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Projekte erstellen

Was ist ein Projekt?​

Ein Projekt ist ein Container zur Organisation von Zeiterfassung, Aufgaben und Budgets für eine bestimmte Arbeit. Projekte gehören zu Arbeitsbereichen und helfen dabei, Zeiteinträge für bessere Berichte und Kundenabrechnung zu kategorisieren.

Projektbeispiele
  • Freelancer: „Kunde ABC Website-Redesign", „Monatliches Retainer – Firma XYZ"
  • Agentur: „Marketing-Kampagne Q1", „Produktentwicklung – Mobile App"
  • Unternehmen: „Internes HR-System-Update", „Vertriebs-Dashboard 2026"

Prozess der Projekterstellung​

Schritt 1: Zu Projekte navigieren​

  1. Melde dich bei deinem CADENSA-Konto an
  2. Wähle deinen Arbeitsbereich im Arbeitsbereichswähler
  3. Navigiere zu Projekte in der Seitenleiste
  4. Klicke auf die Schaltfläche „Neues Projekt"

Schritt 2: Projektdetails ausfüllen​

Pflichtfelder​

Projektname

  • Klarer, aussagekräftiger Name für das Projekt
  • Länge: Maximal 200 Zeichen
  • Beispiele:
  • „Website-Redesign - ABC Corp"
  • „Q1 Marketing-Kampagne"
  • „Projekt 1" (zu generisch)
  • „P" (zu vage, aber technisch erlaubt)

Optionale Felder​

Kundenname

  • Name des Kunden
  • Hilft, Projekte nach Kunden zu organisieren
  • Beispiel: „ABC Corporation", „John Doe"
  • Anwendungsfall: Kundenspezifische Berichte erstellen

Beschreibung

  • Detaillierte Projektbeschreibung
  • Für alle Arbeitsbereichsmitglieder sichtbar
  • Länge: bis zu 1000 Zeichen
  • Beispiel: „Vollständiges Website-Redesign inklusive Homepage, Über-uns-Seite und Kontaktformular. Beinhaltet mobile Responsivität und SEO-Optimierung."

Projektfarbe

  • Visuelles Erkennungsmerkmal
  • Farbwähler mit vordefinierter Palette
  • Standard: zufällig zugewiesene Farbe
  • Anwendungsfall: Projekte im Timer und in Berichten schnell erkennen

Deadline

  • Angestrebtes Fertigstellungsdatum
  • Format: JJJJ-MM-TT
  • Optional, aber zur Nachverfolgung empfohlen
  • Warnungen: Das System kann dich benachrichtigen, wenn die Deadline naht (PRO+)

Budget (nur PRO+)

  • Finanzielle Obergrenze für das Projekt
  • Siehe Projektbudgets für Details
  • Typen:
  • Festbudget (z. B. 5.000€)
  • Stundenbudget (z. B. 100 Stunden × 50€/Stunde)

Abrechenbar

  • Umschalter: Abrechenbar oder Nicht abrechenbar
  • Abrechenbar: erfasste Zeit wird in Rechnungen einbezogen
  • Nicht abrechenbar: interne Arbeit, Gemeinkosten, Schulung
  • Standard: Abrechenbar (aktiviert)

Kundenkontakt (PRO+)

  • E-Mail und Telefonnummer des Kunden
  • Für projektspezifische Kommunikation
  • Beispiel: john.doe@abccorp.com, +49 30 123 4567

Schritt 3: Erweiterte Einstellungen (optional)​

Projektvorlage (ENTERPRISE)

  • Bestehendes Projekt als Vorlage verwenden
  • Kopiert Aufgaben, Tarife und Einstellungen
  • Anwendungsfall: wiederkehrende Projekte mit ähnlicher Struktur

Aufgaben-Import (PRO+)

  • Aufgaben aus CSV importieren
  • Massenhafte Aufgabenerstellung
  • Format: aufgabenname, beschreibung, priorität, deadline

Tarif-Überschreibung

  • Projektspezifischen Stundensatz festlegen
  • Überschreibt den Standard-Arbeitsbereichstarif
  • Siehe Tarifverwaltung für die Hierarchie

Zeiteintrag-Einstellungen

  • Aufgabe für Zeiteintrag erforderlich: Aufgabenauswahl erzwingen
  • Timer automatisch starten: Timer startet beim Öffnen des Projekts
  • Zeiteinträge runden: 5-, 10-, 15- oder 30-Minuten-Intervalle

Schritt 4: Projekt erstellen​

Klicke auf „Projekt erstellen", um abzuschließen.

Was als Nächstes passiert:

  1. Projekt erstellt und in der Projektliste sichtbar
  2. 📧 Teammitglieder benachrichtigt (falls Benachrichtigungen aktiviert)
  3. 🎨 Projektfarbe erscheint im Timer-Dropdown
  4. 📊 Projekt in Berichten verfügbar

Paketbeschränkungen​

Verschiedene Abonnement-Pakete haben unterschiedliche Projektlimits:

PaketMax. Projekte pro ArbeitsbereichBudget-TrackingProjektvorlagenArchivierung
FREE10
PROUnbegrenzt
ENTERPRISEUnbegrenzt
FREE-Paket-Limit

Das FREE-Paket erlaubt nur 10 Projekte pro Arbeitsbereich. Upgrade auf PRO für unbegrenzte Projekte.

Projekttypen & Anwendungsfälle​

Kundenprojekte (abrechenbar)​

Konfiguration:

  • Abrechenbar: Aktiviert
  • Budget: Festes oder stundenbasiertes Budget festlegen
  • Kundenkontakt: E-Mail des Kunden hinzufügen
  • Deadline: Projekt-Deadline festlegen

Beispiel:

Projektname: Website-Redesign - ABC Corp
Kunde: ABC Corporation
Beschreibung: Redesign der Unternehmenswebsite mit 5 Seiten
Budget: 5.000€ (fest)
Deadline: 2026-03-15
Abrechenbar: Ja
Farbe: Blau

Interne Projekte (nicht abrechenbar)​

Konfiguration:

  • Abrechenbar: Deaktiviert
  • 📝 Beschreibung: interner Zweck
  • 🔄 Wiederkehrend: kann Vorlage verwenden (ENTERPRISE)

Beispiel:

Projektname: Internes Team-Training
Kunde: (leer)
Beschreibung: Sitzungen zur beruflichen Weiterbildung Q1
Budget: nicht zutreffend
Deadline: 2026-03-31
Abrechenbar: Nein
Farbe: Grau

Retainer-Projekte​

Konfiguration:

  • Abrechenbar: Aktiviert
  • ⏰ Budget: monatliches Stundenbudget
  • 🔄 Wiederkehrend: monatlich erstellen (Vorlage ENTERPRISE verwenden)

Beispiel:

Projektname: Monatliches Retainer - XYZ-Firma
Kunde: XYZ-Firma
Beschreibung: 20 Stunden/Monat laufender Support
Budget: 20 Stunden × 75€/Stunde = 1.500€
Deadline: Ende jeden Monats
Abrechenbar: Ja
Farbe: Grün

F&E-Projekte​

Konfiguration:

  • Abrechenbar: Deaktiviert (intern)
  • Budget: Budgetzuweisung der Abteilung
  • Deadline: Quartals- oder Jahresende

Beispiel:

Projektname: KI-Integrations-Forschung
Kunde: (leer)
Beschreibung: Forschung und PoC für KI-Funktionen
Budget: 200 Stunden
Deadline: 2026-06-30
Abrechenbar: Nein
Farbe: Lila

Best Practices​

Empfehlenswert​

  • Aussagekräftige Namen verwenden - Kunde und Projekttyp einbeziehen
  • Deadlines festlegen - hilft bei Priorisierung und Warnungen
  • Farben strategisch zuweisen - verwandte Projekte mit ähnlichen Farben gruppieren
  • Beschreibungen hinzufügen - dein zukünftiges Ich wird es dir danken
  • Budgets verfolgen - auch wenn nicht kundenseitig sichtbar (PRO+)
  • Abrechnungsstatus korrekt markieren - beeinflusst Rechnungsstellung und Berichte
  • Kundennamen verwenden - ermöglicht kundenbasierte Berichte

Nicht empfehlenswert​

  • Keine generischen Namen verwenden - „Projekt 1", „Test", „Sonstiges"
  • Nicht zu viele Projekte erstellen - verwandte Arbeit konsolidieren
  • Archivierung nicht vergessen - alte Projekte überladen Projektlisten (ENTERPRISE)
  • Budgeteinrichtung nicht überspringen - nachträglich schwer hinzuzufügen (PRO+)
  • Abrechenbar/nicht abrechenbar nicht vermischen - separate Projekte erstellen

Schnellstart-Beispiele​

Freelancer: 10-Projekte-Einrichtung (FREE-Paket)​

Projekt 1: Kundenarbeit - Aktive Projekte
 Abrechenbar: Ja
 Verwendung für: aktuelle abrechenbare Kundenstunden

Projekt 2: Administrative Aufgaben
 Abrechenbar: Nein
 Verwendung für: E-Mails, Rechnungsstellung, Marketing

Projekt 3: Berufliche Weiterbildung
 Abrechenbar: Nein
 Verwendung für: Lernen, Schulung, Networking

Agentur: Mehrkunden-Einrichtung (PRO-Paket)​

Kunde A Projekte:
 - Website-Entwicklung
 - Monatliches Retainer
 - Fehlerbehebungen & Support

Kunde B Projekte:
 - Marketing-Kampagne Q1
 - Social-Media-Management

Interne Projekte:
 - Team-Meetings
 - Schulung & Weiterbildung
 - Vertrieb & Marketing

Unternehmen: Abteilungsbasierte Einrichtung (ENTERPRISE-Paket)​

Marketing-Abteilung:
 - Q1-Kampagnenplanung
 - Website-Updates
 - Content-Erstellung

Entwicklungs-Abteilung:
 - Produktfunktion A
 - Produktfunktion B
 - Technische Schulden

Betrieb:
 - Prozessverbesserung
 - Team-Onboarding
 - Dokumentation

Nach der Erstellung​

Sobald dein Projekt erstellt ist:

  1. Aufgaben hinzufügen - siehe Aufgabenverwaltung
  2. Projektspezifische Tarife festlegen - siehe Tarifverwaltung
  3. Projekteinstellungen konfigurieren - siehe Projekteinstellungen
  4. Zeit erfassen beginnen - siehe Timer-Nutzung
  5. Projektmitglieder einladen - Team dem Projekt zuweisen (PRO+)

Fehlerbehebung​

Fehler „Maximale Projektanzahl erreicht"​

Problem: Du hast das Projektlimit deines Pakets erreicht.

Lösungen:

  1. FREE-Paket: ungenutzte Projekte löschen oder auf PRO upgraden
  2. Arbeitsbereich prüfen: Limit gilt pro Arbeitsbereich, nicht insgesamt
  3. Archivieren statt löschen: nur ENTERPRISE-Paket

Projekt kann nicht erstellt werden​

Problem: Schaltfläche „Projekt erstellen" ist deaktiviert.

Gründe:

  • keine Berechtigung (Manager oder Inhaber erforderlich)
  • Arbeitsbereichslimit erreicht
  • Browserproblem (Aktualisierung versuchen)

Lösungen:

  1. Deine Rolle unter Team → Aktive Mitglieder prüfen
  2. Arbeitsbereichsinhaber bitten, das Projekt zu erstellen
  3. Browser aktualisieren (F5)

Projekt erscheint nicht im Timer-Dropdown​

Problem: Erstelltes Projekt erscheint nicht beim Starten des Timers.

Lösungen:

  1. Seite aktualisieren (F5)
  2. Prüfen, ob das Projekt im richtigen Arbeitsbereich ist
  3. Prüfen, ob das Projekt nicht versehentlich gelöscht wurde
  4. Browser-Konsole auf Fehler prüfen

Budget funktioniert nicht​

Problem: Budget kann nicht für das Projekt festgelegt werden.

Grund: Budget-Tracking ist nur ein PRO+-Feature.

Lösung: Auf PRO- oder ENTERPRISE-Paket upgraden.

Zusammenfassung der Projektlimits​

FunktionFREEPROENTERPRISE
Projekte pro Arbeitsbereich10UnbegrenztUnbegrenzt
Gesamtprojekte (alle Arbeitsbereiche)20 (2 Arbeitsbereiche)UnbegrenztUnbegrenzt
Projektbudgets
Budget-Warnungen
Projektvorlagen
Projektarchivierung
Benutzerdefinierte Felder
Kundenkontaktinfo
Aufgaben-Import (CSV)

Nächste Schritte​

Brauchst du Hilfe?​