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Lexoffice-Integration

Lexoffice (Haufe Group) ist eine Online-Buchhaltungs- und Rechnungsplattform für den deutschsprachigen Markt (DE / AT / CH). Wenn Lexoffice in CADENSA konfiguriert ist, können Sie direkt aus Ihren erfassten Zeiteinträgen rechtsgültige Rechnungen ausstellen — einschließlich der automatischen Erstellung von E-Rechnungen (ZUGFeRD) für deutsche B2B-Rechnungen, die ab 2025 verpflichtend sind.

Unterstützte Länder

Lexoffice ist für Unternehmen in Deutschland 🇩🇪, Österreich 🇦🇹 und der Schweiz 🇨🇭 konzipiert.

Voraussetzungen​

Sie benötigen:

  • Ein aktives Lexoffice-Konto (beliebiges Paket — die Public API ist in allen kostenpflichtigen Paketen verfügbar)
  • Einen Lexoffice-API-Schlüssel (siehe unten)
  • CADENSA-Einheit mit mindestens Admin-Rolle

Schritt 1 — Lexoffice-API-Schlüssel generieren​

  1. Anmelden bei app.lexoffice.de
  2. In der linken Seitenleiste auf Erweiterungen klicken
  3. Im Bereich Weitere Apps die Kachel Public API suchen
  4. Auf Verwalten klicken
  5. Auf + API-Schlüssel erstellen klicken
  6. Den generierten Schlüssel sofort kopieren — er wird nur einmal angezeigt
API-Schlüssel geheim halten

Teilen Sie Ihren API-Schlüssel niemals und committen Sie ihn nicht in die Versionsverwaltung. Jeder mit dem Schlüssel kann in Ihrem Namen Rechnungen erstellen und verwalten.

Schritt 2 — In CADENSA konfigurieren​

  1. Einstellungen → Rechnung in CADENSA öffnen
  2. Lexoffice 🇩🇪 als Anbieter auswählen
  3. Ein Infofeld erscheint:

Ihren Lexoffice-API-Schlüssel finden Sie unter: Erweiterungen → Weitere Apps → Public API → Verwalten → + API-Schlüssel erstellen

  1. API-Schlüssel in das API Key-Feld einfügen
  2. Auf Verbindung testen klicken — ein grünes bestätigt, dass der Schlüssel gültig ist
  3. Auf Speichern klicken

Schritt 3 — Standardwerte festlegen​

Standardwerte konfigurieren, damit der Dialog Rechnung generieren mit sinnvollen Werten vorausgefüllt ist:

EinstellungEmpfohlener Wert (DE)Beschreibung
StandardwährungEURWährung für neue Rechnungen
Standard-MwSt. %19Deutscher Regelsteuersatz (ermäßigt: 7, steuerfrei: 0)
Zahlungsfrist (Tage)14 oder 30Tage bis zum Fälligkeitsdatum
Standard-DokumenttypRechnungVorauswahl von „Rechnung" im Dialog
Österreichische & Schweizer Sätze
  • Österreich: Regelsteuersatz 20 %
  • Schweiz: Regelsteuersatz 8,1 %

Rechnung über Lexoffice ausstellen​

Folgen Sie nach der Konfiguration dem Standardablauf zur Rechnungserstellung:

  1. Berichte öffnen → Datumsbereich und Projektfilter einstellen
  2. Auf Rechnung generieren klicken
  3. Im Feld Dokumenttyp Rechnung auswählen — der Ausgabekanal zeigt Lexoffice
  4. (Optional) Über den Partner-Picker einen Kunden aus Ihrem Lexoffice-Adressbuch auswählen
  5. Kundendaten, MwSt.-Satz und Fälligkeitsdatum ausfüllen
  6. Auf Vorschau klicken → Positionen und Gesamtbeträge prüfen
  7. Auf Rechnung ausstellen (Lexoffice) klicken

CADENSA sendet die Rechnung an die Lexoffice-API, empfängt die Rechnungsnummer und lädt die PDF herunter.

Was in Lexoffice passiert
  • Eine neue Rechnung wird zunächst als Entwurf erstellt und sofort fertiggestellt (wodurch die Rechnungsnummer vergeben wird)
  • Fertiggestellte Rechnungen erscheinen in Ihrer Lexoffice-Rechnungsliste
  • Deutsche B2B-Rechnungen enthalten automatisch einen ZUGFeRD-/E-Rechnung-XML-Anhang

Partner-Picker​

Wenn Lexoffice konfiguriert ist, zeigt der Dialog Rechnung generieren einen Partner-Picker — ein durchsuchbares Dropdown Ihrer Lexoffice-Kontakte.

Bei Auswahl eines Kontakts werden automatisch ausgefüllt:

  • Firmenname
  • Kontaktname
  • Straße, Postleitzahl, Stadt, Land
  • Steuernummer (Steuernummer / USt-IdNr.)

Dies erspart die erneute Eingabe von Kundendaten bei wiederkehrenden Rechnungen. Kontakte werden live über die Lexoffice-/contacts-API abgerufen (nur Kunden-Rolle).

MwSt.-Sätze​

Lexoffice akzeptiert nur bestimmte gültige MwSt.-Sätze:

SatzAnwendungsfall
19 %Deutscher Regelsteuersatz (Regelsteuersatz)
7 %Ermäßigter deutscher Steuersatz (ermäßigter Steuersatz)
0 %Steuerbefreit, innergemeinschaftliche Lieferung, Drittland
Ungültige MwSt.-Sätze

Geben Sie einen anderen MwSt.-Satz als 0, 7 oder 19 ein, rundet CADENSA automatisch auf den nächstgültigen Lexoffice-Wert. Verwenden Sie 0 für MwSt.-freie Rechnungen (z. B. Kleinunternehmerregelung § 19 UStG).

Belegweiterleitung​

DokumenttypAusgabe
ProformaInterne PDF (nie an Lexoffice gesendet)
ArbeitszusammenfassungInterne PDF (nie an Lexoffice gesendet)
RechnungAn Lexoffice-API gesendet → PDF zurückgegeben

Nur Dokumente vom Typ „Rechnung" werden an Lexoffice gesendet. Proforma und Arbeitszusammenfassung werden unabhängig von der Anbieter-Einstellung immer intern erzeugt.

Rechnungsverlauf & PDF-Download​

Nach erfolgreicher Rechnungserstellung:

  • Die Rechnung erscheint unter Abrechnung → Rechnungsverlauf in CADENSA
  • Die Rechnung erscheint auch in Ihrem Lexoffice-Konto unter Umsätze → Ausgangsrechnungen
  • Sie können die PDF jederzeit von beiden Stellen erneut herunterladen

Verbindung testen​

Nutzen Sie die Schaltfläche Verbindung testen nach Eingabe des API-Schlüssels. CADENSA ruft den Lexoffice-Endpunkt /profile auf, um Folgendes zu prüfen:

  • Der API-Schlüssel ist gültig und nicht abgelaufen
  • Das Konto ist aktiv

Ein erfolgreicher Test zeigt:

✓ Verbindung erfolgreich

Fehlerbehebung​

Fehler „401 Unauthorized"​

Der API-Schlüssel ist ungültig oder wurde widerrufen.

Lösung: Einen neuen API-Schlüssel in Lexoffice generieren (Erweiterungen → Public API → + API-Schlüssel erstellen) und in CADENSA neu eingeben.

Fehler „INVOICE_NO_ENTRIES"​

Für den ausgewählten Datumsbereich und die Projektfilter wurden keine Zeiteinträge gefunden.

Lösung: Datumsbereich oder Projektfilter anpassen und erneut versuchen.

Rechnung bleibt im Entwurf / keine Rechnungsnummer​

Lexoffice erfordert, dass Rechnungen fertiggestellt werden, bevor eine Rechnungsnummer vergeben wird. CADENSA stellt die Rechnung bei der Erstellung sofort fertig (?finalize=true). Schlägt die Fertigstellung fehl (z. B. fehlende Pflichtfelder), kann die Rechnung im Entwurfsstatus verbleiben.

Lösung:

  1. Bei Lexoffice anmelden und unter Umsätze → Ausgangsrechnungen nach Entwurfsrechnungen suchen
  2. Die fehlenden Felder prüfen (typischerweise: Ländercode oder USt-IdNr.)
  3. Die Rechnung manuell in Lexoffice fertigstellen oder löschen und mit vollständigen Kundendaten in CADENSA erneut versuchen

PDF-Download dauert lange​

Lexoffice erstellt PDFs asynchron. CADENSA fragt die API bis zu 30 Sekunden lang nach der PDF ab. Ist die PDF nicht rechtzeitig bereit, wird ein Fehler angezeigt.

Lösung: Einen Moment warten und erneut von Abrechnung → Rechnungsverlauf herunterladen.

MwSt.-Satz wird nicht akzeptiert​

Lexoffice akzeptiert nur 0, 7 und 19 als gültige Steuersätze.

Lösung: Im Dialog „Rechnung generieren" einen dieser Werte im Feld MwSt. % verwenden.

Ländercode des Kunden wird nicht erkannt​

Lexoffice erfordert einen gültigen ISO-3166-1-alpha-2-Ländercode (z. B. DE, AT, CH, US). Freitext-Ländernamen werden automatisch umgewandelt, ungewöhnliche Namen können jedoch fehlschlagen.

Lösung: Den zweistelligen ISO-Ländercode direkt in das Feld Land eingeben (z. B. DE statt „Germany").

Lexoffice vs. Billingo​

FunktionLexoffice 🇩🇪Billingo 🇭🇺
MarktDE / AT / CHUngarn
Rechtlicher StandardZUGFeRD / E-RechnungNAV Online Számla 3.0
AuthentifizierungBearer-Token (API-Schlüssel)API-Schlüssel (v3)
Sandbox-Modus Nicht verfügbar Verfügbar
Partner-Picker /contacts-Endpunkt /partners-Endpunkt
PDF-ErstellungAsynchron (Polling)Synchron
RechnungsabschlussExplizit (?finalize=true)Automatisch

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