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Rechnungen

Übersicht

CADENSA erstellt automatisch Rechnungen für alle Abonnementzahlungen. Sieh dir Rechnungen jederzeit von deinem Abrechnungs-Dashboard aus an, lade sie herunter und verwalte sie.

Rechnungsfunktionen:

  • automatische Erstellung bei jeder Zahlung
  • PDF-Download verfügbar
  • E-Mail-Zustellung an die Abrechnungsadresse
  • MwSt.-/steuerkonform
  • detaillierte Rechnungspositionen
  • historisches Archiv

Rechnungen ansehen

Rechnungsliste

Zugriff auf alle deine Rechnungen.

So siehst du sie an:

  1. Navigiere zu EinstellungenAbrechnungRechnungen
  2. Liste aller Rechnungen ansehen
  3. nach Status, Datum, Betrag filtern
  4. auf eine Rechnung klicken, um Details anzuzeigen

Rechnungs-Dashboard:

┌───────────────────────────────────────────┐ │ Rechnungen │ │ [Alle herunterladen] [Filter ▼] │ ├───────────────────────────────────────────┤ │ │ │ Rechnung Datum Betrag Status │ │ ──────────── ──────────── ────── ──────── │ │ │ │ INV-2026-0025 25. Jan. 2026 60,00€ Bezahlt │ │ PDF | Details │ │ │ │ INV-2025-0310 25. Dez. 2025 60,00€ Bezahlt │ │ PDF | Details │ │ │ │ INV-2025-0278 25. Nov. 2025 60,00€ Bezahlt │ │ PDF | Details │ │ │ │ ───────────────────────────────────────── │ │ Gesamt (2026): 60,00€ │ │ Gesamt (2025): 720,00€ │ │ │ │ [Mehr laden] [Nach CSV exportieren] │ └───────────────────────────────────────────┘

Filteroptionen:

Rechnungen filtern:

Status:
☑ Bezahlt
☐ Unbezahlt
☐ Fehlgeschlagen

Zeitraum:
● letzte 12 Monate
○ dieses Jahr (2026)
○ letztes Jahr (2025)
○ gesamter Zeitraum
○ individueller Zeitraum: [Von___] [Bis___]

Betrag:
Min: [€___] Max: [€___]

[Filter anwenden] [Zurücksetzen]

Rechnungsdetails

Detaillierte Rechnungsinformationen ansehen.

Rechnungsdetailseite:

┌─────────────────────────────────────────┐ │ Rechnung #INV-2026-0025 │ │ [PDF herunterladen] [Drucken] [E-Mail] │ ├─────────────────────────────────────────┤ │ │ │ Status: Bezahlt │ │ Datum: 25. Jan. 2026 │ │ Fällig: 25. Jan. 2026 │ │ Zahlungsdatum: 25. Jan. 2026 │ │ │ │ ───────────────────────────────────── │ │ │ │ VON: │ │ CADENSA Time Tracking Kft. │ │ Váci út 45, 1134 Budapest, Ungarn │ │ USt-IdNr.: HU12345678 │ │ E-Mail: support@cadensa.io │ │ │ │ AN: │ │ Acme Corporation │ │ Musterstraße 123 │ │ 10115 Berlin, Deutschland │ │ USt-IdNr.: DE87654321 │ │ E-Mail: billing@acme.com │ │ │ │ ───────────────────────────────────── │ │ │ │ RECHNUNGSPOSITIONEN: │ │ │ │ Beschreibung Menge Betrag │ │ ──────────────────────── ──── ───────── │ │ CADENSA PRO 5 60,00€ │ │ Monatsabonnement │ │ 5 Benutzer × 12€/Benutzer │ │ Zeitraum: 25. Jan. - 24. Feb. 2026 │ │ │ │ ───────────────────────────────────── │ │ │ │ Zwischensumme: 60,00€ │ │ MwSt. (0% - Reverse Charge): 0,00€ │ │ │ │ GESAMT: 60,00€ │ │ │ │ ───────────────────────────────────── │ │ │ │ ZAHLUNGSMETHODE: │ │ Visa endend auf 4242 │ │ │ │ ZAHLUNGSSTATUS: │ │ Bezahlt am 25. Jan. 2026 um 10:23 MEZ │ │ │ │ MwSt.-HINWEIS: │ │ Reverse Charge - Kunde ist steuerpflichtig │ │ gemäß Artikel 196 der EU-Richtlinie │ │ 2006/112/EG │ │ │ └─────────────────────────────────────────┘


Rechnungen herunterladen

PDF-Download

Professionelle PDF-Rechnungen erhalten.

So lädst du herunter:

Methode 1: aus der Rechnungsliste

  1. Navigiere zu EinstellungenAbrechnungRechnungen
  2. Rechnung finden
  3. auf die Schaltfläche „PDF" klicken
  4. PDF wird auf das Gerät heruntergeladen

Methode 2: aus den Rechnungsdetails

  1. Rechnungsdetails öffnen
  2. auf die Schaltfläche „PDF herunterladen" klicken
  3. PDF öffnet sich in neuem Tab / wird heruntergeladen

Methode 3: aus der E-Mail

  1. E-Mail prüfen (automatisch gesendet)
  2. auf den Link „Rechnung herunterladen" klicken
  3. öffnet die Rechnungsdetailseite
  4. PDF herunterladen

PDF-Rechnungsformat:

Die professionelle PDF-Rechnung enthält:

Kopfzeile:
- CADENSA-Logo
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Fälligkeitsdatum

Verkäuferinformationen:
- CADENSA Time Tracking Kft.
- Adresse
- USt-IdNr.
- Kontakt-E-Mail

Käuferinformationen:
- dein Firmenname
- Rechnungsadresse
- USt-IdNr. (falls angegeben)
- Rechnungs-E-Mail

Rechnungspositionen:
- Produkt-/Leistungsbeschreibung
- Menge
- Einzelpreis
- Gesamtbetrag
- Abrechnungszeitraum

Summen:
- Zwischensumme
- MwSt.-/Steueraufschlüsselung
- fälliger Gesamtbetrag
- Währung

Zahlungsinformationen:
- verwendete Zahlungsmethode
- Zahlungsstatus
- Transaktionsdatum
- Transaktions-ID

Fußzeile:
- MwSt.-Hinweise (falls zutreffend)
- Zahlungsbedingungen
- Firmenregisterdaten

Massendownload

Mehrere Rechnungen gleichzeitig herunterladen.

Schritte:

  1. Navigiere zu EinstellungenAbrechnungRechnungen
  2. Zeitraum oder Jahr auswählen
  3. auf „Alle herunterladen" klicken
  4. ZIP-Datei mit allen PDFs wird heruntergeladen

Massendownload-Optionen:

Mehrere Rechnungen herunterladen:

Zeitraum auswählen:
● dieses Jahr (2026)
○ letztes Jahr (2025)
○ individueller Zeitraum: [Von___] [Bis___]

Format:
● einzelne PDFs im ZIP
○ kombiniertes PDF
○ CSV-Zusammenfassung + PDFs

Dateibenennung:
● Rechnungsnummer (INV-2026-0025.pdf)
○ datumsbasiert (2026-01-25_Rechnung.pdf)
○ individuell: [Muster___]

[Abbrechen] [Herunterladen (15 Rechnungen)]

Beispiel ZIP-Inhalt:

CADENSA_Rechnungen_2025.zip
├── INV-2025-0025.pdf
├── INV-2025-0056.pdf
├── INV-2025-0089.pdf
├── INV-2025-0123.pdf
├── INV-2025-0156.pdf
...
└── summary.csv

E-Mail-Zustellung

Automatische Rechnungs-E-Mails

Rechnungen werden automatisch an die Abrechnungs-E-Mail gesendet.

Wann E-Mails gesendet werden:

✉️ sofort nach erfolgreicher Zahlung
✉️ bei jeder erfolgreichen Abbuchung
✉️ an die in den Abrechnungsinformationen festgelegte E-Mail
✉️ CC: zusätzliche E-Mail-Adressen (falls konfiguriert)

Rechnungs-E-Mail:

Von: CADENSA Billing support@cadensa.io An: billing@acme.com Betreff: Rechnung #INV-2026-0025 - 60,00€ bezahlt

─────────────────────────────────────────

Vielen Dank für deine Zahlung!

Rechnung #INV-2026-0025 Datum: 25. Januar 2026 Betrag: 60,00€ Status: BEZAHLT

CADENSA PRO-Abonnement 5 Benutzer × 12€/Benutzer/Monat Zeitraum: 25. Jan. - 24. Feb. 2026

Zahlungsmethode: Visa endend auf 4242 Zahlungsdatum: 25. Jan. 2026, 10:23 MEZ

[PDF-Rechnung herunterladen] [Im Dashboard ansehen]

─────────────────────────────────────────

Rechnungsdetails: Acme Corporation Musterstraße 123 10115 Berlin, Deutschland USt-IdNr.: DE87654321

─────────────────────────────────────────

Nächste Rechnung: 25. Feb. 2026 Geschätzter Betrag: 60,00€

[Zahlungsmethode aktualisieren] [Abonnement verwalten]

─────────────────────────────────────────

Fragen? Antworte auf diese E-Mail oder besuche help.cadensa.io

Beste Grüße, Dein CADENSA-Team


Rechnungs-E-Mails konfigurieren

Ändern, wohin Rechnungen gesendet werden.

Schritte:

  1. Navigiere zu EinstellungenAbrechnungAbrechnungsinformationen
  2. „Rechnungs-E-Mail" aktualisieren
  3. „Zusätzliche CC-E-Mails" hinzufügen (optional)
  4. Änderungen speichern
  5. gilt für zukünftige Rechnungen

E-Mail-Konfiguration:

┌─────────────────────────────────────────┐
│ Rechnungs-E-Mail-Einstellungen │
├─────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Primäre Rechnungs-E-Mail: │
│ [billing@acme.com______________] │
│ │
│ Zusätzliche CC-E-Mails: │
│ [cfo@acme.com__________________] │
│ [accounting@acme.com___________] │
│ [+E-Mail hinzufügen] │
│ │
│ E-Mail-Präferenzen: │
│ ☑ Rechnung sofort bei Zahlung senden │
│ ☑ Zahlungsbeleg senden │
│ ☑ Erinnerung an bevorstehende Rechnung │
│ senden (3 Tage vor Abbuchung) │
│ ☐ monatliche Abrechnungszusammenfassung │
│ senden │
│ │
│ [Einstellungen speichern] │
└─────────────────────────────────────────┘

Rechnungsstatus

Rechnungsstatus verstehen

Verschiedene Rechnungsstatus:

StatusBedeutungverfügbare Aktionen
BezahltZahlung erfolgreichPDF herunterladen, Drucken
⏳ AusstehendZahlung wird verarbeitetwarten, Support kontaktieren
FehlgeschlagenZahlung fehlgeschlagenZahlung wiederholen, Karte aktualisieren
🔄 ErstattetZahlung erstattetGutschrift herunterladen
📝 Entwurfnoch nicht finalisiertauf Zahlung warten
** Überfällig**Zahlung nicht erhaltenjetzt bezahlen, Karte aktualisieren

Bezahlte Rechnungen

Erfolgreich bezahlte Rechnungen.

Status: Bezahlt

Details:

  • Zahlung erfolgreich
  • Betrag von Karte abgebucht
  • Beleg per E-Mail versendet
  • PDF verfügbar

Aktionen: [PDF herunterladen] [Per E-Mail senden] [Drucken]


Fehlgeschlagene Rechnungen

Zahlung nicht erfolgreich.

Status: Fehlgeschlagen

Grund: Karte abgelehnt

Details:

  • Zahlungsversuch: 25. Jan. 2026
  • nächster Versuch: 28. Jan. 2026 (automatisch)
  • Rechnung bleibt unbezahlt

Aktionen: [Zahlung jetzt wiederholen] [Zahlungsmethode aktualisieren] [Support kontaktieren]

Zahlung wiederholen:

  1. auf „Zahlung jetzt wiederholen" klicken
  2. Zahlungsmethode bestätigen
  3. sofort verarbeiten
  4. Rechnungsstatus wird auf Bezahlt aktualisiert

Erstattete Rechnungen

an den Kunden erstattete Zahlung.

Status: 🔄 Erstattet

Details:
- ursprüngliche Zahlung: 60,00€ (25. Jan.)
- Erstattung ausgestellt: 60,00€ (1. Feb.)
- Erstattungsgrund: Abonnement gekündigt
- Erstattung an: Visa ****4242
- erwartet im Konto: 5-10 Werktage

Dokumente:
[Originalrechnung herunterladen]
[Gutschrift herunterladen]

Rechnungspositionen

Rechnungspositionen verstehen

Was in Rechnungen enthalten ist:

Abonnement-Rechnungen:

┌─────────────────────────────────────────┐
│ RECHNUNGSPOSITIONEN │
├─────────────────────────────────────────┤
│ │
│ CADENSA PRO-Abonnement │
│ Monatlicher Plan │
│ Zeitraum: 25. Jan. - 24. Feb. 2026 │
│ │
│ Benutzer: │
│ - john@acme.com │
│ - sarah@acme.com │
│ - mike@acme.com │
│ - lisa@acme.com │
│ - tom@acme.com │
│ │
│ 5 Benutzer × 12€/Benutzer 60,00€ │
│ │
└─────────────────────────────────────────┘

Anteilige Gebühren:

┌─────────────────────────────────────────┐
│ RECHNUNGSPOSITIONEN │
├─────────────────────────────────────────┤
│ │
│ CADENSA PRO-Abonnement │
│ 5 Benutzer (1.-24. Jan.) 38,71€ │
│ (24 Tage der Abrechnung vom 1.-31. Jan.) │
│ │
│ zusätzlicher Benutzer anteilig │
│ 1 Benutzer hinzugefügt am 15. Jan. │
│ (16 Tage) 6,19€ │
│ │
│ Zwischensumme: 44,90€ │
│ │
│ Gutschrift aus vorherigem Zyklus -12,00€ │
│ (Benutzer mitten im Zyklus entfernt) │
│ │
│ Gesamt: 32,90€ │
│ │
└─────────────────────────────────────────┘

Jahresrechnungen:

┌─────────────────────────────────────────┐
│ RECHNUNGSPOSITIONEN │
├─────────────────────────────────────────┤
│ │
│ CADENSA PRO-Jahresabonnement │
│ Zeitraum: 25. Jan. 2026 - 24. Jan. 2027 │
│ │
│ 5 Benutzer × 120€/Benutzer/Jahr 600,00€ │
│ │
│ Jahresabrechnungsrabatt: -120,00€ │
│ (16% gegenüber monatlich sparen) │
│ │
│ Gesamt: 600,00€ │
│ │
└─────────────────────────────────────────┘

MwSt.- & Steuerdetails

MwSt.-Aufschlüsselung

Wie die MwSt. berechnet und angezeigt wird.

Ungarischer Kunde (27% MwSt.):

Zwischensumme: 60,00€
MwSt. (27%): 16,20€
───────────────────────────────────────
GESAMT: 76,20€

EU-Unternehmen mit gültiger USt-IdNr. (Reverse Charge):

Zwischensumme: 60,00€
MwSt. (0% - Reverse Charge): 0,00€
───────────────────────────────────────
GESAMT: 60,00€

MwSt.-Hinweis:
Reverse Charge - Kunde ist steuerpflichtig gemäß
Artikel 196 der EU-Richtlinie 2006/112/EG

Kunde außerhalb der EU (keine MwSt.):

Zwischensumme: 60,00€
MwSt.: 0,00€
───────────────────────────────────────
GESAMT: 60,00€

Steuerkonformität

CADENSA-Rechnungen sind steuerkonform.

Enthaltene Informationen:

Steuernummer/USt-IdNr. des Verkäufers Steuernummer/USt-IdNr. des Käufers (falls angegeben) Rechnungsnummer (fortlaufend) Rechnungsdatum Fälligkeitsdatum Zahlungsbedingungen detaillierte Rechnungspositionen MwSt.-Aufschlüsselung angewendeter MwSt.-Satz Reverse-Charge-Vermerk (falls zutreffend) Währung Zahlungsmethode

Kompatibel mit Buchhaltungssoftware:

  • QuickBooks
  • Xero
  • FreshBooks
  • Wave
  • Sage
  • SAP
  • Microsoft Dynamics

Wiederkehrende Rechnungen

Abonnement-Abrechnungszyklus

Zeitplan für wiederkehrende Rechnungen verstehen.

Monatliche Abonnements:

Abrechnungsdatum: 25. jeden Monats

Rechnungsplan:

  • 25. Jan. 2026: 60,00€ (25. Jan. - 24. Feb.)
    1. Feb. 2026: 60,00€ (25. Feb. - 24. März)
    1. März 2026: 60,00€ (25. März - 24. Apr.)
    1. Apr. 2026: 60,00€ (25. Apr. - 24. Mai) ...

Automatisch: Rechnung wird am Abrechnungsdatum erstellt Zahlung automatisch abgebucht E-Mail sofort gesendet PDF im Dashboard verfügbar

Jährliche Abonnements:

Abrechnungsdatum: einmal pro Jahr

Rechnungsplan:
- 25. Jan. 2026: 600,00€ (25. Jan. 2026 - 24. Jan. 2027)
- 25. Jan. 2027: 600,00€ (25. Jan. 2027 - 24. Jan. 2028)
...

Erinnerung:
📧 30 Tage vor Verlängerung: „Verlängerung bevorstehend"
📧 7 Tage vor Verlängerung: „Verlängerung in 1 Woche"
📧 Tag der Verlängerung: „Rechnung bezahlt"

Ausgabenverwaltung

Export für die Buchhaltung

Rechnungsdaten für Buchhaltungssoftware exportieren.

CSV-Export:

  1. Navigiere zu EinstellungenAbrechnungRechnungen
  2. Zeitraum auswählen
  3. auf „Nach CSV exportieren" klicken
  4. CSV-Datei wird heruntergeladen

CSV-Format:

Rechnungsnummer,Datum,Beschreibung,Zwischensumme,MwSt.,Gesamt,Status,Zahlungsmethode
INV-2026-0025,2026-01-25,CADENSA PRO (5 Benutzer),60.00,0.00,60.00,Bezahlt,Visa ****4242
INV-2025-0310,2025-12-25,CADENSA PRO (5 Benutzer),60.00,0.00,60.00,Bezahlt,Visa ****4242
INV-2025-0278,2025-11-25,CADENSA PRO (5 Benutzer),60.00,0.00,60.00,Bezahlt,Visa ****4242
...

Import in Buchhaltungssoftware:

QuickBooks / Xero / usw.:
1. CSV von CADENSA herunterladen
2. Buchhaltungssoftware öffnen
3. Import → Ausgaben/Rechnungen
4. CSV-Spalten zuordnen
5. Rechnungen importieren
6. mit Banktransaktionen abgleichen

Ausgabenberichte

Ausgabenberichte für das Finanzteam erstellen.

Jahreszusammenfassung:

  1. Navigiere zu EinstellungenAbrechnungRechnungen
  2. Filter: „Dieses Jahr (2026)" oder individuellen Zeitraum auswählen
  3. auf „Zusammenfassung herunterladen" klicken
  4. PDF-Bericht wird erstellt

Zusammenfassungsbericht:

┌─────────────────────────────────────────┐
│ CADENSA-Abrechnungszusammenfassung 2025 │
├─────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Zeitraum: 1. Jan. - 31. Dez. 2025 │
│ Unternehmen: Acme Corporation │
│ USt-IdNr.: DE87654321 │
│ │
│ ───────────────────────────────────── │
│ │
│ ZUSAMMENFASSUNG: │
│ Rechnungen insgesamt: 12 │
│ insgesamt bezahlt: 720,00€ │
│ durchschnittliche Rechnung: 60,00€ │
│ │
│ ───────────────────────────────────── │
│ │
│ AUFSCHLÜSSELUNG NACH MONAT: │
│ │
│ Monat Rechnungen Betrag │
│ ────────── ─────────── ─────── │
│ Januar 1 60,00€ │
│ Februar 1 60,00€ │
│ März 1 60,00€ │
│ ... │
│ │
│ ───────────────────────────────────── │
│ │
│ ZAHLUNGSMETHODEN: │
│ Visa ****4242: 720,00€ │
│ │
│ ───────────────────────────────────── │
│ │
│ MwSt.-AUFSCHLÜSSELUNG: │
│ Zwischensumme: 720,00€ │
│ MwSt. (Reverse Charge): 0,00€ │
│ Gesamt: 720,00€ │
│ │
└─────────────────────────────────────────┘

Rechnungsreklamationen

Eine Rechnung reklamieren

Abrechnungsfehler oder nicht autorisierte Belastungen melden.

So reklamierst du:

  1. Navigiere zu den Rechnungsdetails
  2. auf „Rechnung reklamieren" klicken
  3. Reklamationsgrund auswählen
  4. Details angeben
  5. Reklamation absenden
  6. das Support-Team prüft innerhalb von 3 Werktagen

Reklamationsformular:

┌─────────────────────────────────────────┐
│ Rechnung #INV-2026-0025 reklamieren │
├─────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Rechnungsbetrag: 60,00€ │
│ Rechnungsdatum: 25. Jan. 2026 │
│ │
│ Reklamationsgrund: │
│ ● falscher Betrag berechnet │
│ ○ doppelte Belastung │
│ ○ nach Kündigung berechnet │
│ ○ nicht autorisierte Belastung │
│ ○ falsche Benutzeranzahl │
│ ○ Sonstiges │
│ │
│ Details: │
│ ┌────────────────────────────────────┐ │
│ │ Für 5 Benutzer berechnet, aber wir │ │
│ │ haben nur 4 aktive Benutzer im │ │
│ │ Arbeitsbereich. Bitte prüfen und │ │
│ │ anpassen. │ │
│ └────────────────────────────────────┘ │
│ │
│ Erwarteter Betrag: [48,00€___] │
│ │
│ Anhänge (optional): │
│ [Screenshot hochladen] │
│ │
│ Kontakt-E-Mail: │
│ [billing@acme.com______________] │
│ │
│ [Abbrechen] [Reklamation absenden] │
└─────────────────────────────────────────┘

Reklamationsprozess:

1. Reklamation eingereicht
- Bestätigungs-E-Mail gesendet
- Ticket erstellt
- Referenznummer zugewiesen

2. in Prüfung (1-3 Werktage)
- Support untersucht
- kann zusätzliche Informationen anfordern

3. Lösung
- falls gültig: Gutschrift ausgestellt, Erstattung verarbeitet
- falls ungültig: Erklärung bereitgestellt
- E-Mail-Benachrichtigung gesendet

typische Bearbeitungszeit: 3-5 Werktage

Best Practices

Empfehlenswert

  • Rechnungen regelmäßig herunterladen - für Steuerunterlagen aufbewahren (8 Jahre)
  • Rechnungs-E-Mails einrichten - automatische Zustellung an die Buchhaltung
  • Abrechnungsinformationen überprüfen - sicherstellen, dass Firmenname und USt-IdNr. korrekt sind
  • PDFs speichern - Sicherung bei Kontoproblemen
  • CSV jährlich exportieren - in Buchhaltungssoftware importieren
  • Rechnungspositionen überprüfen - Fehler frühzeitig erkennen
  • MwSt.-Berechnung prüfen - sicherstellen, dass der korrekte Satz angewendet wird
  • Buchhaltungsteam benachrichtigen - CC-E-Mails für Rechnungen einrichten

Nicht empfehlenswert

  • Rechnungs-E-Mails nicht ignorieren - können auf Zahlungsprobleme hinweisen
  • mit Reklamationen nicht warten - Fehler sofort melden
  • Rechnungen nicht verlieren - für Steuerabzüge erforderlich
  • USt-IdNr.-Aktualisierung nicht vergessen - bei Änderung der USt-IdNr.
  • nicht manuell neu erstellen - offizielle PDFs herunterladen
  • Rechnungslinks nicht teilen - können sensible Informationen enthalten

Nächste Schritte


Brauchst du Hilfe?