Projekt Költségvetések

PRO+ Funkció

A projekt költségvetések csak PRO és ENTERPRISE csomagokban érhetők el. Frissítés a feloldáshoz →

Áttekintés

A projekt költségvetések segítenek figyelni a költéseket, megelőzni a költségtúllépéseket és biztosítani a nyereséges projekt szállítást. A CADENSA támogatja mind a fix költségvetéseket (teljes költség), mind az órás költségvetéseket (idő-alapú).

Előnyök:

• Költségvetés túllépések megelőzése
• Valós idejű költés láthatóság
• Automatizált riasztások küszöböknél
• Jövedelmezőség követés
• Érdekelt felek értesítései

---

Költségvetés Típusok

Fix Költségvetés

Definíció: Teljes pénzügyi limit a projekthez.

Példa: 5,000 € weboldal újratervezés projekt

Hogyan működik:

1. Fix költségvetés beállítása: 5,000 €
2. A csapat időt követ a projekten
3. Időbejegyzések × óradíjak = költség
4. Amikor a költség eléri a 4,000 €-t (80%), riasztás aktiválódik
5. Amikor a költség eléri az 5,000 €-t (100%), költségvetés kimerült

Legmegfelelőbb:

• Fix áras szerződések
• Ajánlat-alapú projektek
• Költség-plusz projektek felső korláttal

Konfiguráció:

Költségvetés Típus: Fix
Összeg: 5,000 €
Pénznem: EUR
Riasztások: 80%, 90%, 100%

---

Órás Költségvetés

Definíció: Maximum számlázható órák allokálva a projekthez.

Példa: 100 órás tanácsadói megbízás

Hogyan működik:

1. Órás költségvetés beállítása: 100 óra
2. A csapat időt követ a projekten
3. Időbejegyzések összege = felhasznált órák
4. Amikor 80 óra használva (80%), riasztás aktiválódik
5. Amikor 100 óra használva (100%), költségvetés kimerült

Legmegfelelőbb:

• Megbízási megállapodások
• Idő és anyag szerződések
• Kapacitástervezés

Konfiguráció:

Költségvetés Típus: Órás
Órák: 100
Riasztások: 80%, 90%, 100%
Díj (opcionális): 50 €/óra (költségszámításhoz)

---

Nincs Költségvetés

Definíció: Nincs költségvetési korlátozás vagy követés.

Mikor használd:

• Belső projektek
• Nyílt végű munka
• Nem számlázható tevékenységek
• K+F projektek

Alapértelmezett: Az új projekteknek nincs költségvetésük, amíg be nem állítasz egyet.

---

Költségvetés Beállítása

Kezdeti Beállítás

1. Lépés: Navigálj a Projekt Költségvetés Beállításokhoz

1. Menj a Projektek → Válaszd ki a projektedet
2. Navigálj a Beállítások fülre
3. Kattints a Költségvetés részre

2. Lépés: Válaszd Ki a Költségvetés Típust

• Válaszd a Fix, Órás vagy Nincs Költségvetés opciót

3. Lépés: Konfiguráld a Költségvetést

Fix Költségvetéshez:

• Összeg: Add meg a teljes költségvetést (pl. 5000)
• Pénznem: EUR, USD, HUF, stb. (alapértelmezett a munkaterület pénzneme)
• Nem számlázható is: Nem számlázható idő bele/kizárása a számításokból

Órás Költségvetéshez:

• Órák: Add meg a maximum órákat (pl. 100)
• Díj (opcionális): Díj beállítása költségszámításhoz
• Nem számlázható is: Nem számlázható órák bele/kizárása

4. Lépés: Konfiguráld a Riasztásokat

• 80% küszöb: Figyelmeztető riasztás
• 90% küszöb: Kritikus figyelmeztetés
• 100% küszöb: Költségvetés túllépés riasztás
• 110% küszöb: Súlyos túllépés riasztás

5. Lépés: Értesítési Beállítások

• Email címzettek: Projekt tulajdonos, menedzserek, konkrét emailek
• Alkalmazáson belüli értesítések: Valós idejű riasztások
• Slack integráció: Csak ENTERPRISE

6. Lépés: Költségvetés Mentése

• Kattints a "Költségvetés Mentése" gombra
• A költségvetés követés azonnal elindul

---

Költségvetés Követés

Valós Idejű Költségvetés Dashboard

Elérhető: Projekt Beállítások → Költségvetés fül

Megjelenített Információk:

Költségvetés Áttekintés:

• Teljes Költségvetés: 5,000 € (vagy 100 óra)
• Elköltve: 3,200 € (vagy 64 óra)
• Maradék: 1,800 € (vagy 36 óra)
• Felhasznált Százalék: 64%
• Státusz: Jó Úton / Veszélyben / Túllépve

Vizuális Haladás Sáv:

[████████████░░░░░░░░] 64%
 Jó Úton (0-79%)
 Veszélyben (80-99%)
 Túllépve (100%+)

Burn Rate Elemzés (ENTERPRISE):

• Napi burn: 160 €/nap
• Heti burn: 800 €/hét
• Várható befejezés: Jelenlegi ütem alapján
• Fennmaradó napok: Jelenlegi tempóban

Költségvetés Lebontás

Csapattagonként:

Tag	Órák	Költség	% a Költségvetésből
János (Menedzser)	20ó	1,600 €	32%
Zsuzsa (Tervező)	25ó	1,250 €	25%
Béla (Fejlesztő)	19ó	950 €	19%
Összesen	64ó	3,800 €	76%

Feladatonként (ha feladatok használva):

Feladat	Órák	Költség	Státusz
Tervezés	25ó	1,250 €	Kész
Fejlesztés	30ó	1,500 €	Folyamatban
Tesztelés	9ó	450 €	Tennivaló

Időszakonként:

• 1. hét: 800 €
• 2. hét: 1,200 €
• 3. hét: 1,000 €
• 4. hét: 800 € (jelenlegi)

---

Költségvetés Riasztások

Riasztási Küszöbök

80% Figyelmeztetés

• Mikor: Költségvetés eléri a 80%-ot (4,000 € az 5,000 €-ból)
• Művelet: Email küldése a projekt tulajdonosnak/menedzsernek
• Üzenet: "Az XYZ projekt elérte a költségvetés 80%-át (4,000 € / 5,000 €)"
• Javaslat: Ellenőrizd a maradék munkát, állítsd be a hatókört ha szükséges

90% Kritikus

• Mikor: Költségvetés eléri a 90%-ot (4,500 € az 5,000 €-ból)
• Művelet: Email + alkalmazáson belüli értesítés
• Üzenet: "Kritikus: XYZ projekt 90%-on (4,500 € / 5,000 €)"
• Javaslat: Azonnali ellenőrzés, ügyfél értesítése

100% Túllépve

• Mikor: Költségvetés eléri a 100%-ot (5,000 € az 5,000 €-ból)
• Művelet: Email + alkalmazásban + napi összefoglalók megoldásig
• Üzenet: "Költségvetés túllépve! XYZ projekt 100%-on (5,000 € / 5,000 €)"
• Javaslat: Munka leállítása, ügyfél megbeszélés, költségvetés módosítás

110% Súlyos Túllépés

• Mikor: Költségvetés eléri a 110%-ot (5,500 € az 5,000 €-ból)
• Művelet: Eszkaláció a munkaterület tulajdonoshoz
• Üzenet: "Súlyos túllépés: XYZ projekt 110%-on (5,500 € / 5,000 €)"
• Javaslat: Sürgős cselekvés szükséges

Riasztás Címzettek

Alapértelmezett Címzettek:

• Projekt Tulajdonos
• Projekt Menedzserek
• Munkaterület Tulajdonos (110% riasztásoknál)

Egyéni Címzettek (ENTERPRISE):

• Konkrét email címek hozzáadása
• Ügyfél érdekelt felek
• Pénzügyi csapat
• Részlegvezetők

Riasztás Gyakoriság:

• Első riasztás: Azonnali
• Emlékeztetők: Naponta a küszöbnél és felett
• Eszkaláció: 110% riasztás magasabb vezetésnek küldve

---

Költségvetés Módosítások

Költségvetés Növelése

Mikor növelj:

• Hatókör bővülés (ügyfél által jóváhagyott)
• Változtatási kérések
• Előre nem látható komplexitás
• Ügyfél által jóváhagyott meghosszabbítások

Hogyan növelj:

1. Projekt Beállítások → Költségvetés
2. Kattints a "Költségvetés Módosítása" gombra
3. Add meg az új összeget (pl. 5,000 € → 7,000 €)
4. Add meg a módosítás okát (audit nyomvonalhoz)
5. Mentsd el a változásokat

Hatás:

• A riasztási küszöbök újraszámolódnak
• A költségvetés százalék frissül
• A múltbeli riasztások megmaradnak a naplóban
• Audit nyomvonal létrejön (ENTERPRISE)

Példa:

Eredeti Költségvetés: 5,000 €
Elköltve: 4,800 € (96% - túllépés riasztás küldve)
Új Költségvetés: 7,000 €
Frissített Elköltve: 4,800 € (69% - visszatért jó útra)

Költségvetés Csökkentése

Mikor csökkents:

• Csökkentett hatókör
• Ügyfél költségvetés csökkentések
• Projekt lemondás (részleges)

Hogyan csökkents:

1. Ugyanaz a folyamat mint növelésnél
2. Add meg az alacsonyabb összeget
3. Add meg az okot
4. Mentés

Figyelmeztetés:

• Ha jelenlegi költés > új költségvetés, azonnali 100% riasztás
• Nem csökkenthető a jelenlegi költés alá (érvényesítési hiba)

---

Költségvetés Jelentések

Beépített Jelentések

Költségvetés Összefoglaló Jelentés:

• Minden projekt költségvetéssel
• Költségvetés vs tényleges összehasonlítás
• Túl/alul költségvetés projektenként
• Export: CSV, PDF, Excel

Költségvetés Variancia Jelentés:

• Túlköltő projektek (piros)
• Jó úton lévő projektek (zöld)
• Alulköltő projektek (kék)
• Variancia összeg és százalék

Költségvetés Előrejelzés Jelentés (ENTERPRISE):

• Várható befejezési dátum
• Becsült végső költség
• Burn rate alapján
• Mi-lenne-ha forgatókönyvek

Egyéni Költségvetés Jelentések (ENTERPRISE)

Saját Készítése:

1. Navigálj a Jelentések → Egyéni Jelentések menübe
2. Válaszd a Költségvetés Jelentés sablont
3. Konfiguráld:

• Dátumtartomány
• Projektek beleértve
• Csoportosítás (ügyfél, csapat, részleg szerint)
• Metrikák (költség, órák, variancia)

4. Mentsd és ütemezd

Ütemezett Költségvetés Jelentések:

• Heti: Minden hétfő reggel
• Havi: Hónap első napja
• Egyéni: Bármilyen szükséges gyakoriság

---

Költségvetés Legjobb Gyakorlatok

Tedd Ezeket

• Állíts be költségvetéseket előre - Projekt indítása előtt
• Használj konzervatív becsléseket - Építs be puffert (10-20%)
• Figyelj rendszeresen - Heti költségvetés ellenőrzések
• Kommunikálj korán - Riasztsd az ügyfeleket 80%-nál, nem 100%-nál
• Követd a nem számlázhatót - Vedd bele a belső rezsiköltséget
• Dokumentáld a módosításokat - Mindig adj meg okot a változásokhoz
• Használj feladat költségvetéseket - Bontsd le a projekt költségvetést feladatonként (ENTERPRISE)
• Ellenőrizd a jövedelmezőséget - Hasonlítsd össze költségvetés vs bevétel

Ne Tedd Ezeket

• Ne hagyd figyelmen kívül a riasztásokat - Cselekedj azonnal 80% figyelmeztetésnél
• Ne rejtsd el a túllépéseket - Átláthatóság az ügyfelekkel
• Ne módosíts ok nélkül - Az audit nyomvonal fontos
• Ne állíts be irreális költségvetéseket - Kudarcra ítéli
• Ne felejtsd el a puffert - Váratlan munka mindig előfordul
• Ne hagyd ki a dokumentációt - Rögzítsd a hatókör változásokat
• Ne keverd a számlázható/nem számlázhatót - Különálló projektek az egyértelműségért

---

Költségvetés Forgatókönyvek

1. Forgatókönyv: Fix Áras Weboldal (10,000 $)

Beállítás:

Költségvetés Típus: Fix
Összeg: 10,000 $
Becsült Órák: 125 óra (80 $/óra áron)
Csapat: 2 fejlesztő, 1 tervező

Költségvetés Allokáció:

• Tervezés: 2,500 $ (25%)
• Fejlesztés: 6,000 $ (60%)
• QA/Tesztelés: 1,000 $ (10%)
• Projektmenedzsment: 500 $ (5%)

Figyelés:

• Heti költségvetés ellenőrzések
• Riasztások 80%-nál (8,000 $), 90%-nál (9,000 $), 100%-nál (10,000 $)
• Kétheti ügyfél frissítések

Eredmény:

• Végső költség: 9,200 $ (92%)
• Költségvetés alatt: 800 $
• Nyereség margin: 8%

---

2. Forgatókönyv: Megbízás (40 óra/hó)

Beállítás:

Költségvetés Típus: Órás
Órák: 40 óra/hó
Díj: 75 €/óra
Teljes Érték: 3,000 €/hó
Ismétlődő: Igen (havi reset)

Használat:

• 1. hét: 8 óra (20%)
• 2. hét: 12 óra (30%)
• 3. hét: 15 óra (37.5%)
• 4. hét: 5 óra (12.5%)

Összesen: 40 óra (100% használva)

Következő Hónap: Költségvetés resetelődik 40 órára

---

3. Forgatókönyv: Idő és Anyag Felső Korláttal (50,000 $)

Beállítás:

Költségvetés Típus: Fix (felső korlát)
Összeg: 50,000 $
Számlázás: Idő és Anyag
Csapat Díj: 125 $/óra
Maximum Órák: 400 óra

Követés:

• Havi számlázás tényleges órák alapján
• Költségvetés követi a 50,000 $ korlátot felé
• Ügyfél jóváhagyás szükséges a korláton túli munkához

Kommunikáció:

• Számla havonta: Tényleges órák × díj
• Költségvetés riasztás 80%-nál (40,000 $): Megbeszélés a maradék hatókörről
• Költségvetés riasztás 90%-nál (45,000 $): Formális változtatási rendelés vagy projekt lezárás

---

Hibaelhárítás

A költségvetés nem megfelelően követi

Probléma: Az elköltött összeg nem egyezik a vártal.

Okok:

• Nem számlázható idő helytelenül bele/kizárva
• Díj változások nincsenek figyelembe véve
• Manuális időbejegyzés hibák

Megoldások:

1. Ellenőrizd a "Nem számlázható is" beállítást
2. Ellenőrizd az időbejegyzés díjakat
3. Ellenőrizd, hogy minden időbejegyzés a projekthez van-e címkézve
4. Exportáld az időnaplót manuális ellenőrzéshez

A riasztások nem küldődnek

Probléma: Nincs email a küszöb elérésekor.

Okok:

• Email értesítések letiltva
• Rossz email címek
• Spam mappa

Megoldások:

1. Projekt Beállítások → Költségvetés → Riasztások
2. Ellenőrizd az email címeket
3. Nézd meg a spam/levélszemét mappát
4. Add hozzá a noreply@cadensa.io címet a kapcsolatokhoz

Nem lehet költségvetést beállítani

Probléma: A költségvetés rész szürkén van vagy nem érhető el.

Ok: A FREE csomag nem tartalmaz költségvetés követést.

Megoldás: Frissíts PRO vagy ENTERPRISE csomagra.

---

Következő Lépések

• Díj Kezelés → - Projekt és feladat díjak beállítása
• Jelentéskészítés → - Költségvetés jelentések generálása (PRO+)
• Számlázás → - Frissítés költségvetés funkciókért
• Időkövetés → - Időkövetés a költségvetés felé

---

Segítségre van szükséged?

• Email: support@cadensa.io
• Közösség: community.cadensa.io
• GYIK: Költségvetés GYIK