Informes Programados
Los informes programados requieren el plan PRO o ENTERPRISE. Los usuarios FREE deben generar los informes manualmente.
Descripción General
Los informes programados automatizan la generación y entrega de tus informes guardados. Configúralos una vez y recíbelos automáticamente por correo con la frecuencia elegida.
Ventajas:
- ⏰ Ahorro de tiempo — no se necesita generación manual
- Entrega por correo — los informes llegan directamente a la bandeja de entrada
- Múltiples destinatarios — comparte con tu equipo
- Formato consistente — el mismo informe siempre
Crear un Informe Programado
- Ve a Informes y configura tus filtros + plantilla
- Haz clic en "Guardar como Informe"
- En el diálogo de guardado, activa el interruptor Programar
- Configura la frecuencia y los destinatarios
- Haz clic en Guardar
También puedes editar la programación de cualquier informe guardado existente.
Configuración de Programación
Opciones de Frecuencia
| Frecuencia | PRO | ENTERPRISE |
|---|---|---|
| Semanal (día específico de la semana) |  | |
| Expresión cron personalizada | — | ⏳ Próximamente |
La programación basada en cron (diaria, quincenal, mensual, trimestral, etc.) está planificada para ENTERPRISE y está actualmente en desarrollo.
Formato del Informe
| Formato | PRO | ENTERPRISE |
|---|---|---|
| Adjunto PDF | | |
| Adjunto Excel | | |
Configuración de Frecuencia
Opciones de día de la semana:
- ☑ Lunes / Martes / Miércoles / Jueves / Viernes / Sábado / Domingo
- Hora: configurable según la zona horaria del espacio de trabajo
Rangos de fechas dinámicos:
- Semana anterior (Lun-Dom)
- Últimos 7 días
- Semana actual (Lun-Hoy)
- Mes anterior
- Últimos 30 días
- Mes actual (día 1-Hoy)
- Trimestre anterior
- Últimos 90 días
- X días rodantes (personalizable)
Ejemplo:
Informe programado: Cada lunes a las 9:00
Rango de fechas: Semana anterior (Lun-Dom)
Ejecución:
- Lunes, 27 ene → Cubre 20-26 ene
- Lunes, 3 feb → Cubre 27 ene - 2 feb
- Lunes, 10 feb → Cubre 3-9 feb
...se actualiza automáticamente cada semana
Formato del Correo
Opciones de formato:
| Formato | Ventajas |
|---|---|
| Adjunto PDF | Diseño profesional, gráficos y tablas, listo para imprimir, archivo pequeño |
| Adjunto Excel | Datos editables, tablas dinámicas (ENTERPRISE), múltiples hojas |
| HTML Inline | Se ve en el cliente de correo, sin descarga, apto para móvil |
| PDF + Excel (ENTERPRISE) | Combinación de ambos |
Variables disponibles para el asunto y cuerpo del correo:
{date}— fecha de envío{week_num}— número de semana{month}— mes{year}— año{date_range}— rango de fechas del informe{total_hours}— total de horas{billable_hours}— horas facturables{total_amount}— importe total
Destinatarios
Opciones de destinatarios:
- Miembros del espacio de trabajo — selección individual o por rol (Todos los Gestores, Todos los Miembros)
- Copia a mí mismo — incluirse como destinatario
- Destinatarios externos (ENTERPRISE) — clientes, contables, partes externas
- Máximo: 10 correos externos por informe
Límites:
- PRO: 5 destinatarios por informe
- ENTERPRISE: 20 destinatarios por informe
Gestión de Informes Programados
Panel de Informes Programados
Acceso: Informes → Informes Programados
Para cada informe programado:
- Nombre del informe
- Frecuencia y próximo envío
- Número de destinatarios
- Último envío y estado
Acciones disponibles:
- Ver Informe — previsualiza el último informe generado
- Editar — cambia la frecuencia, destinatarios o configuración
- Pausar / Reanudar — detén temporalmente los envíos sin eliminar la configuración
- Eliminar — elimina permanentemente la programación
- Enviar Ahora — genera y envía el informe inmediatamente (no afecta a la programación)
Historial de Entregas
Acceso: Informes Programados → [Nombre del informe] → Historial
Historial de Entregas — Resumen Semanal del Equipo
Estado Fecha Destinatarios Tamaño Acciones
Enviado 20 ene, 09:00 3 245 KB [Descargar]
Enviado 13 ene, 09:00 3 238 KB [Descargar]
Error 23 dic, 09:00 3 - [Reintentar]
Error: Tiempo de espera de SMTP agotado
Enviado 16 dic, 09:00 3 229 KB [Descargar]
Indicadores de estado:
- Enviado — entregado con éxito
- ⏳ Enviando — en progreso
- Error — fallo de entrega
- ⏸️ Omitido — informe pausado o sin datos
Retención del historial:
- PRO: 90 días
- ENTERPRISE: Ilimitado
Plantillas de Correo (ENTERPRISE)
Personaliza el contenido del correo con plantillas propias:
Variables disponibles en el cuerpo del correo:
{client_name} — nombre del cliente
{month}, {year} — mes y año
{total_hours} — total de horas
{total_amount} — importe facturable total
{billable_hours} — horas facturables
{workspace_name} — nombre del espacio de trabajo
{workspace_owner_name} — nombre del propietario
{date_range} — rango de fechas del informe
Marca personalizada (ENTERPRISE):
- Logo de empresa en el encabezado
- Esquema de colores personalizado
- Pie de página con datos de la empresa
- Opción de marca blanca (elimina el logo de CADENSA)
Casos de Uso
Caso 1: Revisión Semanal del Equipo
Escenario: El gestor quiere un resumen semanal del equipo cada lunes por la mañana.
Configuración:
- Informe: Resumen Semanal
- Frecuencia: Cada lunes a las 9:00
- Rango: Semana anterior (Lun-Dom)
- Formato: PDF + HTML inline
- Destinatarios: Gestor y líderes del equipo
Resultado: El equipo empieza la semana con una visión clara del trabajo de la semana anterior.
Caso 2: Facturación Mensual a Clientes
Escenario: Una agencia factura a 8 clientes mensualmente.
Configuración:
- Informe: Informe personalizado (Plantilla de Facturación)
- Frecuencia: Último día del mes a las 17:00
- Rango: Mes actual (día 1 - último día)
- Formato: PDF profesional
- Destinatarios: cliente@ejemplo.com (externo)
- Plantilla: Correo personalizado con condiciones de pago
Resultado: Los clientes reciben la factura automáticamente sin trabajo manual.
Caso 3: Resumen Diario Personal
Escenario: Un autónomo quiere un resumen diario de las horas trabajadas.
Configuración:
- Informe: Resumen Diario
- Frecuencia: Diariamente a las 18:00
- Rango: Hoy
- Formato: HTML inline (sin adjunto)
- Destinatarios: Solo el propio usuario
Resultado: Revisión al final del día sin necesidad de generar informes manualmente.
Caso 4: Informe Trimestral Ejecutivo (ENTERPRISE)
Configuración:
- Informe: Análisis de Rentabilidad Personalizado
- Frecuencia: Trimestral (último día del trimestre a las 17:00)
- Rango: Trimestre actual
- Formato: Excel + PDF
- Destinatarios: CEO, CFO, COO (internos), Miembros del consejo (externos)
Resultado: La dirección se mantiene informada sin tener que solicitar informes.
Funcionalidades Avanzadas (ENTERPRISE)
Entrega Condicional
Envía informes solo si se cumplen condiciones:
- Total de horas > 0
- Importe facturable > €1.000
- Presupuesto superado en algún proyecto
- Un miembro trabajó más de 50 horas/semana
Si no se cumplen las condiciones: omite el envío / envía el informe vacío / envía solo la notificación.
Paquetes Multi-Informe
Combina varios informes en un solo correo:
- Resumen Mensual + Rentabilidad de Proyecto + Rendimiento del Equipo + Utilización del Presupuesto
- Envío como email único con 4 adjuntos, PDF combinado o archivo ZIP
Resolución de Problemas
El informe no se envía:
- Verifica que el estado es
Activo (no pausado) - Comprueba si hay datos para el período seleccionado
- Revisa el historial de entregas para detectar errores
- Verifica las direcciones de correo de los destinatarios
El correo llega a spam:
- Añade
noreply@cadensa.ioa los contactos - Añade cadensa.io a la lista de remitentes permitidos
- Usa el dominio de correo personalizado de ENTERPRISE
- Reduce el tamaño del adjunto
Rango de fechas incorrecto:
- Verifica la zona horaria del espacio de trabajo
- Comprueba la configuración de "Rango de Fechas Dinámico"
- Prueba con "Enviar Ahora" antes de programar
Archivo demasiado grande:
- Reduce el rango de fechas
- Usa PDF en lugar de Excel
- Limita las dimensiones en informes personalizados
Buenas Prácticas
Qué hacer
- Prueba primero — usa "Enviar Ahora" antes de programar
- Usa fechas relativas — "Semana anterior" en lugar de fechas fijas
- Nombres descriptivos — facilita la gestión de múltiples programaciones
- Revisa mensualmente — comprueba el historial de entregas
- Optimiza los destinatarios — solo quienes realmente necesitan el informe
Qué no hacer
- No programes demasiados informes — muchos correos = correos ignorados
- No uses fechas fijas — los informes quedan desactualizados
- No ignores los errores — corrige los fallos de entrega rápidamente
- No envíes archivos demasiado grandes — optimiza el tamaño del informe
Próximos Pasos
- Informes Personalizados → — Crea informes para programar
- Informes Avanzados → — Analítica predefinida
- Informes Básicos → — Informes estándar
- Preferencias de Notificación → — Configura las preferencias de correo
¿Necesitas Ayuda?
- Correo: support@cadensa.io
- Comunidad: community.cadensa.io