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Configuración del Espacio de Trabajo

Descripción General​

La configuración del espacio de trabajo te permite configurar cómo opera tu espacio de trabajo, incluyendo las horas de trabajo, las tarifas predeterminadas, las preferencias de facturación y los permisos del equipo.

Acceso Requerido

Solo los Propietarios del Espacio de Trabajo pueden modificar la configuración. Los Gestores pueden ver, pero no editar, la mayoría de los ajustes.

Acceder a la Configuración del Espacio de Trabajo​

  1. Selecciona tu espacio de trabajo en el selector de espacios de trabajo
  2. Haz clic en Configuración en la barra lateral
  3. Ve a la pestaña Configuración del Espacio de Trabajo

Configuración General​

Información del Espacio de Trabajo​

Nombre del Espacio de Trabajo​

  • Nombre Actual: Mostrado en la parte superior
  • Editar: Haz clic en el icono de lápiz para cambiar
  • Restricciones: 3-50 caracteres, debe ser único
  • Impacto: Los cambios se reflejan inmediatamente en todos los proyectos e informes

Descripción​

  • Propósito: Breve explicación del alcance del espacio de trabajo
  • Visibilidad: Mostrada a todos los miembros del espacio de trabajo
  • Límite de caracteres: 500 caracteres
  • Opcional: Puede dejarse en blanco

Zona Horaria​

  • Estado: 🔒 Bloqueada tras la creación
  • Zona horaria actual: Mostrada pero no puede cambiarse
  • ¿Por qué está bloqueada? Cambiar la zona horaria corrompería los datos históricos
  • Alternativa: Crea un nuevo espacio de trabajo con la zona horaria correcta

Configuración de Horas de Trabajo​

Horas de Trabajo Predeterminadas​

Establece las horas de trabajo estándar por día para la planificación de capacidad.

Opciones:

  • 1-24 horas (por defecto: 8 horas)
  • Propósito:
  • Cálculos de capacidad
  • Gráficos de evolución
  • Seguimiento de disponibilidad
  • Planificación de recursos

Ejemplo de Configuración:

Jornada estándar: 8 horas
Tiempo parcial: 4 horas
Turno extendido: 10 horas

Días Laborables​

Define cuáles son los días laborables en tu espacio de trabajo.

Por defecto: Lunes - Viernes

Personalización (PRO+):

  • Lunes
  • Martes
  • Miércoles
  • Jueves
  • Viernes
  • ⬜ Sábado
  • ⬜ Domingo
Horarios Flexibles

El tier ENTERPRISE permite la personalización de días laborables por usuario para equipos con horarios diferentes.

Configuración de Divisa y Tarifas​

Divisa Predeterminada​

  • Divisas Disponibles: EUR, USD, HUF, GBP, CHF, PLN, CZK, RON
  • Formato: Aplicado automáticamente a todas las pantallas financieras
  • Conversión: Sin conversión automática (las tarifas se almacenan en su divisa original)
  • Impacto del Cambio: Solo afecta a las nuevas entradas, los datos históricos no cambian

Tarifa Facturable Predeterminada​

Establece una tarifa horaria predeterminada para todo el espacio de trabajo.

Configuración:

  • Importe: Valor numérico (ej., 50)
  • Divisa: Usa la divisa predeterminada del espacio de trabajo
  • Por: Hora (por defecto), Día o Fijo

Jerarquía de Tarifas (de menor a mayor prioridad):

  1. Tarifa del Espacio de Trabajo ← Respaldo predeterminado
  2. Tarifa de Usuario ← Tarifa específica del usuario
  3. Tarifa de Proyecto ← Tarifa específica del proyecto
  4. Tarifa Usuario-Proyecto ← Combinación de usuario y proyecto
  5. Tarifa de Tarea ← Mayor prioridad, anula todas las demás
nota

Si no se establece tarifa en ningún nivel, las entradas de tiempo se marcarán como "Sin tarifa" y no generarán importes facturables.

Configuración del Seguimiento del Tiempo​

Requerir Tarea para Entrada de Tiempo​

Opciones:

  • Activado: Los usuarios deben seleccionar una tarea al registrar tiempo
  • Desactivado: La selección de tarea es opcional

Recomendado para:

  • Seguimiento detallado del tiempo
  • Facturación a nivel de tarea
  • Informes granulares

No recomendado para:

  • Seguimiento simple de proyectos
  • Trabajo ad-hoc rápido

Redondeo de Tiempo​

Configura cómo se redondean las entradas de tiempo.

Intervalos de Redondeo:

  • Ninguno - Tiempo exacto (por defecto)
  • 5 minutos - Redondea al múltiplo de 5 min más cercano
  • 10 minutos - Redondea al múltiplo de 10 min más cercano
  • 15 minutos - Redondea al múltiplo de 15 min más cercano
  • 30 minutos - Redondea al múltiplo de 30 min más cercano

Método de Redondeo:

  • Matemático - Redondeo estándar (< 0,5 hacia abajo, ≥ 0,5 hacia arriba)
  • Siempre hacia arriba - Siempre redondea hacia arriba
  • Siempre hacia abajo - Siempre redondea hacia abajo

Ejemplos (redondeo a 15 minutos, matemático):

7 minutos → 0 minutos
8 minutos → 15 minutos
22 minutos → 15 minutos
23 minutos → 30 minutos

Inicio Automático del Temporizador al Iniciar Sesión (PRO+)​

Cuando está activado:

  • El temporizador se inicia automáticamente cuando el usuario inicia sesión
  • Usa el último proyecto y tarea activos
  • Útil para horarios de trabajo diarios consistentes

Cuando está desactivado:

  • El usuario debe iniciar el temporizador manualmente
  • Más flexible para trabajo variado

Permitir entradas de tiempo futuras​

Determina si los miembros pueden crear entradas de tiempo manuales con una hora de inicio en el futuro.

Opciones:

  • Activado (por defecto): Los miembros pueden registrar tiempo para fechas futuras — útil para planificación e importación de eventos del calendario
  • Desactivado: Solo se aceptan entradas de tiempo pasadas y presentes
nota

Esta configuración solo afecta a las entradas de tiempo manuales. El temporizador en vivo siempre comienza a la hora actual.

Configuración de Notificaciones​

Notificaciones por Email​

Configura qué eventos activan notificaciones por email.

Notificaciones Disponibles:

Notificaciones de Entradas de Tiempo:

  • Nueva entrada de tiempo enviada (Gestores+)
  • Entrada de tiempo editada (Gestores+)
  • Entrada de tiempo eliminada (Gestores+)

Notificaciones de Proyectos:

  • Nuevo proyecto creado
  • Umbral de presupuesto del proyecto alcanzado (80%, 100%)
  • Fecha límite del proyecto próxima

Notificaciones del Equipo:

  • Nuevo miembro invitado
  • Miembro aceptó la invitación
  • Rol del miembro cambiado

Notificaciones del Espacio de Trabajo:

  • Configuración del espacio de trabajo cambiada (solo Propietarios)
  • Cambios de facturación (solo Propietarios)

Notificaciones en la App​

Notificaciones en tiempo real dentro de la app CADENSA.

Categorías:

  • Aprobaciones de tiempo
  • Generación de informe completada
  • Actualizaciones del equipo
  • Alertas de presupuesto

Permisos y Control de Acceso​

Rol Predeterminado de Miembro​

Establece el rol predeterminado para los nuevos miembros invitados.

Opciones:

  • Miembro (por defecto) - Puede registrar tiempo y ver proyectos
  • Visor - Acceso de solo lectura
  • Gestor - Puede gestionar proyectos y miembros
Seguridad

Establecer "Gestor" como predeterminado da permisos significativos a todos los nuevos miembros. Úsalo solo en entornos de equipo de confianza.

Visibilidad del Espacio de Trabajo​

Espacio de Trabajo Privado (por defecto):

  • Solo los miembros invitados pueden acceder
  • No visible para otros miembros de la unidad

Espacio de Trabajo Compartido (ENTERPRISE):

  • Visible para todos los miembros de la unidad
  • Pueden solicitar acceso
  • Útil para colaboración entre departamentos

Configuración de Facturación (PRO+)​

Prefijo de Factura​

Personaliza el prefijo del número de factura para este espacio de trabajo.

Formato: [PREFIJO]-[NÚMERO]

Ejemplos:

MKT-001, MKT-002, MKT-003 (espacio de trabajo de Marketing)
DEV-001, DEV-002, DEV-003 (espacio de trabajo de Desarrollo)
CLI-001, CLI-002, CLI-003 (espacio de trabajo de Cliente)

Reglas:

  • 2-10 caracteres
  • Solo letras y números
  • Sin caracteres especiales excepto guion

Configuración de Impuestos​

Configura los tipos impositivos para la facturación.

Opciones:

  • Tipo de IVA: Porcentaje (ej., 21% para el IVA español)
  • Nombre del Impuesto: Nombre a mostrar (ej., "IVA", "GST", "Sales Tax")
  • Número de Impuesto: Tu número de identificación fiscal
  • Inclusivo/Exclusivo: Impuesto incluido en los precios o añadido encima

Configuración Avanzada (ENTERPRISE)​

Plantillas de Proyectos​

Activa las plantillas de proyectos para la creación rápida de proyectos.

Características:

  • Guarda configuraciones de proyectos como plantillas
  • Incluye tareas predeterminadas, tarifas y ajustes
  • Creación de proyectos con un clic desde la plantilla

Campos Personalizados​

Añade campos personalizados a las entradas de tiempo.

Tipos de Campo:

  • Texto
  • Número
  • Menú desplegable
  • Fecha
  • Casilla de verificación

Casos de Uso:

  • Números de referencia de clientes
  • Códigos de departamento
  • Centros de coste
  • Categorías personalizadas

Acceso API​

Próximamente — ENTERPRISE

El acceso a la REST API, Webhooks y OAuth 2.0 está planificado para una versión futura. Esta sección describe la funcionalidad planificada — consulta el Mapa de ruta para el calendario previsto.

Genera claves API para integraciones.

APIs Planificadas:

  • REST API (operaciones CRUD completas)
  • Webhooks (eventos en tiempo real)
  • OAuth 2.0 (integraciones de terceros)

Consulta la Documentación de la API para más detalles.

Pantalla de Tier del Espacio de Trabajo​

Muestra los límites actuales de tu espacio de trabajo según el tier.

CaracterísticaFREEPROENTERPRISE
Espacios de Trabajo210Ilimitado
Miembros del Equipo5 en total20 en totalIlimitado
Proyectos por Espacio de Trabajo10IlimitadoIlimitado
Tareas por Espacio de Trabajo5070Ilimitado
Entradas de Tiempo por Espacio de TrabajoIlimitado1.000Ilimitado
Temporizadores Activos1IlimitadoIlimitado
Retención del Historial30 días365 díasIlimitado
Actualizar

¿Necesitas más capacidad? Consulta los Planes de Suscripción para opciones de upgrade.

Guardar la Configuración​

Guardado Automático​

La mayoría de los ajustes se guardan automáticamente cuando se cambian.

Indicadores:

  • Marca verde: Guardado correctamente
  • ⏳ Icono giratorio: Guardando en progreso
  • X roja: Error al guardar (verifica la conexión a internet)

Guardado Manual​

Algunos ajustes críticos requieren confirmación manual:

  • Eliminación del espacio de trabajo
  • Ajustes relacionados con la zona horaria (solo en la creación inicial)
  • Configuración de facturación

Siempre haz clic en el botón "Guardar Cambios" para estos ajustes.

Archivar el Espacio de Trabajo​

Operación Reversible

Archivar un espacio de trabajo no elimina permanentemente los datos. El espacio de trabajo y todos los datos relacionados se conservan, pero se elimina de la lista activa.

Permiso Requerido​

Se necesita el permiso workspaces.delete. Por defecto, pueden archivar los usuarios con rol Propietario y Admin de Unidad.

Proceso de Archivado​

  1. Haz clic en el selector de espacio de trabajo (barra lateral izquierda, arriba)
  2. Selecciona "Editar Espacio de Trabajo"
  3. Desplázate hacia abajo hasta la sección Zona de Peligro
  4. Haz clic en el botón "Archivar"
  5. Marca la casilla de confirmación
  6. Haz clic en "Archivar Espacio de Trabajo"

Retención de Datos Tras el Archivado​

Tipo de DatoPeríodo de RetenciónNota
Entradas de tiempoConservadasExportable en caso de solicitud de interesado RGPD
Proyectos y tareasConservadosNo se eliminan
Registros de facturación8 añosObligación legal
Registro de auditoría90 díasObligación de seguridad

¿Qué No Se Puede Archivar?​

  • Espacio de trabajo predeterminado — el primer espacio de trabajo creado automáticamente no se puede archivar

Solicitud de Datos y Eliminación Definitiva (Art. 17 RGPD)​

Si deseas solicitar la eliminación definitiva de todos los datos personales relacionados, escribe a support@cadensa.io.

Solución de Problemas​

Los ajustes no se guardan​

Soluciones:

  1. Verifica la conexión a internet
  2. Recarga la página e inténtalo de nuevo
  3. Limpia la caché del navegador
  4. Prueba con un navegador diferente
  5. Verifica si tienes permisos de Propietario

No se puede cambiar la zona horaria​

Por qué: La zona horaria se bloquea tras la creación del espacio de trabajo para preservar la integridad de los datos.

Alternativa: Crea un nuevo espacio de trabajo con la zona horaria correcta y migra los proyectos.

Los cambios de tarifa no se reflejan​

Motivo: Las entradas de tiempo existentes usan la tarifa que estaba activa cuando se crearon.

Solución: Las tarifas solo se aplican a las nuevas entradas de tiempo. Para actualizar las tarifas históricas, usa la edición masiva (PRO+).

Próximos Pasos​

¿Necesitas Ayuda?​