Rapports planifiés
Les rapports planifiés nécessitent le niveau PRO ou ENTERPRISE. Les utilisateurs FREE doivent générer des rapports manuellement.
Vue d'ensemble
Les rapports planifiés automatisent la génération et la livraison de vos rapports enregistrés. Configurez une fois, recevez des rapports automatiquement par e-mail à la fréquence de votre choix.
Avantages :
- ⏰ Gain de temps — aucune génération manuelle nécessaire
- Livraison par e-mail — rapports envoyés automatiquement dans la boîte de réception
- Plusieurs destinataires — partagez avec votre équipe
- Format cohérent — même rapport à chaque fois
Créer un rapport planifié
- Allez dans Rapports et configurez vos filtres + modèle
- Cliquez sur "Enregistrer comme rapport"
- Dans la boîte de dialogue Enregistrer, activez le bouton Planifier
- Configurez la fréquence et les destinataires
- Cliquez sur Enregistrer
Vous pouvez également modifier le planning sur n'importe quel rapport enregistré existant.
Configuration du planning
Options de fréquence
| Fréquence | PRO | ENTERPRISE |
|---|---|---|
| Hebdomadaire (jour spécifique de la semaine) |  | |
| Expression cron personnalisée | — | ⏳ Bientôt disponible |
La planification personnalisée basée sur cron (quotidienne, bihebdomadaire, mensuelle, trimestrielle, etc.) est prévue pour ENTERPRISE et est actuellement à venir.
Format du rapport
| Format | PRO | ENTERPRISE |
|---|---|---|
| Pièce jointe PDF | | |
| Pièce jointe Excel | | |
Écran de configuration de la fréquence
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Fréquence du planning │
├─────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Nom du rapport : │
│ [Résumé hebdomadaire de l'équipe_____________________] │
│ │
│ Fréquence : │
│ ○ Quotidien (ENTERPRISE) │
│ ● Hebdomadaire │
│ ○ Bihebdomadaire (ENTERPRISE) │
│ ○ Mensuel │
│ ○ Trimestriel (ENTERPRISE) │
│ ○ Annuel (ENTERPRISE) │
│ ○ Personnalisé (ENTERPRISE) │
│ │
│ Configuration hebdomadaire : │
│ Envoyer chaque : ☑ Lundi ☐ Mardi ☐ Mercredi │
│ ☐ Jeudi ☐ Vendredi ☐ Samedi │
│ ☐ Dimanche │
│ │
│ Heure : [09:00] (Fuseau de l'espace de travail : Europe/Budapest) │
│ │
│ Plage de dates (dynamique) : │
│ ● Semaine précédente (Lun-Dim) │
│ ○ 7 derniers jours │
│ ○ Semaine en cours (Lun-Aujourd'hui) │
│ ○ Personnalisé (définir ci-dessous) │
│ │
│ [Retour] [Suivant : Format] │
└─────────────────────────────────────────────────────────┘
Plages de dates dynamiques
Les dates relatives se mettent à jour automatiquement :
Rapports quotidiens :
- Hier
- Aujourd'hui
- Dernières 24 heures
Rapports hebdomadaires :
- Semaine précédente (Lundi - Dimanche)
- 7 derniers jours
- Semaine en cours (Lundi - Aujourd'hui)
- Du lundi au dimanche derniers
Rapports mensuels :
- Mois précédent (1er - dernier jour)
- 30 derniers jours
- Mois en cours (1er - Aujourd'hui)
- Mêmes dates que le mois dernier
Rapports trimestriels :
- Trimestre précédent
- 90 derniers jours
- Trimestre en cours (début du trimestre - Aujourd'hui)
Personnalisé :
- Nombre de jours glissant
- Plages de dates fixes
Exemple :
Rapport planifié : chaque lundi à 9h00
Plage de dates : Semaine précédente (Lun-Dim)
Exécution :
- Lundi 27 jan. → Couvre 20-26 jan.
- Lundi 3 fév. → Couvre 27 jan. - 2 fév.
- Lundi 10 fév. → Couvre 3-9 fév.
...se met à jour automatiquement chaque semaine
Format et livraison du rapport
┌─────────────────────────────────────────┐
│ Format et livraison du rapport │
├─────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Format e-mail : │
│ ● Pièce jointe PDF │
│ ○ Pièce jointe Excel (PRO+) │
│ ○ HTML intégré │
│ ○ PDF et Excel (ENTERPRISE) │
│ │
│ Objet de l'e-mail : │
│ [Résumé hebdomadaire - Semaine {week_num}] │
│ │
│ Variables : {date}, {week_num}, │
│ {month}, {year} │
│ │
│ Corps de l'e-mail : │
│ ┌────────────────────────────────────┐ │
│ │ Bonjour l'équipe, │ │
│ │ │ │
│ │ Veuillez trouver ci-joint le │ │
│ │ résumé hebdomadaire du temps pour │ │
│ │ {date_range}. │ │
│ │ │ │
│ │ Total des heures : {total_hours} │ │
│ │ Facturable : {billable_hours} │ │
│ │ │ │
│ │ Cordialement, │ │
│ │ CADENSA Reporting │ │
│ └────────────────────────────────────┘ │
│ │
│ Inclure le résumé dans l'e-mail : ☑ Oui │
│ │
│ [Retour] [Suivant : Destinataires] │
└─────────────────────────────────────────┘
Options de format :
Pièce jointe PDF :
- Mise en page professionnelle
- Graphiques et tableaux
- Prêt à imprimer
- Taille de fichier la plus petite
Pièce jointe Excel :
- Données modifiables
- Tableaux croisés dynamiques (ENTERPRISE)
- Plusieurs feuilles
- Support des formules
HTML intégré :
- Visualisable dans le client e-mail
- Pas de téléchargement nécessaire
- Compatible mobile
- Accès rapide
PDF et Excel (ENTERPRISE) :
- Le meilleur des deux mondes
- Le client reçoit le PDF, vous conservez l'Excel
- Taille d'e-mail plus importante
Destinataires
┌─────────────────────────────────────────┐
│ Destinataires de l'e-mail │
├─────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Destinataires : │
│ ┌────────────────────────────────────┐ │
│ │ john.doe@company.com │ │
│ │ manager@company.com │ │
│ │ [+ Ajouter un e-mail] │ │
│ └────────────────────────────────────┘ │
│ │
│ Membres de l'espace de travail : │
│ ☑ John Doe (john.doe@company.com) │
│ ☑ Jane Smith (jane.smith@company.com) │
│ ☐ Mike Chen (mike.chen@company.com) │
│ ☐ Tous les responsables │
│ ☐ Tous les membres de l'équipe │
│ │
│ Destinataires externes (ENTERPRISE) : │
│ ☑ client@example.com │
│ ☑ accounting@example.com │
│ │
│ M'envoyer une copie : ☑ Oui │
│ │
│ [Retour] [Enregistrer le planning] │
└─────────────────────────────────────────┘
Options de destinataires :
Membres de l'espace de travail :
- Membres individuels
- Basé sur le rôle (Tous les responsables, Tous les membres)
- Soi-même
Destinataires externes (ENTERPRISE) :
- Clients
- Comptables
- Parties prenantes externes
- Max : 10 e-mails externes par rapport
Limites de destinataires :
- PRO : 5 destinataires par rapport
- ENTERPRISE : 20 destinataires par rapport
Gérer les rapports planifiés
Tableau de bord des rapports planifiés
Accès : Rapports → Rapports planifiés
📅 Rapports planifiés (5 actifs)
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Résumé hebdomadaire de l'équipe │
├─────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Fréquence : chaque lundi à 09:00 │
│ Destinataires : 3 (john@, jane@, manager@) │
│ Dernier envoi : 20 jan. 2026 09:00 │
│ Prochain envoi : 27 jan. 2026 09:00 │
│ Statut : 
Actif │
│ │
│ [Voir le rapport] [Modifier] [Suspendre] [Supprimer] [Envoyer maintenant] │
└─────────────────────────────────────────────────────────┘
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Facturation client mensuelle │
├─────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Fréquence : dernier jour du mois à 17:00 │
│ Destinataires : 8 (5 internes, 3 externes) │
│ Dernier envoi : 31 déc. 2025 17:00 │
│ Prochain envoi : 31 jan. 2026 17:00 │
│ Statut : Actif │
│ │
│ [Voir le rapport] [Modifier] [Suspendre] [Supprimer] [Envoyer maintenant] │
└─────────────────────────────────────────────────────────┘
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐ │ Résumé de temps quotidien │ ├─────────────────────────────────────────────────────────┤ │ Fréquence : quotidien à 18:00 │ │ Destinataires : 1 (john@) │ │ Dernier envoi : 24 jan. 2026 18:00 │ │ Prochain envoi : 25 jan. 2026 18:00 │ │ Statut : ⏸️ Suspendu │ │ │ │ [Voir le rapport] [Modifier] [Reprendre] [Supprimer] [Envoyer maintenant] │ └─────────────────────────────────────────────────────────┘
[+ Créer un nouveau rapport planifié]
Actions
Voir le rapport :
- Aperçu du dernier rapport généré
- Voir le rapport exact envoyé aux destinataires
Modifier :
- Changer la fréquence
- Mettre à jour les destinataires
- Modifier les paramètres du rapport
Suspendre/Reprendre :
- Arrêter temporairement l'envoi
- Reprendre plus tard sans reconfiguration
Supprimer :
- Retirer définitivement le planning
- Action irréversible
Envoyer maintenant :
- Générer et envoyer le rapport immédiatement
- N'affecte pas le planning
Historique des rapports
Journal de livraison
📋 Historique de livraison - Résumé hebdomadaire de l'équipe
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Date Statut Destinataires Taille Actions │
├─────────────────────────────────────────────────────────┤
│ 20 jan., 09:00 Envoyé 3 245 Ko [Télécharger] │
│ 13 jan., 09:00 Envoyé 3 238 Ko [Télécharger] │
│ 6 jan., 09:00 Envoyé 2 221 Ko [Télécharger] │
│ 30 déc., 09:00 Envoyé 3 256 Ko [Télécharger] │
│ 23 déc., 09:00 
Échec 3 - [Réessayer] │
│ Erreur : délai de connexion SMTP dépassé │
│ 16 déc., 09:00 Envoyé 3 229 Ko [Télécharger] │
└─────────────────────────────────────────────────────────┘
Filtres : [30 derniers jours ▼] [Tous les statuts ▼]
Indicateurs de statut :
- Envoyé - Livré avec succès
- ⏳ En cours d'envoi - En cours
- Échec - Erreur de livraison
- ⏸️ Ignoré - Rapport suspendu ou aucune donnée
Rétention :
- PRO : 90 jours
- ENTERPRISE : Illimité
Modèles d'e-mail
Personnaliser le contenu de l'e-mail
Fonctionnalité ENTERPRISE :
┌─────────────────────────────────────────┐
│ Éditeur de modèle d'e-mail │
├─────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Nom du modèle : │
│ [Facture mensuelle client___________] │
│ │
│ Ligne d'objet : │
│ [Facture mensuelle - {month} {year}] │
│ │
│ Corps de l'e-mail : │
│ ┌────────────────────────────────────┐ │
│ │ Cher/Chère {client_name}, │ │
│ │ │ │
│ │ Veuillez trouver ci-joint votre │ │
│ │ facture mensuelle pour {month} │ │
│ │ {year}. │ │
│ │ │ │
│ │ Résumé : │ │
│ │ - Total des heures : {total_hours} │ │
│ │ - Montant facturable : {total_amount} │
│ │ │ │
│ │ Le paiement est dû sous 30 jours. │ │
│ │ │ │
│ │ Cordialement, │ │
│ │ {workspace_owner_name} │ │
│ │ {workspace_name} │ │
│ └────────────────────────────────────┘ │
│ │
│ Variables disponibles : │
│ {client_name}, {month}, {year}, │
│ {total_hours}, {total_amount}, │
│ {billable_hours}, {workspace_name}, │
│ {workspace_owner_name}, {date_range} │
│ │
│ Paramètres de pièce jointe : │
│ Nom de fichier : Invoice_{month}_{year}.pdf │
│ │
│ [Enregistrer le modèle] [Aperçu] [Annuler] │
└─────────────────────────────────────────┘
Personnalisation de la marque (ENTERPRISE) :
- Logo de l'entreprise dans l'en-tête
- Palette de couleurs personnalisée
- Pied de page avec les informations de l'entreprise
- Option marque blanche (retirer la marque CADENSA)
Paramètres de notification
Notifications de livraison
Configurez qui est notifié :
┌─────────────────────────────────────────┐
│ Préférences de notification │
├─────────────────────── ──────────────────┤
│ │
│ Notifier le créateur du rapport quand : │
│ ☑ Le rapport est envoyé avec succès │
│ ☑ La livraison du rapport échoue │
│ ☐ Le rapport n'a pas de données │
│ │
│ Notifier les destinataires quand : │
│ ☑ Le rapport est joint à l'e-mail │
│ ☐ Le rapport est disponible au téléchargement │
│ │
│ Notifications supplémentaires : │
│ ☑ Résumé hebdomadaire (vendredis) │
│ ☑ Récapitulatif mensuel (1er du mois) │
│ ☐ Échecs de livraison uniquement │
│ │
│ [Enregistrer les préférences] │
└─────────────────────────────────────────┘
Cas d'usage
Cas d'usage 1 : Point hebdomadaire d'équipe
Scénario : Un responsable veut un résumé hebdomadaire de l'équipe chaque lundi matin.
Configuration :
- Rapport : Résumé hebdomadaire
- Fréquence : Chaque lundi à 9h00
- Plage de dates : Semaine précédente (Lundi - Dimanche)
- Format : PDF + résumé HTML intégré
- Destinataires : Responsable, chefs d'équipe (5 personnes)
Résultat : L'équipe démarre la semaine avec une vue claire du travail de la semaine précédente.
Cas d'usage 2 : Facturation client mensuelle
Scénario : Une agence facture 8 clients chaque mois et a besoin d'une livraison automatisée des factures.
Configuration :
- Rapport : Rapport personnalisé (modèle de facturation client)
- Fréquence : Dernier jour du mois à 17h00
- Plage de dates : Mois en cours (1er - dernier jour)
- Format : PDF (facture professionnelle)
- Destinataires : client@example.com (externe)
- Modèle : E-mail personnalisé avec conditions de paiement
Résultat : Les clients reçoivent automatiquement leur facture, sans travail manuel.
Cas d'usage 3 : Résumé personnel quotidien
Scénario : Un freelance souhaite un récapitulatif quotidien des heures travaillées.
Configuration :
- Rapport : Résumé quotidien
- Fréquence : Quotidien à 18h00
- Plage de dates : Aujourd'hui
- Format : HTML intégré (sans pièce jointe)
- Destinataires : Lui-même uniquement
Résultat : Bilan de fin de journée sans génération manuelle de rapport.
Cas d'usage 4 : Rapport exécutif trimestriel
Scénario : Une entreprise ENTERPRISE a besoin d'un rapport trimestriel pour la direction générale.
Configuration :
- Rapport : Analyse de rentabilité personnalisée
- Fréquence : Trimestriel (dernier jour du trimestre à 17h00)
- Plage de dates : Trimestre en cours
- Format : Excel + PDF
- Destinataires : PDG, DAF, DOO (interne), membres du conseil (externe)
- Modèle : Résumé exécutif avec indicateurs clés (KPI)
Résultat : La direction reste informée sans avoir à demander de rapports.
Dépannage
Le rapport n'est pas envoyé
Problème : L'heure planifiée est passée mais aucun e-mail n'a été reçu.
Causes possibles :
- Rapport suspendu - Vérifiez le statut (doit être Actif)
- Aucune donnée pour la période - Un rapport vide peut être ignoré
- Problème de livraison d'e-mail - Consultez le journal de livraison pour les erreurs
- E-mail du destinataire invalide - Vérifiez les adresses e-mail
Solutions :
- Reprenez le rapport suspendu
- Vérifiez le paramètre "Envoyer même si vide"
- Consultez le journal de livraison, contactez le support
- Mettez à jour les adresses e-mail des destinataires
L'e-mail arrive dans les spams
Problème : Les destinataires ne voient pas les rapports, trouvés dans le dossier spam.
Solutions :
- Ajoutez noreply@cadensa.io aux contacts
- Ajoutez le domaine cadensa.io à la liste blanche
- Utilisez un domaine d'e-mail personnalisé ENTERPRISE
- Réduisez la taille de la pièce jointe (utilisez Excel plutôt que les deux)
Plage de dates incorrecte
Problème : Le rapport affiche une plage de dates incorrecte.
Cause : Décalage de fuseau horaire ou configuration de plage de dates.
Solution :
- Vérifiez le paramètre de fuseau horaire de l'espace de travail
- Vérifiez la configuration "Plage de dates dynamique"
- Testez avec "Envoyer maintenant" avant de planifier
- Modifiez le planning pour corriger la logique de plage de dates
Taille de fichier trop importante
Problème : L'e-mail a rebondi en raison d'une pièce jointe volumineuse (>25 Mo).
Solutions :
- Réduisez la plage de dates (mensuel plutôt que trimestriel)
- Utilisez le PDF plutôt qu'Excel (fichier plus petit)
- Limitez les dimensions dans les rapports personnalisés
- Utilisez un "lien de téléchargement" plutôt qu'une pièce jointe (ENTERPRISE)
Bonnes pratiques
À faire
- Testez d'abord - Utilisez "Envoyer maintenant" avant de planifier
- Utilisez des dates relatives - "Semaine précédente" plutôt que "20-26 jan."
- Nommage clair - Des noms de planning descriptifs
- Vérifiez régulièrement - Consultez le journal de livraison chaque mois
- Optimisez les destinataires - N'envoyez qu'à ceux qui en ont besoin
- Définissez des horaires sensés - 9h pour le quotidien, 17h pour le mensuel
- Documentez les modèles - Ajoutez des notes sur l'objectif du rapport
À ne pas faire
- Ne planifiez pas trop - Trop d'e-mails = e-mails ignorés
- N'utilisez pas de dates fixes - Les rapports deviennent obsolètes
- N'ignorez pas les échecs - Corrigez rapidement les erreurs de livraison
- Ne spammez pas les externes - Limitez les rapports aux destinataires externes
- N'envoyez pas de fichiers volumineux - Optimisez la taille du rapport
- N'oubliez pas le fuseau horaire - Assurez une heure de livraison correcte
Fonctionnalités avancées (ENTERPRISE)
Livraison conditionnelle
Envoyer des rapports uniquement si des conditions sont remplies :
┌─────────────────────────────────────────┐
│ Règles de livraison conditionnelle │
├─────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Envoyer le rapport uniquement si : │
│ │
│ ☑ Total des heures > 0 │
│ ☑ Montant facturable > 1 000 € │
│ ☐ Budget dépassé sur un projet │
│ ☐ Un membre a travaillé > 50 heures/semaine │
│ │
│ Si les conditions ne sont pas remplies : │
│ ● Ignorer cet envoi │
│ ○ Envoyer le rapport vide quand même │
│ ○ Envoyer une notification (sans rapport) │
│ │
│ [Enregistrer les règles] │
└─────────────────────────────────────────┘
Regroupements multi-rapports
Combinez plusieurs rapports dans un seul e-mail :
┌─────────────────────────────────────────┐
│ Regroupement de rapports │
├─────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Nom du regroupement : │
│ [Package exécutif mensuel_______] │
│ │
│ Rapports inclus : │
│ ☑ Résumé mensuel │
│ ☑ Rentabilité de projet │
│ ☑ Performance d'équipe │
│ ☑ Utilisation du budget │
│ │
│ Livraison : │
│ ● Un seul e-mail avec 4 pièces jointes │
│ ○ PDF combiné (fusionné) │
│ ○ Fichier Zip │
│ │
│ [Enregistrer le regroupement] │
└─────────────────────────────────────────┘
Prochaines étapes
- Rapports personnalisés → - Créer des rapports à planifier
- Rapports avancés → - Analyses prédéfinies
- Rapports de base → - Rapports standard
- Paramètres e-mail → - Configurer les préférences e-mail
Besoin d'aide ?
- E-mail : support@cadensa.io
- Communauté : community.cadensa.io
- FAQ : FAQ Rapports planifiés
- Tutoriel : Vidéo : Configurer votre premier rapport planifié