Aufgabenverwaltung
Übersicht
Aufgaben helfen dabei, Projekte in kleinere, handhabbare Arbeitsschritte zu unterteilen. Jede Aufgabe kann eine eigene Deadline, Priorität, zugewiesenes Mitglied und sogar einen spezifischen Tarif für die Abrechnung haben.
Wann Aufgaben verwenden
- große Projekte in kleinere Arbeitseinheiten unterteilen
- spezifische Arbeit an Teammitglieder zuweisen
- detaillierte Zeiterfassung auf Aufgabenebene
- aufgabenspezifische Abrechnungstarife
Aufgaben erstellen
Schritt 1: Zu den Projektaufgaben navigieren
- Gehe zu Projekte in der Seitenleiste
- Wähle dein Projekt aus
- Navigiere zum Tab Aufgaben
- Klicke auf die Schaltfläche „Aufgabe hinzufügen" oder „Neue Aufgabe"
Schritt 2: Aufgabendetails ausfüllen
Pflichtfelder
Aufgabenname
- klare, umsetzbare Beschreibung der Arbeit
- Länge: Maximal 200 Zeichen
- Beispiele:
„Homepage-Mockup entwerfen"- „Benutzerauthentifizierung implementieren"
- „Produktbeschreibungstext schreiben"
„Aufgabe 1" (zu generisch, aber technisch erlaubt)- „Fix" (nicht aussagekräftig)
Optionale Felder
Beschreibung
- detaillierte Aufgabenerklärung
- Abnahmekriterien
- Länge: bis zu 2000 Zeichen
- Formatierung: Klartext
- Beispiel: „Responsive Homepage-Design in Figma erstellen. Hero-Bereich, Feature-Grid, Referenzen und CTA einbeziehen. Desktop- und Mobilversionen erforderlich."
Priorität
- Stufen:
Dringend: alles stehen und liegen lassen, jetzt erledigen
Hoch: wichtig, bald erledigen
Mittel: normale Priorität (Standard)
Niedrig: kann warten, wäre schön
Zuständige
- ein oder mehrere für die Aufgabe verantwortliche Teammitglieder auswählen
- Autocomplete-Dropdown: zeigt alle aktiven Projekt-Teammitglieder mit Avatar und Name
- Mehrfachauswahl: in allen Paketen unterstützt — mehrere Personen als Chips auswählen
- Nicht zugewiesen: leer lassen, wenn niemand Bestimmtes verantwortlich ist
- Chip-Anzeige: jeder ausgewählte Zuständige erscheint als Avatar-Chip; auf
×klicken zum Entfernen
Auswirkung auf die Zeiterfassung
Zuständige beeinflussen direkt, welche Aufgaben im Projekt-/Aufgaben-Selektor bei der Zeiterfassung erscheinen:
- Keine Zuständigen festgelegt → die Aufgabe ist für alle Projektmitglieder sichtbar
- Ein oder mehrere Zuständige festgelegt → die Aufgabe ist nur für die zugewiesenen Mitglieder sichtbar
Dies hält den Aufgaben-Selektor für jedes Teammitglied übersichtlich und relevant — du siehst nur Aufgaben, die zu dir gehören.
Deadline
- angestrebtes Fertigstellungsdatum
- Datumsauswahl: Datum wählen
- Uhrzeit: optional (Standard: Ende des Tages)
- Warnungen: E-Mail-Erinnerungen (PRO+)
Geschätzte Stunden (PRO+)
- erwartete Zeit bis zur Fertigstellung
- Format: Stunden (z. B. 4, 8,5, 16)
- Verwendet für: Kapazitätsplanung, Fortschrittsverfolgung
- Warnung: Hinweis, wenn tatsächliche Zeit die Schätzung überschreitet
Aufgabentarif (PRO+)
- spezifischer Stundensatz für diese Aufgabe
- Überschreibt: Projekt- und Benutzertarife
- Anwendungsfall: spezialisierte Arbeit, unterschiedliche Erfahrungsstufen
- Beispiel: Junior-Dev-Aufgabe: 40€/Stunde, Senior-Dev-Aufgabe: 80€/Stunde
Schritt 3: Aufgabe erstellen
Klicke auf die Schaltfläche „Aufgabe erstellen".
Was passiert:
- Aufgabe dem Projekt hinzugefügt
- zugewiesenes Mitglied benachrichtigt (falls aktiviert)
- Aufgabe erscheint in der Aufgabenliste
- verfügbar für die Zeiterfassung
Aufgabenstatus
Aufgaben durchlaufen während ihres Lebenszyklus verschiedene Status:
Verfügbare Status
Aktiv (Standard)
- Aufgabe ist offen und wird bearbeitet
- bereit zur Übernahme oder in Bearbeitung
- Nächste Aktion: abschließen oder pausieren
Abgeschlossen
- Aufgabe fertiggestellt
- alle Arbeit erledigt
- Nächste Aktion: archivieren oder überprüfen
Pausiert
- vorübergehend angehalten
- wartet auf externen Faktor oder Entscheidung
- Nächste Aktion: fortsetzen (→ Aktiv), wenn bereit
Archiviert
- Aufgabe ist nicht mehr aktiv
- abgeschlossene oder abgebrochene Arbeit
- Nächste Aktion: bei Bedarf wiederherstellen
Aufgabenstatus ändern
Manuelle Aktualisierung:
- Aufgabe in der Aufgabenliste anklicken
- neuen Status im Status-Dropdown auswählen
- speichern
Automatische Aktualisierung (PRO+):
- Aktiv → Abgeschlossen: wenn im Timer als abgeschlossen markiert
- Konfigurierbar: Projekteinstellungen → Aufgabenautomatisierung
Paketlimits
| Paket | Max. Aufgaben pro Arbeitsbereich | Aufgabenzuweisung | Aufgabentarife | Aufgabenautomatisierung |
|---|---|---|---|---|
| FREE | 50 insgesamt | (mehrfach) | | |
| PRO | 70 insgesamt | (mehrfach) | | |
| ENTERPRISE | Unbegrenzt | (mehrfach) | | |
FREE-Paket-Limit
Das FREE-Paket erlaubt nur 50 Aufgaben pro Arbeitsbereich (über alle Projekte hinweg). Verwalte Aufgaben sorgfältig oder upgrade auf PRO für 70 Aufgaben.
Aufgabenorganisation
Aufgaben filtern
Filtern nach:
- Status: Aktiv, Abgeschlossen, Pausiert, Archiviert
- Priorität: Dringend, Hoch, Mittel, Niedrig
- Zuständiger: „Alle" (Standard) oder „Mir zugewiesen" — schnell Aufgaben finden, die dir zugewiesen sind
- Deadline: überfällig, diese Woche fällig, diesen Monat fällig
- Projekt: einzelnes Projekt oder alle Projekte
Gespeicherte Filter (PRO+):
- häufig verwendete Filterkombinationen speichern
- schneller Zugriff über Dropdown
- Beispiele: „Meine dringenden Aufgaben", „Überfällige Teamaufgaben"
Aufgaben sortieren
Sortieren nach:
- Priorität: Dringend → Niedrig
- Deadline: nächstliegende zuerst
- Erstellungsdatum: neueste oder älteste
- Alphabetisch: Aufgabenname A-Z
- Status: Aktiv → Abgeschlossen
Standardsortierung: Priorität (hoch zu niedrig) + Deadline (nächstliegende zuerst)
Aufgabenlisten-Ansichten
Listenansicht (Standard)
- kompakte Liste mit wichtigen Infos
- schnelle Statusänderungen
- Massenaktionen (PRO+)
Board-Ansicht (PRO+)
- Kanban-artige Spalten (Aktiv | Abgeschlossen | Pausiert)
- Statusänderungen per Drag & Drop
- visueller Workflow
Kalenderansicht (PRO+)
- Aufgaben nach Deadline aufgetragen
- Monats-/Wochen-/Tagesansichten
- per Drag & Drop verschieben
Aufgabendetails & Tracking
Aufgabendetailseite
Klicke auf eine beliebige Aufgabe, um alle Details zu sehen:
Angezeigte Informationen:
- Aufgabenname und -beschreibung
- aktueller Status und Priorität
- Deadline
- geschätzte vs. tatsächliche Stunden
- Kommentare und Verlauf
- verknüpfte Zeiteinträge
Seitenleisten-Karten:
- Projekte: zeigt das/die verknüpfte(n) Projekt(e)
- Zuständige: zeigt alle zugewiesenen Teammitglieder mit Avatar, vollständigem Namen und Rolle (
contributor). Diese Karte wird ausgeblendet, wenn keine Zuständigen festgelegt sind.
Zeiterfassung bei Aufgaben
Timer starten:
- Aufgabe öffnen
- auf „Timer starten" klicken
- Timer startet, wird automatisch mit der Aufgabe getaggt
- an der Aufgabe arbeiten
- Timer stoppen, wenn fertig
Manueller Eintrag:
- Zeiteintrag erstellen
- Projekt auswählen
- Aufgabe aus dem Dropdown auswählen
- Zeitdetails ausfüllen
- speichern
Aufgabenzeit-Zusammenfassung:
- insgesamt für diese Aufgabe erfasste Zeit
- Aufschlüsselung nach Teammitglied
- abrechenbare vs. nicht abrechenbare Stunden
- angewendeter Tarif (falls Aufgabentarif festgelegt)
Aufgabenabhängigkeiten (ENTERPRISE)
ENTERPRISE-Funktion
Aufgabenabhängigkeiten sind nur im ENTERPRISE-Paket verfügbar.
Abhängigkeiten festlegen:
- Aufgabendetailseite öffnen
- auf „Abhängigkeit hinzufügen" klicken
- vorausgehende Aufgabe auswählen
- Abhängigkeitstyp wählen:
- Ende-zu-Anfang: Aufgabe B beginnt, nachdem Aufgabe A abgeschlossen ist
- Anfang-zu-Anfang: Aufgabe B beginnt, wenn Aufgabe A beginnt
- Ende-zu-Ende: Aufgabe B endet, wenn Aufgabe A endet
Visuelle Abhängigkeitskette:
- Gantt-Diagramm-Ansicht
- kritischer Pfad hervorgehoben
- Blocker-Warnungen bei unvollständiger Abhängigkeit
Massen-Aufgabenoperationen (PRO+)
PRO+-Funktion
Massen-Aufgabenoperationen erfordern das PRO- oder ENTERPRISE-Paket.
Massenaktionen:
Mehrere Aufgaben auswählen:
- Checkbox-Auswahl aktivieren
- Aufgaben auswählen (Strg+Klick für mehrere)
- Aktion aus dem Massenmenü wählen
Verfügbare Aktionen:
- Status ändern: alle als Erledigt, In Bearbeitung usw. markieren
- Priorität ändern: auf Dringend, Hoch, Mittel, Niedrig setzen
- Zuweisen an: alle einem bestimmten Teammitglied zuweisen
- Deadline festlegen: Massen-Deadline-Aktualisierung
- Aufgaben löschen: mehrere Aufgaben auf einmal entfernen
- Aufgaben exportieren: CSV-Export der ausgewählten Aufgaben
Rückgängig machen (innerhalb von 30 Sekunden):
- versehentliche Massenaktion? auf die Benachrichtigung „Rückgängig" klicken
Aufgabenvorlagen (ENTERPRISE)
ENTERPRISE-Funktion
Aufgabenvorlagen sind nur im ENTERPRISE-Paket verfügbar.
Vorlage erstellen:
- Projekt mit Standardaufgaben erstellen
- Projekteinstellungen → Erweitert
- als Projektvorlage speichern (inklusive Aufgaben)
Vorlage verwenden:
- Neues Projekt → Vorlage verwenden
- Vorlage auswählen
- alle Aufgaben werden automatisch erstellt
- bei Bedarf anpassen
Beispielvorlage: „Website-Redesign"
Enthaltene Aufgaben:
- Kickoff-Meeting
- Design-Mockups
- Kundenfeedback Runde 1
- Überarbeitungen
- Entwicklung - HTML/CSS
- Entwicklung - JavaScript
- Content-Migration
- QA-Testing
- Kundenüberprüfung
- Launch
Aufgabenkommentare & Zusammenarbeit
Kommentar hinzufügen:
- Aufgabendetailseite öffnen
- zum Abschnitt Kommentare scrollen
- Kommentar eingeben
- optional: Teammitglied @erwähnen
- Kommentar posten
Kommentarfunktionen:
- @Erwähnungen: bestimmte Teammitglieder benachrichtigen
- Anhänge: Dateien hochladen (ENTERPRISE)
- Bearbeiten/Löschen: nur eigene Kommentare
- Verlauf: vollständiger Kommentarverlauf bleibt erhalten
Benachrichtigungen:
- E-Mail bei @Erwähnungen
- In-App für alle Aufgabenkommentare (falls abonniert)
Aufgaben-Best-Practices
Empfehlenswert
- umsetzbare Namen verwenden - „Homepage entwerfen" statt „Homepage"
- realistische Deadlines festlegen - besser früh fertig werden
- Aufgaben zuweisen - klare Verantwortlichkeit
- Status aktualisieren - Aufgabenboard aktuell halten
- Beschreibungen hinzufügen - Kontext hilft dir später
- große Aufgaben aufteilen - kleinere Aufgaben sind handhabbar
- Prioritäten setzen - auf das Wichtige fokussieren
Nicht empfehlenswert
- nicht zu viele Aufgaben erstellen - Analyse-Lähmung
- Aufgaben nicht unzugewiesen lassen - jemand muss verantwortlich sein
- Deadlines nicht ignorieren - aktualisieren oder entfernen, wenn sich etwas ändert
- keine generischen Namen verwenden - „Aufgabe 1", „Sonstiges", „Andere"
- Statusaktualisierungen nicht überspringen - tatsächlichen Fortschritt widerspiegeln
- Abschluss nicht vergessen - als erledigt markieren, wenn fertig
Aufgabenberichte (PRO+)
Verfügbare Berichte:
- Aufgabenabschlussrate: % der erledigten Aufgaben von der Gesamtzahl
- Durchschnittliche Aufgabendauer: wie lange Aufgaben dauern
- Überfällige Aufgaben: Aufgaben nach Ablauf der Deadline
- Mitgliederauslastung: Aufgaben pro Teammitglied
- Prioritätsverteilung: Aufschlüsselung dringend vs. niedrige Priorität
Exportoptionen:
- CSV: alle Aufgabendaten
- PDF: formatierter Bericht
- Excel: pivot-fertige Daten
Fehlerbehebung
Fehler „Maximale Aufgabenanzahl erreicht"
Problem: es können keine weiteren Aufgaben erstellt werden.
Lösungen:
- FREE-Paket: abgeschlossene Aufgaben löschen oder auf PRO upgraden (50 → 70 Aufgaben)
- PRO-Paket: abgeschlossene Aufgaben löschen oder auf ENTERPRISE upgraden (unbegrenzt)
- abgeschlossene Aufgaben archivieren: nur ENTERPRISE
Aufgabe kann nicht einem Teammitglied zugewiesen werden
Problem: Teammitglied erscheint nicht im Autocomplete-Dropdown für Zuständige.
Gründe:
- Status des Mitglieds ist nicht
aktivim Arbeitsbereich (nur aktive Mitglieder werden angezeigt) - Mitglied aus dem Arbeitsbereich entfernt
- Mitglied hat seine Einladung noch nicht angenommen
Lösungen:
- Gehe zu Einstellungen → Team und prüfe, ob der Status des Mitglieds
Aktivist - Mitglied erneut einladen, falls es noch nicht beigetreten ist
- Arbeitsbereichs-Zugriffseinstellungen prüfen
Aufgabe erscheint nicht im Timer-Dropdown
Problem: erstellte Aufgabe erscheint bei der Aufgabenauswahl nicht.
Lösungen:
- Seite aktualisieren (F5)
- Aufgabenstatus prüfen (blockierte/abgebrochene Aufgaben sind standardmäßig verborgen)
- prüfen, ob das Projekt eine Aufgabe erfordert (Einstellungen → Zeiteintrag-Einstellungen)
- prüfen, ob du im richtigen Projekt bist
Massenaktionen funktionieren nicht
Problem: Massenoperationen können nicht durchgeführt werden.
Grund: Massenaktionen erfordern das PRO- oder ENTERPRISE-Paket.
Lösung: Abonnement upgraden oder Aktionen einzeln durchführen.
Nächste Schritte
- Projektbudgets → - Budgets auf Aufgabenebene verfolgen (PRO+)
- Zeiterfassung → - Zeit bei Aufgaben erfassen
- Berichte → - Aufgabenberichte erstellen
- Tarifverwaltung → - aufgabenspezifische Tarife festlegen
Brauchst du Hilfe?
- E-Mail: support@cadensa.io
- Community: community.cadensa.io
- FAQ: Aufgabenverwaltung-FAQ