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Lexoffice-Integration

Lexoffice ist eine Online-Buchhaltungs- und Rechnungsplattform für den DACH-Markt (🇩🇪 Deutschland, 🇦🇹 Österreich, 🇨🇭 Schweiz). Es unterstützt die ZUGFeRD- und E-Rechnung-Standards.

E-Rechnung-Pflicht

In Deutschland ist die E-Rechnung (elektronische Rechnung) seit dem 1. Januar 2025 für B2B-Transaktionen zwischen Unternehmen verpflichtend. Lexoffice stellt sicher, dass ZUGFeRD-konforme Rechnungen automatisch ausgestellt werden.

Voraussetzungen​

  • Aktives Lexoffice-Konto (beliebiges Paket)
  • Lexoffice API-Key (siehe unten)
  • CADENSA Rechnungsanbieter muss konfiguriert sein

API-Key generieren​

  1. In Lexoffice-Konto einloggen
  2. Profil → Erweiterungen öffnen
  3. Tab API anklicken
  4. „Neuen API-Schlüssel generieren" klicken
  5. Den generierten Schlüssel kopieren — nur einmalig sichtbar!
Sicherheitshinweis

Den API-Key an einem sicheren Ort aufbewahren (z. B. Passwort-Manager). Wenn du ihn verlierst, muss ein neuer Schlüssel generiert werden.

Lexoffice in CADENSA einrichten​

  1. Einstellungen → Rechnung öffnen
  2. Lexoffice 🇩🇪 als Anbieter wählen
  3. Lexoffice API-Key in das API-Key-Feld einfügen
  4. „Verbindung testen" klicken — bestätigt, dass der Key gültig ist
  5. Standard-MwSt.-Satz einstellen:
  • 19 — Standard-Regelsteuersatz
  • 7 — Ermäßigter Steuersatz
  • 0 — Steuerfrei
  1. „Speichern" klicken

MwSt.-Sätze​

SatzRateBeschreibung
1919%Regelsteuersatz — allgemeine Waren und Dienstleistungen
77%Ermäßigter Steuersatz — Lebensmittel, Bücher, bestimmte Dienstleistungen
00%Steuerfrei — steuerfreie Umsätze, Export, innergemeinschaftliche Lieferungen

Kundensuche​

Bei der Rechnungserstellung ermöglicht die Kundensuche das Durchsuchen von Kunden aus dem Lexoffice-Konto:

  1. Im Rechnung erstellen-Dialog auf „Kunden suchen" klicken
  2. Kundennamen eingeben (mindestens 2 Zeichen)
  3. Den passenden Kunden aus der Liste auswählen
  4. Alle Kundenfelder werden automatisch ausgefüllt (Name, Adresse, Steuernummer)
Kunde nicht gefunden?

Wenn der Kunde nicht in der Liste erscheint, die Felder manuell ausfüllen. Der Kunde wird nicht automatisch in Lexoffice erstellt — dies muss manuell in der Lexoffice-Oberfläche erfolgen.

PDF-Download​

Lexoffice generiert PDFs asynchron über einen Polling-Mechanismus:

  1. Nach der Rechnungserstellung fragt CADENSA automatisch den PDF-Status ab
  2. Das PDF ist normalerweise innerhalb von 5–15 Sekunden verfügbar
  3. Der Download-Button erscheint im Tab Berichte → Rechnungen, sobald das PDF bereit ist

Wenn das PDF nach 2 Minuten noch nicht heruntergeladen werden kann, die Seite neu laden.

Rechnung stornieren / löschen​

Hinweis

Eine fertiggestellte (finalized) Lexoffice-Rechnung kann nicht gelöscht, sondern nur storniert werden. Die Lexoffice-Regeln müssen eingehalten werden.

  • Entwurfs-Rechnungen (draft): Können in der Lexoffice-Oberfläche gelöscht werden
  • Fertige Rechnungen: Es muss eine Stornorechnung (Stornierung) in Lexoffice ausgestellt werden

Fehlerbehebung​

Fehler „Ungültiger API-Key"​

  • Prüfen, ob der vollständige Schlüssel kopiert wurde (ohne führende/nachfolgende Leerzeichen)
  • Neuen API-Key in Lexoffice generieren, falls der vorherige abgelaufen ist

„Kunde nicht gefunden" – Suche leer​

  • Die Kundensuche zeigt Kunden aus dem Lexoffice-Konto
  • Falls der Kunde nicht vorhanden ist, zuerst in Lexoffice anlegen

PDF-Download fehlgeschlagen​

  • Internetverbindung prüfen
  • 30 Sekunden später erneut versuchen
  • Falls das Problem weiterhin besteht, wenden Sie sich an: support@cadensa.io

„Verbindung testen" fehlgeschlagen​

  • API-Key prüfen
  • Sicherstellen, dass das Lexoffice-Konto aktiv ist
  • Sicherstellen, dass der API-Key Rechnungsberechtigung hat

Weiterführende Themen​