Presupuestos de Proyectos
Los presupuestos de proyectos solo están disponibles en los planes PRO y ENTERPRISE. Actualiza para desbloquear →
Descripción General
Los presupuestos de proyectos te ayudan a controlar el gasto, evitar sobrecostes y garantizar una entrega rentable de los proyectos. CADENSA admite tanto presupuestos fijos (coste total) como presupuestos por horas (basados en tiempo).
Ventajas:
- Evita desviaciones de presupuesto
- Visibilidad del gasto en tiempo real
- Alertas automáticas por umbrales
- Seguimiento de rentabilidad
- Notificaciones a los interesados
Tipos de Presupuesto
Presupuesto Fijo
Definición: Límite monetario total del proyecto.
Ejemplo: Proyecto de rediseño web de 5.000 €
Cómo funciona:
- Establece el presupuesto fijo: 5.000 €
- El equipo registra tiempo en el proyecto
- Entradas de tiempo × tarifas por hora = coste
- Cuando el coste alcanza 4.000 € (80 %), se activa la alerta
- Cuando el coste alcanza 5.000 € (100 %), el presupuesto se agota
Ideal para:
- Contratos de precio fijo
- Proyectos basados en presupuesto cerrado
- Proyectos de coste más margen con límite
Configuración:
Budget Type: Fixed
Amount: €5,000
Currency: EUR
Alerts: 80%, 90%, 100%
Presupuesto por Horas
Definición: Horas facturables máximas asignadas al proyecto.
Ejemplo: Retainer de consultoría de 100 horas
Cómo funciona:
- Establece el presupuesto por horas: 100 horas
- El equipo registra tiempo en el proyecto
- Suma de entradas de tiempo = horas usadas
- Al usarse 80 horas (80 %), se activa la alerta
- Al usarse 100 horas (100 %), el presupuesto se agota
Ideal para:
- Acuerdos de retainer
- Contratos de tiempo y materiales
- Planificación de capacidad
Configuración:
Budget Type: Hourly
Hours: 100
Alerts: 80%, 90%, 100%
Rate (optional): €50/hour (for cost calculation)
Sin Presupuesto
Definición: Sin restricciones ni seguimiento de presupuesto.
Cuándo usarlo:
- Proyectos internos
- Trabajo sin límite definido
- Actividades no facturables
- Proyectos de I+D
Por defecto: Los proyectos nuevos no tienen presupuesto hasta que configures uno.
Configurar un Presupuesto
Configuración Inicial
Paso 1: Navega a la Configuración del Presupuesto del Proyecto
- Ve a Proyectos → Selecciona tu proyecto
- Ve a la pestaña Configuración
- Haz clic en la sección Presupuesto
Paso 2: Elige el Tipo de Presupuesto
- Selecciona Fijo, Por horas o Sin presupuesto
Paso 3: Configura el Presupuesto
Para el Presupuesto Fijo:
- Importe: Introduce el presupuesto total (p.ej., 5000)
- Moneda: EUR, USD, HUF, etc. (por defecto, la moneda del espacio de trabajo)
- Incluir no facturable: Incluye/excluye el tiempo no facturable en los cálculos
Para el Presupuesto por Horas:
- Horas: Introduce las horas máximas (p.ej., 100)
- Tarifa (opcional): Establece una tarifa para el cálculo del coste
- Incluir no facturable: Incluye/excluye las horas no facturables
Paso 4: Alertas Automáticas Las alertas de presupuesto se envían automáticamente en los siguientes umbrales:
- Umbral del 75 %:
Alerta de advertencia - Umbral del 90 %: Advertencia crítica
- Umbral del 100 %: Alerta de presupuesto superado
(No puedes personalizar estos umbrales; son fijos.)
Paso 5: Configuración de Notificaciones
- Destinatarios de correo: Propietario del proyecto, gestores, correos específicos
- Notificaciones en la app: Alertas en tiempo real
- Integración con Slack: Solo ENTERPRISE
Paso 6: Guarda el Presupuesto
- Haz clic en el botón "Guardar Presupuesto"
- El seguimiento del presupuesto comienza de inmediato
Seguimiento del Presupuesto
Panel de Presupuesto en Tiempo Real
Disponible en: Configuración del Proyecto → pestaña Presupuesto
Información mostrada:
Resumen del Presupuesto:
- Presupuesto Total: 5.000 € (o 100 horas)
- Gastado: 3.200 € (o 64 horas)
- Restante: 1.800 € (o 36 horas)
- Porcentaje Usado: 64 %
- Estado: En línea / En riesgo / Superado
Barra de progreso visual:
[████████████░░░░░░░░] 64%
En línea (0–79 %)
En riesgo (80–99 %)
Superado (100 %+)
Desglose del Presupuesto
Por Miembro del Equipo:
| Miembro | Horas | Coste | % del Presupuesto |
|---|---|---|---|
| Juan (Gestor) | 20h | €1.600 | 32 % |
| Ana (Diseñadora) | 25h | €1.250 | 25 % |
| Carlos (Desarrollador) | 19h | €950 | 19 % |
| Total | 64h | €3.800 | 76 % |
Por Tarea (si se usan tareas):
| Tarea | Horas | Coste | Estado |
|---|---|---|---|
| Diseño | 25h | €1.250 | Completada |
| Desarrollo | 30h | €1.500 | En progreso |
| Pruebas | 9h | €450 | Pendiente  |
Por Periodo de Tiempo:
- Semana 1: 800 €
- Semana 2: 1.200 €
- Semana 3: 1.000 €
- Semana 4: 800 € (actual)
Alertas de Presupuesto
Umbrales de Alerta
Advertencia del 75 %
- Cuándo: El presupuesto alcanza el 75 % (3.750 € de 5.000 €)
- Acción: Correo enviado al propietario/gestor del proyecto
- Mensaje: "El proyecto XYZ ha alcanzado el 75 % del presupuesto (3.750 € / 5.000 €)"
- Recomendación: Revisa el trabajo restante y ajusta el alcance si es necesario
Crítica del 90 %
- Cuándo: El presupuesto alcanza el 90 % (4.500 € de 5.000 €)
- Acción: Correo + notificación en la app
- Mensaje: "Crítico: El proyecto XYZ está al 90 % del presupuesto (4.500 € / 5.000 €)"
- Recomendación: Revisión inmediata, notifica al cliente
Superado al 100 %
- Cuándo: El presupuesto alcanza el 100 % (5.000 € de 5.000 €)
- Acción: Correo + notificación en la app
- Mensaje: "¡Presupuesto superado! Proyecto XYZ al 100 % (5.000 € / 5.000 €)"
- Recomendación: Detén el trabajo, habla con el cliente, ajusta el presupuesto
Los umbrales de alerta de presupuesto (75 %, 90 %, 100 %) se activan automáticamente — no puedes personalizarlos. Cada umbral se dispara una vez por proyecto; la alerta se reinicia cuando se ajusta el presupuesto.
Destinatarios de las Alertas
Destinatarios por defecto:
- Propietario del proyecto
- Gestores del proyecto
- Propietario del espacio de trabajo (para alertas del 110 %)
Destinatarios personalizados (ENTERPRISE):
- Añade direcciones de correo específicas
- Interesados del cliente
- Equipo financiero
- Jefes de departamento
Frecuencia de las alertas:
- Primera alerta: Inmediata
- Recordatorios: Diarios en el umbral y por encima
- Escalada: La alerta del 110 % se envía a la dirección superior
Ajustes del Presupuesto
Aumentar el Presupuesto
Cuándo aumentar:
- Ampliación de alcance (aprobada por el cliente)
- Solicitudes de cambio
- Complejidad imprevista
- Extensiones aprobadas por el cliente
Cómo aumentar:
- Configuración del Proyecto → Presupuesto
- Haz clic en "Ajustar Presupuesto"
- Introduce el nuevo importe (p.ej., 5.000 € → 7.000 €)
- Añade el motivo del ajuste (para el registro de auditoría)
- Guarda los cambios
Impacto:
- Los umbrales de alerta se recalculan
- El porcentaje del presupuesto se actualiza
- Las alertas históricas permanecen en el registro
- Se crea un registro de auditoría (ENTERPRISE)
Ejemplo:
Original Budget: €5,000
Spent: €4,800 (96% - exceeded alert sent)
New Budget: €7,000
Updated Spent: €4,800 (69% - back on track)
Reducir el Presupuesto
Cuándo reducir:
- Reducción de alcance
- Recortes de presupuesto del cliente
- Cancelación parcial del proyecto
Cómo reducir:
- Mismo proceso que al aumentar
- Introduce un importe menor
- Añade el motivo
- Guarda
Advertencia:
- Si el gasto actual supera el nuevo presupuesto, se activa de inmediato una alerta del 100 %
- No se puede reducir por debajo del gasto actual (error de validación)
Informes de Presupuesto
Informes Integrados
Informe de Resumen de Presupuesto:
- Todos los proyectos con presupuestos
- Comparativa de presupuesto vs real
- Por encima/por debajo del presupuesto por proyecto
- Exportación: CSV, PDF, Excel
Informe de Variación de Presupuesto:
- Proyectos por encima del presupuesto (rojo)
- Proyectos en línea (verde)
- Proyectos por debajo del presupuesto (azul)
- Importe y porcentaje de la desviación
Informe de Previsión de Presupuesto (ENTERPRISE):
- Fecha de finalización proyectada
- Coste final estimado
- Basado en el ritmo de gasto
- Escenarios hipotéticos (what-if)
Informes de Presupuesto Personalizados (ENTERPRISE)
Crea el tuyo propio:
- Ve a Informes → Informes Personalizados
- Selecciona la plantilla Informe de Presupuesto
- Configura:
- Rango de fechas
- Proyectos a incluir
- Agrupación (por cliente, equipo, departamento)
- Métricas (coste, horas, desviación)
- Guarda y programa
Informes de Presupuesto Programados:
- Semanal: Cada lunes por la mañana
- Mensual: El primer día del mes
- Personalizado: Con la frecuencia que necesites
Buenas Prácticas de Presupuesto
Qué hacer
- Establece presupuestos desde el principio — antes de que empiece el proyecto
- Usa estimaciones conservadoras — incluye un margen (10–20 %)
- Controla regularmente — revisiones semanales del presupuesto
- Comunica temprano — avisa a los clientes al 80 %, no al 100 %
- Registra lo no facturable — incluye los gastos generales internos
- Documenta los ajustes — añade siempre el motivo de los cambios
- Usa presupuestos por tarea — desglosa el presupuesto del proyecto por tarea (ENTERPRISE)
- Revisa la rentabilidad — compara presupuesto vs ingresos
Qué no hacer
- No ignores las alertas — actúa de inmediato ante las advertencias del 80 %
- No ocultes las desviaciones — transparencia con los clientes
- No ajustes sin motivo — el registro de auditoría es importante
- No establezcas presupuestos poco realistas — conduce al fracaso
- No olvides el margen — siempre surge trabajo inesperado
- No te saltes la documentación — registra los cambios de alcance
- No mezcles facturable/no facturable — proyectos separados para mayor claridad
Escenarios de Presupuesto
Escenario 1: Sitio Web a Precio Fijo ($10.000)
Configuración:
Budget Type: Fixed
Amount: $10,000
Estimated Hours: 125 hours (at $80/hour)
Team: 2 developers, 1 designer
Asignación del Presupuesto:
- Diseño: $2.500 (25 %)
- Desarrollo: $6.000 (60 %)
- QA/Pruebas: $1.000 (10 %)
- Gestión de Proyecto: $500 (5 %)
Seguimiento:
- Revisiones semanales del presupuesto
- Alertas al 80 % ($8.000), 90 % ($9.000), 100 % ($10.000)
- Actualizaciones quincenales al cliente
Resultado:
- Coste final: $9.200 (92 %)
- Por debajo del presupuesto: $800
- Margen de beneficio: 8 %
Escenario 2: Retainer (40 horas/mes)
Configuración:
Budget Type: Hourly
Hours: 40 hours/month
Rate: €75/hour
Total Value: €3,000/month
Recurring: Yes (monthly reset)
Uso:
- Semana 1: 8 horas (20 %)
- Semana 2: 12 horas (30 %)
- Semana 3: 15 horas (37,5 %)
- Semana 4: 5 horas (12,5 %)
Total: 40 horas (100 % usado)
Mes siguiente: El presupuesto se reinicia a 40 horas
Escenario 3: Tiempo y Materiales con Límite ($50.000)
Configuración:
Budget Type: Fixed (cap)
Amount: $50,000
Billing: Time & Materials
Team Rate: $125/hour
Maximum Hours: 400 hours
Seguimiento:
- Facturación mensual según las horas reales
- El presupuesto avanza hacia el límite de $50.000
- Se requiere la aprobación del cliente para trabajar más allá del límite
Comunicación:
- Factura mensual: horas reales × tarifa
- Alerta de presupuesto al 80 % ($40.000): discutir el alcance restante
- Alerta de presupuesto al 90 % ($45.000): orden de cambio formal o cierre del proyecto
Solución de Problemas
El presupuesto no se registra correctamente
Problema: El importe gastado no coincide con lo esperado.
Causas:
- Tiempo no facturable incluido/excluido incorrectamente
- Cambios de tarifa no contemplados
- Errores en entradas de tiempo manuales
Soluciones:
- Comprueba el ajuste "Incluir no facturable"
- Revisa las tarifas de las entradas de tiempo
- Verifica que todas las entradas de tiempo estén asignadas al proyecto
- Exporta el registro de tiempo para verificarlo manualmente
Las alertas no se envían
Problema: No llega ningún correo al alcanzar el umbral.
Causas:
- Notificaciones por correo desactivadas
- Direcciones de correo incorrectas
- Carpeta de spam
Soluciones:
- Configuración del Proyecto → Presupuesto → Alertas
- Verifica las direcciones de correo
- Revisa la carpeta de spam/correo no deseado
- Añade noreply@cadensa.io a tus contactos
No se puede establecer el presupuesto
Problema: La sección de presupuesto aparece atenuada o no disponible.
Motivo: El plan FREE no incluye el seguimiento de presupuestos.
Solución: Actualiza al plan PRO o ENTERPRISE.
Próximos Pasos
- Gestión de Tarifas → — Configura tarifas de proyecto y tarea
- Informes → — Genera informes de presupuesto (PRO+)
- Facturación → — Actualiza para obtener las funciones de presupuesto
- Seguimiento de Tiempo → — Registra tiempo contra el presupuesto
¿Necesitas Ayuda?
- Correo: support@cadensa.io
- Comunidad: community.cadensa.io
- FAQ: FAQ de Presupuestos