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Arbeitsbereichsrollen und Berechtigungen

Übersicht​

CADENSA verwendet ein rollenbasiertes Zugriffssteuerungssystem (RBAC) zur Verwaltung von Berechtigungen innerhalb von Arbeitsbereichen. Jedem Teammitglied wird eine Rolle zugewiesen, die festlegt, was es ansehen, erstellen, bearbeiten und löschen kann.

Standardrollen​

CADENSA bietet vier Standardrollen mit zunehmenden Zugriffsebenen:

Betrachter​

Zweck: Nur-Lese-Zugriff für Stakeholder, die Transparenz benötigen, aber nicht interagieren.

Typische Nutzer:

  • Kunden, die den Fortschritt verfolgen möchten
  • Führungskräfte, die Berichte prüfen
  • externe Prüfer
  • Beobachter

Kernfähigkeiten:

  • Projekte und Aufgaben ansehen
  • Teammitglieder ansehen
  • Berichte ansehen
  • Arbeitsbereichseinstellungen ansehen (aber nicht bearbeiten)

Kann nicht:

  • Zeit erfassen
  • irgendetwas erstellen oder bearbeiten
  • Mitglieder einladen
  • Einstellungen ändern

Mitglied​

Zweck: Standard-Teammitglied, das Zeit erfasst und die eigene Arbeit verwaltet.

Typische Nutzer:

  • Entwickler
  • Designer
  • Freelancer
  • einzelne Mitwirkende

Kernfähigkeiten:

  • alles, was ein Betrachter kann, plus:
  • Zeit erfassen (Timer starten/stoppen)
  • manuelle Zeiteinträge erstellen
  • eigene Zeiteinträge bearbeiten
  • eigene Zeiteinträge löschen
  • eigene Berichte ansehen
  • Aufgaben kommentieren

Kann nicht:

  • Zeiteinträge anderer bearbeiten
  • Projekte oder Aufgaben erstellen
  • Mitglieder einladen oder entfernen
  • Arbeitsbereichseinstellungen ändern
  • Zeiteinträge genehmigen

Manager​

Zweck: Teamleiter oder Projektmanager, der Projekte und Teammitglieder beaufsichtigt.

Typische Nutzer:

  • Projektmanager
  • Teamleiter
  • Abteilungsleiter
  • Account-Manager

Kernfähigkeiten:

  • alles, was ein Mitglied kann, plus:
  • Projekte und Aufgaben erstellen
  • Projekte und Aufgaben bearbeiten
  • Zeiteinträge jedes Teammitglieds bearbeiten
  • Zeiteinträge löschen
  • neue Mitglieder einladen
  • Mitglieder entfernen (außer Inhaber)
  • Mitgliedsrollen ändern (außer Inhaber)
  • Zeiteinträge genehmigen (ENTERPRISE)
  • erweiterte Berichte erstellen
  • Daten exportieren

Kann nicht:

  • Projekte löschen
  • Arbeitsbereichseinstellungen ändern
  • Arbeitsbereich löschen
  • Eigentum übertragen
  • auf Abrechnungseinstellungen zugreifen

Inhaber​

Zweck: volle administrative Kontrolle über den Arbeitsbereich.

Typische Nutzer:

  • Unternehmensinhaber
  • Ersteller des Arbeitsbereichs
  • Administrator

Kernfähigkeiten:

  • alles, was ein Manager kann, plus:
  • Arbeitsbereichseinstellungen ändern
  • Arbeitsbereich löschen
  • Eigentum übertragen
  • Abrechnungseinstellungen verwalten
  • auf Prüfprotokolle zugreifen (ENTERPRISE)
  • API-Zugriff konfigurieren (ENTERPRISE)
  • SSO einrichten (ENTERPRISE) (Demnächst verfügbar)

Einschränkungen:

  • nur ein Inhaber pro Arbeitsbereich
  • der Inhaber kann nicht entfernt werden (muss zuerst das Eigentum übertragen)
  • die Inhaber-Rolle kann ohne Übertragung nicht geändert werden

Vollständige Berechtigungsmatrix​

BerechtigungBetrachterMitgliedManagerInhaber
Projekte & Aufgaben
Projekte ansehen
Projekte erstellen
Projekte bearbeiten
Projekte archivieren
Projekte löschen
Aufgaben erstellen
Aufgaben bearbeiten
Aufgaben löschen
Aufgaben zuweisen
Zeiterfassung
eigene Zeiteinträge ansehen
Zeiteinträge anderer ansehen
Timer starten/stoppen
manuellen Eintrag erstellen
eigene Einträge bearbeiten
Einträge anderer bearbeiten
eigene Einträge löschen
Einträge anderer löschen
Massenbearbeitung (PRO+)
Zeiteinträge genehmigen (ENTERPRISE)
Teamverwaltung
Teammitglieder ansehen
Mitglieder einladen
Mitglieder entfernen
Mitgliedsrollen ändern
Eigentum übertragen
Berichte
einfache Berichte ansehen
erweiterte Berichte ansehen (PRO+)
benutzerdefinierte Berichte erstellen (ENTERPRISE)
Berichte planen (PRO+)
Daten exportieren (CSV)
Daten exportieren (PDF/Excel) (PRO+)
Tarife & Abrechnung
Tarife ansehen
Projekttarife festlegen
Benutzertarife festlegen
Abrechnungsinformationen ansehen
Abonnement ändern
Arbeitsbereichseinstellungen
Einstellungen ansehen
Einstellungen bearbeiten
Arbeitsbereich löschen
auf Prüfprotokolle zugreifen (ENTERPRISE)
API konfigurieren (ENTERPRISE)
SSO einrichten (ENTERPRISE)

Rollenzuweisung​

Während der Einladung​

Beim Einladen eines neuen Mitglieds wählst du dessen Rolle:

  1. auf „Mitglied einladen" klicken
  2. E-Mail-Adresse eingeben
  3. Rolle auswählen: Betrachter, Mitglied, Manager oder Inhaber
  4. Einladung senden

Siehe Mitglieder einladen für Details.

Rollen ändern​

Wer Rollen ändern kann:

  • der Inhaber kann jede Rolle ändern
  • der Manager kann Betrachter-/Mitglied-Rollen ändern (nicht Manager oder Inhaber)

So änderst du:

  1. Navigiere zu Team → Aktive Mitglieder
  2. das Mitglied finden
  3. auf das Rollen-Dropdown klicken
  4. neue Rolle auswählen
  5. Änderung bestätigen

Sofortige Auswirkung:

  • Berechtigungen aktualisieren sich sofort
  • Mitglied wird per E-Mail benachrichtigt
  • Prüfprotokolleintrag erstellt (ENTERPRISE)

Eigentumsübertragung​

Wann übertragen​

  • Wechsel des Unternehmensinhabers
  • Arbeitsbereich an Kunden übergeben
  • organisatorische Umstrukturierung
  • ursprünglicher Inhaber verlässt das Unternehmen

Übertragungsprozess​

Erforderlich: aktuelle Inhaber-Berechtigungen

Schritte:

  1. Navigiere zu Team → Aktive Mitglieder
  2. den Kandidaten für den neuen Inhaber finden
  3. auf die Schaltfläche „Eigentum übertragen" klicken
  4. Bestätigungsdialog mit Warnungen
  5. Passwort zur Bestätigung eingeben
  6. auf „Eigentum übertragen" klicken

Was passiert:

  • das neue Mitglied wird Inhaber
  • deine Rolle wird zu Manager
  • sofortige Wirkung (keine Verzögerung)
  • beide Parteien werden per E-Mail benachrichtigt
  • unwiderruflich (der neue Inhaber muss zurückübertragen)
Unwiderruflich

Die Eigentumsübertragung ist sofort wirksam und kann nicht rückgängig gemacht werden. Nur der neue Inhaber kann das Eigentum an dich zurückübertragen.

Benutzerdefinierte Rollen (ENTERPRISE)​

Nur Enterprise

Das Erstellen, Bearbeiten und Löschen benutzerdefinierter Rollen ist eine Enterprise-exklusive Funktion. Dies ist Branchenstandard — Clockify, Toggl Track und ähnliche Tools beschränken die Verwaltung benutzerdefinierter Rollen ebenfalls auf ihr höchstes Paket.

In den FREE- und PRO-Paketen sind die vier Standardrollen (Betrachter, Mitglied, Manager, Inhaber) verfügbar und können nicht geändert werden.

Das ENTERPRISE-Paket ermöglicht das Erstellen benutzerdefinierter Rollen mit vollständig granularen Berechtigungen.

Auf benutzerdefinierte Rollen zugreifen​

  1. Navigiere zu Einstellungen → Rollen & Berechtigungen
  2. die Schaltfläche „Neue Rolle" ist für den Inhaber und Benutzer mit der Berechtigung users.roles.manage sichtbar
  3. Nicht-ENTERPRISE-Arbeitsbereiche sehen anstelle der Schaltfläche eine Upgrade-Aufforderung

Benutzerdefinierte Rollen erstellen​

  1. Navigiere zu Einstellungen → Rollen & Berechtigungen
  2. auf „Neue Rolle" klicken
  3. Rollennamen eingeben (z. B. „Abrechnungsmanager", „Kunden-Betrachter")
  4. spezifische Berechtigungen aus der Berechtigungsmatrix auswählen
  5. benutzerdefinierte Rolle speichern

Abrechnungsmanager​

Berechtigungen: alle Zeiteinträge ansehen Tarife bearbeiten Rechnungen erstellen Abrechnungsberichte exportieren Projekte bearbeiten Mitglieder einladen

Kunden-Betrachter​

Berechtigungen: nur zugewiesene Projekte ansehen Berichte für zugewiesene Projekte ansehen Berichte herunterladen (PDF) andere Projekte ansehen Zeit erfassen Teammitglieder ansehen

Nur-Lese-Manager​

Berechtigungen: alle Projekte ansehen alle Zeiteinträge ansehen Berichte erstellen Daten exportieren irgendetwas bearbeiten Mitglieder einladen

Berechtigungsszenarien​

Szenario 1: Freelancer mit Kundenzugriff​

Ausgangssituation:

  • du (Inhaber) verwaltest den Arbeitsbereich
  • der Kunde benötigt Einblick in den Fortschritt
  • der Kunde sollte KEINE Tarife oder Abrechnungen sehen

Lösung:

  • benutzerdefinierte Rolle „Kunden-Betrachter" erstellen (ENTERPRISE), ODER
  • Rolle „Betrachter" zuweisen und den Zugriff auf bestimmte Projekte beschränken

Berechtigungen:

  • zugewiesene Projekte ansehen:
  • Zeitprotokolle ansehen:
  • Berichte ansehen:
  • Tarife ansehen:
  • Abrechnung ansehen:

Szenario 2: Agentur mit mehreren Projektmanagern​

Ausgangssituation:

  • der Agentur-Inhaber verwaltet den gesamten Arbeitsbereich
  • 3 Projektmanager betreuen jeweils unterschiedliche Kunden
  • Teammitglieder arbeiten projektübergreifend

Lösung:

  • Inhaber: Agentur-Inhaber
  • Manager: 3 Projektmanager
  • Mitglieder: Entwickler, Designer usw.

Berechtigungen:

  • Inhaber: volle Kontrolle, Abrechnung, alle Kunden
  • Manager: verwalten ihre Projekte, laden Mitglieder ein, genehmigen Zeit
  • Mitglieder: erfassen Zeit, sehen eigene Projekte

Szenario 3: Unternehmen mit Abteilungsleitern​

Ausgangssituation:

  • große Organisation mit mehreren Abteilungen
  • Abteilungsleiter verwalten ihre Teams
  • HR benötigt Nur-Lese-Zugriff auf alle Daten

Lösung:

  • Inhaber: IT-Administrator
  • benutzerdefinierte Rolle „Abteilungsleiter": verwaltet nur die eigene Abteilung
  • benutzerdefinierte Rolle „HR-Betrachter": sieht alle Zeiteinträge (keine Bearbeitung)
  • Mitglieder: Abteilungsmitarbeiter

Berechtigungen:

  • Abteilungsleiter: verwaltet Team, genehmigt Zeit, sieht Berichte (nur eigene Abteilung)
  • HR-Betrachter: sieht alle Zeiteinträge, exportiert Daten (keine Bearbeitung)
  • Mitglieder: erfassen Zeit, sehen eigene Daten

Best Practices für Rollen​

Empfehlenswert​

  • minimal notwendige Berechtigungen zuweisen - Prinzip der geringsten Rechte
  • Rollen regelmäßig überprüfen - entfernen oder herabstufen, wenn sich Verantwortlichkeiten ändern
  • benutzerdefinierte Rollen für spezifische Bedürfnisse verwenden (ENTERPRISE) - granularere Kontrolle
  • Rollenzuweisungen dokumentieren - nachverfolgen, wer welchen Zugriff hat
  • neue Mitglieder mit Rollenerklärung einarbeiten - hilf ihnen, ihre Berechtigungen zu verstehen

Nicht empfehlenswert​

  • nicht jedem die Manager-Rolle geben - verringert die Verantwortlichkeit
  • die Inhaber-Rolle nicht leichtfertig zuweisen - nur eine Person sollte die volle Kontrolle haben
  • Berechtigungsanfragen nicht ignorieren - bewerten und bei Bedarf anpassen
  • das Entfernen des Zugriffs nicht vergessen - wenn Mitglieder ausscheiden oder die Rolle wechseln
  • nicht für alle dieselbe Rolle verwenden - basierend auf tatsächlichem Bedarf differenzieren

Sicherheitsüberlegungen​

Betrachter-Rolle​

  • Risiko: niedrig (nur lesend)
  • Verwenden für: externe Stakeholder, Kunden
  • Vorsicht: kann alle Projekte und Zeiteinträge sehen

Mitglied-Rolle​

  • Risiko: niedrig bis mittel (kann nur eigene Daten bearbeiten)
  • Verwenden für: Standard-Teammitglieder
  • Vorsicht: kann Projekttarife sehen, falls konfiguriert

Manager-Rolle​

  • Risiko: mittel bis hoch (kann Daten anderer bearbeiten)
  • Verwenden für: vertrauenswürdige Teamleiter
  • Vorsicht: kann Zeiteinträge löschen, Mitglieder einladen

Inhaber-Rolle​

  • Risiko: sehr hoch (volle Kontrolle)
  • Verwenden nur für: Unternehmensinhaber oder leitenden Administrator
  • Vorsicht: kann den Arbeitsbereich löschen, auf die Abrechnung zugreifen, das Eigentum übertragen

Prüfprotokolle (ENTERPRISE)​

Verfolge alle Rollenänderungen und berechtigungsbezogenen Aktionen.

Protokollierte Ereignisse:

  • Rollenzuweisungen
  • Rollenänderungen
  • Eigentumsübertragungen
  • Berechtigungserteilungen/-entzüge (benutzerdefinierte Rollen)
  • Mitgliedseinladungen
  • Mitgliedsentfernungen

Auf Protokolle zugreifen:

  1. Navigiere zu Einstellungen → Prüfprotokolle
  2. nach „Rollenänderungen" filtern
  3. Protokolle für die Compliance exportieren

Fehlerbehebung​

Aktion kann nicht durchgeführt werden (Berechtigung verweigert)​

Problem: Benutzer versucht etwas, das seine Rolle nicht erlaubt.

Lösungen:

  1. Rolle in Team → Aktive Mitglieder prüfen
  2. Rollenänderung beim Inhaber/Manager anfordern
  3. auf die obige Berechtigungsmatrix verweisen

Rolle einer Person kann nicht geändert werden​

Problem: Rollen-Dropdown ist deaktiviert oder ausgegraut.

Gründe:

  • du versuchst, die Inhaber-Rolle zu ändern (Eigentum muss übertragen werden)
  • du bist Manager und versuchst, einen anderen Manager zu ändern
  • du selbst hast nicht die Manager- oder Inhaber-Rolle

Lösung: bitte den Inhaber, die Änderung vorzunehmen.

Eigentum versehentlich übertragen​

Problem: Eigentum versehentlich an die falsche Person übertragen.

Lösung: bitte den neuen Inhaber, es zurückzuübertragen. Nur der neue Inhaber kann dies tun.

Nächste Schritte​

Brauchst du Hilfe?​