Upgrade & Downgrade
Übersicht
Ändere dein CADENSA-Abonnement jederzeit. Upgrades werden sofort wirksam, Downgrades treten am Ende deines aktuellen Abrechnungszeitraums in Kraft.
Kurz zusammengefasst:
Jederzeit upgraden → sofortiger Zugriff auf neue Funktionen- Jederzeit downgraden → wirksam ab dem nächsten Abrechnungszyklus
- Anteilige Abrechnung bei Upgrades
- Keine Rückerstattung bei Downgrades (Restlaufzeit wird weiter genutzt)
- Daten bleiben während des Wechsels erhalten
Pakete upgraden
FREE → PRO
Sofortiger Zugriff auf PRO-Funktionen.
So upgradest du:
- Navigiere zu Einstellungen → Abrechnung
- Klicke auf „Auf PRO upgraden"
- Abrechnungszyklus auswählen:
- Monatlich: €4,99/Benutzer/Monat
- Jährlich: €4,17/Benutzer/Monat (17 % sparen)
- Zahlungsmethode eingeben (Kreditkarte)
- Überprüfen und bestätigen
- Sofortiges Upgrade – PRO-Funktionen werden umgehend aktiviert
Was passiert:
Vor dem Upgrade:
- Paket: FREE
- Funktionen: Grundlegende Zeiterfassung, unbegrenzte Einträge
- Kosten: €0
Klick auf „Auf PRO upgraden":
- Kreditkartendaten eingeben
- Monatlich oder jährlich auswählen
Nach dem Upgrade (sofort):
PRO-Funktionen freigeschaltet
Teammitglieder können eingeladen werden
Erweiterte Berichte verfügbar
Limit von 1.000 Einträgen/Arbeitsbereich
Massenbearbeitung aktiviert
Mobile Apps freigeschaltet
Abrechnung:
- Erste Belastung: Heute (€4,99/Benutzer monatlich, €49,99/Benutzer jährlich)
- Nächste Belastung: Nächsten Monat/Jahr am gleichen Datum
Schritt für Schritt:
┌─────────────────────────────────────────┐
│ Auf PRO upgraden │
├─────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Aktuelles Paket: FREE │
│ Neues Paket: PRO │
│ │
│ Abrechnungszyklus: │
│ ● Monatlich (€4,99/Benutzer/Monat) │
│ ○ Jährlich (€4,17/Benutzer/Monat, 17% sparen) │
│ │
│ Aktive Benutzer: 1 │
│ Monatliche Kosten: €4,99 │
│ │
│ Zahlungsmethode: │
│ [Kreditkarte hinzufügen] │
│ │
│ Erste Abrechnung: │
│ Datum: 25. Jan. 2026 (heute) │
│ Betrag: €4,99 │
│ │
│ Nächste Abrechnung: │
│ Datum: 25. Feb. 2026 │
│ Betrag: €4,99 │
│ │
│ ☑ Ich stimme den Nutzungsbedingungen zu │
│ │
│ [Abbrechen] [Upgrade bestätigen] │
└─────────────────────────────────────────┘
PRO → ENTERPRISE
Kontaktiere den Vertrieb für individuelle Preise.
Ablauf:
- Navigiere zu Einstellungen → Abrechnung
- Klicke auf „Vertrieb für ENTERPRISE kontaktieren"
- Fülle das Kontaktformular aus oder schreibe eine E-Mail an: support@cadensa.io
- Vertriebsgespräch wird vereinbart (30–45 Min.)
- Individuelles Angebot wird nach Bedarf erstellt
- Vertrag wird unterzeichnet
- Unterstützung bei Implementierung & Migration
Was dich erwartet:
Zeitplan:
- Erster Kontakt: Antwort am selben Tag
- Vertriebsgespräch: Innerhalb von 2 Werktagen
- Angebot: 1–3 Werktage
- Vertrag: 1–2 Wochen (Rechtsprüfung)
- Implementierung: 2–4 Wochen
Benötigte Informationen:
- Anzahl der Benutzer (aktuell + geplant)
- Funktionsanforderungen (SSO, individuelle Berichte usw.)
- Integrationsbedarf
- Compliance-Anforderungen
- Budgetrahmen
- Zeitplan für die Einführung
Faktoren für individuelle Preisgestaltung:
- Benutzeranzahl (Mengenrabatte möglich)
- Vertragslaufzeit (jährlich vs. mehrjährig)
- Funktionsauswahl
- Support-Level (Standard vs. Premium)
- Bedarf an professionellen Dienstleistungen
Upgrade-Ablauf:
1. Angebotsfreigabe
- Individuelle Preise bestätigt
- Zahlungsbedingungen vereinbart
- Vertrag zur Unterschrift versendet
2. Migrationsplanung
- Kickoff-Gespräch mit Account Manager
- Migrationszeitplan festgelegt
- Schulungstermine vereinbart
3. Konto-Upgrade
- ENTERPRISE-Funktionen aktiviert
- SSO konfiguriert (falls zutreffend)
- Individuelle Integrationen eingerichtet
4. Datenmigration
- PRO-Daten automatisch migriert
- Keine Ausfallzeit erforderlich
- Gesamter Verlauf erhalten
5. Team-Schulung
- Schulung für Administratoren
- Onboarding-Materialien für Benutzer
- Laufender Support eingerichtet
Pakete downgraden
PRO → FREE
Kosten senken durch Downgrade auf FREE.
So downgradest du:
- Navigiere zu Einstellungen → Abrechnung
- Klicke auf „Paket ändern"
- Wähle „Auf FREE herabstufen"
- Prüfe, was du verlierst
- Downgrade bestätigen
- Wirksam am Ende des aktuellen Abrechnungszeitraums
Wichtig:
Downgrade wird am Ende des Abrechnungszeitraums wirksam
Keine Rückerstattung für verbleibende Tage
PRO weiter nutzbar bis zum Ende des Zeitraums
Daten, die die FREE-Limits überschreiten, werden gesperrt (nicht gelöscht)
Was passiert:
Heute (25. Jan.):
- Aktuell: PRO (bezahlt bis 25. Feb.)
- Klick auf „Auf FREE herabstufen"
- Bestätigung: „Wirksam ab 25. Feb. 2026"
- Jan. – 24. Feb.:
- PRO-Funktionen weiter nutzbar
- Keine neuen Belastungen
- Downgrade kann jederzeit abgebrochen werden
- Feb. (Downgrade wirksam):
Teammitglieder verlieren Zugriff (nur du bleibst)
Eintragslimit: 1.000/Arbeitsbereich → Unbegrenzt
Datenaufbewahrung: 1 Jahr → 30 Tage
Erweiterte Berichte deaktiviert
Massenbearbeitung deaktiviert
Mobile Apps gesperrt
Geplante Berichte gestoppt
Alle Daten bleiben erhalten (nur lesend für gesperrte Daten)
Projekte bleiben intakt
Zeiteinträge bleiben erhalten
Jederzeit erneut upgradebar
Bestätigungsdialog:
┌─────────────────────────────────────────┐
│ Downgrade auf FREE bestätigen │
├─────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Aktuelles Paket: PRO │
│ Neues Paket: FREE │
│ │
│ Downgrade-Datum: 25. Feb. 2026 │
│ (Ende des aktuellen Abrechnungszeitraums)│
│ │
│ Du verlierst den Zugriff auf: │
│ Team-Zusammenarbeit (4 Benutzer) │
│ Erweiterte Berichte │
│ Massenbearbeitung │
│ Mobile Apps │
│ Geplante Berichte │
│ Eintragslimit: 1.000/Arbeitsbereich → Unbegrenzt │
│ Verlauf: 1 Jahr → 30 Tage │
│ │
│ Betroffene Teammitglieder: │
│ - john@example.com (verliert Zugriff) │
│ - sarah@example.com (verliert Zugriff) │
│ - mike@example.com (verliert Zugriff) │
│ │
│ Deine Daten WERDEN erhalten: │
│ Projekte bleiben intakt │
│ Zeiteinträge gespeichert (nur lesend) │
│ Jederzeit upgradebar │
│ │
│ Keine Rückerstattung für verbleibende 30 Tage │
│ (€4,99 werden nicht erstattet) │
│ │
│ [Abbrechen] [Downgrade bestätigen] │
└─────────────────────────────────────────┘
ENTERPRISE → PRO
Kontaktiere den Support für den Downgrade.
Ablauf:
1. Support kontaktieren: <a data-action="support" href="#">support@cadensa.io</a>
Betreff: „Downgrade-Anfrage ENTERPRISE zu PRO"
2. Konto-Überprüfungsgespräch wird vereinbart
- Gründe für den Downgrade besprechen
- Auswirkungen auf Funktionen prüfen
- Datenmigration bestätigen
3. Individueller Datenexport (falls nötig)
- Individuelle Berichte exportiert
- Audit-Protokolle archiviert
- SSO-Benutzer zu E-Mail/Passwort migriert
4. Vertragsänderung
- ENTERPRISE-Vertrag beendet
- PRO-Abrechnung beginnt
5. Downgrade durchgeführt
- Am Ende des aktuellen ENTERPRISE-Zeitraums
- PRO-Funktionen aktiviert
- ENTERPRISE-Funktionen deaktiviert
Zeitplan: 2–4 Wochen (vertragsabhängig)
Das verlierst du:
Unbegrenzte Benutzer → Max. 20 Benutzer
Unbegrenzte Arbeitsbereiche → Max. 10
Individueller Berichtsersteller
SSO/SAML (Benutzer wechseln zu Passwort-Login)
Genehmigungs-Workflows
Audit-Protokolle (vor Downgrade exportiert)
White-Label-Branding
Dedizierter Account Manager
24/7-Telefonsupport
99,9 % SLA → 99 % SLA
Änderungen des Abrechnungszyklus
Monatlich → Jährlich
Wechsle zur jährlichen Abrechnung und spare 17 %.
So wechselst du:
- Navigiere zu Einstellungen → Abrechnung
- Klicke auf „Zu jährlicher Abrechnung wechseln"
- Jährliche Kosten und Ersparnis prüfen
- Wechsel bestätigen
- Sofortige Belastung für das volle Jahr
- Monatliche Abrechnung wird beendet (anteilige Gutschrift wird angerechnet)
Beispiel:
Aktuell: PRO monatlich
- 5 Benutzer × €4,99/Monat = €24,95/Monat
- Bezahlt bis: 15. Feb. 2026
- Verbleibend: 20 Tage (Wert €16,10)
Wechsel zu jährlich (25. Jan.):
- Jahreskosten: 5 × €49,99 = €249,95/Jahr
- Anteilige Gutschrift: -€16,10 (für ungenutzte Monatstage)
- Belastung heute: €233,85
- Nächste Rechnung: 25. Jan. 2027 (€249,95)
Jährliche Ersparnis:
- Monatlich gesamt/Jahr: €299,40 (€24,95 × 12)
- Jährlich gesamt/Jahr: €249,95
- Ersparnis: €49,45/Jahr (16,5 %)
Bestätigung:
┌─────────────────────────────────────────┐
│ Zu jährlicher Abrechnung wechseln │
├─────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Aktuell: Monatlich (€24,95/Monat) │
│ Neu: Jährlich (€20,83/Monat, jährlich abgerechnet) │
│ │
│ Ersparnis: €49,45/Jahr (16,5 %) │
│ │
│ Heutige Belastung: │
│ - Jahreskosten: €249,95 │
│ - Gutschrift (20 ungenutzte Tage): -€16,10 │
│ - Gesamtbelastung: €233,85 │
│ │
│ Nächste Abrechnung: │
│ Datum: 25. Jan. 2027 │
│ Betrag: €249,95 │
│ │
│ [Abbrechen] [Wechsel bestätigen] │
└─────────────────────────────────────────┘
Jährlich → Monatlich
Zurück zur monatlichen Abrechnung wechseln (weniger flexibel).
Ablauf:
Kein Wechsel während des Jahres möglich
Optionen:
1. Bis zur Jahresverlängerung warten
- Jährlich bis zum Ablauf beibehalten
- „Zu monatlich wechseln" vor der Verlängerung auswählen
- Verlängerung erfolgt dann monatlich
2. Jährlich kündigen, monatlich neu starten (Ersparnis geht verloren)
- Aktuelles Jahrespaket kündigen
- Keine Rückerstattung für verbleibende Monate
- Monatliches Paket abonnieren
- Nicht empfohlen (kostspielig)
Empfehlung: Bis zum Verlängerungsdatum warten
Bei der Verlängerung:
Benachrichtigung zur Verlängerung des Jahrespakets:
Dein Jahrespaket verlängert sich in 30 Tagen.
Aktuell: Jährlich (€249,95/Jahr)
Verlängerungsoptionen:
● Jährlich (€249,95/Jahr) – SPARE ~€49
○ Monatlich (€24,95/Monat = €299,40/Jahr)
Wähle die bevorzugte Abrechnung und bestätige.
Anteilige Abrechnung
Upgrades während des Zyklus
Kosten werden bei einem Upgrade anteilig berechnet.
Beispiel 1: FREE → PRO mitten im Monat
Szenario:
- Upgrade am 15. Jan. 2026
- Monatszyklus wäre 15. Jan. – 14. Feb.
- 1 Benutzer
Berechnung:
- Voller Monat: €4,99
- Verbleibende Tage im Januar: 16 Tage
- Anteilige Belastung: €4,99 × (16/31) = €2,58
Belastungen:
- Heute (15. Jan.): €2,58 (anteilig für 15.–31. Jan.)
- 15. Feb.: €4,99 (voller Monat)
- 15. März: €4,99 (voller Monat)
- ...
Beispiel 2: Benutzer mitten im Monat hinzufügen
Szenario:
- Aktuell: 5 Benutzer auf PRO (monatlich)
- Abrechnungsdatum: 1. des Monats
- Heute: 15. Jan. (3 weitere Benutzer hinzufügen → 8 insgesamt)
Berechnung für neue Benutzer:
- Voller Monat: 3 × €4,99 = €14,97
- Verbleibende Tage: 16 Tage
- Anteilig: €14,97 × (16/31) = €7,73
Belastungen:
- Heute (15. Jan.): €7,73 (3 Benutzer, 16 Tage)
- 1. Feb.: €39,92 (8 Benutzer, voller Monat)
Benutzerverwaltung während des Wechsels
Benutzer nach dem Upgrade hinzufügen
Teammitglieder nach dem Upgrade einladen.
Ablauf:
1. Auf PRO upgraden
2. Navigiere zu Team → Mitglieder einladen
3. E-Mail-Adressen eingeben
4. Einladungen senden
5. Benutzer nehmen an und erstellen Konten
Abrechnung:
- Anteilig für den aktuellen Zeitraum
- Voller Preis ab dem nächsten Zeitraum
Beispiel:
Upgrade am 15. Jan. (1 Benutzer):
- Belastung 15. Jan.: €2,58 (1 Benutzer, 16 Tage)
4 Benutzer am 20. Jan. hinzufügen:
- Belastung 20. Jan.: €7,73 (4 Benutzer, 11 Tage)
- Belastung 15. Feb.: €24,95 (5 Benutzer, voller Monat)
Benutzer vor dem Downgrade entfernen
Kosten vor dem FREE-Downgrade senken.
Strategie:
Szenario:
- Aktuell: PRO mit 5 Benutzern
- Downgrade auf FREE geplant (nur 1 Benutzer)
- Bezahlt bis 15. Feb.
Maßnahmen:
1. 25. Jan.: Downgrade einleiten
- Downgrade wirksam: 15. Feb.
2. Daten für Teammitglieder exportieren
- Jeder Benutzer exportiert seine Berichte
- Zeiteinträge herunterladen
- Benötigte Daten sichern
3. 10. Feb.: Teammitglieder deaktivieren (optional)
- 4 Teammitglieder entfernen
- Nur du bleibst
- Keine Kostensenkung (bereits bis 15. Feb. bezahlt)
4. 15. Feb.: Downgrade wirksam
- FREE-Paket aktiv
- 1 Benutzer (du)
- Keine zukünftigen Belastungen
Datenaufbewahrung bei Änderungen
Was mit deinen Daten passiert
Daten werden bei Paketänderungen NIEMALS gelöscht.
Beim Upgrade:
FREE → PRO:
Alle Daten sofort zugänglich
Letzte 30 Tage sichtbar
Neue Einträge zählen zum Limit von 1.000/Arbeitsbereich
Kein Datenverlust
PRO → ENTERPRISE:
Alle Daten automatisch migriert
Vollständiger Verlauf erhalten
Keine Unterbrechung
Beim Downgrade:
PRO → FREE:
Daten bleiben erhalten, aber Zugriff eingeschränkt
- Einträge älter als 30 Tage: nur lesend
- Einträge von Teammitgliedern: nur lesend
- Erweiterte Berichte: nicht zugänglich
- Geplante Berichte: gestoppt
Ansicht in Basisberichten weiterhin möglich (letzte 30 Tage)
Um auf gesperrte Daten zuzugreifen:
- Erneut auf PRO upgraden
- Vor dem Wirksamkeitsdatum des Downgrades exportieren
- Support für Datenexport kontaktieren
Ressourcen über dem Limit nach dem Downgrade:
Wenn deine bestehenden Daten die Limits des neuen Pakets überschreiten (z. B. 8 Teammitglieder und Downgrade auf FREE mit Limit 5), werden überzählige Ressourcen als über dem Limit markiert:
- Teammitglieder — die neuesten Mitglieder erhalten das Abzeichen „Zugriff eingeschränkt" und können nicht mehr neuen Aufgaben zugewiesen werden
- Projekte — überzählige Projekte erhalten das Abzeichen „Über dem Limit" und können bei der Aufgabenerstellung nicht ausgewählt werden
- Aufgaben / Zeiteinträge — das Erstellen neuer Einträge wird blockiert, bis du innerhalb der Limits bist
Daten werden niemals gelöscht. Upgrade erneut oder entferne überzählige Ressourcen, um vollen Zugriff wiederherzustellen.
➡️ Vollständiger Leitfaden: Ressourcen über dem Limit nach einem Downgrade →
ENTERPRISE → PRO:
Individuelle Daten werden vor dem Downgrade exportiert
- Individuelle Berichte: exportiert nach PDF/Excel
- Audit-Protokolle: exportiert als CSV
- Genehmigungs-Workflows: abgeschlossene Elemente exportiert
- SSO-Benutzer: migriert zu E-Mail/Passwort
Nach dem Downgrade nicht zugänglich:
- Individueller Berichtsersteller
- Audit-Protokoll-Viewer
- Genehmigungs-Workflow-Oberfläche
Historische Daten: verfügbar in PRO-Berichten
Vollständig kündigen
Abonnement kündigen
Alle Belastungen stoppen und FREE-Konto behalten.
So kündigst du:
- Navigiere zu Einstellungen → Abrechnung
- Klicke auf „Abonnement kündigen"
- Grund auswählen (optionales Feedback)
- Kündigung bestätigen
- Wirksam am Ende des Abrechnungszeitraums
Was passiert:
PRO-Kündigung:
Heute (25. Jan.):
- Klick auf „Abonnement kündigen"
- Bezahlt bis: 25. Feb.
25. Jan. – 24. Feb.:
- PRO weiter nutzbar
- Keine neuen Belastungen
- Jederzeit reaktivierbar
25. Feb.:
- Automatischer Downgrade auf FREE
- Nur 1 Benutzer
- Grundfunktionen
- Keine Kreditkarte erforderlich
Zukunft:
- FREE-Konto bleibt aktiv
- Daten bleiben erhalten (30 Tage Zugriff)
- Jederzeit upgradebar
Bestätigung:
┌─────────────────────────────────────────┐
│ PRO-Abonnement kündigen │
├─────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Schade, dass du gehst! │
│ │
│ Kündigungsdatum: 25. Feb. 2026 │
│ (Ende des aktuellen Abrechnungszeitraums)│
│ │
│ Nach der Kündigung: │
│ FREE-Konto bleibt aktiv │
│ Daten bleiben erhalten (30-Tage-Fenster) │
│ Jederzeit reaktivierbar │
│ │
│ Du verlierst: │
│ Team-Zusammenarbeit │
│ Erweiterte Berichte │
│ Mobile Apps │
│ 1.000 Einträge/Arbeitsbereich → Unbegrenzt │
│ │
│ Grund (optional): │
│ [ ] Zu teuer │
│ [ ] Fehlende Funktionen │
│ [ ] Wechsel zu Konkurrenzprodukt │
│ [ ] Nicht mehr benötigt │
│ [ ] Sonstiges: ___________ │
│ │
│ [PRO behalten] [Kündigung bestätigen] │
└─────────────────────────────────────────┘
Gekündigte Pakete reaktivieren
Nach der Kündigung erneut abonnieren
Jederzeit erneut upgraden.
Ablauf:
- Navigiere zu Einstellungen → Abrechnung
- Klicke auf „Auf PRO upgraden"
- Zahlungsmethode eingeben
- Abonnement bestätigen
- Sofortige Reaktivierung
Deine Daten:
Alle erhalten (falls innerhalb von 30 Tagen nach der Kündigung)
Projekte intakt
Zeiteinträge verfügbar
Teammitglieder können erneut eingeladen werden
Beispiel für eine Reaktivierung:
Zeitplan:
- 25. Jan.: PRO gekündigt
- 25. Feb.: Auf FREE herabgestuft
- 15. März: Entscheidung zur Reaktivierung
Reaktivierung (15. März):
1. Klick auf „Auf PRO upgraden"
2. Kreditkarte eingeben
3. Bestätigen
Sofort:
- PRO-Funktionen freigeschaltet
- Daten der letzten 30 Tage vollständig zugänglich
- Daten älter als 30 Tage (15. Feb.–15. März) nur lesend
- Werden nach dem Upgrade vollständig zugänglich
- Teammitglieder können erneut eingeladen werden
Best Practices
Das solltest du tun
- Daten vor dem Downgrade exportieren – Berichte und Zeiteinträge sichern
- Team vor dem Downgrade informieren – rechtzeitig ankündigen
- Downgrades strategisch timen – Ende des Monats/Jahres
- Benutzerzahl vor dem Upgrade prüfen – ungenutzte Konten deaktivieren
- Jährliche Abrechnung nutzen – 17 % sparen bei stabilem Team
- PRO-Funktionen testen – 14 Tage kostenlos testen vor der Entscheidung
- Support für ENTERPRISE kontaktieren – individuelles Angebot einholen
Das solltest du vermeiden
- Keine Rückerstattung erwarten – Downgrades wirken zum Periodenende, keine Rückerstattung
- Nicht impulsiv downgraden – Auswirkungen auf das Team bedenken
- Keine Daten verlieren – vor dem Wirksamkeitsdatum des Downgrades exportieren
- Teammitglieder nicht vergessen – informieren, bevor sie den Zugriff verlieren
- Abrechnungszyklus nicht mitten im Jahr wechseln – bis zur Verlängerung warten
- Nicht ohne Export kündigen – Daten werden nach 30 Tagen nur lesend
Rückerstattungsrichtlinie
Wann Rückerstattungen gelten
30-tägige Geld-zurück-Garantie (nur Jahrespakete):
Anspruchsberechtigt:
Jährliches PRO-Paket
Nur beim Erstkauf (keine Verlängerungen)
Innerhalb von 30 Tagen nach Zahlung
Angefordert per Support-E-Mail
Nicht anspruchsberechtigt:
Monatspakete
Jährliche Verlängerungen
Nach 30 Tagen
ENTERPRISE (individuelle Verträge)
Ablauf:
- E-Mail: support@cadensa.io
- Betreff: „Rückerstattungsanfrage - [Rechnungsnr.]"
- Grund (optional)
- Rückerstattung bearbeitet: 5–10 Werktage
- Konto auf FREE herabgestuft
Keine Rückerstattung für:
Angebrochene Monate (ungenutzte Tage)
Downgrades mitten im Zyklus
Gekündigte Monatsabonnements
Jahrespakete nach 30 Tagen
Benutzerreduzierungen mitten im Zyklus
Nächste Schritte
- Abonnementpakete → – Pakete vergleichen
- Zahlungsmethoden → – Rechnungsdaten aktualisieren
- Rechnungen → – Rechnungen und Belege ansehen
- Arbeitsbereich-Einstellungen → – Arbeitsbereich verwalten
Brauchst du Hilfe?
- Fragen zur Abrechnung: support@cadensa.io
- Support: support@cadensa.io
- Telefon (PRO+): verfügbar unter Einstellungen → Support
- Live-Chat (PRO+): unten rechts