aufgabe
  • Einträge ohne Aufgabe

Abrechnungsstatus

  • nur abrechenbar
  • nur nicht abrechenbar
  • alle

Benutzer (Manager+)

  • bestimmtes Teammitglied
  • mehrere Mitglieder

Tag (ENTERPRISE)

  • hat Tag
  • hat kein Tag
  • bestimmte Tag-Werte

Beispiel-Workflow:

  1. Filter: Datum = „Letzte 30 Tage", Projekt = „Website-Redesign", Abrechenbar = „Nicht abrechenbar"
  2. Ergebnis: 15 Einträge angezeigt
  3. auf „Alle auswählen" klicken
  4. auf „Als abrechenbar markieren" klicken
  5. alle 15 Einträge sind jetzt abrechenbar

Massenänderungen rückgängig machen​

PRO+-Funktion

Die Rückgängig-Funktion erfordert das PRO- oder ENTERPRISE-Paket.

Letzte Massenoperation rückgängig machen​

Sofortiges Rückgängigmachen: Nach Abschluss der Massenoperation erscheint 30 Sekunden lang ein Rückgängig-Banner:

┌─────────────────────────────────────────┐ │ 12 Einträge auf abrechenbar aktualisiert │ │ │ │ [↶ Rückgängig] │ └─────────────────────────────────────────┘

Klicke auf „Rückgängig", um Änderungen zurückzusetzen.

Was zurückgesetzt wird:

  • alle Änderungen der letzten Massenoperation
  • Einträge werden auf den vorherigen Zustand zurückgesetzt
  • Prüfprotokoll bleibt erhalten (ENTERPRISE)

Einschränkungen:

  • nur die letzte Operation kann rückgängig gemacht werden
  • 30-Sekunden-Zeitfenster
  • nicht verfügbar für Löschoperationen (dauerhaft)

Massenbearbeitungsberechtigungen​

Wer kann Massenbearbeitung durchführen?​

Eigene Einträge:

  • Inhaber, Manager, Mitglied: kann eigene Einträge massenbearbeiten

Einträge anderer:

  • Inhaber, Manager: kann jeden Eintrag im Arbeitsbereich massenbearbeiten
  • Mitglied, Betrachter: kann Einträge anderer nicht massenbearbeiten

Eingeschränkte Operationen:

OperationInhaberManagerMitgliedBetrachter
Projekt ändern (eigene)
Projekt ändern (andere)
Als abrechenbar markieren (eigene)
Als abrechenbar markieren (andere)
Tarif anwenden (eigene) (PRO+)
Tarif anwenden (andere) (PRO+)
Löschen (eigene)
Löschen (andere)
Tags hinzufügen (ENTERPRISE)

Massenbearbeitungsszenarien​

Szenario 1: Falsche Projektzuweisung​

Situation: in der letzten Woche 10 Stunden auf „Intern" statt „Kundenprojekt X" erfasst.

Lösung:

  1. Filter: Datum = letzte 7 Tage, Projekt = Intern
  2. Einträge überprüfen (bestätigen, dass es die richtigen sind)
  3. alle übereinstimmenden Einträge auswählen
  4. auf „Projekt ändern" klicken
  5. „Kundenprojekt X" auswählen
  6. bestätigen

Ergebnis: alle 10 Stunden sind jetzt Kundenprojekt X zugewiesen.

Szenario 2: Tarifkorrektur​

Situation: Kunde hat mitten im Projekt einem höheren Tarif zugestimmt. 20 Einträge müssen von 40€/h auf 50€/h aktualisiert werden.

Lösung:

  1. Filter: Projekt = Kundenprojekt X, Datum = nach 15.01.2026
  2. alle Einträge auswählen
  3. auf „Tarif anwenden" klicken
  4. 50,00€ eingeben
  5. Vorschau: 20 Einträge, 45 Stunden gesamt, 2.250€ abrechenbar
  6. bestätigen

Ergebnis: alle Einträge mit dem neuen Tarif aktualisiert.

Szenario 3: Änderung des Abrechnungsstatus​

Situation: Kunde hat den Vertrag von Festpreis auf Stundenbasis geändert. Alle vergangene Arbeit muss für die Rechnungsstellung als abrechenbar markiert werden.

Lösung:

  1. Filter: Projekt = Kundenprojekt Y, Abrechenbar = Nicht abrechenbar
  2. alle auswählen (52 Einträge)
  3. auf „Als abrechenbar markieren" klicken
  4. bestätigen

Ergebnis: 52 Einträge jetzt abrechenbar, bereit für die Rechnungsstellung.

Szenario 4: Bereinigung doppelter Einträge​

Situation: Timer-Fehlfunktion hat 8 doppelte Einträge erstellt.

Lösung:

  1. nach Datum und Dauer sortieren
  2. Duplikate identifizieren (gleiches Datum, Uhrzeit, Projekt)
  3. doppelte Einträge auswählen (Originale behalten)
  4. auf „Löschen" klicken
  5. Löschung bestätigen

Ergebnis: Duplikate entfernt, genaues Zeitprotokoll.

Szenario 5: Tag-Hinzufügung (ENTERPRISE)​

Situation: alle Q1-Kundenanrufe müssen für den Quartalsbericht getaggt werden.

Lösung:

  1. Filter: Datum = Q1 2026 (1. Jan. - 31. März), Beschreibung enthält „Anruf" oder „Meeting"
  2. alle Einträge auswählen
  3. auf „Tags hinzufügen" klicken
  4. auswählen: q1-2026, kundenanruf
  5. Tags anwenden

Ergebnis: alle Q1-Kundenanrufe getaggt, leicht für Berichte zu filtern.

Massenbearbeitungsvalidierung​

Validierung vor der Operation​

Systemprüfungen vor der Massenoperation:

Projektänderung:

  • Zielprojekt existiert
  • Zielprojekt ist aktiv
  • Warnung bei Aufgabeninkompatibilität
  • Warnung bei Abweichung des Abrechnungsstatus

Tarifanwendung:

  • Tarif ist eine positive Zahl
  • Warnung beim Überschreiben bestehender Tarife
  • Warnung bei nicht abrechenbaren Einträgen

Löschen:

  • Benutzer hat die Berechtigung
  • Warnung bei genehmigten Einträgen (ENTERPRISE)
  • 🚨 Warnung bei großem Stapel (>50 Einträge)

Validierungsfehler: Wenn die Validierung fehlschlägt, wird die Operation mit einer klaren Fehlermeldung blockiert:

┌─────────────────────────────────────────┐ │ Projekt kann nicht geändert werden │ ├─────────────────────────────────────────┤ │ │ │ Grund: Zielprojekt „Marketing" │ │ ist archiviert. │ │ │ │ Aktion: Projekt entarchivieren oder │ │ ein anderes Projekt auswählen. │ └─────────────────────────────────────────┘

Best Practices​

Empfehlenswert​

  • zuerst filtern, dann auswählen - stelle sicher, dass du die richtigen Einträge auswählst
  • vor dem Bestätigen eine Vorschau ansehen - Auswahlanzahl doppelt prüfen
  • spezifische Filter verwenden - genau auf die benötigten Einträge eingrenzen
  • zuerst mit kleinem Stapel testen - 2-3 Einträge auswählen, Ergebnis überprüfen
  • nach der Massenbearbeitung überprüfen - prüfen, dass Änderungen korrekt angewendet wurden
  • bei Fehlern Rückgängig verwenden - 30 Sekunden verfügbar (PRO+)
  • Änderungen kommunizieren - Team informieren, wenn du deren Einträge bearbeitest (Manager+)

Nicht empfehlenswert​

  • nicht ohne Sicherung massenweise löschen - zuerst exportieren erwägen
  • Warnungen nicht ignorieren - Validierungsmeldungen sorgfältig lesen
  • Arbeit anderer nicht ohne Erlaubnis massenbearbeiten - zuerst kommunizieren
  • nicht überstürzen - Zeit nehmen, um die Auswahl zu überprüfen
  • „Alle auswählen" nicht blind verwenden - zuerst filtern
  • Prüfpfad nicht vergessen - Massenbearbeitungen werden protokolliert (ENTERPRISE)

Fehlerbehebung​

Schaltfläche für Massenbearbeitung deaktiviert​

Problem: „Massenbearbeitung"-Schaltfläche ausgegraut.

Ursachen:

  • FREE-Paket (Massenbearbeitung erfordert PRO+)
  • Betrachter-Rolle (keine Bearbeitungsberechtigungen)
  • keine Einträge zum Auswählen

Lösungen:

  1. auf PRO oder ENTERPRISE upgraden
  2. Manager-Rolle vom Arbeitsbereichsinhaber anfordern
  3. zuerst Zeiteinträge hinzufügen

Auswahl funktioniert nicht​

Problem: Klicken auf Kontrollkästchen wählt keine Einträge aus.

Ursachen:

  • nicht im Massenbearbeitungsmodus
  • Browserproblem

Lösungen:

  1. auf „Massenbearbeitung" klicken, um den Modus zu aktivieren
  2. Seite aktualisieren
  3. anderen Browser ausprobieren
  4. Cache leeren

Änderungen wurden nicht angewendet​

Problem: Massenoperation abgeschlossen, aber Einträge unverändert.

Ursachen:

  • Validierungsfehler (nicht angezeigt)
  • Berechtigungsproblem
  • Netzwerkunterbrechung

Lösungen:

  1. auf Fehlermeldungen prüfen
  2. Berechtigungen überprüfen
  3. Seite aktualisieren und Einträge prüfen
  4. Operation erneut versuchen
  5. Support kontaktieren, falls das Problem weiterhin besteht

Rückgängig nicht verfügbar​

Problem: Rückgängig-Schaltfläche verschwunden.

Ursache: 30-Sekunden-Fenster abgelaufen.

Lösung: Änderungen manuell rückgängig machen, indem du Einträge auswählst und die umgekehrte Operation anwendest (z. B. wenn du als abrechenbar markiert hast, als nicht abrechenbar markieren).

Tastenkombinationen​

KombinationAktion
Strg + BMassenbearbeitungsmodus umschalten
Strg + Aalle auswählen (aktuelle Seite)
Umschalt + KlickBereichsauswahl
Strg + Zletzte Massenoperation rückgängig machen (falls verfügbar)
EscMassenbearbeitungsmodus abbrechen
Entfausgewählte Einträge löschen (mit Bestätigung)

Nächste Schritte​

Brauchst du Hilfe?​