SmartBill-Integration
SmartBill ist die führende Cloud-Rechnungsplattform in Rumänien 🇷🇴 und wurde speziell für die rumänischen steuerlichen und rechtlichen Anforderungen entwickelt. Nach der Einrichtung in CADENSA lassen sich rechtsgültige Rechnungen (facturi fiscale) direkt aus den erfassten Zeiteinträgen ausstellen — mit voller e-Factura-/ANAF-Konformität.
SmartBill ist für Unternehmen mit Sitz in Rumänien 🇷🇴 (mit gültiger CIF/CUI) konzipiert und unterstützt sowohl TVA-pflichtige als auch nicht TVA-pflichtige Unternehmen.
Rumänien schreibt die e-Factura-Meldung an die ANAF für B2B-Transaktionen vor (RO e-Invoice-System). SmartBill übernimmt die ANAF-Übermittlung automatisch, sobald dies im SmartBill-Cloud-Konto entsprechend konfiguriert ist.
Voraussetzungen
Erforderlich:
- Ein aktives SmartBill-Cloud-Konto (cloud.smartbill.ro)
- Der SmartBill-API-Token (siehe unten)
- Die CIF/CUI des Unternehmens (steuerliche Identifikationsnummer, z. B.
RO12345678) - Eine CADENSA-Einheit mit mindestens der Rolle Admin
Schritt 1 — SmartBill-API-Token abrufen
- Bei cloud.smartbill.ro einloggen
- Zu Contul Meu (Menü oben rechts) wechseln
- Zu Integrări (Integrationen) navigieren
- Zum Abschnitt API scrollen
- Den API-Token kopieren — oder einen neuen generieren
Den API-Token niemals weitergeben oder in die Versionskontrolle einchecken. Wer im Besitz des Tokens ist, kann damit Rechnungen im Namen des Unternehmens erstellen und verwalten.
Die offizielle SmartBill-API-Dokumentation ist verfügbar unter: api.smartbill.ro
Schritt 2 — In CADENSA konfigurieren
- Einstellungen → Rechnung in CADENSA öffnen
- SmartBill 🇷🇴 als Anbieter auswählen
- Die Anmeldedaten-Felder ausfüllen:
- API Key → den SmartBill-API-Token einfügen
- Account-E-Mail (API Secret) → die SmartBill-Login-E-Mail-Adresse
- Company ID → die CIF/CUI des Unternehmens (z. B.
RO12345678oder nur12345678)
- Auf Verbindung testen klicken — ein grünes
bestätigt gültige Anmeldedaten - Auf Speichern klicken
SmartBill verwendet HTTP Basic Authentication, die E-Mail-Adresse und API-Token kombiniert. Beide Felder sind erforderlich. Die E-Mail-Adresse wird in CADENSA im Feld „API Secret" gespeichert.
Schritt 3 — Standardwerte festlegen
Nach dem Speichern die Rechnungs-Standardwerte konfigurieren:
| Einstellung | Empfohlener Wert |
|---|---|
| Währung | RON |
| TVA-Satz | 19% (cota normală) |
| Zahlungsziel | 30 Tage |
SmartBill unterstützt mehrere rumänische TVA-Sätze:
| TVA-Satz | SmartBill-Name | Beschreibung |
|---|---|---|
| 19% | Normala | Cota standard |
| 9% | Redusa | Alimente, medicamente, HoReCa |
| 5% | Redusa1 | Cărți, ziare, locuințe sociale |
| 0% | Scutit | Scutit de TVA |
CADENSA wählt basierend auf dem konfigurierten TVA-Satz automatisch den passenden SmartBill-TVA-Namen aus.
Schritt 4 — Rechnungsserie in SmartBill konfigurieren
SmartBill setzt voraus, dass Rechnungsserien im Cloud-Konto vor der Nutzung der API definiert sind:
- Bei cloud.smartbill.ro einloggen
- Zu Configurare → Serii wechseln
- Sicherstellen, dass mindestens eine aktive Serie für facturi existiert (z. B.
FCT) - CADENSA verwendet standardmäßig den Serienname
FCT— dieser kann bei Bedarf angepasst werden
Wenn die Serie FCT im SmartBill-Cloud-Konto nicht existiert, schlägt die Rechnungserstellung fehl. Den Seriennamen im SmartBill-Konto immer überprüfen.
Kundendaten (Rechnungsempfänger)
Die SmartBill-REST-API stellt keinen Endpunkt für eine Kundenliste bereit. Daher gibt es im Dialog „Rechnung erstellen" keine Partnerauswahl, solange SmartBill als aktiver Anbieter konfiguriert ist.
Alle Kundenfelder müssen manuell ausgefüllt werden:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Firmenname | Erforderlich. Der eingetragene Firmenname des Kunden |
| Ansprechpartner | Optional. Individuelle Kontaktperson |
| Optional. Wird für den E-Mail-Versand der Rechnung verwendet | |
| Land | Erforderlich. Auswahl über das durchsuchbare Länder-Dropdown (ISO-Code, z. B. RO, HU, DE) |
| Straße/Adresse | Erforderlich |
| Postleitzahl | Erforderlich |
| Stadt | Erforderlich |
| USt-IdNr./Steuernummer | Optional, aber erforderlich für EU-Reverse-Charge-Rechnungen (B2B) |
Das Feld Land ist ein durchsuchbares Auswahlfeld — der ISO-Code (RO), der ungarische Name (Románia) oder der englische Name (Romania) kann zum Filtern der Liste eingegeben werden. Im Dropdown werden sowohl der Hauptname als auch die Übersetzung in Klammern angezeigt.
Die eingegebenen Kundendaten werden direkt als Teil der POST /invoice-Anfrage an SmartBill gesendet. SmartBill kann den Kunden optional in der Kontaktdatenbank speichern — dies wird über den Parameter saveToDb gesteuert (in CADENSA standardmäßig aktiviert).
Wie Rechnungen erstellt werden
Beim Klick auf Rechnung erstellen führt CADENSA Folgendes aus:
- Übernimmt die im Dialog „Rechnung erstellen" manuell eingegebenen Kundendaten
- Wandelt die Zeiteinträge in SmartBill-Rechnungspositionen (
products) um - Sendet
POST /invoicean die SmartBill-API (inklusive Kundendaten — SmartBill kann diese übersaveToDbin der Kontaktdatenbank speichern) - SmartBill vergibt die nächste verfügbare Nummer der konfigurierten Serie
- CADENSA speichert die zurückgegebene
{series}-{number}als externe Referenz (z. B.FCT-0023) - Das Rechnungs-PDF ist über PDF herunterladen im Rechnungsverlauf verfügbar
Zuordnung der Rechnungspositionen
| CADENSA-Feld | SmartBill-Feld |
|---|---|
| Beschreibung | name |
| Menge (Stunden) | quantity |
| Einzelpreis | price |
| Einheit (Stunde/Tag/Stück) | measuringUnitName (ora/zi/buc) |
| TVA-Satz | taxName + taxPercentage |
| Projekt/Aufgabe | productDescription |
Alle Preise werden netto (ohne TVA) übermittelt — SmartBill berechnet die TVA-Beträge automatisch.
Rechnung stornieren
So wird eine Rechnung in CADENSA storniert:
- Zu Berichte → Rechnungsverlauf wechseln
- Die Rechnung suchen und auf Stornieren klicken
- CADENSA sendet
PUT /invoice/cancelan SmartBill (Soft-Storno — die Rechnung wird als storniert markiert, bleibt aber im System erhalten)
SmartBill unterstützt sowohl Löschen (nur für die letzte Rechnung einer Serie) als auch Stornieren (anulare, für jede Rechnung). CADENSA verwendet stets die Stornierung, um den Prüfpfad zu erhalten.
Fehlerbehebung
„401 Unauthorized"
- Prüfen, ob der API-Token korrekt und nicht abgelaufen ist
- Prüfen, ob die E-Mail-Adresse mit dem SmartBill-Konto übereinstimmt, mit dem der Token generiert wurde
- Prüfen, ob die CIF exakt mit dem Unternehmen im SmartBill-Cloud-Konto übereinstimmt
„Serie inexistenta" (Serie nicht gefunden)
- Die Standardserie
FCTexistiert nicht im SmartBill-Konto - Zu Configurare → Serii documente in SmartBill Cloud wechseln und eine
FCT-Serie erstellen (Typ: Factura)
„Cota TVA nu a fost gasita" (TVA-Satz nicht gefunden)
- Die TVA-Satz-Kombination (Name + Prozentsatz) muss in Configurare → Cote TVA in SmartBill Cloud definiert sein
- Beispiel: Bei Verwendung von 19% muss
Normalamit 19% im Konto aktiviert sein
„403 Forbidden" (Ratenlimit)
- SmartBill begrenzt Anfragen auf 30 Aufrufe pro 10 Sekunden. Bei Überschreitung wird der Zugriff für 10 Minuten gesperrt
- CADENSA ist so konzipiert, dass dieses Limit bei normaler Nutzung deutlich unterschritten wird
Verbindungstest schlägt fehl, obwohl die Anmeldedaten korrekt aussehen
- Sicherstellen, dass ein aktives SmartBill-Cloud-Abonnement besteht
- Prüfen, ob der API-Benutzer über die nötigen Berechtigungen verfügt (Rechnungserstellung, Lesezugriff)
- Bei anhaltenden Problemen den SmartBill-Support unter api@smartbill.ro kontaktieren