Rechnungserstellung

Übersicht

CADENSA kann Dokumente direkt aus deinen erfassten Zeiteinträgen generieren. Je nach konfiguriertem Anbieter kannst du Folgendes erstellen:

Dokumenttyp	Beschreibung	Ausgabe
Proforma	rechtlich nicht bindender Kostenvoranschlag	PDF (intern)
Arbeitszusammenfassung	Stundenbericht ohne Finanzdaten	PDF (intern)
Rechnung	rechtsgültige Steuerrechnung	externer Anbieter (z. B. Billingo) oder PDF

info

Proforma- und Arbeitszusammenfassungs-Dokumente werden unabhängig von deiner Anbietereinstellung immer als interne PDFs erstellt. Nur Dokumente vom Typ Rechnung werden an externe Anbieter wie Billingo gesendet.

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Ein Dokument erstellen

Von der Berichte-Seite

1. Öffne Berichte in der Seitenleiste
2. wende deinen Zeitraum und deine Projektfilter an
3. klicke auf die Schaltfläche Rechnung erstellen (oben rechts)
4. der Dialog „Rechnung erstellen" öffnet sich mit deinem aktuellen Filter vorausgefüllt

Von überall

Der Dialog „Rechnung erstellen" kann auch aus dem Bereich Abrechnung geöffnet werden.

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Schritt 1 — Optionen

Zeitraum

Wähle den Zeitraum, der in das Dokument einbezogen werden soll. Drei Datumsauswahlen sind verfügbar:

• Von — Beginn des Zeitraums
• Bis — Ende des Zeitraums
• Fälligkeitsdatum — Zahlungsfälligkeitsdatum (erforderlich für den Typ Rechnung)

Alle Datumsauswahlen folgen deiner Datumsformat-Präferenz aus Einstellungen → Präferenzen.

Dokumenttyp

Option	Wann verwenden
Proforma	einen unverbindlichen Kostenvoranschlag an den Kunden senden, bevor eine offizielle Rechnung ausgestellt wird
Arbeitszusammenfassung	einen Bericht der geleisteten Stunden teilen (keine Finanzdaten, keine Rechnungsnummer)
Rechnung	eine rechtsgültige Steuerrechnung ausstellen (erfordert konfigurierten externen Anbieter)

Der Dialog zeigt an, welcher Ausgabekanal für jeden Typ verwendet wird:

• (PDF) — interne PDF-Erstellung
• (Billingo) — an die Billingo-API gesendet

Währung

Unterstützte Währungen: EUR, HUF, USD, GBP, PLN, RON, CZK

Gruppieren nach

Steuert, wie Rechnungspositionen gruppiert werden:

Wert	Beschreibung
Projekt	eine Zeile pro Projekt
Aufgabe	eine Zeile pro Aufgabe
Tag	eine Zeile pro Kalendertag
Benutzer	eine Zeile pro Teammitglied

MwSt. %

Der auf die Zwischensumme angewendete MwSt.-Satz (Steuer). Übliche Werte:

• 0 — nullbesteuert / befreit
• 27 — ungarischer Standard-MwSt.-Satz
• 20 — britischer/österreichischer Standard-MwSt.-Satz
• 19 — deutscher Standard-MwSt.-Satz

Du kannst den vorgeschlagenen Satz jederzeit überschreiben, indem du direkt einen Wert eingibst.

Automatischer MwSt.-Vorschlag

Wenn ein Land für den Kunden ausgefüllt ist und dein Ausstellerland in Einstellungen → Rechnung konfiguriert ist, schlägt CADENSA automatisch den richtigen MwSt.-Satz vor und zeigt einen kontextbezogenen Hinweis:

Situation	Vorgeschlagener Satz	Hinweis
gleiches Land wie Aussteller	Inlandssatz des Käufers	Inlandsgeschäft
EU-Aussteller + EU-Käufer + Steuernummer	0%	EU B2B: Reverse-Charge-Verfahren gilt
EU-Aussteller + Nicht-EU-Käufer	0%	Nicht-EU-Export: 0% MwSt.
kein Ausstellerland festgelegt	Inlandssatz des Käufers	(kein Hinweis)

Ausstellerland für intelligenten MwSt.-Vorschlag erforderlich

Lege dein Ausstellerland (ISO-Code, z. B. HU, DE) in Einstellungen → Rechnung fest, um die Erkennung von Reverse-Charge und Export zu aktivieren.

Reverse-Charge — In Notizen kopieren

Wenn der Hinweis EU B2B: Reverse-Charge-Verfahren gilt (0%) anzeigt, erscheint eine 📋 Kopieren-Schaltfläche im Hinweisbanner.

Ein Klick darauf fügt den folgenden Text in das Feld Notizen ein:

Fordított adózás / Reverse charge

Falls das Notizfeld bereits Text enthält, wird die Formulierung in einer neuen Zeile angehängt.

Dieser Text ist auf rechtsgültigen EU-B2B-Rechnungen erforderlich, um anzugeben, dass die MwSt.-Pflicht auf den Käufer übertragen wird.

Kunde (Rechnungsadresse)

Fülle die Kundendaten aus. Pflichtfelder:

• Firmenname (erforderlich)
• Land (erforderlich — steuert auch den MwSt.-Vorschlag)
• Straße (erforderlich)
• Postleitzahl (erforderlich)
• Stadt (erforderlich)
• USt-IdNr. / Steuernummer (optional — aber erforderlich, um den Reverse-Charge-Vorschlag auszulösen)

Feld Land

Das Feld Land ist eine durchsuchbare Auswahl (keine Freitexteingabe). Du kannst suchen nach:

• ISO-Code — z. B. HU, DE, RO
• lokalem Namen — z. B. Magyarország, România, Polska
• englischem Namen — z. B. Hungary, Romania, Poland

Jede Option zeigt sowohl den primären Namen als auch die Übersetzung in Klammern:

HU — Magyarország (Ungarn)
DE — Deutschland (Germany)
RO — România (Rumänien)

Die Auswahl eines Landes legt intern den ISO-Code fest — diesen verwendet CADENSA für den MwSt.-Vorschlag und sendet ihn an externe Anbieter.

Gespeicherte Partner (Billingo / Lexoffice / Holded / Pennylane): Wenn du einen externen Anbieter konfiguriert hast, der Partnerlisten unterstützt, erscheint oben eine Partnerauswahl — wähle einen gespeicherten Partner, um alle Kundenfelder einschließlich Land automatisch auszufüllen. Der MwSt.-Satz wird ebenfalls sofort basierend auf dem Land und der Steuernummer des Partners vorgeschlagen.

SmartBill

SmartBill verfügt über keine Partnerlisten-API. Wenn SmartBill dein aktiver Anbieter ist, wird die Partnerauswahl nicht angezeigt — fülle alle Kundenfelder manuell aus.

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Schritt 2 — Vorschau

Vor der Erstellung des Dokuments siehst du eine vollständige Vorschau:

• Kopfzeile: Dokumenttyp-Bezeichnung, Rechnungs-/Referenznummer, Daten
• Rechnungspositionen: alle gruppierten Einträge mit Stunden, Einzelpreis, Betrag
• Summen: Zwischensumme, MwSt.-Betrag, Gesamtsumme
• Notizen / Zahlungsbedingungen (falls angegeben)

Überprüfe die Vorschau sorgfältig. Falls etwas nicht stimmt, klicke auf Zurück, um die Optionen anzupassen.

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Herunterladen / Ausstellen

Klicke auf die Aktionsschaltfläche (die Beschriftung hängt von Typ und Anbieter ab):

Dokumenttyp	Anbieter	Schaltflächen-Beschriftung	Ergebnis
Proforma	beliebig	PDF herunterladen	PDF-Datei heruntergeladen
Arbeitszusammenfassung	beliebig	PDF herunterladen	PDF-Datei heruntergeladen
Rechnung	internal_pdf	PDF herunterladen	PDF-Datei heruntergeladen
Rechnung	Billingo	Über Billingo ausstellen	an Billingo gesendet, PDF zurückgegeben

Nach der Ausstellung über Billingo wird ein Erfolgsbildschirm angezeigt mit:

• der Billingo-Rechnungsnummer
• einem direkten Link zur Ansicht der Rechnung in Billingo
• einer Download-Schaltfläche für das PDF (mit der Billingo-Rechnungsnummer versehen)

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PDF-Dokumentlayout

Alle erstellten PDFs teilen ein konsistentes Marken-Layout:

┌──────────────────────────────────────────────────────┐
│ [Logo / Firmenname] PRO FORMA                        │
│ #REF-2026-0001                                       │
│ Ausstellung: 1. Feb. 2026                            │
│ Fällig: 3. März 2026                                 │
├──────────────────────────────────────────────────────┤
│ VON (Aussteller) RECHNUNGSADRESSE (Kunde)            │
│ Dein Unternehmen Kunde GmbH                          │
│ Straße, Stadt Straße, Stadt                          │
│ USt-IdNr.: HU12345678 USt-IdNr.: HU87654321          │
├──────────────────────────────────────────────────────┤
│ Beschreibung Menge Einzelpreis Betrag                │
│ Projekt Alpha 10h 100,00€/h 1.000,00€                │
│ Projekt Beta 5h 120,00€/h 600,00€                    │
├──────────────────────────────────────────────────────┤
│ Zwischensumme: 1.600,00€                             │
│ MwSt. (27%): 432,00€                                 │
│ GESAMT: 2.032,00€                                    │
├──────────────────────────────────────────────────────┤
│ Zahlungsbedingungen: Zahlbar innerhalb von 30 Tagen  │
│                                                      │
│ ───────────────────────────────────────────────────  │
│ Erstellt von Cadensa · 1. Feb. 2026 · cadensa.io     │
└──────────────────────────────────────────────────────┘

Die Variante Arbeitszusammenfassung zeigt GESAMTSTUNDEN anstelle von Finanzsummen und blendet Fälligkeitsdatum und Zahlungsbedingungen aus.

Die Variante Proforma zeigt ein Abzeichen KEINE STEUERRECHNUNG.

Mehrseitige Dokumente enthalten die Fußzeile automatisch auf jeder Seite.

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Rechnungshistorie

Alle erstellten Dokumente werden im Tab Berichte → Rechnungen gespeichert.

Von dort aus kannst du:

• die Dokumentliste mit Status, Datum, Betrag und Anbieter ansehen
• jedes vergangene PDF erneut herunterladen
• die externe Rechnungsnummer (Billingo usw.) einsehen

Siehe Rechnungshistorie für die vollständige Referenz.

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Anforderungen & Einschränkungen

• du musst mindestens einen Zeiteintrag im ausgewählten Zeitraum haben
• Positionen mit Nulltarif (kein Tarif konfiguriert) werden von externen Anbieterübermittlungen ausgeschlossen
• der Rechnungstyp über Billingo erfordert einen gültigen Billingo-API-Schlüssel (siehe Rechnungsanbieter-Einstellungen)
• die Ausstellerdaten (Firmenname, Adresse, USt-IdNr.) werden aus deinen Einheitseinstellungen → Abrechnung übernommen
• USt-IdNr. / Steuernummer ist optional — aber ohne sie kann die Reverse-Charge-Regel nicht angewendet werden (EU B2B)
• das Ausstellerland muss in Einstellungen → Rechnung konfiguriert sein, damit der MwSt.-Vorschlag korrekt ist