Arbeitsbereichseinstellungen
Übersicht
Mit den Arbeitsbereichseinstellungen kannst du konfigurieren, wie dein Arbeitsbereich funktioniert, einschließlich Arbeitsstunden, Standardtarife, Abrechnungspräferenzen und Teamberechtigungen.
Nur Arbeitsbereichsinhaber können Arbeitsbereichseinstellungen ändern. Manager können die meisten Einstellungen ansehen, aber nicht bearbeiten.
Auf Arbeitsbereichseinstellungen zugreifen
- wähle deinen Arbeitsbereich im Arbeitsbereich-Selektor aus
- klicke auf Einstellungen in der Seitenleiste
- navigiere zum Tab Arbeitsbereichseinstellungen
Allgemeine Einstellungen
Arbeitsbereichsinformationen
Arbeitsbereichsname
- Aktueller Name: oben angezeigt
- Bearbeiten: auf das Stiftsymbol klicken, um zu ändern
- Einschränkungen: 3-50 Zeichen, muss eindeutig sein
- Auswirkung: Änderungen wirken sich sofort auf alle Projekte und Berichte aus
Beschreibung
- Zweck: kurze Erklärung des Arbeitsbereichsumfangs
- Sichtbarkeit: für alle Arbeitsbereichsmitglieder sichtbar
- Zeichenlimit: 500 Zeichen
- Optional: kann leer bleiben
Zeitzone
- Status: 🔒 nach der Erstellung gesperrt
- Aktuelle Zeitzone: wird angezeigt, kann aber nicht geändert werden
- Warum gesperrt? eine Zeitzonenänderung würde historische Zeitdaten beschädigen
- Alternative: einen neuen Arbeitsbereich mit der richtigen Zeitzone erstellen
Konfiguration der Arbeitsstunden
Standard-Arbeitsstunden
Lege die Standard-Arbeitsstunden pro Tag für die Kapazitätsplanung fest.
Optionen:
- 1-24 Stunden (Standard: 8 Stunden)
- Zweck:
- Kapazitätsberechnungen
- Burndown-Diagramme
- Verfügbarkeitsverfolgung
- Ressourcenplanung
Beispielkonfiguration:
Standardarbeitstag: 8 Stunden
Teilzeit: 4 Stunden
Verlängerte Schicht: 10 Stunden
Arbeitstage
Lege fest, welche Tage in deinem Arbeitsbereich Arbeitstage sind.
Standard: Montag - Freitag
Anpassung (PRO+):
Montag- Dienstag
- Mittwoch
- Donnerstag
- Freitag
- ⬜ Samstag
- ⬜ Sonntag
Das ENTERPRISE-Paket ermöglicht die benutzerspezifische Anpassung der Arbeitstage für Teams mit unterschiedlichen Zeitplänen.
Währungs- und Tarifeinstellungen
Standardwährung
- Verfügbare Währungen: EUR, USD, HUF, GBP, CHF, PLN, CZK, RON
- Format: wird automatisch auf alle Finanzanzeigen angewendet
- Umrechnung: keine automatische Umrechnung (Tarife werden in ihrer ursprünglichen Währung gespeichert)
- Auswirkung einer Änderung: betrifft nur neue Einträge, historische Daten bleiben unverändert
Standard-Abrechnungstarif
Lege einen arbeitsbereichsweiten Standard-Stundensatz fest.
Konfiguration:
- Betrag: numerischer Wert (z. B. 50)
- Währung: verwendet die Standardwährung des Arbeitsbereichs
- Pro: Stunde (Standard), Tag oder Festpreis
Tarifhierarchie (von niedrigster zu höchster Priorität):
- Arbeitsbereichstarif ← Standard-Rückfall
- Benutzertarif ← benutzerspezifischer Tarif
- Projekttarif ← projektspezifischer Tarif
- Benutzer-Projekt-Tarif ← Kombination aus Benutzer und Projekt
- Aufgabentarif ← höchste Priorität, überschreibt alle
Wenn auf keiner Ebene ein Tarif festgelegt ist, werden Zeiteinträge als „Kein Tarif" markiert und generieren keine abrechenbaren Beträge.
Zeiterfassungseinstellungen
Aufgabe für Zeiteintrag erforderlich
Optionen:
- Aktiviert: Benutzer müssen bei der Zeiterfassung eine Aufgabe auswählen
Deaktiviert: Aufgabenauswahl ist optional
Empfohlen für:
- detaillierte Zeiterfassung
- Abrechnung auf Aufgabenebene
- granulare Berichterstattung
Nicht empfohlen für:
- einfache Projektverfolgung
- schnelle Ad-hoc-Arbeit
Zeitrundung
Konfiguriere, wie Zeiteinträge gerundet werden.
Rundungsintervalle:
- Keine - genaue Zeit (Standard)
- 5 Minuten - rundet auf die nächsten 5 Min.
- 10 Minuten - rundet auf die nächsten 10 Min.
- 15 Minuten - rundet auf die nächsten 15 Min.
- 30 Minuten - rundet auf die nächsten 30 Min.
Rundungsmethode:
- Mathematisch - Standardrundung (< 0,5 abrunden, ≥ 0,5 aufrunden)
- Immer aufrunden - rundet immer auf
- Immer abrunden - rundet immer ab
Beispiele (15-Minuten-Rundung, mathematisch):
7 Minuten → 0 Minuten
8 Minuten → 15 Minuten
22 Minuten → 15 Minuten
23 Minuten → 30 Minuten
Zukünftige Zeiteinträge erlauben
Legt fest, ob Mitglieder manuelle Zeiteinträge mit einer Startzeit in der Zukunft erstellen können.
Optionen:
- Aktiviert (Standard): Mitglieder können Zeit für zukünftige Daten erfassen — nützlich für Planung, den Import von Kalenderereignissen oder die vorausschauende Terminplanung
- Deaktiviert: nur vergangene und aktuelle Zeiteinträge werden akzeptiert; zukünftige Startzeiten werden blockiert
Wann deaktivieren:
- Gehaltsabrechnungs- oder Compliance-Workflows, die erfordern, dass nur abgeschlossene Arbeit erfasst wird
- Umgebungen, in denen Zeiteinträge als Abrechnungsnachweis dienen
Diese Einstellung betrifft nur die manuelle Zeiterfassung. Der Live-Timer startet unabhängig von dieser Einstellung immer zur aktuellen Zeit.
Timer bei Anmeldung automatisch starten (PRO+)
Wenn aktiviert:
- der Timer startet automatisch, wenn sich der Benutzer anmeldet
- verwendet das zuletzt aktive Projekt und die zuletzt aktive Aufgabe
- nützlich für konsistente Tagesabläufe
Wenn deaktiviert:
- der Benutzer muss den Timer manuell starten
- flexibler für abwechslungsreiche Arbeit
Benachrichtigungseinstellungen
E-Mail-Benachrichtigungen
Konfiguriere, welche Ereignisse E-Mail-Benachrichtigungen auslösen.
Verfügbare Benachrichtigungen:
Zeiteintrag-Benachrichtigungen:
- neuer Zeiteintrag eingereicht (Manager+)
- Zeiteintrag bearbeitet (Manager+)
- Zeiteintrag gelöscht (Manager+)
Projektbenachrichtigungen:
- neues Projekt erstellt
- Projektbudget-Schwellenwert erreicht (80%, 100%)
- Projekt-Deadline naht
Teambenachrichtigungen:
- neues Mitglied eingeladen
- Mitglied hat Einladung angenommen
- Mitgliedsrolle geändert
Arbeitsbereichsbenachrichtigungen:
- Arbeitsbereichseinstellungen geändert (nur Inhaber)
- Abrechnungsänderungen (nur Inhaber)
In-App-Benachrichtigungen
Echtzeit-Benachrichtigungen innerhalb der CADENSA-App.
Kategorien:
- Zeitgenehmigungen
- Berichtserstellung abgeschlossen
- Team-Updates
- Budget-Warnungen
Berechtigungen & Zugriffssteuerung
Standard-Mitgliedsrolle
Lege die Standardrolle für neu eingeladene Mitglieder fest.
Optionen:
- Mitglied (Standard) - kann Zeit erfassen und Projekte ansehen
- Betrachter - Nur-Lese-Zugriff
- Manager - kann Projekte und Mitglieder verwalten
Wenn „Manager" als Standard festgelegt wird, erhalten alle neuen Mitglieder erhebliche Berechtigungen. Nur in vertrauenswürdigen Teamumgebungen verwenden.
Arbeitsbereichs-Sichtbarkeit
Privater Arbeitsbereich (Standard):
- nur eingeladene Mitglieder haben Zugriff
- für andere Einheitsmitglieder nicht sichtbar
Geteilter Arbeitsbereich (ENTERPRISE):
- für alle Einheitsmitglieder sichtbar
- Zugriff kann angefragt werden
- nützlich für abteilungsübergreifende Zusammenarbeit
Abrechnungseinstellungen (PRO+)
Rechnungspräfix
Passe das Rechnungsnummernpräfix für diesen Arbeitsbereich an.
Format: [PRÄFIX]-[NUMMER]
Beispiele:
MKT-001, MKT-002, MKT-003 (Marketing-Arbeitsbereich)
DEV-001, DEV-002, DEV-003 (Entwicklungs-Arbeitsbereich)
CLI-001, CLI-002, CLI-003 (Kunden-Arbeitsbereich)
Regeln:
- 2-10 Zeichen
- nur Buchstaben und Zahlen
- keine Sonderzeichen außer Bindestrich
Steuereinstellungen
Konfiguriere Steuersätze für die Rechnungsstellung.
Optionen:
- Steuersatz: Prozentsatz (z. B. 27% für ungarische MwSt.)
- Steuername: Anzeigename (z. B. „MwSt.", „USt.", „Umsatzsteuer")
- Steuernummer: deine Steuer-Identifikationsnummer
- Inklusive/Exklusive: Steuer im Preis enthalten oder zusätzlich berechnet
Erweiterte Einstellungen (ENTERPRISE)
Projektvorlagen
Projektvorlagen für die schnelle Projekterstellung aktivieren.
Funktionen:
- Projektkonfigurationen als Vorlagen speichern
- Standardaufgaben, Tarife und Einstellungen einbeziehen
- Ein-Klick-Projekterstellung aus einer Vorlage
Benutzerdefinierte Felder
Benutzerdefinierte Felder zu Zeiteinträgen hinzufügen.
Feldtypen:
- Text
- Zahl
- Dropdown
- Datum
- Checkbox
Anwendungsfälle:
- Kundenreferenznummern
- Abteilungscodes
- Kostenstellen
- benutzerdefinierte Kategorien
API-Zugriff
REST-API-, Webhook- und OAuth-2.0-Zugriff sind für eine zukünftige Version geplant. Dieser Abschnitt beschreibt die geplante Funktionalität — siehe die Roadmap für den erwarteten Zeitrahmen.
API-Schlüssel für Integrationen erstellen.
Geplante APIs:
- REST-API (vollständige CRUD-Operationen)
- Webhooks (Echtzeit-Ereignisse)
- OAuth 2.0 (Integrationen von Drittanbietern)
Siehe API-Dokumentation für Details.
Paketanzeige des Arbeitsbereichs
Zeigt deine aktuellen Arbeitsbereichslimits basierend auf dem Paket.
| Funktion | FREE | PRO | ENTERPRISE |
|---|---|---|---|
| Arbeitsbereiche | 2 | 10 | Unbegrenzt |
| Teammitglieder | 5 insgesamt | 20 insgesamt | Unbegrenzt |
| Projekte pro Arbeitsbereich | 10 | Unbegrenzt | Unbegrenzt |
| Aufgaben pro Arbeitsbereich | 50 | 70 | Unbegrenzt |
| Zeiteinträge pro Arbeitsbereich | Unbegrenzt | 1.000 | Unbegrenzt |
| aktive Timer | 1 | Unbegrenzt | Unbegrenzt |
| Verlaufsaufbewahrung | 30 Tage | 365 Tage | Unbegrenzt |
Mehr Kapazität benötigt? Siehe Abonnementpläne für Upgrade-Optionen.
Einstellungen speichern
Automatisches Speichern
Die meisten Einstellungen werden bei Änderung automatisch gespeichert.
Anzeigen:
- grünes Häkchen: erfolgreich gespeichert
- ⏳ Ladeanzeige: Speichern läuft
- rotes X: Speichern fehlgeschlagen (Internetverbindung prüfen)
Manuelles Speichern
Einige kritische Einstellungen erfordern eine manuelle Bestätigung:
- Arbeitsbereichslöschung
- zeitzonenbezogene Einstellungen (nur bei der Ersterstellung)
- Abrechnungseinstellungen
Klicke bei diesen Einstellungen immer auf die Schaltfläche „Änderungen speichern".
Arbeitsbereich archivieren
Das Archivieren eines Arbeitsbereichs löscht die Daten nicht dauerhaft. Der Arbeitsbereich und alle zugehörigen Daten bleiben erhalten, werden aber aus der aktiven Liste entfernt.
Erforderliche Berechtigung
Die Berechtigung workspaces.delete ist erforderlich. Standardmäßig können Benutzer mit der Rolle Inhaber und Einheits-Admin archivieren.
Archivierungsprozess
- Klicke auf den Arbeitsbereich-Selektor (Seitenleiste oben links)
- wähle „Arbeitsbereich bearbeiten" aus dem Menü
- scrolle nach unten zum Abschnitt Gefahrenzone
- klicke auf die Schaltfläche „Archivieren"
- aktiviere das Bestätigungskästchen
- klicke auf die Schaltfläche „Arbeitsbereich archivieren"
Datenspeicherung nach der Archivierung
| Datentyp | Aufbewahrungszeitraum | Hinweis |
|---|---|---|
| Zeiteinträge | bleiben erhalten | bei DSGVO-Betroffenenanfrage exportierbar |
| Projekte und Aufgaben | bleiben erhalten | werden nicht gelöscht |
| Abrechnungsdatensätze | 8 Jahre | gesetzliche Pflicht |
| Prüfprotokoll | 90 Tage | Sicherheitspflicht |
Was kann nicht archiviert werden?
- Standard-Arbeitsbereich — der erste, automatisch erstellte Arbeitsbereich kann nicht archiviert werden
Datenanfrage und dauerhafte Löschung (DSGVO Art. 17)
Wenn du die dauerhafte Löschung aller zugehörigen personenbezogenen Daten beantragen möchtest, schreibe an support@cadensa.io.
Fehlerbehebung
Einstellungen werden nicht gespeichert
Lösungen:
- Internetverbindung prüfen
- Seite aktualisieren und erneut versuchen
- Browser-Cache leeren
- anderen Browser ausprobieren
- prüfen, ob du Inhaber-Berechtigungen hast
Zeitzone kann nicht geändert werden
Warum: die Zeitzone ist nach der Erstellung des Arbeitsbereichs gesperrt, um die Datenintegrität zu bewahren.
Alternative: neuen Arbeitsbereich mit der richtigen Zeitzone erstellen und Projekte migrieren.
Tarifänderungen werden nicht übernommen
Grund: bestehende Zeiteinträge verwenden den Tarif, der bei ihrer Erstellung aktiv war.
Lösung: Tarife gelten nur für neue Zeiteinträge. Um historische Tarife zu aktualisieren, verwende die Massenbearbeitung (PRO+).
Nächste Schritte
- Mitglieder einladen → - Teammitglieder zu deinem Arbeitsbereich hinzufügen
- Arbeitsbereichsrollen → - Berechtigungen und Zugriff konfigurieren
- Projekte erstellen → - mit der Zeiterfassung an Projekten beginnen
- Tarifverwaltung → - erweiterte Tarifkonfiguration
Brauchst du Hilfe?
- E-Mail: support@cadensa.io
- Community: community.cadensa.io
- FAQ: Einstellungen-FAQ