Rechnungen
Übersicht
CADENSA erstellt automatisch Rechnungen für alle Abonnementzahlungen. Sieh dir Rechnungen jederzeit von deinem Abrechnungs-Dashboard aus an, lade sie herunter und verwalte sie.
Rechnungsfunktionen:
automatische Erstellung bei jeder Zahlung
PDF-Download verfügbar
E-Mail-Zustellung an die Abrechnungsadresse
MwSt.-/steuerkonform
detaillierte Rechnungspositionen
historisches Archiv
Rechnungen ansehen
Rechnungsliste
Zugriff auf alle deine Rechnungen.
So siehst du sie an:
- Navigiere zu Einstellungen → Abrechnung → Rechnungen
- Liste aller Rechnungen ansehen
- nach Status, Datum, Betrag filtern
- auf eine Rechnung klicken, um Details anzuzeigen
Rechnungs-Dashboard:
┌───────────────────────────────────────────┐
│ Rechnungen │
│ [Alle herunterladen] [Filter ▼] │
├───────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Rechnung Datum Betrag Status │
│ ──────────── ──────────── ────── ──────── │
│ │
│ INV-2026-0025 25. Jan. 2026 60,00€ Bezahlt │
│ PDF | Details │
│ │
│ INV-2025-0310 25. Dez. 2025 60,00€
Bezahlt │
│ PDF | Details │
│ │
│ INV-2025-0278 25. Nov. 2025 60,00€
Bezahlt │
│ PDF | Details │
│ │
│ ───────────────────────────────────────── │
│ Gesamt (2026): 60,00€ │
│ Gesamt (2025): 720,00€ │
│ │
│ [Mehr laden] [Nach CSV exportieren] │
└───────────────────────────────────────────┘
Filteroptionen:
Rechnungen filtern:
Status:
☑ Bezahlt
☐ Unbezahlt
☐ Fehlgeschlagen
Zeitraum:
● letzte 12 Monate
○ dieses Jahr (2026)
○ letztes Jahr (2025)
○ gesamter Zeitraum
○ individueller Zeitraum: [Von___] [Bis___]
Betrag:
Min: [€___] Max: [€___]
[Filter anwenden] [Zurücksetzen]
Rechnungsdetails
Detaillierte Rechnungsinformationen ansehen.
Rechnungsdetailseite:
┌─────────────────────────────────────────┐
│ Rechnung #INV-2026-0025 │
│ [PDF herunterladen] [Drucken] [E-Mail] │
├─────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Status: Bezahlt │
│ Datum: 25. Jan. 2026 │
│ Fällig: 25. Jan. 2026 │
│ Zahlungsdatum: 25. Jan. 2026 │
│ │
│ ───────────────────────────────────── │
│ │
│ VON: │
│ CADENSA Time Tracking Kft. │
│ Váci út 45, 1134 Budapest, Ungarn │
│ USt-IdNr.: HU12345678 │
│ E-Mail: support@cadensa.io │
│ │
│ AN: │
│ Acme Corporation │
│ Musterstraße 123 │
│ 10115 Berlin, Deutschland │
│ USt-IdNr.: DE87654321 │
│ E-Mail: billing@acme.com │
│ │
│ ───────────────────────────────────── │
│ │
│ RECHNUNGSPOSITIONEN: │
│ │
│ Beschreibung Menge Betrag │
│ ──────────────────────── ──── ───────── │
│ CADENSA PRO 5 60,00€ │
│ Monatsabonnement │
│ 5 Benutzer × 12€/Benutzer │
│ Zeitraum: 25. Jan. - 24. Feb. 2026 │
│ │
│ ───────────────────────────────────── │
│ │
│ Zwischensumme: 60,00€ │
│ MwSt. (0% - Reverse Charge): 0,00€ │
│ │
│ GESAMT: 60,00€ │
│ │
│ ───────────────────────────────────── │
│ │
│ ZAHLUNGSMETHODE: │
│ Visa endend auf 4242 │
│ │
│ ZAHLUNGSSTATUS: │
│
Bezahlt am 25. Jan. 2026 um 10:23 MEZ │
│ │
│ MwSt.-HINWEIS: │
│ Reverse Charge - Kunde ist steuerpflichtig │
│ gemäß Artikel 196 der EU-Richtlinie │
│ 2006/112/EG │
│ │
└─────────────────────────────────────────┘
Rechnungen herunterladen
PDF-Download
Professionelle PDF-Rechnungen erhalten.
So lädst du herunter:
Methode 1: aus der Rechnungsliste
- Navigiere zu Einstellungen → Abrechnung → Rechnungen
- Rechnung finden
- auf die Schaltfläche „PDF" klicken
- PDF wird auf das Gerät heruntergeladen
Methode 2: aus den Rechnungsdetails
- Rechnungsdetails öffnen
- auf die Schaltfläche „PDF herunterladen" klicken
- PDF öffnet sich in neuem Tab / wird heruntergeladen
Methode 3: aus der E-Mail
- E-Mail prüfen (automatisch gesendet)
- auf den Link „Rechnung herunterladen" klicken
- öffnet die Rechnungsdetailseite
- PDF herunterladen
PDF-Rechnungsformat:
Die professionelle PDF-Rechnung enthält:
Kopfzeile:
- CADENSA-Logo
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Fälligkeitsdatum
Verkäuferinformationen:
- CADENSA Time Tracking Kft.
- Adresse
- USt-IdNr.
- Kontakt-E-Mail
Käuferinformationen:
- dein Firmenname
- Rechnungsadresse
- USt-IdNr. (falls angegeben)
- Rechnungs-E-Mail
Rechnungspositionen:
- Produkt-/Leistungsbeschreibung
- Menge
- Einzelpreis
- Gesamtbetrag
- Abrechnungszeitraum
Summen:
- Zwischensumme
- MwSt.-/Steueraufschlüsselung
- fälliger Gesamtbetrag
- Währung
Zahlungsinformationen:
- verwendete Zahlungsmethode
- Zahlungsstatus
- Transaktionsdatum
- Transaktions-ID
Fußzeile:
- MwSt.-Hinweise (falls zutreffend)
- Zahlungsbedingungen
- Firmenregisterdaten
Massendownload
Mehrere Rechnungen gleichzeitig herunterladen.
Schritte:
- Navigiere zu Einstellungen → Abrechnung → Rechnungen
- Zeitraum oder Jahr auswählen
- auf „Alle herunterladen" klicken
- ZIP-Datei mit allen PDFs wird heruntergeladen
Massendownload-Optionen:
Mehrere Rechnungen herunterladen:
Zeitraum auswählen:
● dieses Jahr (2026)
○ letztes Jahr (2025)
○ individueller Zeitraum: [Von___] [Bis___]
Format:
● einzelne PDFs im ZIP
○ kombiniertes PDF
○ CSV-Zusammenfassung + PDFs
Dateibenennung:
● Rechnungsnummer (INV-2026-0025.pdf)
○ datumsbasiert (2026-01-25_Rechnung.pdf)
○ individuell: [Muster___]
[Abbrechen] [Herunterladen (15 Rechnungen)]
Beispiel ZIP-Inhalt:
CADENSA_Rechnungen_2025.zip
├── INV-2025-0025.pdf
├── INV-2025-0056.pdf
├── INV-2025-0089.pdf
├── INV-2025-0123.pdf
├── INV-2025-0156.pdf
...
└── summary.csv
E-Mail-Zustellung
Automatische Rechnungs-E-Mails
Rechnungen werden automatisch an die Abrechnungs-E-Mail gesendet.
Wann E-Mails gesendet werden:
✉️ sofort nach erfolgreicher Zahlung
✉️ bei jeder erfolgreichen Abbuchung
✉️ an die in den Abrechnungsinformationen festgelegte E-Mail
✉️ CC: zusätzliche E-Mail-Adressen (falls konfiguriert)
Rechnungs-E-Mail:
Von: CADENSA Billing support@cadensa.io An: billing@acme.com Betreff: Rechnung #INV-2026-0025 - 60,00€ bezahlt
─────────────────────────────────────────
Vielen Dank für deine Zahlung!
Rechnung #INV-2026-0025
Datum: 25. Januar 2026
Betrag: 60,00€
Status: BEZAHLT
CADENSA PRO-Abonnement 5 Benutzer × 12€/Benutzer/Monat Zeitraum: 25. Jan. - 24. Feb. 2026
Zahlungsmethode: Visa endend auf 4242 Zahlungsdatum: 25. Jan. 2026, 10:23 MEZ
[PDF-Rechnung herunterladen] [Im Dashboard ansehen]
─────────────────────────────────────────
Rechnungsdetails: Acme Corporation Musterstraße 123 10115 Berlin, Deutschland USt-IdNr.: DE87654321
─────────────────────────────────────────
Nächste Rechnung: 25. Feb. 2026 Geschätzter Betrag: 60,00€
[Zahlungsmethode aktualisieren] [Abonnement verwalten]
─────────────────────────────────────────
Fragen? Antworte auf diese E-Mail oder besuche help.cadensa.io
Beste Grüße, Dein CADENSA-Team
Rechnungs-E-Mails konfigurieren
Ändern, wohin Rechnungen gesendet werden.
Schritte:
- Navigiere zu Einstellungen → Abrechnung → Abrechnungsinformationen
- „Rechnungs-E-Mail" aktualisieren
- „Zusätzliche CC-E-Mails" hinzufügen (optional)
- Änderungen speichern
- gilt für zukünftige Rechnungen
E-Mail-Konfiguration:
┌─────────────────────────────────────────┐
│ Rechnungs-E-Mail-Einstellungen │
├─────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Primäre Rechnungs-E-Mail: │
│ [billing@acme.com______________] │
│ │
│ Zusätzliche CC-E-Mails: │
│ [cfo@acme.com__________________] │
│ [accounting@acme.com___________] │
│ [+E-Mail hinzufügen] │
│ │
│ E-Mail-Präferenzen: │
│ ☑ Rechnung sofort bei Zahlung senden │
│ ☑ Zahlungsbeleg senden │
│ ☑ Erinnerung an bevorstehende Rechnung │
│ senden (3 Tage vor Abbuchung) │
│ ☐ monatliche Abrechnungszusammenfassung │
│ senden │
│ │
│ [Einstellungen speichern] │
└─────────────────────────────────────────┘
Rechnungsstatus
Rechnungsstatus verstehen
Verschiedene Rechnungsstatus:
| Status | Bedeutung | verfügbare Aktionen |
|---|---|---|
| Zahlung erfolgreich | PDF herunterladen, Drucken | |
| ⏳ Ausstehend | Zahlung wird verarbeitet | warten, Support kontaktieren |
| Zahlung fehlgeschlagen | Zahlung wiederholen, Karte aktualisieren | |
| 🔄 Erstattet | Zahlung erstattet | Gutschrift herunterladen |
| 📝 Entwurf | noch nicht finalisiert | auf Zahlung warten |
| ** Überfällig** | Zahlung nicht erhalten | jetzt bezahlen, Karte aktualisieren |
Bezahlte Rechnungen
Erfolgreich bezahlte Rechnungen.
Status: Bezahlt
Details:
- Zahlung erfolgreich
- Betrag von Karte abgebucht
- Beleg per E-Mail versendet
- PDF verfügbar
Aktionen: [PDF herunterladen] [Per E-Mail senden] [Drucken]
Fehlgeschlagene Rechnungen
Zahlung nicht erfolgreich.
Status: Fehlgeschlagen
Grund: Karte abgelehnt
Details:
- Zahlungsversuch: 25. Jan. 2026
- nächster Versuch: 28. Jan. 2026 (automatisch)
- Rechnung bleibt unbezahlt
Aktionen: [Zahlung jetzt wiederholen] [Zahlungsmethode aktualisieren] [Support kontaktieren]
Zahlung wiederholen:
- auf „Zahlung jetzt wiederholen" klicken
- Zahlungsmethode bestätigen
- sofort verarbeiten
- Rechnungsstatus wird auf Bezahlt aktualisiert
Erstattete Rechnungen
an den Kunden erstattete Zahlung.
Status: 🔄 Erstattet
Details:
- ursprüngliche Zahlung: 60,00€ (25. Jan.)
- Erstattung ausgestellt: 60,00€ (1. Feb.)
- Erstattungsgrund: Abonnement gekündigt
- Erstattung an: Visa ****4242
- erwartet im Konto: 5-10 Werktage
Dokumente:
[Originalrechnung herunterladen]
[Gutschrift herunterladen]
Rechnungspositionen
Rechnungspositionen verstehen
Was in Rechnungen enthalten ist:
Abonnement-Rechnungen:
┌─────────────────────────────────────────┐
│ RECHNUNGSPOSITIONEN │
├─────────────────────────────────────────┤
│ │
│ CADENSA PRO-Abonnement │
│ Monatlicher Plan │
│ Zeitraum: 25. Jan. - 24. Feb. 2026 │
│ │
│ Benutzer: │
│ - john@acme.com │
│ - sarah@acme.com │
│ - mike@acme.com │
│ - lisa@acme.com │
│ - tom@acme.com │
│ │
│ 5 Benutzer × 12€/Benutzer 60,00€ │
│ │
└─────────────────────────────────────────┘
Anteilige Gebühren:
┌─────────────────────────────────────────┐
│ RECHNUNGSPOSITIONEN │
├─────────────────────────────────────────┤
│ │
│ CADENSA PRO-Abonnement │
│ 5 Benutzer (1.-24. Jan.) 38,71€ │
│ (24 Tage der Abrechnung vom 1.-31. Jan.) │
│ │
│ zusätzlicher Benutzer anteilig │
│ 1 Benutzer hinzugefügt am 15. Jan. │
│ (16 Tage) 6,19€ │
│ │
│ Zwischensumme: 44,90€ │
│ │
│ Gutschrift aus vorherigem Zyklus -12,00€ │
│ (Benutzer mitten im Zyklus entfernt) │
│ │
│ Gesamt: 32,90€ │
│ │
└─── ──────────────────────────────────────┘
Jahresrechnungen:
┌─────────────────────────────────────────┐
│ RECHNUNGSPOSITIONEN │
├─────────────────────────────────────────┤
│ │
│ CADENSA PRO-Jahresabonnement │
│ Zeitraum: 25. Jan. 2026 - 24. Jan. 2027 │
│ │
│ 5 Benutzer × 120€/Benutzer/Jahr 600,00€ │
│ │
│ Jahresabrechnungsrabatt: -120,00€ │
│ (16% gegenüber monatlich sparen) │
│ │
│ Gesamt: 600,00€ │
│ │
└─────────────────────────────────────────┘
MwSt.- & Steuerdetails
MwSt.-Aufschlüsselung
Wie die MwSt. berechnet und angezeigt wird.
Ungarischer Kunde (27% MwSt.):
Zwischensumme: 60,00€
MwSt. (27%): 16,20€
───────────────────────────────────────
GESAMT: 76,20€
EU-Unternehmen mit gültiger USt-IdNr. (Reverse Charge):
Zwischensumme: 60,00€
MwSt. (0% - Reverse Charge): 0,00€
───────────────────────────────────────
GESAMT: 60,00€
MwSt.-Hinweis:
Reverse Charge - Kunde ist steuerpflichtig gemäß
Artikel 196 der EU-Richtlinie 2006/112/EG
Kunde außerhalb der EU (keine MwSt.):
Zwischensumme: 60,00€
MwSt.: 0,00€
───────────────────────────────────────
GESAMT: 60,00€
Steuerkonformität
CADENSA-Rechnungen sind steuerkonform.
Enthaltene Informationen:
Steuernummer/USt-IdNr. des Verkäufers
Steuernummer/USt-IdNr. des Käufers (falls angegeben)
Rechnungsnummer (fortlaufend)
Rechnungsdatum
Fälligkeitsdatum
Zahlungsbedingungen
detaillierte Rechnungspositionen
MwSt.-Aufschlüsselung
angewendeter MwSt.-Satz
Reverse-Charge-Vermerk (falls zutreffend)
Währung
Zahlungsmethode
Kompatibel mit Buchhaltungssoftware:
- QuickBooks
- Xero
- FreshBooks
- Wave
- Sage
- SAP
- Microsoft Dynamics
Wiederkehrende Rechnungen
Abonnement-Abrechnungszyklus
Zeitplan für wiederkehrende Rechnungen verstehen.
Monatliche Abonnements:
Abrechnungsdatum: 25. jeden Monats
Rechnungsplan:
- 25. Jan. 2026: 60,00€ (25. Jan. - 24. Feb.)
-
- Feb. 2026: 60,00€ (25. Feb. - 24. März)
-
- März 2026: 60,00€ (25. März - 24. Apr.)
-
- Apr. 2026: 60,00€ (25. Apr. - 24. Mai) ...
Automatisch:
Rechnung wird am Abrechnungsdatum erstellt
Zahlung automatisch abgebucht
E-Mail sofort gesendet
PDF im Dashboard verfügbar
Jährliche Abonnements:
Abrechnungsdatum: einmal pro Jahr
Rechnungsplan:
- 25. Jan. 2026: 600,00€ (25. Jan. 2026 - 24. Jan. 2027)
- 25. Jan. 2027: 600,00€ (25. Jan. 2027 - 24. Jan. 2028)
...
Erinnerung:
📧 30 Tage vor Verl ängerung: „Verlängerung bevorstehend"
📧 7 Tage vor Verlängerung: „Verlängerung in 1 Woche"
📧 Tag der Verlängerung: „Rechnung bezahlt"
Ausgabenverwaltung
Export für die Buchhaltung
Rechnungsdaten für Buchhaltungssoftware exportieren.
CSV-Export:
- Navigiere zu Einstellungen → Abrechnung → Rechnungen
- Zeitraum auswählen
- auf „Nach CSV exportieren" klicken
- CSV-Datei wird heruntergeladen
CSV-Format:
Rechnungsnummer,Datum,Beschreibung,Zwischensumme,MwSt.,Gesamt,Status,Zahlungsmethode
INV-2026-0025,2026-01-25,CADENSA PRO (5 Benutzer),60.00,0.00,60.00,Bezahlt,Visa ****4242
INV-2025-0310,2025-12-25,CADENSA PRO (5 Benutzer),60.00,0.00,60.00,Bezahlt,Visa ****4242
INV-2025-0278,2025-11-25,CADENSA PRO (5 Benutzer),60.00,0.00,60.00,Bezahlt,Visa ****4242
...
Import in Buchhaltungssoftware:
QuickBooks / Xero / usw.:
1. CSV von CADENSA herunterladen
2. Buchhaltungssoftware öffnen
3. Import → Ausgaben/Rechnungen
4. CSV-Spalten zuordnen
5. Rechnungen importieren
6. mit Banktransaktionen abgleichen
Ausgabenberichte
Ausgabenberichte für das Finanzteam erstellen.
Jahreszusammenfassung:
- Navigiere zu Einstellungen → Abrechnung → Rechnungen
- Filter: „Dieses Jahr (2026)" oder individuellen Zeitraum auswählen
- auf „Zusammenfassung herunterladen" klicken
- PDF-Bericht wird erstellt
Zusammenfassungsbericht:
┌─────────────────────────────────────────┐
│ CADENSA-Abrechnungszusammenfassung 2025 │
├─────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Zeitraum: 1. Jan. - 31. Dez. 2025 │
│ Unternehmen: Acme Corporation │
│ USt-IdNr.: DE87654321 │
│ │
│ ───────────────────────────────────── │
│ │
│ ZUSAMMENFASSUNG: │
│ Rechnungen insgesamt: 12 │
│ insgesamt bezahlt: 720,00€ │
│ durchschnittliche Rechnung: 60,00€ │
│ │
│ ───────────────────────────────────── │
│ │
│ AUFSCHLÜSSELUNG NACH MONAT: │
│ │
│ Monat Rechnungen Betrag │
│ ────────── ─────────── ─────── │
│ Januar 1 60,00€ │
│ Februar 1 60,00€ │
│ März 1 60,00€ │
│ ... │
│ │
│ ───────────────────────────────────── │
│ │
│ ZAHLUNGSMETHODEN: │
│ Visa ****4242: 720,00€ │
│ │
│ ───────────────────────────────────── │
│ │
│ MwSt.-AUFSCHLÜSSELUNG: │
│ Zwischensumme: 720,00€ │
│ MwSt. (Reverse Charge): 0,00€ │
│ Gesamt: 720,00€ │
│ │
└─────────────────────────────────────────┘
Rechnungsreklamationen
Eine Rechnung reklamieren
Abrechnungsfehler oder nicht autorisierte Belastungen melden.
So reklamierst du:
- Navigiere zu den Rechnungsdetails
- auf „Rechnung reklamieren" klicken
- Reklamationsgrund auswählen
- Details angeben
- Reklamation absenden
- das Support-Team prüft innerhalb von 3 Werktagen
Reklamationsformular:
┌─────────────────────────────────────────┐
│ Rechnung #INV-2026-0025 reklamieren │
├─────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Rechnungsbetrag: 60,00€ │
│ Rechnungsdatum: 25. Jan. 2026 │
│ │
│ Reklamationsgrund: │
│ ● falscher Betrag berechnet │
│ ○ doppelte Belastung │
│ ○ nach Kündigung berechnet │
│ ○ nicht autorisierte Belastung │
│ ○ falsche Benutzeranzahl │
│ ○ Sonstiges │
│ │
│ Details: │
│ ┌────────────────────────────────────┐ │
│ │ Für 5 Benutzer berechnet, aber wir │ │
│ │ haben nur 4 aktive Benutzer im │ │
│ │ Arbeitsbereich. Bitte prüfen und │ │
│ │ anpassen. │ │
│ └────────────────────────────────────┘ │
│ │
│ Erwarteter Betrag: [48,00€___] │
│ │
│ Anhänge (optional): │
│ [Screenshot hochladen] │
│ │
│ Kontakt-E-Mail: │
│ [billing@acme.com______________] │
│ │
│ [Abbrechen] [Reklamation absenden] │
└─────────────────────────────────────────┘
Reklamationsprozess:
1. Reklamation eingereicht
- Bestätigungs-E-Mail gesendet
- Ticket erstellt
- Referenznummer zugewiesen
2. in Prüfung (1-3 Werktage)
- Support untersucht
- kann zusätzliche Informationen anfordern
3. Lösung
- falls gültig: Gutschrift ausgestellt, Erstattung verarbeitet
- falls ungültig: Erklärung bereitgestellt
- E-Mail-Benachrichtigung gesendet
typische Bearbeitungszeit: 3-5 Werktage
Best Practices
Empfehlenswert
- Rechnungen regelmäßig herunterladen - für Steuerunterlagen aufbewahren (8 Jahre)
- Rechnungs-E-Mails einrichten - automatische Zustellung an die Buchhaltung
- Abrechnungsinformationen überprüfen - sicherstellen, dass Firmenname und USt-IdNr. korrekt sind
- PDFs speichern - Sicherung bei Kontoproblemen
- CSV jährlich exportieren - in Buchhaltungssoftware importieren
- Rechnungspositionen überprüfen - Fehler frühzeitig erkennen
- MwSt.-Berechnung prüfen - sicherstellen, dass der korrekte Satz angewendet wird
- Buchhaltungsteam benachrichtigen - CC-E-Mails für Rechnungen einrichten
Nicht empfehlenswert
- Rechnungs-E-Mails nicht ignorieren - können auf Zahlungsprobleme hinweisen
- mit Reklamationen nicht warten - Fehler sofort melden
- Rechnungen nicht verlieren - für Steuerabzüge erforderlich
- USt-IdNr.-Aktualisierung nicht vergessen - bei Änderung der USt-IdNr.
- nicht manuell neu erstellen - offizielle PDFs herunterladen
- Rechnungslinks nicht teilen - können sensible Informationen enthalten
Nächste Schritte
- Abonnementpakete → - Paketdetails ansehen
- Zahlungsmethoden → - Zahlungsinformationen aktualisieren
- Upgrade/Downgrade → - Paket ändern
- Abrechnungs-FAQ → - häufige Fragen
Brauchst du Hilfe?
- Fragen zu Rechnungen: support@cadensa.io
- Rechnung reklamieren: support@cadensa.io
- Live-Chat (PRO+): in der App verfügbar
- Wissensdatenbank: help.cadensa.io/invoices