Saltar al contenido principal

Roles y Permisos del Espacio de Trabajo

Descripción General​

CADENSA utiliza un sistema de control de acceso basado en roles (RBAC) para gestionar los permisos dentro de los espacios de trabajo. A cada miembro del equipo se le asigna un rol que determina qué puede ver, crear, editar y eliminar.

Roles Predeterminados​

CADENSA proporciona cuatro roles predeterminados con niveles de acceso crecientes:

Visor​

Propósito: Acceso de solo lectura para las partes interesadas que necesitan visibilidad pero no interacción.

Usuarios típicos:

  • Clientes que quieren monitorear el progreso
  • Ejecutivos que revisan informes
  • Auditores externos
  • Observadores

Capacidades principales:

  • Ver proyectos y tareas
  • Ver miembros del equipo
  • Ver informes
  • Ver la configuración del espacio de trabajo (pero no puede editarla)

No puede:

  • Registrar tiempo
  • Crear o editar nada
  • Invitar miembros
  • Cambiar la configuración

Miembro​

Propósito: Miembro estándar del equipo que registra tiempo y gestiona su propio trabajo.

Usuarios típicos:

  • Desarrolladores
  • Diseñadores
  • Freelancers
  • Colaboradores individuales

Capacidades principales:

  • Todo lo que puede hacer un Visor, más:
  • Registrar tiempo (iniciar/detener temporizador)
  • Crear entradas de tiempo manuales
  • Editar sus propias entradas de tiempo
  • Eliminar sus propias entradas de tiempo
  • Ver sus propios informes
  • Comentar en tareas

No puede:

  • Editar las entradas de tiempo de otros
  • Crear proyectos o tareas
  • Invitar o eliminar miembros
  • Cambiar la configuración del espacio de trabajo
  • Aprobar entradas de tiempo

Gestor​

Propósito: Líder del equipo o gestor de proyectos que supervisa proyectos y miembros del equipo.

Usuarios típicos:

  • Gestores de proyectos
  • Líderes de equipo
  • Jefes de departamento
  • Account managers

Capacidades principales:

  • Todo lo que puede hacer un Miembro, más:
  • Crear proyectos y tareas
  • Editar proyectos y tareas
  • Editar las entradas de tiempo de cualquier miembro del equipo
  • Eliminar entradas de tiempo
  • Invitar nuevos miembros
  • Eliminar miembros (excepto el Propietario)
  • Cambiar roles de miembros (excepto el Propietario)
  • Aprobar entradas de tiempo (ENTERPRISE)
  • Generar informes avanzados
  • Exportar datos

No puede:

  • Eliminar proyectos
  • Cambiar la configuración del espacio de trabajo
  • Eliminar el espacio de trabajo
  • Transferir la propiedad
  • Acceder a la configuración de facturación

Propietario​

Propósito: Control administrativo total sobre el espacio de trabajo.

Usuarios típicos:

  • Propietario del negocio
  • Creador del espacio de trabajo
  • Administrador

Capacidades principales:

  • Todo lo que puede hacer un Gestor, más:
  • Cambiar la configuración del espacio de trabajo
  • Eliminar el espacio de trabajo
  • Transferir la propiedad
  • Gestionar la configuración de facturación
  • Acceder a registros de auditoría (ENTERPRISE)
  • Configurar el acceso API (ENTERPRISE)
  • Configurar SSO (ENTERPRISE) (Próximamente)

Restricciones:

  • Solo un Propietario por espacio de trabajo
  • El Propietario no puede ser eliminado (debe transferir la propiedad primero)
  • El rol de Propietario no se puede cambiar sin transferencia

Matriz Completa de Permisos​

PermisoVisorMiembroGestorPropietario
Proyectos y Tareas
Ver proyectos
Crear proyectos
Editar proyectos
Archivar proyectos
Eliminar proyectos
Crear tareas
Editar tareas
Eliminar tareas
Asignar tareas
Seguimiento del Tiempo
Ver propias entradas de tiempo
Ver entradas de tiempo de otros
Iniciar/detener temporizador
Crear entrada manual
Editar propias entradas
Editar entradas de otros
Eliminar propias entradas
Eliminar entradas de otros
Edición masiva de entradas (PRO+)
Aprobar entradas de tiempo (ENTERPRISE)
Gestión del Equipo
Ver miembros del equipo
Invitar miembros
Eliminar miembros
Cambiar roles de miembros
Transferir propiedad
Informes
Ver informes básicos
Ver informes avanzados (PRO+)
Crear informes personalizados (ENTERPRISE)
Programar informes (PRO+)
Exportar datos (CSV)
Exportar datos (PDF/Excel) (PRO+)
Tarifas y Facturación
Ver tarifas
Establecer tarifas de proyecto
Establecer tarifas de usuario
Ver información de facturación
Cambiar suscripción
Configuración del Espacio de Trabajo
Ver configuración del espacio de trabajo
Editar configuración del espacio de trabajo
Eliminar espacio de trabajo
Acceder a registros de auditoría (ENTERPRISE)
Configurar API (ENTERPRISE)
Configurar SSO (ENTERPRISE)

Asignación de Roles​

Durante la Invitación​

Al invitar a un nuevo miembro, seleccionas su rol:

  1. Haz clic en "Invitar Miembro"
  2. Introduce la dirección de email
  3. Selecciona el rol: Visor, Miembro, Gestor o Propietario
  4. Envía la invitación

Consulta Invitar Miembros para más detalles.

Cambiar Roles​

Quién puede cambiar roles:

  • El Propietario puede cambiar cualquier rol
  • El Gestor puede cambiar los roles de Visor/Miembro (no Gestor ni Propietario)

Cómo cambiar:

  1. Ve a Equipo → Miembros Activos
  2. Encuentra al miembro
  3. Haz clic en el menú desplegable de rol
  4. Selecciona el nuevo rol
  5. Confirma el cambio

Efecto inmediato:

  • Los permisos se actualizan instantáneamente
  • El miembro recibe notificación por email
  • Se crea una entrada en el registro de auditoría (ENTERPRISE)

Transferencia de Propiedad​

Cuándo Transferir​

  • Cambia el propietario del negocio
  • El espacio de trabajo se transfiere a un cliente
  • Reestructuración organizativa
  • El propietario original abandona la empresa

Proceso de Transferencia​

Requerido: Permisos actuales de Propietario

Pasos:

  1. Ve a Equipo → Miembros Activos
  2. Encuentra al candidato a nuevo propietario
  3. Haz clic en el botón "Transferir Propiedad"
  4. Diálogo de confirmación con advertencias
  5. Introduce tu contraseña para confirmar
  6. Haz clic en "Transferir Propiedad"

Qué ocurre:

  • El nuevo miembro se convierte en Propietario
  • Tu rol pasa a ser Gestor
  • Efecto inmediato (sin retraso)
  • Ambas partes reciben notificación por email
  • Irreversible (el nuevo Propietario debe transferir de vuelta)
Irreversible

La transferencia de propiedad es inmediata y no se puede deshacer. Solo el nuevo Propietario puede transferirte la propiedad de vuelta.

Roles Personalizados (ENTERPRISE)​

El tier ENTERPRISE permite crear roles personalizados con permisos granulares.

Crear Roles Personalizados​

  1. Ve a Configuración → Roles y Permisos
  2. Haz clic en "Crear Rol Personalizado"
  3. Introduce el nombre del rol (ej., "Gestor de Facturación", "Visor de Cliente")
  4. Selecciona permisos específicos de la lista de verificación
  5. Guarda el rol personalizado

Ejemplos de Roles Personalizados​

Gestor de Facturación​

Permisos: Ver todas las entradas de tiempo Editar tarifas Generar facturas Exportar informes de facturación Editar proyectos Invitar miembros

Visor de Cliente​

Permisos: Ver solo proyectos asignados Ver informes de proyectos asignados Descargar informes (PDF) Ver otros proyectos Registrar tiempo Ver miembros del equipo

Gestor de Solo Lectura​

Permisos: Ver todos los proyectos Ver todas las entradas de tiempo Generar informes Exportar datos Editar nada Invitar miembros

Escenarios de Permisos​

Escenario 1: Freelancer con Acceso de Cliente​

Configuración:

  • Tú (Propietario) gestionas el espacio de trabajo
  • El cliente necesita visibilidad del progreso
  • El cliente NO debe ver tarifas ni facturación

Solución:

  • Crea un rol personalizado "Visor de Cliente" (ENTERPRISE), O
  • Asigna el rol "Visor" y restringe el acceso a proyectos específicos

Permisos:

  • Ver proyectos asignados:
  • Ver registros de tiempo:
  • Ver informes:
  • Ver tarifas:
  • Ver facturación:

Escenario 2: Agencia con Múltiples Gestores de Proyectos​

Configuración:

  • El Propietario de la agencia gestiona el espacio de trabajo general
  • 3 Gestores de Proyectos manejan diferentes clientes
  • Los miembros del equipo trabajan en varios proyectos

Solución:

  • Propietario: Dueño de la agencia
  • Gestores: 3 gestores de proyectos
  • Miembros: Desarrolladores, diseñadores, etc.

Permisos:

  • Propietario: Control total, facturación, todos los clientes
  • Gestores: Gestionan sus proyectos, invitan miembros, aprueban tiempo
  • Miembros: Registran tiempo, ven sus propios proyectos

Escenario 3: Empresa con Responsables de Departamento​

Configuración:

  • Gran organización con múltiples departamentos
  • Los responsables de departamento gestionan sus equipos
  • RRHH necesita acceso de solo lectura a todos los datos

Solución:

  • Propietario: Administrador de TI
  • Rol personalizado "Responsable de Departamento": Gestiona solo su departamento
  • Rol personalizado "Visor de RRHH": Ve todas las entradas de tiempo (sin edición)
  • Miembros: Empleados del departamento

Permisos:

  • Responsable de Departamento: Gestiona equipo, aprueba tiempo, ve informes (solo departamento)
  • Visor de RRHH: Ve todas las entradas de tiempo, exporta datos (sin edición)
  • Miembros: Registran tiempo, ven sus propios datos

Buenas Prácticas de Roles​

Hacer​

  • Asignar el mínimo de permisos necesarios - Principio de mínimo privilegio
  • Revisar roles regularmente - Elimina o degrada cuando cambian las responsabilidades
  • Usar roles personalizados para necesidades específicas (ENTERPRISE) - Control más granular
  • Documentar las asignaciones de roles - Lleva un registro de quién tiene qué acceso
  • Incorporar a los miembros con explicación de roles - Ayúdales a entender sus permisos

No Hacer​

  • No dar el rol de Gestor a todos - Reduce la responsabilidad
  • No asignar el rol de Propietario innecesariamente - Solo una persona debe tener control total
  • No ignorar las solicitudes de permisos - Evalúa y ajusta según sea necesario
  • No olvidar eliminar el acceso - Cuando los miembros se van o cambian de rol
  • No usar el mismo rol para todos - Diferencia según las necesidades reales

Consideraciones de Seguridad​

Rol Visor​

  • Riesgo: Bajo (solo lectura)
  • Usar para: Partes interesadas externas, clientes
  • Precaución: Puede ver todos los proyectos y entradas de tiempo

Rol Miembro​

  • Riesgo: Bajo-Medio (solo puede editar sus propios datos)
  • Usar para: Miembros estándar del equipo
  • Precaución: Puede ver las tarifas del proyecto si están configuradas

Rol Gestor​

  • Riesgo: Medio-Alto (puede editar los datos de otros)
  • Usar para: Líderes de equipo de confianza
  • Precaución: Puede eliminar entradas de tiempo, invitar miembros

Rol Propietario​

  • Riesgo: Muy Alto (control total)
  • Usar para: Solo propietario del negocio o administrador senior
  • Precaución: Puede eliminar el espacio de trabajo, acceder a la facturación, transferir la propiedad

Registros de Auditoría (ENTERPRISE)​

Rastrea todos los cambios de roles y acciones relacionadas con permisos.

Eventos registrados:

  • Asignaciones de roles
  • Cambios de roles
  • Transferencias de propiedad
  • Concesión/revocación de permisos (roles personalizados)
  • Invitaciones de miembros
  • Eliminaciones de miembros

Acceder a los registros:

  1. Ve a Configuración → Registros de Auditoría
  2. Filtra por "Cambios de Roles"
  3. Exporta registros para cumplimiento normativo

Solución de Problemas​

No se puede realizar una acción (permiso denegado)​

Problema: El usuario intenta hacer algo que su rol no permite.

Soluciones:

  1. Verifica el rol en Equipo → Miembros Activos
  2. Solicita un cambio de rol al Propietario/Gestor
  3. Consulta la matriz de permisos anterior

No se puede cambiar el rol de alguien​

Problema: El menú desplegable de rol está desactivado o en gris.

Motivos:

  • Intentas cambiar el rol de Propietario (debes transferir la propiedad)
  • Eres Gestor intentando cambiar a otro Gestor
  • No tienes rol de Gestor ni de Propietario

Solución: Pide al Propietario que realice el cambio.

Transferencia de propiedad por error​

Problema: Transferiste accidentalmente la propiedad a la persona incorrecta.

Solución: Pide al nuevo Propietario que te la transfiera de vuelta. Solo el nuevo Propietario puede hacerlo.

Roles Personalizados (solo ENTERPRISE)​

Solo ENTERPRISE

La creación, edición y eliminación de roles personalizados es una función exclusiva de Enterprise. En los planes FREE y PRO, los cuatro roles predeterminados están disponibles y no se pueden modificar.

Crear un rol personalizado​

  1. Ve a Configuración → Roles y permisos
  2. Selecciona la pestaña Espacio de trabajo
  3. Haz clic en "Nuevo rol" (solo ENTERPRISE)
  4. Introduce el nombre del rol y selecciona los permisos
  5. Haz clic en Guardar

Próximos Pasos​

¿Necesitas Ayuda?​