Gestión de Tareas
Descripción General
Las tareas ayudan a dividir los proyectos en unidades de trabajo más pequeñas y manejables. Cada tarea puede tener su propia fecha límite, prioridad, miembro asignado e incluso una tarifa específica para fines de facturación.
Cuándo Usar Tareas
- Dividir proyectos grandes en elementos de trabajo más pequeños
- Asignar trabajo específico a miembros del equipo
- Registrar tiempo detallado a nivel de tarea
- Tarifas de facturación específicas por tarea
Crear Tareas
Paso 1: Navegar a las Tareas del Proyecto
- Ve a Proyectos en la barra lateral
- Selecciona tu proyecto
- Navega a la pestaña Tareas
- Haz clic en el botón "Añadir Tarea" o "Nueva Tarea"
Paso 2: Completar los Detalles de la Tarea
Campos Obligatorios
Nombre de la Tarea
- Descripción clara y accionable del trabajo
- Longitud: Máximo 200 caracteres
- Ejemplos:
"Diseñar maqueta de la página de inicio"- "Implementar autenticación de usuarios"
- "Redactar el texto de descripción del producto"
"Tarea 1" (demasiado genérico, pero técnicamente permitido)- "Arreglar" (no descriptivo)
Campos Opcionales
Descripción
- Explicación detallada de la tarea
- Criterios de aceptación
- Longitud: Hasta 2000 caracteres
- Formato: Texto sin formato
- Ejemplo: "Crear diseño responsivo de la página de inicio en Figma. Incluir sección hero, cuadrícula de características, testimonios y CTA. Se requieren versiones de escritorio y móvil."
Prioridad
- Niveles:
Urgente: Deja todo, hazlo ahora
Alta: Importante, hazlo pronto
Media: Prioridad normal (predeterminada)
Baja: Puede esperar, deseable
Asignados
- Selecciona uno o más miembros del equipo responsables de la tarea
- Desplegable con autocompletado: Muestra todos los miembros activos del equipo del proyecto con avatar y nombre
- Selección múltiple: Disponible en todos los planes — selecciona varias personas como fichas
- Sin asignar: Déjalo vacío si ninguna persona específica es responsable
- Visualización de fichas: Cada asignado seleccionado aparece como una ficha con avatar; haz clic en la
×para eliminarlo
Impacto en el Seguimiento de Tiempo
Los asignados afectan directamente a qué tareas aparecen en el selector de Proyecto / Tarea al registrar tiempo:
- Sin asignados → la tarea es visible para todos los miembros del proyecto
- Uno o más asignados → la tarea solo es visible para los miembros asignados
Esto mantiene el selector de tareas limpio y relevante para cada miembro del equipo — solo ves las tareas que te pertenecen.
Fecha Límite
- Fecha objetivo de finalización
- Selector de fecha: Selecciona la fecha
- Hora: Opcional (por defecto, el final del día)
- Alertas: Recordatorios por correo electrónico (PRO+)
Horas Estimadas (PRO+)
- Tiempo previsto para completarla
- Formato: Horas (p.ej., 4, 8.5, 16)
- Se usa para: Planificación de capacidad, seguimiento del progreso
- Advertencia: Alerta cuando el tiempo real supera la estimación
Tarifa de Tarea (PRO+)
- Tarifa por hora específica para esta tarea
- Anula: Las tarifas de proyecto y de usuario
- Caso de uso: Trabajo especializado, distintos niveles de cualificación
- Ejemplo: Tarea de desarrollador junior: €40/hora, tarea de desarrollador senior: €80/hora
Paso 3: Crear la Tarea
Haz clic en el botón "Crear Tarea".
Qué sucede:
- La tarea se añade al proyecto
- El miembro asignado recibe una notificación (si está habilitado)
- La tarea aparece en la lista de tareas
- Disponible para el seguimiento de tiempo
Estados de Tareas
Las tareas pasan por diferentes estados durante su ciclo de vida:
Estados Disponibles
Activa (Predeterminado)
- La tarea está abierta y en curso
- Lista para ser tomada o en progreso
- Siguiente acción: Completar o poner en espera
Completada
- Tarea terminada
- Todo el trabajo hecho
- Siguiente acción: Archivar o revisar
En Espera
- Pausada temporalmente
- A la espera de un factor externo o una decisión
- Siguiente acción: Reanudar (→ Activa) cuando esté lista
Archivada
- La tarea ya no está activa
- Trabajo cerrado o cancelado
- Siguiente acción: Restaurar si es necesario
Cambiar el Estado de una Tarea
Actualización Manual:
- Haz clic en la tarea en la lista de tareas
- Selecciona el nuevo estado en el desplegable de estado
- Guarda
Actualización automática (PRO+):
- Activa → Completada: Al marcarla como completa desde el temporizador
- Configurable: Configuración del Proyecto → Automatización de Tareas
Límites por Plan
| Plan | Tareas Máx. por Espacio de Trabajo | Asignación de Tareas | Tarifas de Tarea | Automatización de Tareas |
|---|---|---|---|---|
| FREE | 50 en total | (múltiple) | | |
| PRO | 70 en total | (múltiple) | | |
| ENTERPRISE | Sin límite | (múltiple) | | |
Límite del Plan FREE
El plan FREE permite solo 50 tareas por espacio de trabajo (entre todos los proyectos). Gestiona las tareas con cuidado o actualiza a PRO para 70 tareas.
Organización de Tareas
Filtrar Tareas
Filtrar por:
- Estado: Activa, Completada, En Espera, Archivada
- Prioridad: Urgente, Alta, Media, Baja
- Asignado: "Todos" (predeterminado) o "Asignadas a Mí" — encuentra rápidamente las tareas asignadas a ti
- Fecha límite: Vencidas, vencen esta semana, vencen este mes
- Proyecto: Un solo proyecto o todos los proyectos
Filtros Guardados (PRO+):
- Guarda combinaciones de filtros de uso frecuente
- Acceso rápido desde el desplegable
- Ejemplos: "Mis tareas urgentes", "Tareas vencidas del equipo"
Ordenar Tareas
Ordenar por:
- Prioridad: Urgente → Baja
- Fecha límite: La más cercana primero
- Fecha de creación: Más recientes o más antiguas
- Alfabético: Nombre de tarea de la A a la Z
- Estado: Activa → Completada
Orden Predeterminado: Prioridad (de alta a baja) + Fecha límite (la más cercana primero)
Vistas de la Lista de Tareas
Vista de Lista (Predeterminada)
- Lista compacta con la información clave
- Cambios de estado rápidos
- Acciones masivas (PRO+)
Vista de Tablero (PRO+)
- Columnas estilo Kanban (Activa | Completada | En Espera)
- Cambios de estado con arrastrar y soltar
- Flujo de trabajo visual
Vista de Calendario (PRO+)
- Tareas ubicadas según su fecha límite
- Vistas mensual/semanal/diaria
- Arrastra para reprogramar
Detalles y Seguimiento de Tareas
Página de Detalles de la Tarea
Haz clic en cualquier tarea para ver todos los detalles:
Información Mostrada:
- Nombre y descripción de la tarea
- Estado y prioridad actuales
- Fecha límite
- Horas estimadas vs. reales
- Comentarios e historial
- Entradas de tiempo vinculadas
Tarjetas de la Barra Lateral:
- Proyectos: Muestra el/los proyecto(s) vinculado(s)
- Asignados: Muestra todos los miembros del equipo asignados con avatar, nombre completo y rol (
contributor). Esta tarjeta se oculta cuando no hay asignados.
Seguimiento de Tiempo en Tareas
Iniciar Temporizador:
- Abre la tarea
- Haz clic en el botón "Iniciar Temporizador"
- El temporizador se inicia y se etiqueta automáticamente con la tarea
- Trabaja en la tarea
- Detén el temporizador al terminar
Entrada Manual:
- Crea una entrada de tiempo
- Selecciona el proyecto
- Selecciona la tarea en el desplegable
- Completa los detalles del tiempo
- Guarda
Resumen de Tiempo de la Tarea:
- Tiempo total registrado en esta tarea
- Desglose por miembro del equipo
- Horas facturables vs. no facturables
- Tarifa aplicada (si hay tarifa de tarea configurada)
Dependencias de Tareas (ENTERPRISE)
Función ENTERPRISE
Las dependencias de tareas solo están disponibles en el plan ENTERPRISE.
Establecer Dependencias:
- Abre la página de detalles de la tarea
- Haz clic en "Añadir Dependencia"
- Selecciona la tarea predecesora
- Elige el tipo de dependencia:
- Fin-a-Inicio: La tarea B comienza después de que la tarea A termine
- Inicio-a-Inicio: La tarea B comienza cuando la tarea A comienza
- Fin-a-Fin: La tarea B termina cuando la tarea A termina
Cadena de Dependencias Visual:
- Vista de diagrama de Gantt
- Ruta crítica resaltada
- Advertencias de bloqueo si una dependencia está incompleta
Operaciones Masivas de Tareas (PRO+)
Función PRO+
Las operaciones masivas de tareas requieren el plan PRO o ENTERPRISE.
Acciones Masivas:
Seleccionar Varias Tareas:
- Activa la selección con casillas
- Selecciona las tareas (Ctrl+clic para varias)
- Elige la acción en el menú masivo
Acciones Disponibles:
- Cambiar estado: Marcar todas como Hechas, En Progreso, etc.
- Cambiar prioridad: Establecer Urgente, Alta, Media, Baja
- Asignar a: Asignar todas a un miembro del equipo específico
- Establecer fecha límite: Actualización masiva de fechas límite
- Eliminar tareas: Eliminar varias tareas a la vez
- Exportar tareas: Exportación CSV de las tareas seleccionadas
Deshacer (en un plazo de 30 segundos):
- ¿Acción masiva accidental? Haz clic en la notificación "Deshacer"
Plantillas de Tareas (ENTERPRISE)
Función ENTERPRISE
Las plantillas de tareas solo están disponibles en el plan ENTERPRISE.
Crear Plantilla:
- Crea un proyecto con tareas estándar
- Configuración del Proyecto → Avanzado
- Guárdalo como plantilla de proyecto (incluye las tareas)
Usar Plantilla:
- Nuevo Proyecto → Usar Plantilla
- Selecciona la plantilla
- Todas las tareas se crean automáticamente
- Personalízalas según sea necesario
Plantilla de Ejemplo: "Website Redesign"
Tasks included:
- Kickoff meeting
- Design mockups
- Client feedback round 1
- Revisions
- Development - HTML/CSS
- Development - JavaScript
- Content migration
- QA testing
- Client review
- Launch
Comentarios y Colaboración en Tareas
Añadir Comentario:
- Abre la página de detalles de la tarea
- Desplázate a la sección de Comentarios
- Escribe el comentario
- Opcional: @menciona a un miembro del equipo
- Publica el comentario
Funciones de Comentarios:
- @menciones: Notifica a miembros del equipo específicos
- Adjuntos: Sube archivos (ENTERPRISE)
- Editar/Eliminar: Solo tus propios comentarios
- Historial: El hilo completo de comentarios se conserva
Notificaciones:
- Correo electrónico para @menciones
- En la aplicación para todos los comentarios de la tarea (si estás suscrito)
Buenas Prácticas de Tareas
Qué hacer
- Usa nombres accionables - "Diseñar página de inicio", no "Página de inicio"
- Establece fechas límite realistas - Mejor terminar antes de tiempo
- Asigna las tareas - Propiedad clara
- Actualiza los estados - Mantén el tablero de tareas al día
- Añade descripciones - El contexto ayuda a tu yo futuro
- Divide las tareas grandes - Las tareas pequeñas son manejables
- Establece prioridades - Enfócate en lo que importa
Qué no hacer
- No crees demasiadas tareas - Parálisis por análisis
- No dejes tareas sin asignar - Alguien debe ser responsable
- No ignores las fechas límite - Actualízalas o elimínalas si cambian
- No uses nombres genéricos - "Tarea 1", "Varios", "Otros"
- No omitas las actualizaciones de estado - Refleja el progreso real
- No olvides cerrarlas - Márcalas como hechas al completarlas
Informes de Tareas (PRO+)
Informes Disponibles:
- Tasa de finalización de tareas: % de tareas hechas sobre el total
- Duración media de las tareas: Cuánto tardan las tareas
- Tareas vencidas: Tareas que han superado su fecha límite
- Carga de trabajo por miembro: Tareas por miembro del equipo
- Distribución de prioridades: Desglose de urgente vs. baja prioridad
Opciones de Exportación:
- CSV: Todos los datos de tareas
- PDF: Informe formateado
- Excel: Datos listos para tablas dinámicas
Solución de Problemas
Error "Número máximo de tareas alcanzado"
Problema: No puedes crear más tareas.
Soluciones:
- Plan FREE: Elimina tareas completadas o actualiza a PRO (50 → 70 tareas)
- Plan PRO: Elimina tareas completadas o actualiza a ENTERPRISE (sin límite)
- Archiva tareas completadas: Solo ENTERPRISE
No se puede asignar la tarea a un miembro del equipo
Problema: El miembro del equipo no aparece en el desplegable con autocompletado de Asignados.
Motivos:
- El estado del miembro no es
activoen el espacio de trabajo (solo se muestran los miembros activos) - El miembro fue eliminado del espacio de trabajo
- El miembro aún no ha aceptado su invitación
Soluciones:
- Ve a Configuración → Equipo y verifica que el estado del miembro sea
Activo - Vuelve a invitar al miembro si aún no se ha unido
- Comprueba la configuración de acceso al espacio de trabajo
La tarea no aparece en el desplegable del temporizador
Problema: La tarea creada no aparece al seleccionar una tarea.
Soluciones:
- Actualiza la página (F5)
- Comprueba el estado de la tarea (las tareas bloqueadas/canceladas están ocultas por defecto)
- Comprueba si el proyecto requiere tarea (Configuración → Ajustes de Entrada de Tiempo)
- Verifica que estás en el proyecto correcto
Las acciones masivas no funcionan
Problema: No puedes realizar operaciones masivas.
Motivo: Las acciones masivas requieren el plan PRO o ENTERPRISE.
Solución: Actualiza tu suscripción o realiza las acciones de forma individual.
Próximos Pasos
- Presupuestos de Proyectos → - Controla presupuestos a nivel de tarea (PRO+)
- Seguimiento de Tiempo → - Registra tiempo en tareas
- Informes → - Genera informes de tareas
- Gestión de Tarifas → - Configura tarifas específicas por tarea
¿Necesitas Ayuda?
- Correo: support@cadensa.io
- Comunidad: community.cadensa.io
- FAQ: FAQ de Gestión de Tareas