Informes Programados
Los informes programados requieren el plan PRO o ENTERPRISE. Los usuarios FREE deben generar los informes manualmente.
Descripción General
Los informes programados automatizan la generación y entrega de tus informes guardados. Configúralos una vez y recíbelos automáticamente por correo con la frecuencia elegida.
Ventajas:
- ⏰ Ahorro de tiempo — no se necesita generación manual
- Entrega por correo — los informes llegan directamente a la bandeja de entrada
- Múltiples destinatarios — comparte con tu equipo
- Formato consistente — el mismo informe siempre
Crear un Informe Programado
- Ve a Informes y configura tus filtros + plantilla
- Haz clic en "Guardar como Informe"
- En el diálogo de guardado, activa el interruptor Programar
- Configura la frecuencia y los destinatarios
- Haz clic en Guardar
También puedes editar la programación de cualquier informe guardado existente.
Configuración de Programación
Opciones de Frecuencia
| Frecuencia | PRO | ENTERPRISE |
|---|---|---|
| Semanal (día específico de la semana) |  | |
| Expresión cron personalizada | — | ⏳ Próximamente |
La programación basada en cron (diaria, quincenal, mensual, trimestral, etc.) está planificada para ENTERPRISE y está actualmente en desarrollo.
Formato del Informe
| Formato | PRO | ENTERPRISE |
|---|---|---|
| Adjunto PDF | | |
| Adjunto Excel | | |
Pantalla de Configuración de Frecuencia
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Frecuencia de Programación │
├─────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Nombre del Informe: │
│ [Resumen Semanal del Equipo___________________] │
│ │
│ Frecuencia: │
│ ○ Diaria (ENTERPRISE) │
│ ● Semanal │
│ ○ Quincenal (ENTERPRISE) │
│ ○ Mensual │
│ ○ Trimestral (ENTERPRISE) │
│ ○ Anual (ENTERPRISE) │
│ ○ Personalizada (ENTERPRISE) │
│ │
│ Configuración Semanal: │
│ Enviar cada: ☑ Lunes ☐ Martes ☐ Miércoles │
│ ☐ Jueves ☐ Viernes ☐ Sábado │
│ ☐ Domingo │
│ │
│ Hora: [09:00] (Zona horaria del espacio de trabajo: Europe/Budapest) │
│ │
│ Rango de Fechas (Dinámico): │
│ ● Semana Anterior (Lun-Dom) │
│ ○ Últimos 7 Días │
│ ○ Semana Actual (Lun-Hoy) │
│ ○ Personalizado (definir abajo) │
│ │
│ [Atrás] [Siguiente: Formato] │
└─────────────────────────────────────────────────────────┘
Rangos de Fechas Dinámicos
Las fechas relativas se actualizan automáticamente:
Informes Diarios:
- Ayer
- Hoy
- Últimas 24 horas
Informes Semanales:
- Semana Anterior (lunes - domingo)
- Últimos 7 Días
- Semana Actual (lunes - hoy)
- Último lunes - domingo
Informes Mensuales:
- Mes Anterior (día 1 - último día)
- Últimos 30 Días
- Mes Actual (día 1 - hoy)
- Mismas Fechas del Mes Anterior
Informes Trimestrales:
- Trimestre Anterior
- Últimos 90 Días
- Trimestre Actual (inicio del trimestre - hoy)
Personalizado:
- X días rodantes
- Rangos de fechas fijos
Ejemplo:
Informe programado: Cada lunes a las 9:00
Rango de fechas: Semana anterior (Lun-Dom)
Ejecución:
- Lunes, 27 ene → Cubre 20-26 ene
- Lunes, 3 feb → Cubre 27 ene - 2 feb
- Lunes, 10 feb → Cubre 3-9 feb
...se actualiza automáticamente cada semana
Formato del Correo
┌─────────────────────────────────────────┐
│ Formato del Informe y Entrega │
├─────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Formato del Correo: │
│ ● Adjunto PDF │
│ ○ Adjunto Excel (PRO+) │
│ ○ HTML Inline │
│ ○ PDF y Excel (ENTERPRISE) │
│ │
│ Asunto del Correo: │
│ [Resumen Semanal - Semana {week_num}] │
│ │
│ Variables: {date}, {week_num}, │
│ {month}, {year} │
│ │
│ Cuerpo del Correo: │
│ ┌────────────────────────────────────┐ │
│ │ Hola Equipo, │ │
│ │ │ │
│ │ Adjunto encontraréis el resumen │ │
│ │ semanal de tiempo para {date_range}.│ │
│ │ │ │
│ │ Horas totales: {total_hours} │ │
│ │ Facturable: {billable_hours} │ │
│ │ │ │
│ │ Saludos cordiales, │ │
│ │ Informes CADENSA │ │
│ └─────────────────────── ─────────────┘ │
│ │
│ Incluir Resumen en el Correo: ☑ Sí │
│ │
│ [Atrás] [Siguiente: Destinatarios] │
└─────────────────────────────────────────┘
Opciones de formato:
Adjunto PDF:
- Diseño profesional
- Gráficos y tablas
- Listo para imprimir
- Tamaño de archivo más pequeño
Adjunto Excel:
- Datos editables
- Tablas dinámicas (ENTERPRISE)
- Múltiples hojas
- Compatible con fórmulas
HTML Inline:
- Se ve en el cliente de correo
- No requiere descarga
- Apto para móvil
- Acceso rápido
PDF y Excel (ENTERPRISE):
- Lo mejor de ambos
- El cliente recibe el PDF, tú conservas el Excel
- Correo de mayor tamaño
Destinatarios
┌─────────────────────────────────────────┐
│ Destinatarios del Correo │
├─────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Destinatarios: │
│ ┌────────────────────────────────────┐ │
│ │ juan.perez@empresa.com │ │
│ │ gestor@empresa.com │ │
│ │ [+ Añadir Correo] │ │
│ └────────────────────────────────────┘ │
│ │
│ Miembros del Espacio de Trabajo: │
│ ☑ Juan Pérez (juan.perez@empresa.com) │
│ ☑ Jane Smith (jane.smith@empresa.com) │
│ ☐ Mike Chen (mike.chen@empresa.com) │
│ ☐ Todos los Gestores │
│ ☐ Todos los Miembros del Equipo │
│ │
│ Destinatarios Externos (ENTERPRISE): │
│ ☑ cliente@ejemplo.com │
│ ☑ contabilidad@ejemplo.com │
│ │
│ Enviarme una Copia: ☑ Sí │
│ │
│ [Atrás] [Guardar Programación] │
└─────────────────────────────────────────┘
Opciones de destinatarios:
Miembros del Espacio de Trabajo:
- Miembros individuales
- Basado en rol (Todos los Gestores, Todos los Miembros)
- Uno mismo
Destinatarios Externos (ENTERPRISE):
- Clientes
- Contables
- Partes interesadas externas
- Máximo: 10 correos externos por informe
Límites de Destinatarios:
- PRO: 5 destinatarios por informe
- ENTERPRISE: 20 destinatarios por informe
Gestión de Informes Programados
Panel de Informes Programados
Acceso: Informes → Informes Programados
📅 Informes Programados (5 Activos)
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Resumen Semanal del Equipo │
├─────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Frecuencia: Cada lunes a las 09:00 │
│ Destinatarios: 3 (juan@, jane@, gestor@)│
│ Último Envío: 20 ene 2026 09:00 │
│ Próximo Envío: 27 ene 2026 09:00 │
│ Estado: 
Activo │
│ │
│ [Ver Informe] [Editar] [Pausar] [Eliminar] [Enviar Ahora] │
└─────────────────────────────────────────────────────────┘
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Facturación Mensual a Clientes │
├─────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Frecuencia: Último día del mes a las 17:00 │
│ Destinatarios: 8 (5 internos, 3 externos) │
│ Último Envío: 31 dic 2025 17:00 │
│ Próximo Envío: 31 ene 2026 17:00 │
│ Estado: Activo │
│ │
│ [Ver Informe] [Editar] [Pausar] [Eliminar] [Enviar Ahora] │
└─────────────────────────────────────────────────────────┘
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐ │ Resumen Diario de Tiempo │ ├─────────────────────────────────────────────────────────┤ │ Frecuencia: Diariamente a las 18:00 │ │ Destinatarios: 1 (juan@) │ │ Último Envío: 24 ene 2026 18:00 │ │ Próximo Envío: 25 ene 2026 18:00 │ │ Estado: ⏸️ Pausado │ │ │ │ [Ver Informe] [Editar] [Reanudar] [Eliminar] [Enviar Ahora] │ └─────────────────────────────────────────────────────────┘
[+ Crear Nuevo Informe Programado]
Acciones
Ver Informe:
- Previsualiza el último informe generado
- Muestra el informe exacto enviado a los destinatarios
Editar:
- Cambia la frecuencia
- Actualiza los destinatarios
- Modifica la configuración del informe
Pausar/Reanudar:
- Detén temporalmente los envíos
- Reanuda más tarde sin necesidad de reconfigurar
Eliminar:
- Elimina permanentemente la programación
- No se puede deshacer
Enviar Ahora:
- Genera y envía el informe inmediatamente
- No afecta a la programación
Historial de Informes
Registro de Entregas
📋 Historial de Entregas - Resumen Semanal del Equipo
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Fecha Estado Destinatarios Tamaño Acciones │
├─────────────────────────────────────────────────────────┤
│ 20 ene, 09:00 Enviado 3 245 KB [Descargar] │
│ 13 ene, 09:00 Enviado 3 238 KB [Descargar] │
│ 6 ene, 09:00 Enviado 2 221 KB [Descargar] │
│ 30 dic, 09:00 Enviado 3 256 KB [Descargar] │
│ 23 dic, 09:00 
Error 3 - [Reintentar] │
│ Error: Tiempo de espera de conexión SMTP agotado │
│ 16 dic, 09:00 Enviado 3 229 KB [Descargar] │
└─────────────────────────────────────────────────────────┘
Filtros: [Últimos 30 Días ▼] [Todos los Estados ▼]
Indicadores de estado:
- Enviado - Entregado con éxito
- ⏳ Enviando - En progreso
- Error - Fallo de entrega
- ⏸️ Omitido - Informe pausado o sin datos
Retención:
- PRO: 90 días
- ENTERPRISE: Ilimitado
Plantillas de Correo
Personalización del Contenido del Correo
Función ENTERPRISE:
┌─────────────────────────────────────────┐
│ Editor de Plantilla de Correo │
├─────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Nombre de la Plantilla: │
│ [Factura Mensual del Cliente_______] │
│ │
│ Asunto: │
│ [Factura Mensual - {month} {year}] │
│ │
│ Cuerpo del Correo: │
│ ┌────────────────────────────────────┐ │
│ │ Estimado/a {client_name}, │ │
│ │ │ │
│ │ Adjunto encontrará su factura │ │
│ │ mensual de {month} {year}. │ │
│ │ │ │
│ │ Resumen: │ │
│ │ - Horas Totales: {total_hours} │ │
│ │ - Importe Facturable: {total_amount}│ │
│ │ │ │
│ │ El pago vence en un plazo de 30 │ │
│ │ días. │ │
│ │ │ │
│ │ Saludos cordiales, │ │
│ │ {workspace_owner_name} │ │
│ │ {workspace_name} │ │
│ └────────────────────────────────────┘ │
│ │
│ Variables Disponibles: │
│ {client_name}, {month}, {year}, │
│ {total_hours}, {total_amount}, │
│ {billable_hours}, {workspace_name}, │
│ {workspace_owner_name}, {date_range} │
│ │
│ Configuración del Adjunto: │
│ Nombre de archivo: Factura_{month}_{year}.pdf │
│ │
│ [Guardar Plantilla] [Vista Previa] [Cancelar] │
└─────────────────────────────────────────┘
Marca personalizada (ENTERPRISE):
- Logo de empresa en el encabezado
- Esquema de colores personalizado
- Pie de página con datos de la empresa
- Opción de marca blanca (elimina la marca CADENSA)
Configuración de Notificaciones
Notificaciones de Entrega
Configura quién recibe notificaciones:
┌─────────────────────────────────────────┐
│ Preferencias de Notificación │
├─────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Notificar al creador del informe cuando: │
│ ☑ El informe se envía correctamente │
│ ☑ La entrega del informe falla │
│ ☐ El informe no tiene datos │
│ │
│ Notificar a los destinatarios cuando: │
│ ☑ El informe se adjunta al correo │
│ ☐ El informe está disponible para descarga │
│ │
│ Notificaciones Adicionales: │
│ ☑ Resumen semanal (viernes) │
│ ☑ Resumen mensual (día 1 del mes) │
│ ☐ Solo fallos de entrega │
│ │
│ [Guardar Preferencias] │
└─────────────────────────────────────────┘
Casos de Uso
Caso de Uso 1: Revisión Semanal del Equipo
Escenario: El gestor quiere un resumen semanal del equipo cada lunes por la mañana.
Configuración:
- Informe: Resumen Semanal
- Frecuencia: Cada lunes a las 9:00
- Rango de Fechas: Semana Anterior (lunes - domingo)
- Formato: PDF + resumen en HTML inline
- Destinatarios: Gestor, líderes de equipo (5 personas)
Resultado: El equipo empieza la semana con una visión clara del trabajo de la semana anterior.
Caso de Uso 2: Facturación Mensual a Clientes
Escenario: Una agencia factura mensualmente a 8 clientes y necesita la entrega automatizada de facturas.
Configuración:
- Informe: Informe Personalizado (Plantilla de Facturación de Clientes)
- Frecuencia: Último día del mes a las 17:00
- Rango de Fechas: Mes Actual (día 1 - último día)
- Formato: PDF (factura profesional)
- Destinatarios: cliente@ejemplo.com (externo)
- Plantilla: Correo personalizado con condiciones de pago
Resultado: Los clientes reciben la factura automáticamente, sin trabajo manual necesario.
Caso de Uso 3: Resumen Diario Personal
Escenario: Un autónomo quiere un resumen diario de las horas trabajadas.
Configuración:
- Informe: Resumen Diario
- Frecuencia: Diariamente a las 18:00
- Rango de Fechas: Hoy
- Formato: HTML inline (sin adjunto)
- Destinatarios: Solo el propio usuario
Resultado: Revisión al final del día sin necesidad de generar informes manualmente.
Caso de Uso 4: Informe Trimestral Ejecutivo
Escenario: Una empresa ENTERPRISE necesita un informe trimestral para la alta dirección.
Configuración:
- Informe: Análisis de Rentabilidad Personalizado
- Frecuencia: Trimestral (último día del trimestre a las 17:00)
- Rango de Fechas: Trimestre Actual
- Formato: Excel + PDF
- Destinatarios: CEO, CFO, COO (internos), miembros del consejo (externos)
- Plantilla: Resumen ejecutivo con KPIs
Resultado: La dirección se mantiene informada sin tener que solicitar informes.
Resolución de Problemas
El informe no se envía
Problema: Ha pasado la hora programada pero no se ha recibido el correo.
Posibles Causas:
- Informe pausado - Comprueba el estado (debería estar Activo)
- Sin datos para el período - El informe vacío puede omitirse
- Problema de entrega de correo - Revisa el registro de entregas para ver errores
- Correo del destinatario no válido - Verifica las direcciones de correo
Soluciones:
- Reanuda el informe pausado
- Comprueba la opción "Enviar aunque esté vacío"
- Revisa el registro de entregas, contacta con soporte
- Actualiza las direcciones de correo de los destinatarios
El correo llega a spam
Problema: Los destinatarios no ven los informes, aparecen en la carpeta de spam.
Soluciones:
- Añade noreply@cadensa.io a los contactos
- Añade el dominio cadensa.io a la lista de remitentes permitidos
- Usa el correo de dominio personalizado de ENTERPRISE
- Reduce el tamaño del adjunto (usa Excel en lugar de ambos)
Rango de fechas incorrecto
Problema: El informe muestra un rango de fechas incorrecto.
Causa: Discrepancia de zona horaria o configuración del rango de fechas.
Solución:
- Verifica la configuración de la zona horaria del espacio de trabajo
- Comprueba la configuración de "Rango de Fechas Dinámico"
- Prueba con "Enviar Ahora" antes de programar
- Edita la programación para corregir la lógica del rango de fechas
El tamaño del archivo es demasiado grande
Problema: El correo rebotó debido a un adjunto grande (>25 MB).
Soluciones:
- Reduce el rango de fechas (mensual en lugar de trimestral)
- Usa PDF en lugar de Excel (archivo más pequeño)
- Limita las dimensiones en los informes personalizados
- Usa "Enlace de Descarga" en lugar de adjunto (ENTERPRISE)
Buenas Prácticas
Qué hacer
- Prueba primero - Usa "Enviar Ahora" antes de programar
- Usa fechas relativas - "Semana Anterior" en lugar de "20-26 ene"
- Nombres claros - Nombres de programación descriptivos
- Revisa regularmente - Comprueba el registro de entregas mensualmente
- Optimiza los destinatarios - Envía solo a quienes lo necesitan
- Establece horas sensatas - 9:00 para diarios, 17:00 para mensuales
- Documenta las plantillas - Añade notas sobre el propósito del informe
Qué no hacer
- No programes en exceso - Demasiados correos = correos ignorados
- No uses fechas fijas - Los informes quedan desactualizados
- No ignores los fallos - Corrige los errores de entrega con rapidez
- No satures a los externos - Limita los informes a destinatarios externos
- No envíes archivos enormes - Optimiza el tamaño del informe
- No olvides la zona horaria - Asegura la hora de entrega correcta
Funcionalidades Avanzadas (ENTERPRISE)
Entrega Condicional
Envía informes solo si se cumplen ciertas condiciones:
┌─────────────────────────────────────────┐
│ Reglas de Entrega Condicional │
├─────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Enviar el informe solo si: │
│ │
│ ☑ Horas totales > 0 │
│ ☑ Importe facturable > 1.000 € │
│ ☐ Presupuesto superado en algún proyecto │
│ ☐ Un miembro trabajó > 50 horas/semana │
│ │
│ Si no se cumplen las condiciones: │
│ ● Omitir esta entrega │
│ ○ Enviar el informe vacío de todas formas │
│ ○ Enviar notificación (sin informe) │
│ │
│ [Guardar Reglas] │
└─────────────────────────────────────────┘
Paquetes Multi-Informe
Combina varios informes en un solo correo:
┌─────────────────────────────────────────┐
│ Paquete de Informes │
├─────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Nombre del Paquete: │
│ [Paquete Ejecutivo Mensual________] │
│ │
│ Informes Incluidos: │
│ ☑ Resumen Mensual │
│ ☑ Rentabilidad de Proyecto │
│ ☑ Rendimiento del Equipo │
│ ☑ Utilización del Presupuesto │
│ │
│ Entrega: │
│ ● Un solo correo con 4 adjuntos │
│ ○ PDF combinado (fusionado) │
│ ○ Archivo Zip │
│ │
│ [Guardar Paquete] │
└─────────────────────────────────────────┘
Próximos Pasos
- Informes Personalizados → - Crea informes para programar
- Informes Avanzados → - Analítica predefinida
- Informes Básicos → - Informes estándar
- Configuración de Correo → - Configura las preferencias de correo
¿Necesitas Ayuda?
- Correo: support@cadensa.io
- Comunidad: community.cadensa.io
- FAQ: FAQ de Informes Programados
- Tutorial: Vídeo: Configura tu Primer Informe Programado