Presupuestos de Proyectos
Los presupuestos de proyectos solo están disponibles en los planes PRO y ENTERPRISE. Actualiza para desbloquear →
Descripción General
Los presupuestos de proyectos te ayudan a controlar el gasto, evitar desviaciones y garantizar una entrega rentable. CADENSA admite tanto presupuestos fijos (coste total) como presupuestos por horas (basados en tiempo).
Ventajas:
- Evita desviaciones de presupuesto
- Visibilidad del gasto en tiempo real
- Alertas automáticas por umbrales
- Seguimiento de rentabilidad
- Notificaciones a los interesados
Tipos de Presupuesto
Presupuesto Fijo
Definición: Límite monetario total del proyecto.
Ejemplo: Proyecto de rediseño web de 5.000 €
Cómo funciona:
- Establece el presupuesto fijo: 5.000 €
- El equipo registra tiempo en el proyecto
- Entradas de tiempo × tarifas = coste
- Al alcanzar 4.000 € (80 %), se activa la alerta
- Al alcanzar 5.000 € (100 %), el presupuesto se agota
Ideal para:
- Contratos de precio fijo
- Proyectos basados en presupuesto cerrado
- Proyectos con límite de gasto
Presupuesto por Horas
Definición: Horas facturables máximas asignadas al proyecto.
Ejemplo: Retainer de consultoría de 100 horas
Cómo funciona:
- Establece el presupuesto por horas: 100 horas
- El equipo registra tiempo en el proyecto
- Suma de entradas de tiempo = horas usadas
- Al usarse 80 horas (80 %), se activa la alerta
- Al usarse 100 horas (100 %), el presupuesto se agota
Ideal para:
- Acuerdos de retainer
- Contratos de tiempo y materiales
- Planificación de capacidad
Sin Presupuesto
Cuándo usarlo:
- Proyectos internos
- Trabajo sin límite definido
- Actividades no facturables
- Proyectos de I+D
Por defecto: Los nuevos proyectos no tienen presupuesto hasta que se configura uno.
Configurar un Presupuesto
Configuración Inicial
Paso 1: Navegar a la Configuración del Presupuesto del Proyecto
- Ve a Proyectos → Selecciona tu proyecto
- Ve a la pestaña Configuración
- Haz clic en la sección Presupuesto
Paso 2: Elige el Tipo de Presupuesto
- Selecciona Fijo, Por horas o Sin presupuesto
Paso 3: Configura el Presupuesto
- Presupuesto Fijo: Importe total + moneda + incluir/excluir no facturable
- Presupuesto por Horas: Horas máximas + tarifa opcional + incluir/excluir no facturable
Paso 4: Configura las Alertas
Umbral del 80 %: Alerta de advertencia- Umbral del 90 %: Advertencia crítica
- 🚨 Umbral del 100 %: Alerta de presupuesto superado
- Destinatarios de correo: Propietario del proyecto, gestores, correos específicos
Paso 5: Guarda
- Haz clic en "Guardar Presupuesto"
- El seguimiento del presupuesto comienza de inmediato
Seguimiento del Presupuesto
Panel de Presupuesto en Tiempo Real
Disponible en: Configuración del Proyecto → pestaña Presupuesto
Información mostrada:
- Presupuesto Total: 5.000 € (o 100 horas)
- Gastado: 3.200 € (o 64 horas)
- Restante: 1.800 € (o 36 horas)
- Porcentaje Usado: 64 %
- Estado: En línea / En riesgo / Superado
Barra de progreso visual:
[████████████░░░░░░░░] 64%
En línea (0–79 %)
En riesgo (80–99 %)
Superado (100 %+)
Alertas de Presupuesto
Umbrales de Alerta
80 % — Advertencia
- Correo enviado al propietario/gestor del proyecto
- Mensaje: "El proyecto XYZ ha alcanzado el 80 % del presupuesto (4.000 € / 5.000 €)"
90 % — Advertencia Crítica
- Correo + notificación en la app
- Mensaje: "Crítico: El proyecto XYZ está al 90 % del presupuesto (4.500 € / 5.000 €)"
100 % — Presupuesto Superado
- Correo + notificación en la app + resúmenes diarios hasta resolver
- Mensaje: "¡Presupuesto superado! Proyecto XYZ al 100 % (5.000 € / 5.000 €)"
110 % — Desviación Grave 🚨
- Escalada al propietario del espacio de trabajo
- Requiere acción urgente
Ajustar el Presupuesto
Aumentar el Presupuesto
Cuándo aumentar:
- Ampliación de alcance (aprobada por el cliente)
- Solicitudes de cambio
- Complejidad imprevista
Cómo:
- Configuración del Proyecto → Presupuesto
- Haz clic en "Ajustar Presupuesto"
- Introduce el nuevo importe
- Añade el motivo del ajuste (para el registro de auditoría)
- Guarda los cambios
Informes de Presupuesto
Informes Integrados
- Informe de Resumen de Presupuesto: Todos los proyectos con presupuestos, comparativa presupuesto vs real
- Informe de Variación: Proyectos por encima (rojo), dentro (verde) o por debajo (azul) del presupuesto
- Informe de Previsión (ENTERPRISE): Fecha de finalización proyectada, coste final estimado
Desglose por Miembro del Equipo
| Miembro | Horas | Coste | % del Presupuesto |
|---|---|---|---|
| Juan (Gestor) | 20h | €1.600 | 32 % |
| Ana (Diseñadora) | 25h | €1.250 | 25 % |
| Carlos (Desarrollador) | 19h | €950 | 19 % |
| Total | 64h | €3.800 | 76 % |
Desglose por Tarea
| Tarea | Horas | Coste | Estado |
|---|---|---|---|
| Diseño | 25h | €1.250 | Completada |
| Desarrollo | 30h | €1.500 | En progreso |
| Pruebas | 9h | €450 | Pendiente |
Buenas Prácticas
Qué hacer
- Establece presupuestos desde el principio — antes de que empiece el proyecto
- Usa estimaciones conservadoras — incluye un margen del 10–20 %
- Controla semanalmente — revisiones de presupuesto regulares
- Comunica temprano — avisa a los clientes al 80 %, no al 100 %
- Documenta los ajustes — añade siempre el motivo de los cambios
Qué no hacer
- No ignores las alertas — actúa ante las advertencias del 80 % de inmediato
- No ocultes las desviaciones — transparencia con los clientes
- No establezcas presupuestos poco realistas — conduce al fracaso
Próximos Pasos
- Gestión de Tarifas → — Configura tarifas de proyecto y tarea
- Informes → — Genera informes de presupuesto (PRO+)
- Facturación → — Actualiza para obtener funcionalidades de presupuesto
¿Necesitas Ayuda?
- Correo: support@cadensa.io
- Comunidad: community.cadensa.io