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Teammitglieder einladen

Übersicht​

Lade Teammitglieder ein, um an Projekten zusammenzuarbeiten, Zeit zu erfassen und Berichte in deinem Arbeitsbereich anzusehen. Jedes Mitglied kann je nach Verantwortlichkeiten unterschiedliche Rollen und Berechtigungen haben.

Paketlimits

Die Anzahl der Teammitglieder, die du einladen kannst, hängt von deinem Abonnement-Paket ab:

  • FREE: 5 Mitglieder insgesamt (Einheitsebene)
  • PRO: 20 Mitglieder insgesamt (Einheitsebene)
  • ENTERPRISE: unbegrenzte Mitglieder

Einladungsprozess​

Schritt 1: Auf die Mitgliederverwaltung zugreifen​

  1. wähle deinen Arbeitsbereich im Arbeitsbereich-Selektor aus
  2. navigiere zu Team in der Seitenleiste
  3. klicke auf die Schaltfläche „Mitglied einladen"

Schritt 2: Mitgliedsdetails eingeben​

Fülle das Einladungsformular aus:

E-Mail-Adresse (erforderlich)​

  • Format: gültige E-Mail-Adresse
  • Validierung: CADENSA prüft, ob die E-Mail bereits registriert ist
  • Mehrere Einladungen: eine E-Mail nach der anderen eingeben

Rollenzuweisung (erforderlich)​

Wähle die Rolle für das neue Mitglied:

  • 👁️ Betrachter - Nur-Lese-Zugriff
  • ** Mitglied** - kann Zeit erfassen und eigene Einträge verwalten
  • 👨‍💼 Manager - kann Projekte, Aufgaben und Mitglieder verwalten
  • 👑 Inhaber - volle Kontrolle über den Arbeitsbereich (Eigentumsübertragung)

Siehe Arbeitsbereichsrollen für die detaillierte Berechtigungsaufschlüsselung.

Persönliche Nachricht (optional)​

  • Zweck: der Einladung Kontext hinzufügen
  • Zeichenlimit: 500 Zeichen
  • Beispiel: „Willkommen in unserem Marketing-Team-Arbeitsbereich! Melde dich gerne, falls du Fragen hast."

Schritt 3: Einladung senden​

Klicke auf die Schaltfläche „Einladung senden".

Was als Nächstes passiert:

  1. ✉️ E-Mail mit Einladungslink an den Eingeladenen gesendet
  2. Einladung erscheint in der Liste „Ausstehende Einladungen"
  3. ⏰ Einladung läuft nach 7 Tagen ab
  4. 🔄 kann vor der Annahme erneut gesendet oder storniert werden

Einladungs-E-Mail​

Der Eingeladene erhält eine E-Mail mit:

Betreff: [Dein Name] hat dich eingeladen, [Arbeitsbereichsname] auf CADENSA beizutreten

Inhalt:

Hallo [Name des Eingeladenen],

[Dein Name] hat dich eingeladen, dem Arbeitsbereich „[Arbeitsbereichsname]" auf CADENSA beizutreten.

Rolle: [Zugewiesene Rolle]
Arbeitsbereich: [Arbeitsbereichsname]

[Persönliche Nachricht, falls vorhanden]

Um diese Einladung anzunehmen, klicke auf die Schaltfläche unten:

[Einladung annehmen]-Schaltfläche

Diese Einladung läuft in 7 Tagen ab (am [Ablaufdatum]).

Falls du noch kein CADENSA-Konto hast, wirst du aufgefordert, eines zu erstellen.

---
Fragen? Kontaktiere <a data-action="support" href="#">support@cadensa.io</a>

Eine Einladung annehmen​

Für bestehende CADENSA-Benutzer​

  1. auf „Einladung annehmen" in der E-Mail klicken
  2. bei deinem CADENSA-Konto anmelden
  3. Annahme der Einladung bestätigen
  4. zum Arbeitsbereich weitergeleitet

Für neue Benutzer​

  1. auf „Einladung annehmen" in der E-Mail klicken
  2. aufgefordert, ein CADENSA-Konto zu erstellen:
  • Passwort eingeben
  • Nutzungsbedingungen akzeptieren
  • Registrierung abschließen
  1. E-Mail-Verifizierung (Spam-Ordner prüfen)
  2. E-Mail verifizieren und anmelden
  3. automatisch zum Arbeitsbereich hinzugefügt

Ausstehende Einladungen verwalten​

Ausstehende Einladungen ansehen​

Navigiere zum Tab Team → Ausstehende Einladungen.

Angezeigte Informationen:

  • E-Mail-Adresse
  • 🎭 zugewiesene Rolle
  • 📅 Datum der Einladung
  • ⏰ Ablaufdatum
  • ⏳ Status (Ausstehend, Abgelaufen, Angenommen, Abgelehnt)

Einladung erneut senden​

Wann erneut senden:

  • Eingeladener hat die E-Mail nicht erhalten (Spam prüfen)
  • Einladungs-E-Mail wurde gelöscht
  • Erinnerung nötig

So sendest du erneut:

  1. Einladung in der Liste ausstehender Einladungen finden
  2. auf die Schaltfläche „Erneut senden" klicken
  3. neue E-Mail mit neuer 7-Tage-Ablauffrist gesendet

Einladung stornieren​

Gründe zum Stornieren:

  • Einladung an falsche E-Mail gesendet
  • Rolle nicht mehr benötigt
  • Person hat mündlich abgelehnt

So stornierst du:

  1. Einladung in der Liste ausstehender Einladungen finden
  2. auf die Schaltfläche „Stornieren" klicken
  3. Bestätigungsdialog erscheint
  4. auf „Ja, Einladung stornieren" klicken
  5. Einladungslink wird ungültig

Einladungslimits nach Paket​

FREE-Paket​

  • Mitglieder insgesamt: 5 (Einheitsebene)
  • Ausstehende Einladungen: bis zu 5 (aber nur 5 können angenommen werden)
  • Einladungsablauf: 7 Tage

Beispiel:

Arbeitsbereich 1: 2 aktive Mitglieder, 1 ausstehend
Gesamt: 2/5 Mitglieder verwendet
Verbleibend: 3 Mitgliedsplätze verfügbar

PRO-Paket​

  • Mitglieder insgesamt: 20 (Einheitsebene)
  • Ausstehende Einladungen: bis zu 30
  • Einladungsablauf: 7 Tage
  • Masseneinladungen: mehrere Mitglieder gleichzeitig einladen

Beispiel:

Arbeitsbereich 1: 8 aktive Mitglieder
Arbeitsbereich 2: 5 aktive Mitglieder
Arbeitsbereich 3: 3 aktive Mitglieder
Gesamt: 16/20 Mitglieder verwendet
Verbleibend: 4 Mitgliedsplätze verfügbar

ENTERPRISE-Paket​

  • Mitglieder insgesamt: unbegrenzt
  • Ausstehende Einladungen: unbegrenzt
  • Einladungsablauf: konfigurierbar (7-30 Tage)
  • Masseneinladungen: unbegrenzt
  • CSV-Import: Mitgliederliste aus CSV-Datei importieren
  • SSO: Single Sign-On (keine Einladung nötig) (Demnächst verfügbar)

Masseneinladungen (PRO+)​

Mehrere Mitglieder gleichzeitig einladen.

Methode 1: Mehrere E-Mails​

  1. auf „Mitglieder einladen" (Plural) klicken
  2. E-Mails durch Kommas oder Zeilenumbrüche getrennt eingeben:
john@example.com
jane@example.com
bob@example.com
  1. Rolle auswählen (gilt für alle)
  2. optionale Nachricht hinzufügen
  3. auf „Einladungen senden" klicken

Methode 2: CSV-Import (ENTERPRISE)​

  1. CSV-Vorlage herunterladen
  2. Mitgliedsdetails ausfüllen:
email,role,message
john@example.com,Member,"Willkommen im Team!"
jane@example.com,Manager,"Du wirst Projekt X leiten"
bob@example.com,Viewer,""
  1. CSV-Datei hochladen
  2. überprüfen und bestätigen
  3. auf „Importieren und Einladen" klicken

Fehlerbehebung bei Einladungen​

Einladungs-E-Mail nicht erhalten​

Lösungen:

  1. Spam-/Junk-Ordner prüfen - häufigstes Problem
  2. E-Mail-Adresse überprüfen - auf Tippfehler prüfen
  3. 5 Minuten warten - E-Mail-Zustellung kann sich verzögern
  4. Einladung erneut senden - auf „Erneut senden" klicken
  5. Absender auf die Whitelist setzen - noreply@cadensa.io zu den Kontakten hinzufügen
  6. Support kontaktieren - falls nach 30 Minuten immer noch nichts angekommen ist

Problem: die Einladung wurde vor mehr als 7 Tagen gesendet.

Lösung:

  1. Arbeitsbereichsinhaber/-manager bitten, die Einladung erneut zu senden
  2. neue Einladungs-E-Mail mit neuem Link wird gesendet
  3. innerhalb von 7 Tagen annehmen

Fehler „Maximale Mitgliederanzahl erreicht"​

Problem: der Arbeitsbereich hat das Paketlimit erreicht.

Lösungen:

  1. inaktive Mitglieder entfernen - Mitglieder löschen, die keinen Zugriff mehr benötigen
  2. Paket upgraden:
  • FREE → PRO (5 → 20 Mitglieder)
  • PRO → ENTERPRISE (unbegrenzte Mitglieder)
  1. warten, bis ein Mitglied ausscheidet - falls jemand bald geht

Einladung kann nicht angenommen werden (bereits Mitglied)​

Problem: der Benutzer ist bereits Mitglied des Arbeitsbereichs.

Grund: die Einladung wurde gesendet, nachdem der Benutzer bereits hinzugefügt wurde.

Lösung: keine Aktion nötig. Der Benutzer kann die Einladungs-E-Mail ignorieren.

Einladung abgelehnt​

Was passiert:

  • Einladungsstatus ändert sich zu „Abgelehnt"
  • Einladungslink wird ungültig
  • Mitgliedsplatz bleibt verfügbar
  • bei Bedarf kann eine neue Einladung gesendet werden

Gründe für eine Ablehnung:

  • falsche E-Mail-Adresse
  • kein Interesse mehr
  • ungünstiger Zeitpunkt

Aktive Mitglieder verwalten​

Aktive Mitglieder ansehen​

Navigiere zum Tab Team → Aktive Mitglieder.

Angezeigte Informationen:

  • Name und Avatar
  • E-Mail-Adresse
  • 🎭 Rolle
  • 📅 Beitrittsdatum
  • 🕐 zuletzt aktiv
  • insgesamt erfasste Zeit

Mitgliedsrolle ändern​

Erforderliche Berechtigung: Inhaber oder Manager

Schritte:

  1. Mitglied in der Liste aktiver Mitglieder finden
  2. auf das Rollen-Dropdown neben dem Mitgliedsnamen klicken
  3. neue Rolle auswählen
  4. Bestätigungsdialog erscheint
  5. auf „Rolle ändern" klicken

Auswirkung:

  • Berechtigungen ändern sich sofort
  • Mitglied wird per E-Mail benachrichtigt (falls Benachrichtigungen aktiviert)
  • Prüfprotokolleintrag erstellt (ENTERPRISE)

Mitglied entfernen​

Erforderliche Berechtigung: Inhaber oder Manager (Inhaber kann nicht entfernt werden)

Schritte:

  1. Mitglied in der Liste aktiver Mitglieder finden
  2. auf die Schaltfläche „Entfernen" (Papierkorb-Symbol) klicken
  3. Bestätigungsdialog erscheint
  4. optional: Entfernungsgrund hinzufügen (interne Notiz)
  5. auf „Mitglied entfernen" klicken

Was passiert:

  • Mitglied verliert sofort den Zugriff auf den Arbeitsbereich
  • historische Zeiteinträge bleiben erhalten
  • Mitglied wird per E-Mail benachrichtigt (falls Benachrichtigungen aktiviert)
  • Mitgliedsplatz wird für eine neue Einladung verfügbar
Datenerhaltung

Das Entfernen eines Mitglieds löscht NICHT dessen Zeiteinträge. Historische Daten bleiben für Berichts- und Abrechnungszwecke erhalten.

Mitgliedsberechtigungen nach Rolle​

Schnellreferenz für die Rollenauswahl bei der Einladung. Siehe Arbeitsbereichsrollen für vollständige Details.

BerechtigungBetrachterMitgliedManagerInhaber
Projekte ansehen
Zeit erfassen
eigene Zeiteinträge bearbeiten
Zeiteinträge anderer bearbeiten
Projekte erstellen
Projekte löschen
Mitglieder einladen
Mitglieder entfernen
Arbeitsbereichseinstellungen ändern
Arbeitsbereich löschen

Best Practices​

Empfehlenswert​

  • passende Rollen zuweisen - Mitgliedern nur die benötigten Berechtigungen geben
  • persönliche Nachricht einbeziehen - hilft Eingeladenen, den Kontext zu verstehen
  • Erinnerungen senden - Einladung erneut senden, falls nicht innerhalb von 3-4 Tagen angenommen
  • E-Mail-Adressen überprüfen - vor dem Senden doppelt prüfen
  • neue Mitglieder einarbeiten - Schulungen oder Dokumentationslinks bereitstellen

Nicht empfehlenswert​

  • nicht zu viele einladen - innerhalb der Paketlimits bleiben
  • Inhaber-Rolle nicht leichtfertig zuweisen - der Inhaber hat volle Kontrolle einschließlich Löschung
  • inaktive Mitglieder nicht vergessen zu entfernen - hält den Arbeitsbereich sauber und sicher
  • Einladungslinks nicht teilen - jede Einladung ist E-Mail-spezifisch
  • abgelaufene Einladungen nicht ignorieren - ausstehende Einladungen regelmäßig bereinigen

Einladungsbenachrichtigungen​

Für den Einladenden (Inhaber/Manager)​

Du wirst benachrichtigt, wenn:

  • die Einladung angenommen wurde
  • die Einladung abgelehnt wurde
  • ⏰ die Einladung abgelaufen ist (nicht innerhalb von 7 Tagen angenommen)

Für den Eingeladenen​

Du erhältst E-Mails für:

  • die anfängliche Einladung
  • eine Erinnerung (3 Tage vor Ablauf)
  • eine Ablaufwarnung (1 Tag vor Ablauf)

Nächste Schritte​

Brauchst du Hilfe?​