Ütemezett Jelentések
PRO+ Funkció
Az ütemezett jelentések PRO vagy ENTERPRISE csomagot igényelnek. Az INGYENES csomag felhasználóinak manuálisan kell generálniuk a jelentéseket.
Áttekintés
Az ütemezett jelentések automatizálják a legfontosabb jelentéseid generálását és kézbesítését. Állítsd be egyszer, és kapd meg a jelentéseket automatikusan emailben a választott gyakorisággal—naponta, hetente, havonta vagy egyéni időközönként.
Előnyök:
- Időmegtakarítás - Nincs szükség manuális generálásra
- Email kézbesítés - Jelentések automatikusan a postaládába
- Csapat terjesztés - Megosztás az érdekeltekkel
- Konzisztencia - Ugyanaz a jelentésformátum minden alkalommal
- Ismétlődő - Napi, heti, havi vagy egyéni
- Mobil-barát - Fogadás bármilyen eszközön
Ütemezett Jelentések Létrehozása
1. Módszer: Meglévő Jelentésből
Lépések:
- Generálj bármilyen jelentést (Alapvető, Haladó vagy Egyéni)
- Ellenőrizd a jelentést, hogy helyes-e
- Kattints az "Jelentés Ütemezése" gombra
- Állítsd be az ütemezési beállításokat
- Kattints a "Ütemezés Mentése" gombra
Példa:
┌─────────────────────────────────────────┐
│ Jelentés Ütemezése │
├─────────────────────────────────────────┤
│ Jelentés: Heti Összesítés │
│ Jelenlegi Szűrők: Ez a Hét, Minden Proj.│
│ │
│ [Tovább az Ütemezési Beállításokhoz] │
└─────────────────────────────────────────┘
2. Módszer: Nulláról
Lépések:
- Navigálj: Jelentések → Ütemezett Jelentések
- Kattints az "Új Ütemezés Létrehozása" gombra
- Válassz jelentéstípust
- Állítsd be a jelentés beállításait
- Állítsd be az ütemezés gyakoriságát
- Adj hozzá címzetteket
- Kattints az "Ütemezés Mentése" gombra
Ütemezés Beállítása
Gyakoriság Opciók
| Gyakoriság | PRO | ENTERPRISE |
|---|---|---|
| Hetente (meghatározott hét napja) | ||
| Egyéni cron kifejezés | — | Hamarosan |
ENTERPRISE egyéni ütemezés
Az egyéni cron-alapú ütemezés (napi, kéthetente, havonta, negyedévente stb.) az ENTERPRISE csomag számára van tervezve és jelenleg Hamarosan státuszban van.
Jelentésformátum
| Formátum | PRO | ENTERPRISE |
|---|---|---|
| PDF csatolmány | ||
| Excel csatolmány |
Gyakoriság Beállítási Képernyő
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Ütemezés Gyakorisága │
├─────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Jelentés Neve: │
│ [Heti Csapat Összesítő_________________________]│
│ │
│ Gyakoriság: │
│ ○ Naponta (ENTERPRISE) │
│ ● Hetente │
│ ○ Kéthetente (ENTERPRISE) │
│ ○ Havonta │
│ ○ Negyedévente (ENTERPRISE) │
│ ○ Évente (ENTERPRISE) │
│ ○ Egyéni (ENTERPRISE) │
│ │
│ Heti Beállítás: │
│ Küldés minden: Hétfő Kedd Szerda │
│ Csütörtök Péntek Szombat │
│ Vasárnap │
│ │
│ Időpont: [09:00] (Munkaterület időzóna: Europe/Budapest)│
│ │
│ Dátumtartomány (Dinamikus): │
│ ● Előző Hét (Hétfő-Vasárnap) │
│ ○ Utolsó 7 Nap │
│ ○ Aktuális Hét (Hétfő-Ma) │
│ ○ Egyéni (alább definiálva) │
│ │
│ [Vissza] [Tovább: Formátum] │
└─────────────────────────────────────────────────────────┘
Dinamikus Dátumtartományok
A relatív dátumok automatikusan frissülnek:
Napi Jelentések:
- Tegnap
- Ma
- Utolsó 24 óra
Heti Jelentések:
- Előző Hét (Hétfő - Vasárnap)
- Utolsó 7 Nap
- Aktuális Hét (Hétfő - Ma)
- Múlt Hétfő - Vasárnap
Havi Jelentések:
- Előző Hónap (1. - Utolsó nap)
- Utolsó 30 Nap
- Aktuális Hónap (1. - Ma)
- Múlt Hónap Ugyanazon Dátumok
Negyedéves Jelentések:
- Előző Negyedév
- Utolsó 90 Nap
- Aktuális Negyedév (Q kezdete - Ma)
Egyéni:
- Gördülő X nap
- Fix dátumtartományok
Példa:
Jelentés ütemezve: Minden hétfőn 9:00-kor
Dátumtartomány: Előző Hét (Hétfő-Vasárnap)
Végrehajtás:
- Hétfő, jan. 27 → Lefedi jan. 20-26
- Hétfő, feb. 3 → Lefedi jan. 27 - feb. 2
- Hétfő, feb. 10 → Lefedi feb. 3-9
...automatikusan frissül minden héten
Jelentés Formátum
┌─────────────────────────────────────────┐
│ Jelentés Formátum & Kézbesítés │
├─────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Email Formátum: │
│ ● PDF Melléklet │
│ ○ Excel Melléklet (PRO+) │
│ ○ Inline HTML │
│ ○ PDF és Excel is (ENTERPRISE) │
│ │
│ Email Tárgy: │
│ [Heti Összesítő - {week_num}. hét] │
│ │
│ Változók: {date}, {week_num}, │
│ {month}, {year} │
│ │
│ Email Törzs: │
│ ┌────────────────────────────────────┐ │
│ │ Sziasztok, │ │
│ │ │ │
│ │ Mellékeltük a heti időösszesítőt │ │
│ │ {date_range} időszakról. │ │
│ │ │ │
│ │ Összes óra: {total_hours} │ │
│ │ Számlázható: {billable_hours} │ │
│ │ │ │
│ │ Üdvözlettel, │ │
│ │ CADENSA Jelentéskészítő │ │
│ └────────────────────────────────────┘ │
│ │
│ Összesítő Emailben: Igen │
│ │
│ [Vissza] [Tovább: Címzettek]│
└─────────────────────────────────────────┘
Formátum opciók:
PDF Melléklet:
- Professzionális kinézet
- Diagramok és táblák
- Nyomtatásra kész
- Legkisebb fájlméret
Excel Melléklet:
- Szerkeszthető adatok
- Pivot táblák (ENTERPRISE)
- Több munkalap
- Formula támogatás
Inline HTML:
- Megtekintés email kliensben
- Nincs szükség letöltésre
- Mobil-barát
- Gyors hozzáférés
PDF és Excel is (ENTERPRISE):
- Mindkettő előnyei
- Ügyfél PDF-et kap, te megtartod az Excel-t
- Nagyobb email méret
Címzettek
┌─────────────────────────────────────────┐
│ Email Címzettek │
├─────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Címzettek: │
│ ┌────────────────────────────────────┐ │
│ │ kovacs.janos@ceg.hu │ │
│ │ menedzser@ceg.hu │ │
│ │ [+ Email Hozzáadása] │ │
│ └────────────────────────────────────┘ │
│ │
│ Munkaterület Tagok: │
│ Kovács János (kovacs.janos@ceg.hu) │
│ Szabó Eszter (szabo.eszter@ceg.hu) │
│ Tóth Mihály (toth.mihaly@ceg.hu) │
│ Minden Menedzser │
│ Minden Csapattag │
│ │
│ Külső Címzettek (ENTERPRISE): │
│ ugyfel@pelda.hu │
│ szamvitel@pelda.hu │
│ │
│ Másolat Magamnak: Igen │
│ │
│ [Vissza] [Ütemezés Mentése]│
└─────────────────────────────────────────┘
Címzett opciók:
Munkaterület Tagok:
- Egyedi tagok
- Szerepkör-alapú (Minden Menedzser, Minden Tag)
- Saját magad
Külső Címzettek (ENTERPRISE):
- Ügyfelek
- Könyvelők
- Külső érdekelt felek
- Maximum: 10 külső email jelentésenként
Címzett Korlátok:
- PRO: 5 címzett jelentésenként
- ENTERPRISE: 20 címzett jelentésenként
Ütemezett Jelentések Kezelése
Ütemezett Jelentések Irányítópult
Elérés: Jelentések → Ütemezett Jelentések
Ütemezett Jelentések (5 Aktív)
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Heti Csapat Összesítő │
├─────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Gyakoriság: Minden hétfőn 09:00-kor │
│ Címzettek: 3 (kovacs@, szabo@, menedzser@)│
│ Utoljára Küldve: 2026. jan. 20, 09:00 │
│ Következő Küldés: 2026. jan. 27, 09:00 │
│ Státusz: Aktív │
│ │
│ [Jelentés Megtekint] [Szerk.] [Szünet] [Törlés] [Küldés Most]│
└─────────────────────────────────────────────────────────┘
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Havi Ügyfél Számlázás │
├─────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Gyakoriság: Hónap utolsó napja 17:00-kor│
│ Címzettek: 8 (5 belső, 3 külső) │
│ Utoljára Küldve: 2025. dec. 31, 17:00 │
│ Következő Küldés: 2026. jan. 31, 17:00 │
│ Státusz: Aktív │
│ │
│ [Jelentés Megtekint] [Szerk.] [Szünet] [Törlés] [Küldés Most]│
└─────────────────────────────────────────────────────────┘
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Napi Idő Összesítő │
├─────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Gyakoriság: Naponta 18:00-kor │
│ Címzettek: 1 (kovacs@) │
│ Utoljára Küldve: 2026. jan. 24, 18:00 │
│ Következő Küldés: 2026. jan. 25, 18:00 │
│ Státusz: Szüneteltetve │
│ │
│ [Jelentés Megtekint] [Szerk.] [Folytatás] [Törlés] [Küldés Most]│
└─────────────────────────────────────────────────────────┘
[+ Új Ütemezett Jelentés Létrehozása]
Műveletek
Jelentés Megtekintése:
- Utoljára generált jelentés előnézete
- Címzetteknek küldött pontos jelentés megtekintése
Szerkesztés:
- Gyakoriság módosítása
- Címzettek frissítése
- Jelentés beállítások módosítása
Szüneteltetés/Folytatás:
- Ideiglenesen leállítja a küldést
- Később folytatás újrakonfigurálás nélkül
Törlés:
- Végleges eltávolítás
- Nem visszavonható
Küldés Most:
- Jelentés azonnali generálása és küldése
- Nem befolyásolja az ütemezést
Jelentés Előzmények
Kézbesítési Napló
Kézbesítési Előzmények - Heti Csapat Összesítő
┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Dátum Státusz Címzettek Fájlméret Műveletek│
├─────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Jan 20, 09:00 Küldve 3 245 KB [Letöltés]│
│ Jan 13, 09:00 Küldve 3 238 KB [Letöltés]│
│ Jan 6, 09:00 Küldve 2 221 KB [Letöltés] │
│ Dec 30, 09:00 Küldve 3 256 KB [Letöltés]│
│ Dec 23, 09:00 Sikertelen 3 - [Újra] │
│ Hiba: SMTP kapcsolat időtúllépés │
│ Dec 16, 09:00 Küldve 3 229 KB [Letöltés]│
└─────────────────────────────────────────────────────────┘
Szűrők: [Utolsó 30 Nap ▼] [Minden Státusz ▼]
Státusz jelzők:
- Küldve - Sikeresen kézbesítve
- Küldés alatt - Folyamatban
- Sikertelen - Kézbesítési hiba
- Kihagyva - Jelentés szüneteltetve vagy nincs adat
Megőrzés:
- PRO: 90 nap
- ENTERPRISE: Korlátlan
Email Sablonok
Email Tartalom Testreszabása
ENTERPRISE funkció:
┌─────────────────────────────────────────┐
│ Email Sablon Szerkesztő │
├─────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Sablon Neve: │
│ [Ügyfél Havi Számla_______________] │
│ │
│ Tárgy: │
│ [Havi Számla - {month} {year}] │
│ │
│ Email Törzs: │
│ ┌────────────────────────────────────┐ │
│ │ Tisztelt {client_name}! │ │
│ │ │ │
│ │ Mellékeltük havi számláját │ │
│ │ {month} {year} időszakról. │ │
│ │ │ │
│ │ Összesítés: │ │
│ │ - Összes Óra: {total_hours} │ │
│ │ - Számlázható Összeg: {total_amt} │ │
│ │ │ │
│ │ A fizetési határidő 30 nap. │ │
│ │ │ │
│ │ Üdvözlettel, │ │
│ │ {workspace_owner_name} │ │
│ │ {workspace_name} │ │
│ └────────────────────────────────────┘ │
│ │
│ Elérhető Változók: │
│ {client_name}, {month}, {year}, │
│ {total_hours}, {total_amount}, │
│ {billable_hours}, {workspace_name}, │
│ {workspace_owner_name}, {date_range} │
│ │
│ Melléklet Beállítások: │
│ Fájlnév: Szamla_{month}_{year}.pdf │
│ │
│ [Sablon Mentése] [Előnézet] [Mégse] │
└─────────────────────────────────────────┘
Egyéni márkajelzés (ENTERPRISE):
- Cég logó a fejlécben
- Egyéni színséma
- Lábléc cég információkkal
- Fehér címke opció (CADENSA márkajelzés eltávolítása)
Értesítési Beállítások
Kézbesítési Értesítések
Konfiguráld, ki kapjon értesítést:
┌─────────────────────────────────────────┐
│ Értesítési Preferenciák │
├─────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Jelentés készítő értesítése amikor: │
│ Jelentés sikeresen elküldve │
│ Jelentés kézbesítése sikertelen │
│ Jelentésben nincs adat │
│ │
│ Címzettek értesítése amikor: │
│ Jelentés csatolva az emailhez │
│ Jelentés letölthetővé válik │
│ │
│ További Értesítések: │
│ Heti összesítő (Péntekenként) │
│ Havi összefoglaló (Hónap 1.) │
│ Csak sikertelen kézbesítések │
│ │
│ [Preferenciák Mentése] │
└─────────────────────────────────────────┘
Használati Esetek
1. Használati Eset: Heti Csapat Értekezlet
Forgatókönyv: Menedzser heti csapat összesítőt szeretne minden hétfő reggel.
Beállítás:
- Jelentés: Heti Összesítő
- Gyakoriság: Minden hétfőn 9:00-kor
- Dátumtartomány: Előző Hét (Hétfő - Vasárnap)
- Formátum: PDF + Inline HTML összesítés
- Címzettek: Menedzser, csapatvezetők (5 fő)
Eredmény: Csapat a hetet az elmúlt hét világos képével kezdi.
2. Használati Eset: Havi Ügyfél Számlázás
Forgatókönyv: Ügynökség havonta 8 ügyfélnek számlázik, automatikus számla kézbesítés szükséges.
Beállítás:
- Jelentés: Egyéni Jelentés (Ügyfél Számlázási Sablon)
- Gyakoriság: Hónap utolsó napja 17:00-kor
- Dátumtartomány: Aktuális Hónap (1. - Utolsó nap)
- Formátum: PDF (professzionális számla)
- Címzettek: ugyfel@pelda.hu (külső)
- Sablon: Egyéni email fizetési feltételekkel
Eredmény: Ügyfelek automatikusan kapják a számlát, nincs manuális munka.
3. Használati Eset: Napi Személyes Összesítő
Forgatókönyv: Szabadúszó napi összefoglalót szeretne a ledolgozott órákról.
Beállítás:
- Jelentés: Napi Összesítő
- Gyakoriság: Naponta 18:00-kor
- Dátumtartomány: Ma
- Formátum: Inline HTML (nincs melléklet)
- Címzettek: Csak saját maga
Eredmény: Nap végi áttekintés manuális jelentésgenerálás nélkül.
4. Használati Eset: Negyedéves Vezetői Jelentés
Forgatókönyv: Vállalat negyedéves jelentést igényel a felső vezetésnek.
Beállítás:
- Jelentés: Egyéni Jövedelmezőségi Elemzés
- Gyakoriság: Negyedévente (negyedév utolsó napja 17:00-kor)
- Dátumtartomány: Aktuális Negyedév
- Formátum: Excel + PDF
- Címzettek: CEO, CFO, COO (belső), Igazgatótanács tagok (külső)
- Sablon: Vezetői összesítő KPI-okkal
Eredmény: Vezetőség tájékozott marad jelentések kérése nélkül.
Hibaelhárítás
Jelentés nem kerül kiküldésre
Probléma: Ütemezett időpont elmúlt, de nem érkezett email.
Lehetséges Okok:
- Jelentés szüneteltetve - Ellenőrizd a státuszt ( Aktív legyen)
- Nincs adat az időszakra - Üres jelentés kihagyható
- Email kézbesítési probléma - Ellenőrizd a kézbesítési naplót hibákért
- Címzett email érvénytelen - Ellenőrizd az email címeket
Megoldások:
- Szüneteltetett jelentés folytatása
- "Küldés üres esetén is" beállítás ellenőrzése
- Kézbesítési napló áttekintése, kapcsolatba lépés támogatással
- Címzett email címek frissítése
Email spam mappába kerül
Probléma: Címzettek nem látják a jelentéseket, spam mappában találhatók.
Megoldások:
- noreply@cadensa.io hozzáadása a névjegyekhez
- cadensa.io domain fehérlistára helyezése
- ENTERPRISE egyéni domain email használata
- Melléklet méret csökkentése (Excel használata mindkettő helyett)
Hibás dátumtartomány
Probléma: Jelentés helytelen dátumtartományt mutat.
Ok: Időzóna eltérés vagy dátumtartomány beállítási hiba.
Megoldás:
- Munkaterület időzóna beállításának ellenőrzése
- "Dinamikus Dátumtartomány" konfiguráció ellenőrzése
- Tesztelés "Küldés Most" gombbal ütemezés előtt
- Ütemezés szerkesztése a dátumtartomány logika javításához
Túl nagy fájlméret
Probléma: Email visszapattant nagy melléklet miatt (>25MB).
Megoldások:
- Dátumtartomány csökkentése (havi negyedéves helyett)
- PDF használata Excel helyett (kisebb fájl)
- Dimenziók korlátozása egyéni jelentésekben
- "Letöltési Link" használata melléklet helyett (ENTERPRISE)
Best Practice-ek
Tedd
- Tesztelj először - "Küldés Most" használata ütemezés előtt
- Használj relatív dátumokat - "Előző Hét" nem "jan. 20-26"
- Világos elnevezés - Leíró ütemezés nevek
- Rendszeres ellenőrzés - Kézbesítési napló havonta
- Címzettek optimalizálása - Csak azoknak küld, akiknek kell
- Ésszerű id őpontok - 9 óra napinál, 17 óra havinál
- Sablonok dokumentálása - Jegyzet hozzáadása a jelentés céljáról
Ne tedd
- Ne ütemezz túl sokat - Túl sok email = figyelmen kívül hagyott emailek
- Ne használj fix dátumokat - A jelentések elavulnak
- Ne hagyd figyelmen kívül a hibákat - Kézbesítési hibák azonnali kezelése
- Ne spammelj külsőket - Külső címzetteknél korlátozott jelentések
- Ne küldj hatalmas fájlokat - Jelentés méret optimalizálása
- Ne felejtsd az időzónát - Helyes kézbesítési idő biztosítása
Haladó Funkciók (ENTERPRISE)
Feltételes Kézbesítés
Jelentések küldése csak feltételek teljesülése esetén:
┌─────────────────────────────────────────┐
│ Feltételes Kézbesítési Szabályok │
├─────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Jelentés küldése csak ha: │
│ │
│ Összes óra > 0 │
│ Számlázható összeg > €1,000 │
│ Bármely projekt túllépi a költségv. │
│ Csapattag > 50 órát dolgozott/hét │
│ │
│ Ha feltételek nem teljesülnek: │
│ ● Kézbesítés kihagyása │
│ ○ Üres jelentés küldése így is │
│ ○ Értesítés küldése (jelentés nélkül) │
│ │
│ [Szabályok Mentése] │
└─────────────────────────────────────────┘
Több Jelentés Csomagok
Több jelentés kombinálása egy emailben:
┌─────────────────────────────────────────┐
│ Jelentés Csomag │
├─────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Csomag Neve: │
│ [Havi Vezetői Csomag______________] │
│ │
│ Tartalmazott Jelentések: │
│ Havi Összesítő │
│ Projekt Jövedelmezőség │
│ Csapat Teljesítmény │
│ Költségvetés Kihasználtság │
│ │
│ Kézbesítés: │
│ ● Egyetlen email 4 melléklettel │
│ ○ Egyesített PDF (összevont) │
│ ○ Zip fájl │
│ │
│ [Csomag Mentése] │
└─────────────────────────────────────────┘
Következő Lépések
- Egyéni Jelentések → - Ütemezendő jelentések készítése
- Haladó Jelentések → - Előre definiált analitikák
- Alapvető Jelentések → - Standard jelentések
- Email Beállítások → - Email preferenciák konfigurálása
Segítségre van szükséged?
- Email: support@cadensa.io
- Közösség: community.cadensa.io
- GYIK: Ütemezett Jelentések GYIK
- Oktatóanyag: Videó: Első Ütemezett Jelentésed Beállítása