Geplante Berichte
Geplante Berichte erfordern das PRO- oder ENTERPRISE-Paket. FREE-Paket-Benutzer müssen Berichte manuell erstellen.
Übersicht
Geplante Berichte automatisieren die Erstellung und Zustellung deiner gespeicherten Berichte. Einmal einrichten und automatisch Berichte per E-Mail in der gewählten Häufigkeit erhalten.
Vorteile:
- ⏰ Zeitersparnis — keine manuelle Erstellung erforderlich
- E-Mail-Zustellung — Berichte werden automatisch an den Posteingang gesendet
- mehrere Empfänger — mit deinem Team teilen
- konsistentes Format — jedes Mal derselbe Bericht
Einen geplanten Bericht erstellen
- Gehe zu Berichte und konfiguriere deine Filter + Vorlage
- klicke auf „Als Bericht speichern"
- aktiviere im Speicherdialog den Umschalter Planen
- Häufigkeit und Empfänger konfigurieren
- klicke auf Speichern
Du kannst den Zeitplan auch bei jedem bestehenden gespeicherten Bericht bearbeiten.
Zeitplan-Konfiguration
Häufigkeitsoptionen
| Häufigkeit | PRO | ENTERPRISE |
|---|---|---|
| wöchentlich (bestimmter Wochentag) |  | |
| benutzerdefinierter Cron-Ausdruck | — | ⏳ Demnächst verfügbar |
Cron-basierte individuelle Planung (täglich, zweiwöchentlich, monatlich, vierteljährlich usw.) ist für ENTERPRISE geplant und derzeit demnächst verfügbar.
Berichtsformat
| Format | PRO | ENTERPRISE |
|---|---|---|
| PDF-Anhang | | |
| Excel-Anhang | | |
Häufigkeitskonfigurations-Bildschirm
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Zeitplan-Häufigkeit │
├─────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Berichtsname: │
│ [Wöchentliche Teamzusammenfassung_________________] │
│ │
│ Häufigkeit: │
│ ○ Täglich (ENTERPRISE) │
│ ● Wöchentlich │
│ ○ Zweiwöchentlich (ENTERPRISE) │
│ ○ Monatlich │
│ ○ Vierteljährlich (ENTERPRISE) │
│ ○ Jährlich (ENTERPRISE) │
│ ○ Individuell (ENTERPRISE) │
│ │
│ Wöchentliche Konfiguration: │
│ Senden am: ☑ Montag ☐ Dienstag ☐ Mittwoch │
│ ☐ Donnerstag ☐ Freitag ☐ Samstag │
│ ☐ Sonntag │
│ │
│ Uhrzeit: [09:00] (Arbeitsbereichs-Zeitzone: Europe/Budapest) │
│ │
│ Zeitraum (Dynamisch): │
│ ● Vorherige Woche (Mo-So) │
│ ○ Letzte 7 Tage │
│ ○ Aktuelle Woche (Mo-Heute) │
│ ○ Individuell (unten definieren) │
│ │
│ [Zurück] [Weiter: Format] │
└─────────────────────────────────────────────────────────┘
Dynamische Zeiträume
Relative Daten aktualisieren sich automatisch:
Tägliche Berichte:
- gestern
- heute
- letzte 24 Stunden
Wöchentliche Berichte:
- vorherige Woche (Montag - Sonntag)
- letzte 7 Tage
- aktuelle Woche (Montag - Heute)
- letzter Montag - Sonntag
Monatliche Berichte:
- vorheriger Monat (1. - letzter Tag)
- letzte 30 Tage
- aktueller Monat (1. - Heute)
- letzter Monat gleiche Daten
Vierteljährliche Berichte:
- vorheriges Quartal
- letzte 90 Tage
- aktuelles Quartal (Quartalsbeginn - Heute)
Individuell:
- rollierende X Tage
- feste Zeiträume
Beispiel:
Bericht geplant: jeden Montag um 9:00 Uhr
Zeitraum: vorherige Woche (Mo-So)
Ausführung:
- Montag, 27. Jan. → deckt 20.-26. Jan. ab
- Montag, 3. Feb. → deckt 27. Jan. - 2. Feb. ab
- Montag, 10. Feb. → deckt 3.-9. Feb. ab
...aktualisiert sich jede Woche automatisch
Berichtsformat
┌─────────────────────────────────────────┐
│ Berichtsformat & Zustellung │
├─────────────────────────────────────────┤
│ │
│ E-Mail-Format: │
│ ● PDF-Anhang │
│ ○ Excel-Anhang (PRO+) │
│ ○ Inline-HTML │
│ ○ sowohl PDF als auch Excel (ENTERPRISE)│
│ │
│ E-Mail-Betreff: │
│ [Wochenzusammenfassung - Woche {week_num}] │
│ │
│ Variablen: {date}, {week_num}, │
│ {month}, {year} │
│ │
│ E-Mail-Text: │
│ ┌──────────────── ────────────────────┐ │
│ │ Hallo Team, │ │
│ │ │ │
│ │ anbei die wöchentliche Zeit- │ │
│ │ zusammenfassung für {date_range}. │ │
│ │ │ │
│ │ Gesamtstunden: {total_hours} │ │
│ │ Abrechenbar: {billable_hours} │ │
│ │ │ │
│ │ Beste Grüße, │ │
│ │ CADENSA-Berichterstattung │ │
│ └────────────────────────────────────┘ │
│ │
│ Zusammenfassung in E-Mail einbeziehen: ☑ Ja │
│ │
│ [Zurück] [Weiter: Empfänger] │
└─────────────────────────────────────────┘
Formatoptionen:
PDF-Anhang:
- professionelles Layout
- Diagramme und Tabellen
- druckfertig
- kleinste Dateigröße
Excel-Anhang:
- bearbeitbare Daten
- Pivot-Tabellen (ENTERPRISE)
- mehrere Arbeitsblätter
- Formelunterstützung
Inline-HTML:
- im E-Mail-Client ansehen
- kein Download nötig
- mobilfreundlich
- schneller Zugriff
Sowohl PDF als auch Excel (ENTERPRISE):
- das Beste aus beiden Welten
- Kunde erhält PDF, du behältst Excel
- größere E-Mail-Größe
Empfänger
┌─────────────────────────────────────────┐
│ E-Mail-Empfänger │
├─────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Empfänger: │
│ ┌────────────────────────────────────┐ │
│ │ john.doe@company.com │ │
│ │ manager@company.com │ │
│ │ [+ E-Mail hinzufügen] │ │
│ └────────────────────────────────────┘ │
│ │
│ Arbeitsbereichsmitglieder: │
│ ☑ John Doe (john.doe@company.com) │
│ ☑ Jane Smith (jane.smith@company.com) │
│ ☐ Mike Chen (mike.chen@company.com) │
│ ☐ Alle Manager │
│ ☐ Alle Teammitglieder │
│ │
│ Externe Empfänger (ENTERPRISE): │
│ ☑ client@example.com │
│ ☑ accounting@example.com │
│ │
│ Kopie an mich selbst senden: ☑ Ja │
│ │
│ [Zurück] [Zeitplan speichern] │
└─────────────────────────────────────────┘
Empfängeroptionen:
Arbeitsbereichsmitglieder:
- einzelne Mitglieder
- rollenbasiert (alle Manager, alle Mitglieder)
- ich selbst
Externe Empfänger (ENTERPRISE):
- Kunden
- Buchhalter
- externe Stakeholder
- max. 10 externe E-Mails pro Bericht
Empfängerlimits:
- PRO: 5 Empfänger pro Bericht
- ENTERPRISE: 20 Empfänger pro Bericht
Geplante Berichte verwalten
Dashboard für geplante Berichte
Zugriff: Berichte → Geplante Berichte
📅 Geplante Berichte (5 aktiv)
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Wöchentliche Teamzusammenfassung │
├─────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Häufigkeit: jeden Montag um 09:00 │
│ Empfänger: 3 (john@, jane@, manager@) │
│ Zuletzt gesendet: 20. Jan. 2026 09:00 │
│ Nächster Versand: 27. Jan. 2026 09:00 │
│ Status: 
Aktiv │
│ │
│ [Bericht ansehen] [Bearbeiten] [Pausieren] [Löschen] [Jetzt senden] │
└─────────────────────────────────────────────────────────┘
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Monatliche Kundenabrechnung │
├─────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Häufigkeit: letzter Tag des Monats um 17:00 │
│ Empfänger: 8 (5 intern, 3 extern) │
│ Zuletzt gesendet: 31. Dez. 2025 17:00 │
│ Nächster Versand: 31. Jan. 2026 17:00 │
│ Status: Aktiv │
│ │
│ [Bericht ansehen] [Bearbeiten] [Pausieren] [Löschen] [Jetzt senden] │
└─────────────────────────────────────────────────────────┘
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐ │ Tägliche Zeitzusammenfassung │ ├─────────────────────────────────────────────────────────┤ │ Häufigkeit: täglich um 18:00 │ │ Empfänger: 1 (john@) │ │ Zuletzt gesendet: 24. Jan. 2026 18:00 │ │ Nächster Versand: 25. Jan. 2026 18:00 │ │ Status: ⏸️ Pausiert │ │ │ │ [Bericht ansehen] [Bearbeiten] [Fortsetzen] [Löschen] [Jetzt senden] │ └─────────────────────────────────────────────────────────┘
[+ Neuen geplanten Bericht erstellen]
Aktionen
Bericht ansehen:
- Vorschau des zuletzt erstellten Berichts
- den genauen an Empfänger gesendeten Bericht ansehen
Bearbeiten:
- Häufigkeit ändern
- Empfänger aktualisieren
- Berichtseinstellungen ändern
Pausieren/Fortsetzen:
- Versand vorübergehend stoppen
- später ohne Neukonfiguration fortsetzen
Löschen:
- Zeitplan dauerhaft entfernen
- kann nicht rückgängig gemacht werden
Jetzt senden:
- Bericht sofort erstellen und senden
- beeinflusst den Zeitplan nicht
Berichtsverlauf
Zustellprotokoll
📋 Zustellhistorie - Wöchentliche Teamzusammenfassung
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Datum Status Empfänger Dateigröße Aktionen │
├─────────────────────────────────────────────────────────┤
│ 20. Jan., 09:00 Gesendet 3 245 KB [Herunterladen] │
│ 13. Jan., 09:00 Gesendet 3 238 KB [Herunterladen] │
│ 6. Jan., 09:00 Gesendet 2 221 KB [Herunterladen] │
│ 30. Dez., 09:00 Gesendet 3 256 KB [Herunterladen] │
│ 23. Dez., 09:00 
Fehlgeschlagen 3 - [Erneut versuchen] │
│ Fehler: SMTP-Verbindungs-Timeout │
│ 16. Dez., 09:00 Gesendet 3 229 KB [Herunterladen] │
└─────────────────────────────────────────────────────────┘
Filter: [Letzte 30 Tage ▼] [Alle Status ▼]
Statusanzeigen:
- Gesendet - erfolgreich zugestellt
- ⏳ Wird gesendet - in Bearbeitung
- Fehlgeschlagen - Zustellfehler
- ⏸️ Übersprungen - Bericht pausiert oder keine Daten
Aufbewahrung:
- PRO: 90 Tage
- ENTERPRISE: unbegrenzt
E-Mail-Vorlagen
E-Mail-Inhalt anpassen
ENTERPRISE-Funktion:
┌─────────────────────────────────────────┐
│ E-Mail-Vorlagen-Editor │
├─────────────────────────────── ──────────┤
│ │
│ Vorlagenname: │
│ [Monatliche Kundenrechnung__________] │
│ │
│ Betreffzeile: │
│ [Monatliche Rechnung - {month} {year}] │
│ │
│ E-Mail-Text: │
│ ┌────────────────────────────────────┐ │
│ │ Sehr geehrte(r) {client_name}, │ │
│ │ │ │
│ │ anbei Ihre monatliche Rechnung │ │
│ │ für {month} {year}. │ │
│ │ │ │
│ │ Zusammenfassung: │ │
│ │ - Gesamtstunden: {total_hours} │ │
│ │ - Abrechenbarer Betrag: {total_amount} │
│ │ │ │
│ │ Zahlung ist innerhalb von 30 Tagen │ │
│ │ fällig. │ │
│ │ │ │
│ │ Beste Grüße, │ │
│ │ {workspace_owner_name} │ │
│ │ {workspace_name} │ │
│ └────────────────────────────────────┘ │
│ │
│ Verfügbare Variablen: │
│ {client_name}, {month}, {year}, │
│ {total_hours}, {total_amount}, │
│ {billable_hours}, {workspace_name}, │
│ {workspace_owner_name}, {date_range} │
│ │
│ Anhangseinstellungen: │
│ Dateiname: Rechnung_{month}_{year}.pdf │
│ │
│ [Vorlage speichern] [Vorschau] [Abbrechen] │
└─────────────────────────────────────────┘
Individuelles Branding (ENTERPRISE):
- Firmenlogo in der Kopfzeile
- individuelles Farbschema
- Fußzeile mit Firmeninformationen
- White-Label-Option (CADENSA-Branding entfernen)
Benachrichtigungseinstellungen
Zustellbenachrichtigungen
Konfiguriere, wer benachrichtigt wird:
┌─────────────────────────────────────────┐
│ Benachrichtigungspräferenzen │
├─────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Berichtsersteller benachrichtigen, wenn: │
│ ☑ Bericht erfolgreich gesendet │
│ ☑ Berichtszustellung fehlgeschlagen │
│ ☐ Bericht hat keine Daten │
│ │
│ Empfänger benachrichtigen, wenn: │
│ ☑ Bericht der E-Mail angehängt │
│ ☐ Bericht zum Download verfügbar │
│ │
│ Zusätzliche Benachrichtigungen: │
│ ☑ wöchentliche Zusammenfassung (freitags) │
│ ☑ monatliche Übersicht (1. des Monats) │
│ ☐ nur Zustellfehler │
│ │
│ [Präferenzen speichern] │
└─────────────────────────────────────────┘
Anwendungsfälle
Anwendungsfall 1: Wöchentliches Team-Check-in
Szenario: Manager möchte jeden Montagmorgen eine wöchentliche Teamzusammenfassung.
Konfiguration:
- Bericht: Wochenzusammenfassung
- Häufigkeit: jeden Montag um 9:00 Uhr
- Zeitraum: vorherige Woche (Montag - Sonntag)
- Format: PDF + Inline-HTML-Zusammenfassung
- Empfänger: Manager, Teamleiter (5 Personen)
Ergebnis: das Team startet die Woche mit einer klaren Übersicht über die Arbeit der letzten Woche.
Anwendungsfall 2: Monatliche Kundenabrechnung
Szenario: Agentur rechnet 8 Kunden monatlich ab, benötigt automatisierte Rechnungszustellung.
Konfiguration:
- Bericht: benutzerdefinierter Bericht (Kundenabrechnungsvorlage)
- Häufigkeit: letzter Tag des Monats um 17:00 Uhr
- Zeitraum: aktueller Monat (1. - letzter Tag)
- Format: PDF (professionelle Rechnung)
- Empfänger: client@example.com (extern)
- Vorlage: individuelle E-Mail mit Zahlungsbedingungen
Ergebnis: Kunden erhalten die Rechnung automatisch, keine manuelle Arbeit erforderlich.
Anwendungsfall 3: Tägliche persönliche Zusammenfassung
Szenario: Freelancer möchte eine tägliche Übersicht der geleisteten Stunden.
Konfiguration:
- Bericht: Tageszusammenfassung
- Häufigkeit: täglich um 18:00 Uhr
- Zeitraum: heute
- Format: Inline-HTML (kein Anhang)
- Empfänger: nur ich selbst
Ergebnis: Tagesabschluss-Überprüfung ohne manuelle Berichtserstellung.
Anwendungsfall 4: Vierteljährlicher Führungsbericht
Szenario: Unternehmen benötigt einen vierteljährlichen Bericht für die Geschäftsleitung.
Konfiguration:
- Bericht: benutzerdefinierte Rentabilitätsanalyse
- Häufigkeit: vierteljährlich (letzter Tag des Quartals um 17:00 Uhr)
- Zeitraum: aktuelles Quartal
- Format: Excel + PDF
- Empfänger: CEO, CFO, COO (intern), Vorstandsmitglieder (extern)
- Vorlage: Führungszusammenfassung mit KPIs
Ergebnis: die Führungsebene bleibt informiert, ohne Berichte anfordern zu müssen.
Fehlerbehebung
Bericht wird nicht gesendet
Problem: geplante Zeit ist verstrichen, aber keine E-Mail erhalten.
Mögliche Ursachen:
- Bericht pausiert - Status prüfen (sollte Aktiv sein)
- keine Daten für den Zeitraum - leerer Bericht könnte übersprungen werden
- Zustellproblem - Zustellprotokoll auf Fehler prüfen
- Empfänger-E-Mail ungültig - E-Mail-Adressen überprüfen
Lösungen:
- pausierten Bericht fortsetzen
- Einstellung „Auch senden, wenn leer" prüfen
- Zustellprotokoll überprüfen, Support kontaktieren
- Empfänger-E-Mail-Adressen aktualisieren
E-Mail landet im Spam
Problem: Empfänger sehen Berichte nicht, finden sie im Spam-Ordner.
Lösungen:
- noreply@cadensa.io zu den Kontakten hinzufügen
- cadensa.io-Domain auf die Whitelist setzen
- ENTERPRISE-individuelle Domain-E-Mail verwenden
- Anhangsgröße reduzieren (Excel statt beides verwenden)
Falscher Zeitraum
Problem: Bericht zeigt einen falschen Zeitraum.
Ursache: Zeitzonen-Diskrepanz oder Zeitraum-Konfiguration.
Lösung:
- Arbeitsbereichs-Zeitzoneneinstellung überprüfen
- „Dynamischer Zeitraum"-Konfiguration prüfen
- vor der Planung mit „Jetzt senden" testen
- Zeitplan bearbeiten, um die Zeitraumlogik zu korrigieren
Dateigröße zu groß
Problem: E-Mail wegen zu großem Anhang (>25 MB) abgewiesen.
Lösungen:
- Zeitraum reduzieren (monatlich statt vierteljährlich)
- PDF statt Excel verwenden (kleinere Datei)
- Dimensionen in benutzerdefinierten Berichten begrenzen
- „Download-Link" statt Anhang verwenden (ENTERPRISE)
Best Practices
Empfehlenswert
- zuerst testen - „Jetzt senden" vor der Planung verwenden
- relative Zeiträume verwenden - „vorherige Woche" statt „20.-26. Jan."
- klare Benennung - aussagekräftige Zeitplannamen
- regelmäßig überprüfen - Zustellprotokoll monatlich prüfen
- Empfänger optimieren - nur an diejenigen senden, die es brauchen
- sinnvolle Zeiten festlegen - 9 Uhr für täglich, 17 Uhr für monatlich
- Vorlagen dokumentieren - Notizen zum Berichtszweck hinzufügen
Nicht empfehlenswert
- nicht zu viel planen - zu viele E-Mails = ignorierte E-Mails
- keine festen Daten verwenden - Berichte werden veraltet
- Fehler nicht ignorieren - Zustellfehler zeitnah beheben
- Externe nicht zuspammen - Berichte an externe Empfänger begrenzen
- keine riesigen Dateien senden - Berichtsgröße optimieren
- Zeitzone nicht vergessen - korrekte Zustellzeit sicherstellen
Erweiterte Funktionen (ENTERPRISE)
Bedingte Zustellung
Berichte nur senden, wenn Bedingungen erfüllt sind:
┌─────────────────────────────────────────┐
│ Regeln für bedingte Zustellung │
├─────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Bericht nur senden, wenn: │
│ │
│ ☑ Gesamtstunden > 0 │
│ ☑ abrechenbarer Betrag > 1.000€ │
│ ☐ Budget bei einem Projekt überschritten │
│ ☐ Teammitglied hat > 50 Stunden/Woche gearbeitet │
│ │
│ Wenn Bedingungen nicht erfüllt sind: │
│ ● diese Zustellung überspringen │
│ ○ leeren Bericht trotzdem senden │
│ ○ Benachrichtigung senden (kein Bericht) │
│ │
│ [Regeln speichern] │
└─────────────────────────────────────────┘
Mehrfach-Berichtsbündel
Mehrere Berichte in einer E-Mail kombinieren:
┌─────────────────────────────────────────┐
│ Berichtsbündel │
├─────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Bündelname: │
│ [Monatliches Führungspaket_________] │
│ │
│ Enthaltene Berichte: │
│ ☑ Monatszusammenfassung │
│ ☑ Projektrentabilität │
│ ☑ Teamleistung │
│ ☑ Budgetauslastung │
│ │
│ Zustellung: │
│ ● eine E-Mail mit 4 Anhängen │
│ ○ kombiniertes PDF (zusammengeführt) │
│ ○ Zip-Datei │
│ │
│ [Bündel speichern] │
└─────────────────────────────────────────┘
Nächste Schritte
- Benutzerdefinierte Berichte → - Berichte zum Planen erstellen
- Erweiterte Berichte → - vordefinierte Analysen
- Einfache Berichte → - Standardberichte
- E-Mail-Einstellungen → - E-Mail-Präferenzen konfigurieren
Brauchst du Hilfe?
- E-Mail: support@cadensa.io
- Community: community.cadensa.io
- FAQ: Geplante Berichte FAQ
- Tutorial: Video: Deinen ersten geplanten Bericht einrichten